Муниципальное казённое дошкольное образовательное учреждение
детский сад № 7 комбинированного вида г.Россоши
Сообщение на тему:
«Организация делопроизводства
в дошкольных учреждениях»
Подготовили:
воспитатель В-КК Катунина Г.В.
воспитатель В-КК Уварова Т.В.
г. Россошь
2017 год
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.
Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами.
Нормативные документы, используемые в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, представлены на экране.
В управленческой деятельности учреждения можно выделить следующие виды документов:
информационно-справочные документы информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению;
организационные документы - документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников;
распорядительные документы – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению;
документы по личному составу (личные дела).
Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, заместителя заведующего по хозяйственной части).
Все бланки, как и документы, должны оформляться в едином стиле.
Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.
Заполнение начинается с «шапки». В правом верхнем углу вписываются данные сторон. Сначала в дательном падеже (кому) вписывается название организации и данные ответственного руководителя. Ниже указываются ваши данные в родительном падеже (от кого);
Посередине строки пишется слово «заявление». И здесь есть несколько способов написания, с которыми вы можете ознакомиться в памятке;
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом.
Она должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.
Бывают внутренние и внешние докладные записки.
Внутренние должны быть подписаны составителем.
Внешние докладные, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.
ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания.
Оформление протокола имеет ряд особенностей: указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:
Далее указываются председатель и секретарь.
В графе «Присутствовали» – указывается общее количество присутствующих.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например:
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.
Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)»
Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме.
Решение указывается в протоколе полностью.
Протокол подписывается председателем и секретарём.
Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
5.ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ТРУДОВАЯ КНИЖКА – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ)
При приёме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу.
На работника поступающего впервые заводится трудовая книжка в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовую книжку вносятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
6. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т -2 – является основным документом по учёту персонала учреждения.
Личная карточка заводится на всех работников учреждения.
Все записи делаются на основании документов, предоставленных работником: паспорта, трудовой книжке, документов об образовании.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
Заполняются карточки рукописным способом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе.
Карточки уволенных сотрудников хранятся 75 лет.
7. ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА
ЛИЧНЫЕ ДЕЛА – представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на всех работников учреждения. Оно оформляется после издания приказа о приеме на работу.
В состав личного дела должны входить документы, которые Вы видите на экране
«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается составителем.
Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр.
В графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны сведения, которые вы видите на экране
Копии документов об образовании помещают в личное дело при его формировании. Копии можно снимать только с подлинников.
Трудовой договор, заключенные с работником в двух экземплярах. Один – отдаётся работнику, второй - формироваться в личное дело.
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.
Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку - скоросшиватель.
На ее обложке указывается полностью: фамилия, имя, отчество работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего.
При увольнении работника личные дела хранятся 75 лет.
ЗАЯВЛЕНИЕ Заявление пишется на бумаге формата А4 белого цвета, синей (черной) пастой или набирается в печатном виде; Заполнение начинается с «шапки». В правом верхнем углу вписываются данные сторон. Сначала в дательном падеже (кому) вписывается название организации, должность ответственного руководителя, его ФИО. Если конкретное лицо неизвестно, то вписывается только название. Ниже указываются ваши данные в родительном падеже (от кого), должность (если имеет значение) ФИО, почтовый адрес проживания, контактный телефон (при необходимости). Иногда могут потребоваться и паспортные данные в шапке. Каждая строка должна иметь одинаковый отступ друг от друга; Посередине строки пишется слово «заявление». И здесь есть несколько способов написания: - «Заявление», где первая буква заглавная, в конце слова точка не ставится; - «ЗАЯВЛЕНИЕ», все буквы в слове заглавные. Такой вариант используется при печатной форме, в конце точка не ставится; - «заявление», все буквы строчные, а в конце ставится точка. Далее излагаются требования или просьбы с новой строки. Подробно опишите суть обращения в зависимости от ситуации; В конце ставится подпись и дата написания заявления. Образец МКДОУ детский сад №0 Заведующему В.В. Ивановой воспитателя А.А. Петровой ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу Вас …. 01.01.2011 Петрова | ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом. Она должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные должны быть подписаны составителем. Внешние докладные, направляемые в вышестоящие органы должны быть подписаны руководителем. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Образец МКДОУ «Детский сад № 00» Начальнику отдела образования И.И.Сидоровой Докладная записка 21.04.2001 О приостановке работы ДОУ В связи с аварией прекращена подача холодной воды МУП «Водоканал» 21.04.2001 с 17.00. Прошу Вас разрешить приостановку работы ДОУ 22.04.2001 до восстановления водоснабжения ДОУ. Заведующий Подпись И.О.Фамилия |
ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания. Оформление протокола имеет ряд особенностей: указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года. В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: Далее указываются председатель и секретарь. В графе «Присутствовали» – указывается общее количество присутствующих. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например: Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)» Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме. Решение указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение. | Образец ПРОТОКОЛ 15.09.2004 г. № 1 заседания родительского комитета Председатель: Иванова В.В. Секретарь: Петрова П.П. Присутствовали: 13 человек. Приглашены: заведующая С.С.Сидорова ПОВЕСТКА ДНЯ 1. О знакомстве новых членов с Положением ''О Родительском комитете'' 2. О распределении обязанностей и перевыборы председателя родительского комитета. 3. Об утверждении плана работы родительского комитета на новый учебный год. СЛУШАЛИ: С.С. Сидорова ознакомила с Положением ''О родительском комитете'' и задачах работы с родителями детского сада. ВЫСТУПИЛИ: 1. Иванова В.В. предложила освободить её от должности председателя и внесла предложение по выбору председателем Багдасарян С.Б. 2. Чехова А.А. ознакомила с планом работы на 2004/2005 учебный год. РЕШИЛИ: 1. Утвердить председателем Чехову А.А. 2. Утвердить план работы родительского комитета. 3. Заседания родительского комитета проводить 1 раз в квартал Секретарь _______________ Петрова П.П. |
ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА В состав личного дела должны входить следующие документы: Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; Анкета или личный листок по учёту кадров; Автобиография или резюме; Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; Трудовой договор; Выписка из приказа о приёме, заверенная заведующей; Копия паспорта работника; Копии документов об образовании; Аттестационный лист (для педагогических работников); Копия ИНН работника, копия пенсионного свидетельства (СНИЛС); Копия свидетельства о браке; Копии свидетельств о рождении детей. «Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Личный листок по учету кадров - представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. В графе "Образование" применяются формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника. В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Автобиография - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование; с какого времени началась | самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника. Копии документов об образовании помещают в личное дело при его формировании. Копии можно снимать только с подлинников. Трудовой договор, заключенные с работником могут формироваться в личное дело или храниться отдельно. Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку - скоросшиватель. На ее обложке указывается полностью: фамилия, имя, отчество работника. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего. При увольнении работника личные дела хранятся 75 лет. |
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т -2 – является основным документом по учёту персонала учреждения. Личная карточка заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную или временную работу. Все записи делаются на основании документов, предоставленных работником: паспорта, трудовой книжке, документов об образовании. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. Заполняются карточки рукописным способом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе. Карточки уволенных сотрудников хранятся 75 лет. | |