«Обработка информации средствами MSWord. Создание и форматирование текстового документа». Теория

Составитель: Ковальская А.С. MsWord 2010 № 1. Теория.

Практическая работа №1. Теоретический материал.

Тема: «Обработка информации средствами MSWord.

Настройка пользовательского интерфейса».

Программа Microsoft Word 2010 пакета Microsoft Office  представляет собой популярнейший текстовый процессор, обладающий широкими возможностями обработки текстовых документов.

1. Запуск программы:

1. Пуск;

2. Все программы;

3. Microsoft Office;

4. Microsoft Office Word 2010.

2. Интерфейс окна Microsoft Office Word 2010.

Окно редактора имеет 5 основных областей:

1. Заголовок;

2. Лента с командными вкладками;

3. Панель Быстрый доступ;

4. Область документа (гор. и верт. линейки форматирования, полосы прокрутки, рабочая область для ввода и редактирования текста);

   

5. Строку состояния (порядковый номер текущей страницы, общее кол-во страниц, общее число слов в документе, язык ввода, кнопки переключения режимов работы с документом, ползунок изменения масштаба документа.)
   

   4) Рабочая область

   4) Линейки

   4

   3

   2

   1

5) № текущей страницы

5) масштаб

5) Строка сотояния

5) режим работы с документом

5) кол-во страниц

4) Полосы прокрутки

3. Действия с документами.

1. Создание нового документа.

1. С помощью меню Создать вкладка Файл;

2. С помощью комбинации клавиш Ctrl+N;

3. С помощью кнопки расположенной на панели Быстрый доступ.

1. Открытие уже существующего документа.

   1. С помощью меню Открыть вкладка Файл;

   2. С помощью кнопки на панели Быстрый доступ;

   3. С помощью комбинации клавиш Ctrl+O;

2. Сохранение документа:

   1. С помощью меню Сохранить вкладка Файл;

   2. С помощью комбинации клавиш Shift+F12 (или Ctrl+S);

   3. Кнопка на расположенной панели Быстрый доступ.

3. Режим работы с документами.

В редакторе Word имеются 5 режимов работы с документами:

Режим	Описание	Установка
Разметка страницы	Наиболее универсальный режим для работы.	Используйте комбинацию клавиш . Вкладка «Вид» – группа «Режимы просмотра документа» Строка состояния – щелкните по значку «Разметка страницы»
Режим чтения	Для максимального удобства чтения документа. Для настройки режима просмотра выбрать Параметры просмотра.	Вкл. «Вид» – группа «Режимы просмотра документа» – «Режим чтения»; В строке состояния щелкните по значку «Режим чтения». Для выхода из режима чтения в панели быстрого доступа щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите .
Веб-документ	Предназначенными для публикации во всемирной сети интернет, т.е. показывает как документ будет выглядеть в браузере.	Вкладка «Вид» – «Режимы просмотра документа» – «Веб-документ»; Строка состояния» – «Веб документ».
Черновик	Предназначен для набора текста, без использования форматирования и применения различных объектов (рисунков, таблиц).	«Вид» – группа «Режимы просмотра документа» – «Черновик»; «Строка состояния» – «Черновик»; Комбинация клавиш .
Структура документа	Позволяет перемещать заголовки с абзацами по всей структуре документа.	Вкладка «Вид» – в группе «Режимы просмотра документа» щелкните «Структура»; ; «Строка состояния» – «Структура».

4.1. Документ в режиме «Структура».

1. Уровень абзаца.  Уровень абзаца можно повысить или понизить, для этого используйте один из вариантов:

• Выделите заголовок абзаца – Вкладка «Структура»- в группе «Работа со структурой» выберите необходимый уровень (от 1-го до 9-ти) из раскрывающегося списка, щелкнув на поле «Уровень». Заголовки с пониженным уровнем сместятся вправо;

• Выделите заголовок абзаца и перейдите на вкладку «Структура». В группе «Работа со структурой» напротив поля «Уровень» щелкайте кнопки со стрелками, пока не выставите необходимый уровень;

• Используйте комбинацию клавиш – для понижения уровня, – для повышения.

1. Отображение уровней в структуре документа.

Для отображения только нужных уровней заголовков:

• Комбинация клавиш , где число соответствует заголовку соответствующего уровня;

• Вкладка «Структура» – группа «Работа со структурой» – в раскрывающемся списке «Показать уровень» выберите искомый уровень.

1. Перемещение абзаца по структуре.

1. «Структура» – в группе «Работа со структурой» щелкайте по кнопкам «Вверх» или «Вниз»;

2. Щелкните и удерживайте ЛКМ (левая кнопка мыши) при наведенном на знаке структуры курсоре. Перетащите заголовок с абзацем на новое место, при этом курсор примет крестообразную форму;

3. .

1. Отображение первых строк. Если документ достаточно большой, рекомендуется оставить видимыми только первые строки абзацев, тем более это оправданно, если вы хорошо знаете содержимое документа, и сможете ориентироваться таким образом.

• Нажмите ;

• «Структура» – «Работа со структурой» – «Показать только первую строку»;

1. Область навигации. При работе с объемными документами, в которых много глав и пунктов, для оперативного и точного перемещения к необходимым абзацам, рекомендуется использовать область навигации. Она показывает схему документа, в которой показан список всех заголовков документа и не только.

• Вкладка «Вид» – в группе «Показать» поставьте флажок в пункте «Область навигации».

Область навигации позволяет осуществлять поиск слов (выражений) в документе, для этого наберите искомое слово в поле поиска и нажмите «Enter» или щелкните по значку поиска. Обратите внимание, что раскрывающийся список кнопки «Параметры поиска и дополнительные команды поиска» позволяет конкретизировать поиск и задать ему особые параметры. Поиск будет осуществляться по заданному направлению – например, только примечания или только слово целиком.

1. Вкладки панели навигации

• Вкладка «Просмотр заголовков документа» – инструмент, который позволяет быстро перемещаться по документу, используя структуру документа (1);

• Вкладка «Просмотр страниц документа» – показывает эскизы страниц, которые тесно связаны с понятием схемы документа, и позволяют увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа (2);

• Вкладка «Просмотр результатов текущего поиска» позволяет увидеть результаты поиска, которые представлены в виде ячеек с отрывками текста, в котором содержится искомое слово или фраза (3).

1. Работа с тексом.

В наиболее общем смысле текстовая информация – это некоторый набор символов. Единицей текстовой информации является символ. Символы можно разделить на следующие группы:

1. Символы букв алфавита различных языков;

2. Разделители символов (пробел);

3. Знаки пунктуации (.,:; и т.д.);

4. Цифры;

5. Знаки математических операций;

6. Специальные символы.

7. Служебные символы- символы, которые используются для разделения различных блоков текстовой информации.

Общая структура текстовой информации:

• Текстовая информация в основном состоит из символов языка, знаков пунктуации и цифр.

• Строго определенные последовательности символов образуют слова. Слова, поставленные в определенном порядке, разделенные пробелами и знаками пунктуации образуют предложение – законченные смысловые конструкции.

• Предложения разделенные знаками пунктуации образуют абзацы – совокупность предложений языка, излагающих определённую мысль, идею.

• Совокупность абзацев составляет основной текст документа.

1. При вводе текста необходимо соблюдать следующие правила:

1. Во всех современных текстовых редакторах переход на новую строку в процессе набора текста происходит автоматически, не тре­буя ввода специального символа.

2. Окончание абзаца – нажатие клавиши , позволяет перейти на новую строку.

3. Пробел обязателен после знака препинания; перед знаком препинания пробел не ставится.

4. Для установки специальных знаков препинания следует обратиться к табл. 1.

5. Таблица 1. Установка специальных знаков препинания:

   Знаки	Клавиша или комбинация клавиш
   Дефис
   Неразрывный дефис	Ctrl + Shift +
   Тире	Ctrl + Shift +
   Неразрывный пробел	Ctrl + Shift +

6. Знак «дефис» ставится без пробелов, например: файл-сервер, кто-нибудь, темно-синий. Для улучшения внешнего вида документа можно использовать «неразрывный дефис», который вводится с помощью одновременного нажатия клавиш + + .

7. Среднее тире: нажмите и удерживайте Ctrl. Затем нажмите «минус» на цифровой клавиатуре. Длинное тире: нажмите и удерживайте Ctrl+Alt, затем нажмите «минус» на цифровой клавиатуре.

8. Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами. Например, «Ада Лавлейс», гостиница «Медок», ЭВМ (электронно-вычислительная машина).

9.    Для ввода римских цифр используются прописные латинские буквы I, V, X, L, С, D, М. Например, первая половина XIX века, конец ХVII века.

10. Для центрирования абзаца (например, заголовка) используют способ выравнивания По центру, а не пробелы или клавишу Tab.

1. Непечатаемые символы.

Включает режим отображения служебных символов форматирования, таких как конец абзаца (¶), табуляция (-), пробелы между словами (.), неразрывный пробел (°) и т.п. Для просмотра непечатаемых символов, нужно:

1. Вкладка Главная;

2. Группа Абзац;

   ¶

3. Команда Отобразить все знаки.

1. Перемещение по документу.

• Клавиши-стрелки перемещают курсор на одну позицию;

• HOME – перемещает курсор в начало текущей строки;

• END – перемещает курсор в конец текущей строки;

• PAGE UP – пролистывает документ на один экран вверх;

• PAGE DOWN– пролистывает документ на один экран вниз;

• CTRL+HOME – перемещает курсор в начало документа;

• CTRL+END – перемещает курсор в конец документа;

• CTRL+ALT+PAGE UP – перемещает на предыдущую страницу;

• CTRL+ALT+PAGE UP – перемещает на следующую страницу;

• CTRL + клавиши стрелка влево (вправо) - перемещает курсор мыши от слова к слову, а не по одной букве;

• CTRL + клавиши стрелки вверх (вниз) – перемещает курсор мыши от абзаца к абзацу.

1. Выделение фрагмента текста.

   1. Выделение фрагмента при помощи мыши:

1. Протаскивание по тексту мыши при нажатой левой кнопке выделяет фрагмент.

2. Двойной щелчок левой кнопкой мыши выделяет слово.

3. Щелчок при нажатой клавише Ctrl выделяет предложение.

4. Тройной щелчок левой кнопкой мыши выделяет абзац.

5. Щелчок мышью на левом поле страницы (называемом областью выделения) выделяет строку.

6. Для выделения нескольких строк нужно протащить мышь при нажатой левой кнопке по левому полю.

7. Вертикальный блок текста выделяется левой кнопкой мыши при нажатой клавише Alt

8. Чтобы выделить весь документ, выполните одно из следующих действий:

1. На вкладке Главная в группе Редактирование выберите Выделить, а затем щелкните Выделить все.

2. Переместите указатель к левому краю текста так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, и щелкните трижды.

1. Использование буфера обмена.

Буфер обмена – это промежуточное хранилище данных, предоставляемое программным обеспечением и предназначенное для переноса или копирования между приложениями или частями одного приложения через операции вырезать, скопировать, вставить.

1. Чтобы скопировать (переместить) фрагмент в любое место документа или в другой документ, используют буфер обмена. Для этого нужно выполнить следующие действия:

   1. Выделить фрагмент;

   2. Поместить фрагмент в буфер обмена (Вкладка Главная группа Буфер обмена команда Копировать или Вырезать);

   3. Установить курсор в место вставки фрагмента;

   4. Вставить фрагмент из буфера обмена (командой Вставить).

2. Использовать сочетания клавиш:

• Ctrl +C – копировать,

• Ctrl+X – вырезать,

• Ctrl+V – вставить.

1. Отмена и возврат операций.

Команда	Сочетание клавиш или кнопка.
Отменить	На панели быстрый доступ кнопка ; CTRL+Z
Повторить отмененную операцию	На панели быстрый доступ кнопка ; Клавиша F4; CTRL+Y.

1. Ввод произвольных и специальных символов.

Если возникает необходимость ввести в текст символ, не имеющий соответствующей клавиши на клавиатуре (например, греческую букву), нужно:

1. Вкладка Вставка;
2. группа Символы;
3. кнопка Символ.

1. Разрыв страницы и раздела.

   1. При вводе многостраничного текста курсор автоматически переходит на новую страницу по мере заполнения предыдущей.
   2. Для принудительного начала новой страницы нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter;
   3. Или вкладка Разметка страницы группа Параметры страницы кнопка Разрыв страницы.

1. Проверка правописания.

     Word проверяет орфографию и грамматику в документе автоматически по мере ввода текста. Если слово подчеркнуто красной линией, значит, оно отсутствует в орфографическом словаре системы проверки правописания. Щелкните на нем ПКМ (правой кнопкой мыши), чтобы выбрать в контекстном меню правильный вариант, предлагаемый для замены, или добавьте в словарь.

1. Клавиши для удаления текста:

1. Клавиша Delete Удаление символа справа от курсора или выделенного фрагмента.

2. Ctrl+Delete Удаление слова справа от курсора.

3. Backspace Удаление символа слева от курсора.

4. Ctrl+Backspace Удаление слова слева от курсора.

5. Ctrl+Insert Копирование выделенного объекта в буфер обмена.

6. Shift+Insert Вставка в документ содержимого буфера обмена.

7. Shift+Delete Перемещение фрагмента в буфер обмена (с удалением).

1. Настройка вида страницы. Добавление Линейки, сетка страницы, область навигации, масштаб.

Для настройки вида страницы, нужно перейти на вкладку Вид.

Контрольные вопросы:

1. Как запустить программу MsWord?

2. Подпишите элементы окна MsWord.

3. Какие действия можно выполнить с текстовыми документами и с помощью, каких комбинаций клавиш?

4. Назовите режимы просмотра документа, их описание и установку.

5. Перечислите правила ввода текста.

6. Что такое служебные символы форматирования? Как отобразить в тексте непечатаемые символы?

7. С помощью, каких клавиш можно перемещаться в документе?

8. Перечислите способы выделения текста.

9. Что такое буфер обмена? С помощью, каких клавиатурных сочетаний можно выполнить команды копировать, вырезать, вставить?

10. Как вставить в текст специальный символ?

11. Как начать новую страницу?

12. Почему иногда текст подчеркивается либо красной, либо зеленой волнистой линией?

13. Как настроить вид страницы? Поменять масштаб, добавить линейку?

8