Основные понятия программы MS Excel

Основные ПОНЯТИЯ ПРОГРАММЫ MS Excel

Авторт: Гаврильева Лена Ивановна, учитель информатики СПТЛ-и РС(Я)

• Программа MS Excel

• Электронные таблицы MS Excel очень мощное средство создания и ведения различных электронных документов
• Интерфейс программы очень схож с интерфейсом программы MS Word. Содержит так же пять областей (по порядку сверху вниз):

• Строка меню; Панели инструментов; Строка формул; Окно книги или по другому рабочая область; Строка состояния.
• Строка меню;
• Панели инструментов;
• Строка формул;
• Окно книги или по другому рабочая область;
• Строка состояния.

Книга и лист Excel

Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки.

Активная ячейка

• Активная ячейка А1 на рисунке окружена рамкой, которая называется рамкой активной ячейки, а заголовки столбца и строки этой ячейки подсвечиваются. В каждый момент времени активной является только одна ячейка, и данные можно вводить лишь в нее. Для выбора ячейки щелкните на ней кнопкой мыши, при этом ячейка становится активной (текущей).

Адрес ячейки

• Ячейки Excel являются основными строительными единицами рабочего листа.
• Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или по другому адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию.
• Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1.

Ярлычки листов

• В нижней части окна книги находится несколько кнопок, с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна.

Полосы прокрутки

• Зачастую границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.

Строка меню

• В верхней части рабочей области Excel расположена строка меню. Ниже находятся панели инструментов с кнопками, выполняющими наиболее часто используемые функции. Работа с этой частью рабочей области Excel аналогична работе в Word.

Ниже панели инструментов расположена строка формул.

Содержимое активной (выделенной в данный момент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул.

Панель инструментов

Строка меню

Масштаб рабочей области

• В самом низу окна с правой стороны рабочей области находится ползунок, показывающий масштаб рабочей области.

• Ввод данных

• В ячейки рабочего листа могут быть введены данные трех типов:

• Текст, Числа, Формулы.
• Текст,
• Числа,
• Формулы.

Ввод текста

Давайте введем тексты:

• в ячейку А1 - «Наименование»,
• в ячейку В1 - «Количество»,
• в ячейку С1 – «Цена»,
• в ячейку D1- «Стоимость»,
• в ячейку А2 – « тетрадь»,
• в ячейку А3 –«ручка».

Текст - это информация, не являющаяся ни числом, ни формулой.

Ввод числа

Теперь будем вводить числа:

• Встали в В2 и вводим число 10. Нажимаем «Tab» или «Enter».

• Если «Tab»- курсор передвинется в правую сторону рабочего листа. Если «Enter» - курсор опустится ниже.
• Если «Tab»- курсор передвинется в правую сторону рабочего листа.
• Если «Enter» - курсор опустится ниже.
• Самостоятельно вводим остальные данные:

Формула

• Формулами называются инструкции, вводимые в ячейки, в соответствии с которыми производятся вычисления.

Количество х Цена = Стоимость

Ввод формулы способом «наведи и щелкни»

Адрес ячейки можно включить в формулу одним щелчком мыши.

• Ввести «=»
• Щелкнуть мышью на ячейке B2 ( ее адрес появится в строке формул);
• Ввести знак умножения «*»;
• Щелкнуть на ячейке C2;
• Ввод формулы завершается нажатием клавиши «Enter», после чего в ячейке появляется результат вычислений. Однако фактическим содержимым ячейки по-прежнему будет формула, которая отображается в строке формул при активизации ячейки, а также в режиме редактирования содержимого данной ячейки (установить этот режим позволяет функциональная клавиша [F2]).

Увидеть и отредактировать формулу можно в стандартном элементе управления — строке формул.

Самостоятельная работа

• Самостоятельно вычислите стоимость ручки;
• Для закрепления пройденного предлагаю вам ввести новое наименование – « Карандаш », указать количество и цену.

Оптимизация работы. Копирование формулы

Скопируем формулу, находящуюся в D3 в ячейку D4.

При этом адреса ячеек будут изменены автоматически.

• Выделим ячейку D3; Установим указатель мыши на черный квадрат в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет вид форму черного крестика); Нажмем левую кнопку мыши и смещаем указатель вниз – так, чтобы смежная клетка D4 была выделена пунктирной рамкой;
• Выделим ячейку D3;
• Установим указатель мыши на черный квадрат в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет вид форму черного крестика);
• Нажмем левую кнопку мыши и смещаем указатель вниз – так, чтобы смежная клетка D4 была выделена пунктирной рамкой;

Встали в ячейку D4 и смотрим на строку формул. Мы видим, что формула поменялась автоматически.

Функция автосуммирования ∑

1 способ:

• Выделите ячейки, содержащие числа, которые нужно сложить (можно включить в выделяемую область и пустую ячейку, предназначенную для размещения результата суммирования).
• Затем щелкните на кнопке «Автосумма» ∑.

MS Excel просуммирует значения и поместит результат в первую пустую ячейку снизу (независимо от того, выделили вы ее или нет).

2 способ:

• Встали в ячейку D5;
• Набираем “=“
• Щелкаем на кнопке ∑ (в строке формул и ячейке появится заготовка формулы: =СУММ(D2:D4);

• Зафиксируем результат (Если же дважды щелкнуть на кнопке ∑ , результат сразу фиксируется в ячейке).

Относительные и абсолютные адреса

Адреса могут быть записаны двумя способами:

• как относительные (адреса, которые зависят от положения формулы);
• как абсолютные (не зависящие от положения формулы). Пи необходимости сделать абсолютную ссылку используют дополнительное обозначение знак $. Например: $A$1, A$4, $A1.

По умолчанию адреса вводятся как относительные (A1).

Вычисление доли

Вычисляем долю стоимости товара к общей сумме покупки:

• Встали в ячейку Е2;
• Ввели формулу =D2/$D$5

( чтобы сделать адрес абсолютным, надо нажать F4, после ввода адреса ячейки, которую необходимо сделать абсолютной );

Копирование

• Скопируем формулу на остальные ячейки;

Проценты

Чтобы показать доли в процентах (т.е. просто умножить каждую долю на 100):

• Выделите столбец Е;
• Щелкните мышью на кнопку с изображением «%».