Организация делопроизводства в кабинете психолого-педагогической коррекции. Из опыта работы заведующей КППК г. Риддера Меховой Л.С.
22 декабря 2017года
Работа с документами - это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях на современном этапе требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.
Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях. Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами. Имеются государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе документы, в которых закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; устанавливающие состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов
Но, к сожалению, до сих пор нет конкретных стандартов оформления локальных актов для КППК. Поэтому со дня открытия в своей работе используем рекомендации по ведению делопроизводства в школах.
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве образовательных учреждений, являются:
Конституция Республики Казахстан;
Гражданский Кодекс РК Республики Казахстан;
Трудовой Кодекс РК Республики Казахстан;
Закон Республики Казахстан "Об образовании";
Устав Учреждения;
Коллективный трудовой договор;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Приказ № 19 от 13 января 2003 года
Министерства образования и науки Республики Казахстан
«Инструкция по ведению школьной документации»;
СЛАЙД
КППК является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банковских учреждениях, имеет в оперативном управлении имущество, находящееся в областной собственности и обособленное имущество на правах собственности, приобретенное за счет внебюджетных средств, круглую печать, штамп, бланки со своим наименованием и другие реквизиты. КППК приобретает права юридического лица в части ведения уставной финансово-хозяйственной деятельности, направленной на обеспечение образовательного процесса, с момента государственной регистрации в установленном законом порядке.
Учреждение подотчетно:
управлению по государственным закупкам и коммунальной собственности ВКО - по вопросам целевого использования и сохранности государственного имущества;
УО ВКО по вопросам деятельности учреждения;
иным органам власти по вопросам, относящимся к их компетенции в соответствии с действующим законодательством РК.
Руководитель КППК в своей деятельности также основывается на законах РК, указах, распоряжениях Президента РК, решениях местного самоуправления и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.
Управление осуществляется на принципах единоначалия и самоуправления.
Общее руководство Учреждением осуществляет педагогический совет, в состав которого входят все педагоги.
Совет педагогов как высший орган руководства всем воспитательно-образовательным процессом решает конкретные задачи Учреждения. Для более эффективной работы по вопросам воспитания и образования воспитанников действует Положение и о методическом совете.
Совет педагогов решает вопросы своей деятельности на заседаниях, которые проводятся не реже одного раза в три месяца, все вопросы отражаются в протоколах. Материалы проведенных советов полностью сохраняются
СЛАЙДЫ Книг протоколов совещаний и педсоветов
УКАЗАНИЯ
к ведению книги протоколов педагогического совета и совещания при заведующей.
Во всех учреждениях ведется книга протоколов педагогического совета и совещаний при заведующей.
В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педагогического совета. Протокольно оформляются итоги работы учреждения по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса.
Принятые решения педагогического совета и совещания записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета и совещания.
Книга протоколов педагогического совета и совещаний при заведующей пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью учреждения.
Протокол обычно включает следующие реквизиты:
1) наименование документа и его номер;
2) наименование педсовета, совещания и т.п;
3) дату проведения педсовета, совещания
4) сведения о количестве присутствующих;
5) фамилия и инициалы (или имена) председателя и секретаря педсовета, собрания;
6) повестку дня (перечисляются вопросы, при этом каждый из них записывается с новой строки; в повестке дня не должно быть пункта «Разное»: каждый вопрос необходимо конкретизировать;
7) текст протокола;
8) подписи председателя и секретаря собрания, педсовета и т.д.
Каждый протокол начинается с информации о выполнении предыдущего решения.
В протоколе обычно выделяют две части: вводную и основную. Вводная часть этого документа заканчивается повесткой дня. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность вопросов повестки дня зависит от степени их важности. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть протокола по каждому вопросу состоит из трех частей и оформляется по следующей схеме:
1. Слушали.
2. Выступили.
3. Постановили.
Сначала становится порядковый номер вопроса, рядом пишется слово «Слушали», затем записывается основное содержание доклада или сообщения выступающего.
В разделе «Выступили» указываются фамилии и инициалы выступающих и кратко излагается суть их выступлений.
В третьей части текста протокола «Постановили» записываются принятые по обсуждаемым вопросам решения. Стиль их отличается предельной лаконичностью, ясностью, точностью формулировок.
Слова «Слушали», «Выступили», «Постановил» необходимо выделить в тексте: они пишутся либо крупным жирным шрифтом, либо разрядкой – это ускоряет чтение текста протокола и облегчает восприятие его содержания.
В протоколе используются однотипные средства нумерации – арабские цифры. Если в разделе «Постановили» содержится несколько пунктов, то каждый из них следует нумеровать двумя арабскими цифрами (первая цифра обозначает порядковый номер рассматриваемого на педсовете, совещания и т.д вопроса, вторая порядковый номер принятого по этому вопросу решения). Перед вторым решением по этому же вопросу следует поставить арабские цифры 1.2 (второе решение по первому вопросу).
Для удобства работы с протоколом можно длинные выступления,
предложения и резолюции оформить отдельно как приложение к протоколу.
Мы ведем 3 папки: «Приложения к протоколам педсоветов», «Практическое исполнение решений педсоветов» и «Приложения к протоколам совещаний при заведующей».
Заведующий несет всю полноту ответственности за правильность документирования и оформление соответствующих документов.
Слайды Папок приложений к педсовету и совещаниям.
Образовательные учреждения в соответствии с Законом РК "Об образовании" получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.
Принятые заведующим решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы - управленческой документацией. Управление любым образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.
Все документы, образующиеся в деятельности учреждения, можно разделить на группы:
Организующие деятельность Учреждения (организационно-правовые документы) - устав, свидетельство о государственной регистрации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции.
Документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка, Личное дело; документы по аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий;
Документы, организующие педагогическую деятельность Учреждения и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности), распоряжения руководителя.
Информационно-справочные документы - письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках.
Документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.
Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в Учреждении.
1.Договор между Учреждением и родителями (законными представителями) - включает в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.
СЛАЙД ДОГОВОРА и САМ ДОГОВОР
2.Правила внутреннего трудового распорядка - нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил.
Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь Учреждения, который сочетается с положениями Устава. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.
Структура этого документа следующая:
общие положения;
порядок приема, перевода и увольнения работников;
основные права, обязанности работников;
рабочее время и время отдыха;
поощрения за успехи в работе;
трудовая дисциплина и ответственность за её нарушение;
заключительные положения.
Правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива, утверждаются заведующим и согласовываются с председателем профкома. При приеме на работу заведующий Учреждением обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении.
СЛАЙД ИНСТРУКЦИИ и ПАПКИ
3. Должностная инструкция (Обязанности) - самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается заведующим КППК и согласовывается с председателем профкома.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "организует", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", «должен».
Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).
Все сотрудники Учреждения должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями.
Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.
При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РК "Об образовании", Трудовой кодекс РК, квалификационные характеристики, Устав и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:
Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.
4.Рассмотрим еще одну сторону делопроизводства в КППК - распорядительную. Распорядительная деятельность КППК регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего.
Приказ - это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов.
При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:
достоверность и объективность описываемой ситуации;
полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
краткость и лаконичность;
соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом Учреждения;
следование нормам официально-делового стиля речи.
Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:
СЛАЙДЫ КНИГИ ПРИКАЗОВ И ПОКАЗАТЬ ПОДЛИННИКИ
Книга приказов - один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.
В Учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: "В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ страниц", которая подписана заведующим Учреждением.
Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны соответствовать статьям и пунктам Трудового Кодекса РК. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.
Выделяются приказы по основной деятельности, приказы по приему, переводу, поощрении, длительных командировках, отпусках и увольнении работников и приказы по командировкам. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов. Данные изменения были внесены в номенклатуру дел в июле 2016 года работниками Риддерского филиала государственного архива.
Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:
действующее законодательство;
подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;
локальные акты образовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);
акты проверок.
Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.
Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.
В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.
Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.
Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола "Приказываю", а начинаются сразу с распорядительного действия: "Принять", "Назначить", "Перевести", "Уволить" и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РК.
Приказ может быть подписан руководителем Учреждения или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.
За подписью помещается: "С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О. работника".
Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.
Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.
5. На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:
внутренняя опись документов дела;
заявление о приеме на работу;
выписка из приказа о приеме на работу;
листок по учету кадров;
копии документов об образовании;
выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;
аттестационный лист (копия).
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент - заведующим Учреждением), расшифровки подписи и даты составления описи.
Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.
На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и делает соответствующую запись в трудовой книжке.
6.Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.
Процесс делопроизводства несет в себе и планирующую функцию. В КППК в обязательном порядке планируется:
воспитатель и педагоги имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей, которые скоординированы по содержанию.
Годовой план утверждается заведующим и принимается на педагогическом совете. В годовом плане обычно отражаются:
расстановка кадров на учебный год;
анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;
формы работы по этим задачам;
методические разработки педагогов по выбранным направлениям;
анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;
участие в городских мероприятиях;
качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;
запланированные годовые задачи и мероприятия.
В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для Учреждения, отражаются его особенности и приоритетные направления работы.
Обязательно в КППК должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:
используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;
определяет сроки хранения документов;
используется для построения информационно-поисковой системы;
имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.
Заведующий образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.
При формировании дел следует придерживаться определенных правил:
в дело подшиваются только исполненные документы;
каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов;
в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);
документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;
документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;
толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).
Хранение дел осуществляется по следующим правилам:
дела хранятся в шкафах и особо важные в сейфах;
дела располагаются последовательно (в соответствии с номенклатурой);
для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;
внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.
Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в Учреждении.
Ответственность за хранение документов руководитель КППК возлагает на методиста, бухгалтера, воспитателя.
Завершающий этап работы с документами - обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:
Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится под руководством заведующего, а при необходимости - с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в КППК и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
1. Организация деятельности учреждения образования предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.
2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.
Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности учреждения важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства.
2 998
22 993 
