Официально - деловой стиль речи

Презентацию подготовили ученики 10 класса МБОУ СОШ №3

Тертичный Владислав и Душеба Денис

Учитель Бобровская Людмила Викторовна

Официально-деловой стиль

Сфера функционирования

• Официально-деловой стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении различных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, между членами общества в официальной сфере их общения.

Основная задача официально-делового стиля

Основная задача официально-делового стиля (ОДС) - обслуживание правовых отношений между гражданами и государством. Этот стиль называют еще административным, т.к. он обслуживает сферу официальных отношений.  Основными особенностями ОДС являются:

• Доказательность (достоверные факты);
• Объективность;
• Информативность;
• Логичность;
• Стандартное размещение материала;
• Отсутствие эмоций. Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместо местоимения я принято применять пассивную конструкцию: я сделал - мною проделана.

Особенности стиля

• Лексический уровень: 1. Слова употребляются только в прямом значении. 2. Стандартизация языка, употребление клише, штампов. 3. Употребление терминов, аббревиатур. 4. Употребление слов, которые в других стилях не принято использовать: выше подписавшиеся, вышеупомянутые.  5. Отсутствие экспрессивной лексики.

• Морфологический уровень: 1. Употребление инфинитивов; 2. Отглагольные существительные. 3. Употребление глаголов настоящего времени в значении прошлого. 4. Употребление существительных-названий людей по профессии. 5. Написание количественных числительных арабскими цифрами.

• Синтаксический уровень: 1. Прямой порядок слов. 2. Пассивные конструкции: оплата осуществляется на основе почасовых тарифных ставок (окладов). 3. Сложные предложения. 4. Употребление оборотов.

Языковые формулы официальных документов

•   Особенность — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов.
•   Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа
• В подтверждение нашей договоренности ...
• В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...
• В соответствии с письмом заказчика ...
• В порядке оказания помощи прошу Вас ...
• В ответ на Ваш запрос сообщаем ...
• Ссылаясь на Ваш запрос от ...
• Согласно постановлению правительства ...
• На основании нашего телефонного разговора...

Языковые формулы официальных документов

• Языковые формулы, выражающие причины создания документа
• Ввиду задержки получения груза ...
• По причине задержки оплаты ...
• В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями ...
• В связи с нарушением срока поставки ...
• Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на ...
• Учитывая увеличение спроса на продукцию ...
• Ввиду особых обстоятельств ...
• В связи с завершением работ по ...
• В связи с проведением совместных работ ...

Языковые формулы официальных документов

• Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение
• Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает ...
• Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны...
• Организация уведомляет Вас о том, что ...
• Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...
• Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о ...

Языковые формулы официальных документов

• Языковые формулы, выражающие предложение
• По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы ...
• В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам ...
• Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок ... региона ...
• Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес ....
• Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из... на условиях ...
• Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам ...

Языковые формулы официальных документов

• Языковые формулы, выражающие отказ от предложения
• К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...
• Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как ...
• Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия...
• Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам...
• Несмотря на предпринятые нами усилия. Ваше указание остается невыполненным в связи с...

Языковые формулы официальных документов

• Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ
• Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности ...
• Обязать руководителей всех подразделений института
• Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на ...
• Назначить расследование по факту ...
• Изыскать дополнительные возможности для ...

Приемы унификации языка служебных документов

•   Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию.
• Суть унификации служебных документов: сведение документационного потока к единым формам и стандартам.
• Это предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документов, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

• Требования к служебной информации: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).
• Функции документа: информационная, социальная (нужен для общества), коммуникативная (средство связи, точная реализация замысла пишущего), культурная (средство закрепления и передачи культурных традиций); управленческая, правовая, функция исторического источника.
• Требования к документу: реквизиты (юридическая сила документа): наименование автора, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать.
• Требования к структуре, смыслу, языку.

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

• Официальность и регламентированность деловых отношений – их подчинение установленным правилам, ограничениям, соблюдение норм делового этикета.
• Широкое употребление языковых формул.
• Лаконизм (письмо не больше 1 - 2 страниц).
• Композиция – последовательное размещение ситуативно-оценочных моделей (аспектов письма).
• Одноаспектные деловые бумаги – рассмотрение одного вопроса на протяжении письма; многоаспектные – сразу несколько вопросов.

Язык и стиль распорядительных документов

• Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя.
• В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, логической последовательностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности ...; создать комиссию в составе... и т.п. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус. Текст без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

Язык и стиль распорядительных документов

• Текст распорядительных документов состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.
• Констатирующая часть: кратко изложение причины, цели, мотивировки, послуживших основанием для издания распорядительного документа, или обоснование причины его выпуска.
• Констатирующая часть начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п.
• Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Основные виды распорядительных документов

• 1. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
• Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ ...

Основные виды распорядительных документов

• 2. Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
• Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например: «Коллегия РЕШИЛА ...». В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Основные виды распорядительных документов

• 3. Приказ — распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.
• Обязательные реквизиты приказа: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например: «Об увеличении уставного капитала общества».

Основные виды распорядительных документов

• В первой части распорядительного документа указываются основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, его текст содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.
• Указание срока исполнения дается отдельной строкой, например: Срок представления 25.09.09. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основные виды распорядительных документов

• 4. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Основные виды распорядительных документов

• 5. Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Язык и стиль коммерческой корреспонденции

• Коммерческая корреспонденция — один из видов официально-деловых писем, которыми обмениваются предприятия, деловые партнеры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций.

Виды коммерческой корреспонденции

• 1. Коммерческий запрос — это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю).
• Письмо-запрос, как правило, включат в себя 2 части:
• 1) введение в повествовательной форме излагается суть вопроса;
• 2) заключение: вопросы, на которые ожидается ответ адресата.
• Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

Виды коммерческой корреспонденции

• Устойчивые языковые модели: Просим выслать нам предложение на поставку...; Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...; Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение...
• Письмо-запрос может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможностей поставки товара; об отказе поставить товар; об изменении условий запроса (изменении количества товара, марки, сроков поставки и т. п.).

Виды коммерческой корреспонденции

• Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, т.е. от степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелания покупателя.
• В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку...; Мы просим Вас отложить этот вопрос до....

Виды коммерческой корреспонденции

• 2 Письмо-предложение (оферта) — это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
• В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Виды коммерческой корреспонденции

• Стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества) ...; Товар будет поставляться в ... квартале текущего года.
• Ответ на предложение . Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения, или несогласие, за которым следует отклонение предложения.

Виды коммерческой корреспонденции

• 3 Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий документ, суть: выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.
• Рекламация содержит: основания для предъявления претензии; доказательства — ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара; требование уценки товара и т. д.)
• Стандартные модели: К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...; К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены; Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Виды коммерческой корреспонденции

• Ответ на рекламацию. Сообщение о том, что 1) претензия принята к рассмотрению; 2) претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.
• Стандартные модели ответа на рекламацию: Приносим свои извинения за...; Ваша претензия признана необоснованной.

Язык и стиль справочно-информационной документации

• Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др. Документы этого типа имеют правовую силу.
• 1. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
• Текст акта: 1) вводная часть: указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата; 2) основная часть: излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.
• Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т. д.

Язык и стиль справочно-информационной документации

• 2 Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий.
• Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: « Дана ... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что ...»; «Настоящая справка выдана ... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...». Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставления в ... Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации: Справка действительна в течение … со дня выдачи . Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Язык и стиль справочно-информационной документации

• 3. Служебная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.
• Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Язык и стиль справочно-информационной документации

• 4. Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. Виды заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная записка).
• Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.

Иные виды документов

• Договор – (контракт) (юрид.) – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (заём, купля-продажа, аренда и т.д.). Трудовой д.
• Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организация, физическое лицо).
• Автобиография – описание своей жизни (родился, учился, работал и т.д.).
• Аннотация – краткая характеристика произведения печати или рукописи.
• Закон – нормативный акт, принятый высшим органом государственной власти в установленном конституцией порядке.

Иные виды документов

• Коммюнике – официальное сообщение о переговорах между государствами, о международных договорах и т.п.
• Конвенция – соглашение.
• Конституция – основной закон государства, определяющий общественное и государственное устройство, порядок и принципы образования представительных органов власти, избирательную систему, основные права и обязанности граждан.

Иные виды документов

• Меморандум – дипломатический документ, излагающий фактическую, документальную или юридическую сторону к.-л. вопроса.
• Нота – официальный дипломатический документ, которым оформляются различные вопросы отношений между государствами (заявление протеста, уведомление о к.-л. факте).
• Отчет – письменное или устное сообщение, доклад о каких-либо действиях, работе.

Иные виды документов

• Пакт – одно из наименований международного договора.
• Письмо-напоминание – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-напоминание о чем-нибудь.
• Письмо-приглашение – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-приглашение на к.-л. мероприятие.
• Письмо-просьба – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-просьба о чем-нибудь.
• Письмо-сообщение – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-сообщение о чем-нибудь.
• Протокол – 1) официальный документ, в котором фиксируются какие-либо фактические обстоятельства (ход собрания, заседания, процессуальные или следственные действия, суд);
• 2) протокол дипломатический (общепринятые правила и традиции, соблюдаемые в международном общении).

Иные виды документов

• Расписка – документ с подписью, удостоверяющий получение чего-нибудь.
• Счет – 1) документ с указанием причитающихся денег за отпущенный товар, выполненную работу и т.п.
• 2) документ, отражающий состояние финансовых расчетов и обязательств, фиксирующий наличие денежных вкладов и т.п.
• Указ – нормативный акт главы государства.
• Устав – свод правил, регулирующий деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере.
• Характеристика – документ, содержащий описание характерных и отличительных качеств человека и отражает мнение о нем (администрации).
• Циркуляр – ведомственный правовой акт, содержащий определенные предписания подчиненным органам.

Правила оформления документов

• При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов.
• Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
• Российская Федерация: состав реквизитов документов определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• Республика Беларусь: состав реквизитов документов определен «Инструкцией по делопроизводству в государственных органах Республики Беларусь» (от 19.01.2009 №4)
• Совокупность реквизитов документа – формуляр.

Реклама в деловой речи

• Способы рекламирования:
• Прямая (по почте, личное вручение рекламных материалов).
• Реклама в прессе.
• Печатная реклама (каталоги, проспекты, буклеты, плакаты, листовки, открытки, календари).
• Экранная реклама (ТВ, слайд-проекция).
• Наружная реклама: крупногабаритные плакаты; панно.
• Реклама на месте продаж (вывески, упаковка).

Реклама в деловой речи

• Тематика рекламы : деятельность торговых и промышленных предприятий, финансовых структур, учебных заведений, медицинских, социально-бытовых учреждений, реклама печатной продукции.
• При подготовке рекламных текстов нужно учитывать основные требования к рекламной деятельности (соответствие Международному кодексу рекламной практики, которое принято Международной торговой палатой (Париж, 1987 г.).
• Согласно МКРП, реклама должна быть благопристойной, честной, правдивой, объективной, доказательной, должны соблюдаться общечеловеческие ценности. Недопустимость очернения. Ответственность.

Структура рекламного текста

• 1 часть – слоган (лозунг) – заголовок и 1-е три строки; привлечение внимания адресата (эмоциональная насыщенность).
• Основная часть текста – передача всей информации (сочетание известного с неизвестным, новое – известное – новое).
• Заключительная часть – закрепление положительных эмоций, побудить к покупке товара.

Язык рекламного текста

• Язык рекламы должен быть ярок.
• Лексика: все пласты разговорных и книжных слов, терминологичность, широкое применение ин/яз лексики, преимущ. англицизмов (офис, презентация, тур, шопинг).
• Лексические образные средства: эпитет, сравнение, метафора, гипербола, олицетворение.
• Использование стилистических фигур (анафора, эллипсис, антитеза), фразеологические сильную экспрессию.

Язык рекламного текста

• Морфология: чаще всего употребляются существительные (наименование предметов, информативная функция); качественные прилагательные (экспрессия), местоимения.

Речевой этикет в документе

•   В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др.
• В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.

Речевой этикет в документе

• Обращение. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин ... (фамилия)! Уважаемая госпожа ... (фамилия)! Уважаемые господа!
• Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!
• В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич!
• При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!
• Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.

Речевой этикет в документе

• Форма обращения: от первого лица множественного числа: Предлагаем… Представляем… Напоминаем…
• Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
• В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например: к сожалению.
• Формулы благодарности: Благодарим Вас за...; Позвольте выразить признательность за участие в ....
• Выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания.

Спасибо за внимание !