MS ACCESS. Общие сведения.

Система управления базами данных MS Access

Подготовила преподаватель по дисциплине Информатика

Сухомлинова Светлана Игоревна

Microsoft Access

MS Access – это функционально полная реляционная система управления базами данных.

СУБД MS Access позволяет хранить большие массивы данных, обрабатывать их, автоматизировать часто выполняемые операции, разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты.

Пользователь базы – это лицо, которое наполняет ее информацией с помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов и получает результат в виде отчетов.

Структура базы данных

База данных MS Access содержит объекты 4 типов:

• Таблицы
• Запросы
• Формы
• Отчеты

Таблицы

Таблица – это объект, который используется для хранения данных.

Каждая таблица включает информацию определенного типа.

Таблица – совокупность записей.

Столбцы в таблице называются полями , а строки – записями .

Поля таблиц

Поле – значение определенного атрибута данного объекта (например, фамилия пациента, год рождения, диагноз, дата поступления).

Имя поля

Определяет как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (содержит до 64 символов – буквы, цифры, пробелы).

Тип поля

Определяет тип данных, которые могут содержаться в поле. Служит для ограничения сведений, которые можно ввести в поле, и их описания (например, назначение для поля числового типа предотвращает ошибочный ввод текста).

Размер поля

Определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в поле.

Формат поля

Определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода

Определяет форму, в которой вводятся данные в поле.

Подпись

Определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указывается, то в качестве заголовка столбца используется свойство «Имя поля»).

Ключ таблицы

Ключ таблицы представляет собой одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих записи в таблицах.

В таблице не может быть записей с одинаковыми значениями ключей.

Ключ записи служит нескольким целям.

Если сортировка таблицы не задана, записи упорядочиваются по значению ключа. Кроме того, ключи используются при определении взаимосвязи таблиц, с помощью которой устанавливается соответствие между записями двух таблиц, состоящих из нескольких полей.

Примером часто используемого ключа является табельный номер сотрудника, т.к. каждому сотруднику присваивается уникальный номер.

Запросы

Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу.

Виды запросов:

Запрос на выборку – создает результирующую таблицу, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Запрос с параметром – предназначен для того, чтобы предоставить пользователю возможность выбора необходимых ему данных из базовых таблиц.

Запрос на изменение – позволяет автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся.

Формы

Форма – это объект, предназначенный для удобного ввода и отображения данных.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода.

Отчеты

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.