Основы документирования

Основы документирования

1. Документ: понятие и функции

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

Документирование - процесс создания и оформления документа;

- запись информации на различных носителях по

установленным правилам.

Документирование может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать:

• Документ личного происхождения – это документ, созданный физическим лицом вне сферы его служебной деятельности.
• Официальной документ – это документ, созданный физическим или юридическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Он обладает юридической силой и может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.

Документы могут выполнять функции, которые условно можно разделить на 3 блока:

• Информационные функции

• собственно информационная: в документе происходит материализация информации. Функция присуща всем документам;
• коммуникативная: состоит в передаче информации во времени и пространстве.

2. Функции, обеспечивающие процесс управления

• управленческая: документ выступает как средство управленческой деятельности;
• правовая: документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации; выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений;

• учетная: характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информацию. Учет необходим не только для выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины.

3. Функции, носящие культурно-исторический характер:

• культурная: проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия (информация о традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах и т.д.);
• функция исторического источника: документ прошлых времен, при этом проводится анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка и материала, на котором документ изготовлен.

По назначению документ может быть:

1. Подлинник – первый или единичный экземпляр документа.

2. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

3. Копия – документ, полностью воспроизводящий подлинник документа, но не имеющий юридическую силу.

4. Подложный документ (фальсифицированный) – это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением всех правил и норм; или подлинный документ с неправильно оформленными реквизитами.

2. Реквизиты документов

Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа (например, подпись, печать, название организации и т.д.)

Формуляр-образец – это набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности.

Реквизиты документов

01 – Государственный герб РФ

02 – Герб субъекта РФ

03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

04 – Код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/ КПП)

07 – Код формы документа

08 – Наименование организации

09 – Справочные данные об организации

10 – Наименование вида документа

11 – Дата документа

12 – Регистрационный номер документа

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – Место составления или издания документа

15 – Адресат

16 – Гриф утверждения документа

17 – Резолюция

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

20 – Текст документа

21 – Отметка о наличии приложения

22 – Подпись

23 – Гриф согласования документа

24 – Визы согласования документа

25 - Оттиск печати

26 – Отметка о заверении копии

27 – Отметка об исполнителе

28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – Отметка о поступлении документа в организацию

30 – Идентификатор электронной копии документа

Реквизиты документов, их значение и оформление

01 – Государственный герб Российской федерации

Изображается на верхнем поле документа и должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Помещается на бланках документов государственных органов и учреждений (Федеральное Собрание, Правительство РФ, Конституционный суд РФ, Высший арбитражный суд РФ, Прокуратура РФ, Центральный банк РФ, Счетная палата и т.д. )

02 – Герб субъекта РФ

Помещается на бланках документов субъектов РФ, дополнительно воспроизводиться утвержденный в установленном порядке герб территории или населенного пункта.

03 – Эмблема организации или товарный знак

Эмблема организации - это символическое графическое изображение; может представлять собой рисунок, символ, и включать буквенное изображение

04 – Код организации

  Каждая организация должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Код представляет собой 8-мизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел.

05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

  ОГРН – это регистрационный номер записи о создании юридического лица в Едином государственном реестре юридических лиц, который ведется налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13-тизначный цифровой код.

06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

  ИНН – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика. ИНН для организаций – это 10-тизначный цифровой код, для физических лиц – 12-тизначный цифровой код.

КПП состоит из 9 знаков.

07 – Код формы документа.

  Каждый вид документов имеет свой код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

  08 – Наименование организации.

  Данный реквизит характеризует автора документа, которым может выступать организация, иногда филиал или подразделение.

Реквизит включает в себя наименование вышестоящей инстанции, которой организация – автор подчиняется.

Продольное расположение:

ООО «Борисоглебск - Авто»

Угловое расположение:

Правительство Москвы

Комитет социальной защиты

населения Москвы

09 – Справочные данные об организации

Состав реквизита:

- почтовый адрес: наименование улицы, номер дома, название города, области, края или автономного округа;

- номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номер факса, номер расчетного счета в банке, адрес электронной почты).

10 – Наименование вида документа

В письме наименование вида документа не ставиться.

11 – Дата документа

Существует два способа оформления даты документа:

- цифровой: 17.11.2023

- словесно - цифровой: 17 ноября 20123

12 – Регистрационный номер документа

Размещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания.

Пример 10, 11 и 12 реквизитов.

Продольное расположение:

ПРИКАЗ

17.11.2023 №124

Угловое расположение:

ПРИКАЗ

17 ноября 2023 №123/02-23

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

  Данный реквизит используется в письмах, когда составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Реквизит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступившего документа, которые переписываются из его бланка.

На № 15___ от 22.11.2023

14 – Место составления или издания документа

  Место издания или составления документа указывается только в случае, когда затруднено его определение по реквизиту 08 «Наименование организации».

15 - Адресат

  Состав реквизита:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- должность, инициалы и фамилия;

- почтовый адрес (необязателен).

ООО «Альфа»

Отдел кадров

Начальнику Отдела

А.П. Петрову

  ООО «Альфа»

Начальнику Отдела кадров

А.П. Петрову

ул. Мира, д.10

Москва, 110252

  ООО «Альфа»

Директору

В.А. Иванову

Директору ООО «Альфа»

В.А. Иванову

Директорам средних

профессиональных учебных заведений

16 – Гриф утверждения документа

Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и т.д.) имеют юридическую силу только после их утверждения.

Утверждение документа может проводиться двумя способами:

- утверждение должностным лицом

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Альфа»

_________ В.А. Иванов

17.11.2023

- утверждение специально изданным документом (постановлением, решением, приказом, протоколом)

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора

ООО «Альфа»

от 17.11.2023 № 13

17 – Резолюция

Резолюция наноситься на документ рукописным способом должностным лицом в компетенцию которого входит рассмотрение данного документа и принятие решения об организации его исполнения.

Резолюция всегда помешается на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей.

Резолюция включает в себя:

- фамилии исполнителей с их инициалами;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- личная подпись должностного лица (без расшифровки ФИО);

- дата резолюции.

Иванову П.П.

Петрову И.А.

Подготовить проект

договора купли-продажи

к 20.11.2023

________

17.11.2023

18 – Заголовок к тексу

  Заголовок к тесту включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа.

Заголовок должен согласовываться с наименованием документа. Если заголовок отвечает на вопрос «о чем (о ком)?» - он пишется с заглавной буквы; если отвечает на вопрос «чего (кого)?» - пишется с маленькой буквы.

Служебное письмо (о чем?) – О предоставлении заявки на оборудование.

Приказ (о ком?) - О приеме на работу.

Акт (чего?) – ревизии кассы.

Должностная инструкция (кого?) – бухгалтера.

  19 – Отметка о контроле

Проставляется на верхнем поле первого листа документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль».

  20 – Текст

Текст документа в РФ составляется на русском или национальном языке. В тексте применяется следующая последовательность: фамилия, инициалы.

21 – Отметка о наличии приложения

Приложение: на 20л. в 1 экз.

Приложение: решение экспертной комиссии на 4 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Договор купли – продажи на 2 л. в 2 экз.

2. Смета затрат на 1 л. в 2 экз.

22 – Подпись

А) Директор ________ И.И. Сидоров

Б) Председатель комиссии _________ А.В. Ковальчук

Члены комиссии _________ Л.Д. Околова

_________ А.К. Попова

23 – Гриф согласования документа

Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводиться с целью проверки соответствия текста документа действующему законодательству и оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Гриф – это внешнее согласование документа. Оно может проводиться двумя способами:

• должностным лицом

  СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного

планово-экономического

Управления Соцзащиты Москвы

__________ Л.К. Орехова

17.11.2023

• другим документом

  СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Коллегии Минтруда РФ

от 17.11.2023 №23

24 – Визы согласования документа

  Это внутреннее согласование документа. Реквизит включает в себя:

- наименование должности визирующего

- личную подпись

- расшифровку подписи (инициалы, фамилия)

- дату визирования

Юрисконсульт

___________ И.И. Иванов

30.11.2023

Должностные лица не имеют права отказывать в визировании документа. Если есть замечания по документу, а также предложения и дополнения, визирующий должен приложить к документу свои замечания, а визу оформить следующим образом:

Замечания прилагаются

Юрисконсульт

___________ И.И. Иванов

30.11.2023

25 – Оттиск печати.

Печать должна захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ.

  26 – Отметка о заверении копии.

  Реквизит состоит:

- из заверительной надписи «Верно»

- наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, её расшифровки (инициалы, фамилия)

- даты заверения

Верно

Начальник канцелярии _________ И.И. Иванов

18.12.2023

27 – Отметка об исполнителе

  Проставляется для оперативной связи с исполнителем (кто работал над проектом документа).

  Иванов Иван Иванович

0-00-00

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

  Проставляется на уже исполненном документе, который нужно подшить в дело для последующего хранения.

Состав реквизита:

- ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении

- слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ

- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Исполнено письмом

от 15.10.2023 №154

В дело 01-03

_______ 18.10.2023

Вопрос решен по телефону

положительно 25.02.2023

В дело 01-05

__________ 26.02.2023

29 – Отметка о поступлении документа в организацию

Вх. №155

25.20.2011

15ч. 20мин.

30 - Идентификатор электронной копии документа

Содержит информацию:

имя файла, код оператора и др. поисковые данные