MS Office құрылымы мен құрамы қарастыру

Шығыс Қазақстан облысы білім басқармасының

«Рымбек Байсейітов атындағы Семей қаржы-экономикалық колледжі» КМҚК

Қолданбалы бағдарламалар пакеті

Дәріс №4 MS Office құрылымы мен құрамы қарастыру

MS Office құрылымы және компоненттердің мақсаты.

Microsoft Office – бұл кеңсе қызметін автоматтандырудың бағдарламалық құралдарының жиынтығы. Пакетке көптеген қосымшалар кіреді, олардың әрқайсысы белгілі бір функцияларды орындауға арналған және оларды өздігінен және басқаларына тәуелсіз пайдалануға болады. Кеңсе қосымшаларының бүкіл жиынтығын негізгі және қосымша деп бөлуге болады.

MS Office құрамына кіретін қосымшалар жиынтығы нұсқаға байланысты әр түрлі болуы мүмкін. Бұл сізге осы пакеттің ағымдағы міндеттеріне сәйкес келетін дистрибуциясын таңдауға мүмкіндік береді.

Microsoft Office негізгі компоненттері

Microsoft Office құрамына кіретін негізгі компоненттердің тізімі мен мақсаты 1-кестеде.

1-кесте-Microsoft Office негізгі компоненттері.

Қосымшаның атауы

Microsoft Word

Қосымшаның функционалды мақсаты

Мәтіндік процессор

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Кестелік процессор

Презентацияларды дайындау жүйесі

Outlook

Жеке ақпаратты басқару жүйесі

Microsoft Access

Деректер базасын басқару жүйесі

Microsoft Binder

Байланыстырғыш басқару жүйесі

Microsoft FrontPage

Web-тораптарды басқару жүйесі

Microsoft PhotoDraw

Microsoft Publisher

Графикалық редактор

Жұмыс үстелі баспа жүйесі

Microsoft Project

Microsoft Team Manager

Жобаларды басқару жүйесі

Персоналды басқару жүйесі

MS Office қосымша компоненттері

Негізгі компоненттерден басқа, Microsoft Office тобына негізгі компоненттермен бірге орнатылатын (немесе орнатылмайтын) көптеген көмекші қосымшалар кіреді. Оларды негізгі қолданбалардан пайдалануға немесе өздігінен шақыруға болады. 2-кестеде кейбір көмекші қосымшалар көрсетілген.

Негізгі және көмекші қосымшалардан басқа, әртүрлі кеңейтімдерді (қондырмаларды) орнатуға және пайдалануға болады. Оларды үш топқа бөлуге болады:

1. Microsoft Office пакетінің құрамдас бөлігі болып табылатын, бірақ ресми түрде пакеттің бөлігі болып табылмайтын Microsoft жасаған тәуелсіз қосымшалар. Мысалдар-Microsoft Project және Microsoft Team Manager қосымшалары.

2. Microsoft корпорациясы әзірлеген және қосымша мүмкіндіктер болып табылатын Microsoft Office компоненттеріне арналған қондырмалар. Әдетте, қондырмалар дайын бағдарламалар түрінде емес, арнайы типтегі құжаттар түрінде жасалады: шаблондар, жұмыс кітаптары, динамикалық орналасу кітапханалары (DLL) және т. б.

3. Microsoft Office пайдаланушылары үшін жасалған үшінші фирмалардың қосымшалары. Бұл сыныпқа үшінші тарап фирмаларының өнімдері де, пайдаланушылардың жеке әзірлемелері де кіреді. Бұған мәтінді тану құралдары (OCR), мәтінді автоматты түрде аудару, үлкен көлемдегі құжаттарды басқару құралдары кіреді (аталған тапсырмалар MS Office пакетінде орындалмайды немесе нашар дамыған).

2-кесте-кейбір Microsoft Office көмекші қосымшалары

Қосымшалардың атауы

Microsoft Query

Қосымшаның функционалды мақсаты

Microsoft Organization Chart

Сыртқы мәліметтер базасына сұрау аудармашысы

Ағын сұлбаларын салу бағдарламасы

Microsoft WordArt

Кесте мәтіндерді құру бағдарламасы

Microsoft Equation

Математикалық формулалардың редакторы

Microsoft Map

Географиялық карталарда деректерді көрсету бағдарламасы

Microsoft Graph

Microsoft Photo Editor

Диаграмма бағдарламасы

Графикалық редактор

Microsoft Draw

Сурет салу құралы

Microsoft Find Fast

Құжаттарды индекстеу қызметі

Microsoft Extended Finder

Файлдық жүйе және электрондық пошта қалталарындағы құжаттарды іздеу құралы

Microsoft Script Editor

Сценарий редакторы

Microsoft ClipArt

Суреттер мен клиптер жинағы

Панель Microsoft Office

Office қосымшаларына жылдам қатынау құралы

Негізгі компоненттердің тізімі шартты болып табылады, өйткені пакеттің құрамы келесі факторларға байланысты:

1. Орнатылған пакет жиынтығы (немесе редакция). Пакет бірнеше редакторларда қол жетімді және әр түрлі редакторлардағы қосымшалардың құрамы әр түрлі.

2. Орнату көзі. Орнату ықшам дискіден немесе желілік серверден жасалуы мүмкін. Компьютерге орнатылған файлдар жиынтығы айтарлықтай ерекшеленеді.

3. Операциялық жүйе. Microsoft Office әртүрлі ОЖ-де жұмыс істей алады: MS Windows және Mac OS. Бұл операциялық жүйелерде әртүрлі нұсқалар мен модификациялар болуы мүмкін, бұл орнатылған компоненттердің құрамына да әсер етеді.

4. Алдыңғы нұсқаларды орнату кезінде компьютерде болуы. Ескі нұсқалардың кейбір компоненттері автоматты түрде Microsoft Office жаңартылған нұсқасына қосылады (егер олар компьютерде орнатылған болса).

5. Орнату кезінде берілген параметрлер. Таңдамалы (яғни, пайдаланушының таңдауы бойынша) орнату деп аталатын жағдайда пакеттің құрамына әсер ететін бірнеше ондаған тәуелсіз параметрлерді көрсетуге болады.

Пакеттің құрамындағы әртүрлі қосымшалардың көптігіне қарамастан, олардың барлығы біртұтас тұтастықты құрайды. MS Office Қосымшаларының әрқайсысы келесі ерекшеліктермен сипатталады:

деректер бойынша үйлесімділік;

бірыңғай интерфейс;

бірыңғай бағдарламалау құралдары

Microsoft Office құжаттары

Microsoft Office-тегі ең жоғары құрылымдық деңгейдің деректер бірлігі құжат деп аталады.

Құжаттар олардағы ақпараттың қай түріне байланысты түрлері бойынша жіктеледі. Әдетте, әртүрлі типтегі құжаттарды әртүрлі Microsoft Office қосымшалары өңдейді. Microsoft Office бағдарламалары жұмыс істейтін құжаттардың негізгі түрлері 3-кестеде келтірілген.

3-кесте-Microsoft Office құжаттарының негізгі түрлері

Атауы

Құжат

Кеңейтілімі

.doc

Жұмыс кітабы

Қосымша

Қысқаша сипаттамасы

Word

.xls

Мәліметтер қоры

Word құжаттарының негізгі түрі. Құрамында пішімделген мәтін, яғни қаріптер, шегіністер, интервалдар және т.б. туралы қосымша ақпарат, сонымен қатар суреттер, кестелер және басқа элементтер.

.mdb

Презентация

Excel

Access

Excel құжаттарының негізгі түрі. Онда әртүрлі типтегі мәліметтер бар: формулалар, диаграммалар және макростар.

.ppt

Жариялау

.pub

Access құжаттарының негізгі түрі. Онда Дерекқордың өзі, яғни кестелер жиынтығы, сонымен қатар тиісті сұраулар, макростар, Модульдер, формалар мен есептер бар.

PowerPoint

Жоба жоспары

PowerPoint құжаттарының негізгі түрі. Слайдтар жиынтығынан, сөйлеушінің жазбаларынан, үлестірмелерден және басқа да ақпараттан тұратын презентацияны қамтиды.

Publisher

.mpp

Publisher құжаттарының негізгі түрі. Word сияқты, форматталған мәтін, суреттер, кестелер және т. б.

Project

Project құжаттарының негізгі түрі. Онда жобаның күнтізбелік жоспары, тапсырмалардың сипаттамасы, ресурстар және олардың өзара байланысы бар.

Жоғарыда айтылғандарға сүйене отырып, келесі қорытынды жасауға болады: MS Office жиынтығының құрамына кіретін қосымшалар қолданбалы мәселелерді шешуде тығыз өзара әрекеттесе алады; олар бірыңғай ақпараттық орта жасайды және объектілерді бөлісуге мүмкіндік береді. Microsoft Office құжаттары объектілердің жеке мысалдары болып табылады. Сондықтан Microsoft Office-бұл құжатқа бағытталған пакет (орта).