Основы работы в электронных таблицах Excel

В данном руководстве в основном дана информация, специфичная только для MS Excel. Такие операции как создание, чтение, запись документа, параметры страницы, печать и т.п. рассмотрены достаточно полно в MS Word, поэтому в данном руководстве не рассматриваются.

Вид документа MS Excel 2000

Главное меню

Панель инструментов «Стандартная»

Панель инструментов «Форматирование»

Строка формул

Буквы столбцов

Выделенная ячейка

Имя выделенной ячейки

Номера строк Полосы прокрутки

Строка состояния Ярлыки листов

Рабочее поле электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк равно 65536, столбцов - 256. Пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, числа или формулы).

Номер строки - определяет ряд в электронной таблице. Он обозначен на левой границе рабочего поля.

Буква столбца - определяет колонку в электронной таблице. Буквы находятся на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: А-Z, АА-AZ, и т.д.

Ячейка - первичный элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес ВЗ определяет ячейку на пересечении столбца В и строки с номером 3.

Текущая ячейка помечена указателем (курсором). По умолчанию ввод данных и некоторые другие действия относятся к текущей ячейке.

Блок ячеек представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например: В13:В19, A12:D27.

Электронная таблица в Excel имеет трехмерную структуру. Она состоит из листов, как книга (всего листов 255, по умолчанию - 3). На экране виден только один лист - верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу. Щелкая правой кнопкой можно сменить имя листа или удалить его.

Выделение столбцов, строк, блоков, таблицы

Для выделения:

• столбца - щелкнуть кнопкой мыши на букве столбца;

• нескольких столбцов - не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь;

• строки - щелкнуть кнопкой мыши на номере строки;

• нескольких строк - не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь;

• блока - щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейке блока и, не отпуская кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку;

• рабочего листа - щелкнуть кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и номеров строк (левый верхний угол таблицы).

Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо:

1. Выделить первую ячейку или блок ячеек.

2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl выделить следующую ячейку или блок и т. д..

Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши по любому невыделенному участку рабочего листа.

Содержимое ячеек

В Excel существуют три типа данных, вводимых в ячейки таблицы: текст, число и формула. Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку и набрать данные (до 240 символов), а затем нажать Enter или клавишу перемещения курсора.

Excel определяет, являются вводимые данные текстом, числом или формулой, по первому символу. Если первый символ - буква или знак «”», то Excel считает, что вводится текст. Если первый символ цифра или знак «=» , то Excel считает, что вводится число или формула.

Вводимые данные отображаются в ячейке и в строке формул.

Ввод текста

Текст - это набор любых символов. Если текст начинается с числа, то начать ввод необходимо с символа «”». Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в ячейку справа текст ячейки слева на экране будет обрезан (но при этом в памяти он будет сохранен полностью).

Ввод чисел

Числа в ячейку можно вводить со знаками «+», «–» или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо числа ставит символы # ### (при этом число в памяти будет сохранено полностью).

Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких и очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5.01Е+08, что означает 5,01х10⁸. Число 0,000000005 будет представлено как 5Е-9, что означает 5х10 ^-9.

Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая или точка (в зависимости от настройки).

Ввод формул

Формула должна начинаться со знака «=». Она может включать до 240 символов и не должна содержать пробелов. Формула представляет собой последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками арифметических операций или функций.

Для ввода в ячейку формулы C1+F5 ее надо записать как =C1+F5. Это означает, что к содержимому ячейки С1 будет прибавлено содержимое ячейки F5. Результат будет получен в той ячейке, в которую занесена формула.

Арифметические операции:

сложение +
вычитание -
умножение *
деление /
возведение в степень ^

Операторы сравнения:

равно =
меньше больше
меньше или равно больше или равно =
не равно

Чтобы ввести формулу, необходимо:

1. Установить курсор в нужную ячейку.

2. С клавиатуры ввести знак равенства «=».

3. Щелкнуть указателем мыши на ячейке, адрес которой надо ввести в формулу.

4. С клавиатуры ввести знак нужной операции.

5. Щелкнуть указателем мыши на другой ячейке и т.д..

6. Закончив ввод формулы, нажать клавишу «Enter», щелкнуть мышью на кнопке с галочкой в строке формул или перейти в другую ячейку.

Формулы можно внести в ячейку и с помощью клавиатуры. Для этого после знака «=» необходимо указать на английском языке адреса нужных ячеек. В ячейке появится результат произведенных действий, а в строке формул будет записана только что введенная формула.

Существует понятие - приоритет операций, которое обозначает последовательность выполнения вычислений в формуле:

1. Вычисляются выражения внутри скобок.

2. Стандартные функции.

3. Возведение в степень.

4. Умножение или деление.

5. Сложения или вычитания.

Для изменения порядка выполнения операций используют круглые скобки.

Копирование формул.

Копирование содержимого ячейки можно осуществить с помощью мыши, используя маркер заполнения, который представляет собой маленький черный крестик в правом нижнем углу ячейки. Выделив ячейки, установите мышь на маркере заполнения ячейки или группы ячеек и перетащите его указателем мыши в нужном направлении.

При таком копировании происходит перенастройка в формулах ссылок на ячейки.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Эти действия можно выполнить с помощью мыши или через меню. При использовании мыши ее указатель необходимо поместить на разделительную линию между именами столбцов или номерами строк. Указатель примет вид двойной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку мыши и растянуть (сжать) столбец или строку.

При использовании меню необходимо выделить строки или столбцы и выполнить команды Формат, Строка, Высота или Формат, Столбец, Ширина.

В обычном режиме для контроля границ страницы желательно выполнить команду из меню Сервис, Параметры, Вид, Авторазбиение на страницы. Тогда границы страницы будут выделяться пунктирной линией.

Редактирование содержимого ячейки

Редактирование данных может осуществляться как в процессе ввода в ячейку, так и после ввода. Если во время ввода данных в ячейку допущена ошибка, то она может быть исправлена стиранием неверных символов и набором заново. Клавишей Esc можно отменить ввод данных в ячейку и записать их заново.

Чтобы отредактировать данные после завершения ввода (после нажатия клавиши Enter), необходимо переместить указатель к нужной ячейке и дважды нажать левую кнопку мыши или нажать клавишу F2 или мышью переместить курсор в строку формул. Далее необходимо отредактировать данные и для завершения редактирования нажать Enter или галочку в строке формул или клавишу перемещения курсора.

Внимание! При вводе новых данных пересчет в таблице происходит автоматически.

Операции со строками, столбцами, блоками

Перемещение

Для выполнения перемещения требуется выделить ячейку или блок. Затем поместить указатель мыши на рамку блока или ячейки (он должен принять форму белой стрелки). Далее следует левой кнопкой мыши перенести блок или ячейку в нужное место.

Копирование

Копирование выполняется аналогично перемещению, но при нажатой клавише Ctrl.

Заполнение

При заполнении ячейки происходит автоматический ввод значений в строке или столбце. При заполнении ячеек порядковыми номерами, днями недели, названиями месяцев, датами и т.п. можно использовать команду Заполнить меню Правка. При задании наводящих данных заполнение можно выполнять аналогично копированию формул. Заполнение можно осуществить с помощью мыши, используя маркер заполнения, который представляет собой маленький черный крестик в правом нижнем углу ячейки.

Удаление, очистка

Если надо очистить только данные (числа, текст, формулы), то достаточно нажать клавишу Del на выделенной ячейке или блоке.

Для удаления столбцов, строк, блоков нужно выделить необходимый элемент, а затем воспользоваться командами меню Правка, Удалить. Происходит смещение столбцов или строк.

Абсолютная, относительная и смешанная адресации ячеек и блоков

При обращении к ячейке можно использовать способы: ВЗ, А1:G9 и т.д. Такая адресация называется относительной. При ее использовании в формулах Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки. Если вы скопировали формулу =В1+В2 из ячейки В4 в С4, Excel также интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки двумя рядами выше». Таким образом, формула в ячейке С4 примет вид =С1+С2.

Если при копировании формул вы пожелаете сохранить ссылку на конкретную ячейку или область, то вам необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Для ее задания необходимо перед именем столбца и перед номером строки ввести символ $. Например: $В$4 или $C$2:$F$8 и т. д.

Смешанная адресация. Символ $ ставится только там, где он необходим. Например: В$4 или $С2. Тогда при копировании один параметр адреса изменяется, а другой - нет.

Ссылки на другие листы той же книги.

Вы можете ссылаться и на другие листы в той же книге. Например, чтобы ввести в ячейку В10 листа Лист1 ссылку на ячейку А9 листа Лист2, выполните следующие действия:

1. Выделите ячейку В10 на листе Лист1 и введите знак равенства.

2. Щелкните по ярлычку Лист2 внизу окна Книга1.

3. Щелкните по ячейке А9 и нажмите Enter. На Листе1 в ячейке В10 появится формула =Лист2!А9.

Обратите внимание, что часть ссылки, указывающая на Лист2, отделена знаком «!» от ссылки на ячейку.

Шрифтовое оформление текста

Символы любой ячейки или блока можно оформить разными шрифтами. Для этого необходимо выделить ячейку или блок, а затем воспользоваться кнопками из панели форматирование или командой меню Формат, Ячейки, Шрифт.

Выравнивание

Содержимое любой ячейки можно выровнять по левому или правому краю, по центру (по горизонтали и вертикали), а также можно задать необходимую ориентацию текста (снизу вверх, сверху вниз и т. д.).

Для этого используются кнопки в панели форматирование или команда меню Формат, Ячейки, Выравнивание.

Для задания рамки используется кнопка в панели Форматирование или команда меню формат, Ячейки, Граница или пиктограмма Границы на панели форматирования.

Для выравнивания заголовков и надписей по ширине таблицы нужно выделить группу ячеек, в пределах которых нужно выровнять заголовок и нажать пиктограмму Объединить и поместить в центре.

Внимание. Надпись должна находиться в крайней левой ячейке из группы выделяемых.

Оформления чисел

Числа в ячейке можно представить в различных форматах. Например, число 100 будет выглядеть как: 100,00 р - в денежном формате; 10000% - в процентном выражении; 1,00Е+2 - в экспоненциальной форме и т.п.

Для выполнения оформления чисел нужно выделить ячейку, строку или блок, и воспользоваться кнопками из панели Форматирование или командой меню Формат, Ячейки, Число.

Стандартные функции

Для упрощения расчетов предназначены стандартные функции. Каждая функция имеет имя и аргументы, заключенные в круглые скобки.

Аргументом функции может являться последовательность адресов ячеек, разделенных запятыми, или блок. При задании блока указывается адрес первой ячейки и адрес последней ячейки, разделенных двоеточием.

Для вставки функции в ячейку или формулу удобно пользоваться Мастером функций, вызываемым кнопкой с изображением f, Появится диалоговое окно, в котором необходимо выбрать функцию, а затем нажать на кнопку Ok. Затем выделить группу ячеек, для которых будет выполняться функция и снова нажать Ok.

Для часто используемой функции суммирования есть кнопка на панели инструментов.

Логические функции

Синтаксис логической функции ЕСЛИ имеет следующий вид:

=ЕСЛИ (условие;значение1;значение2)

условие – это запись отношений между ячейками, между ячейками и числами и т.п. с использованием знаков «=», «=», «», например: C5D8, A11=100, H5=1.

Значение1 и значение2 – это операции, которые выполняются в зависимости от выполнения условия.

В случае, если условие верно, выполняется операция, записанная вместо «значение1», если условие неверно - то вместо «значение2».

Например, формула

=ЕСЛИ(А3

напечатает число 1, если значение в ячейке А3 меньше 10. В противном случае она напечатает число 2.

В качестве значение1 и значение2 можно записывать вложенную функцию ЕСЛИ. Допускается до 7 вложений функции ЕСЛИ. Например:

=ЕСЛИ(C5=1;D5*E5;ЕСЛИ(C5=2;D5*1000*E5;0))

В функции ЕСЛИ можно использовать также текстовые аргументы. Допустим, что ячейка В5 содержат результат сдачи экзамена студентом. Если он получил оценку - «2», то необходимо в ячейке В6 указать «Не сдал», при получении большего балла - «Сдал». Для этого в ячейку В6 вводим формулу ЕСЛИ. Она будет иметь следующий вид:

=ЕСЛИ(В52; «Cдал»;«Не сдал»)

Для ввода условия нужно нажать на панели Стандартная кнопку Вставка функции и выбрать функцию ЕСЛИ.

В появившемся окне заполнить соответствующим образом разделы Логическое_выражение (записать условие), Значение_если_истина (действие при выполнении условия) и Значение_если_ложь (действие, если условие не выполнится).

Если Окно мешает выбору ячеек, то его легко передвинуть, ухватив мышью за любую часть окна. По окончании ввода нажмите ОК.

Сортировка данных.

Чтобы отсортировать таблицу, необходимо выделить подлежащий сортировке диапазон ячеек и нажать на панели пиктограмму сортировки по возрастанию или убыванию. Также можно воспользоваться командой Сортировка из меню Данные, выделив предварительно диапазон ячеек, подлежащих сортировке.

Фиксация заголовков

При вводе большого количества данных по строкам или столбцам необходимо, чтобы названия строк или столбцов таблицы всегда находились на экране. Для этого их можно зафиксировать с помощью команды Закрепить области из меню Окно, но перед этим необходимо выделить ячейку ниже заголовка столбца и правее заголовка строки. Для снятия фиксации выбрать команду Снять закрепление областей в меню Окно.

Оформление таблицы

По умолчанию Excel не печатает сетку. Если это необходимо, на вкладке Лист в меню Файл, Параметры страницы установите флажок Сетка. Более эстетично выглядит оформление с использованием команды Автоформат меню Формат или ручное оформление с помощью команды Рамка меню Формат, Ячейки. Предварительно нужно выделить объект оформления.

Содержимое любой ячейки или блока может иметь необходимый фон (тип штриховки, цвет штриховки, цвет фона). Для задания фона используется кнопка Вид в меню Формат, Ячейки.

Построение диаграмм.

Прежде чем начать работу с диаграммами, рассмотрим два важных понятия: ряды данных и категории.

Ряд данных - это множество значений, которые вы хотите отобразить на диаграмме.

Категории задают обозначение конкретных значений в ряде данных.

Ключевое различие состоит в том, что ряд данных - это множество значений, которые вы наносите на диаграмму, а категориями являются «заголовки» для этих значений.

Для создания диаграмм используется кнопка мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

Для построения диаграммы нужно:

1. Выделить ячейки или группы ячеек, содержимое которых необходимо отразить с помощью диаграммы.

2. Запустить Мастер диаграмм.

3. В появившемся первом диалоговом окне Мастер диаграмм - шаг 1 из 4 вы можете выбрать нужный тип диаграммы (линейчатую, круговую, кольцевую, точечную, лепестковую, гистограмму и т.д.).

1. В окне Мастер диаграмм - шаг 2 из 4 необходимо указать диапазон ячеек, данные которых необходимо отобразить на диаграмме, если вы забыли их выделить до запуска Мастера. Здесь же можно предварительно оценить вид создаваемой диаграммы. Нажать кнопку Далее.

1. В окне Мастер диаграмм - шаг 3 из 4 мастер диаграмм выводит набор параметров выбранного типа диаграммы. Выбрав нужные, нажмите кнопку Далее.

1. В окне Мастер диаграмм - шаг 4 из 1 введите место расположения диаграммы. Нажмите клавишу Готово.

В результате на листе появится построенная вами диаграмма.

Обратите внимание на то, что в Мастере диаграмм вы можете вернуться на шаг назад, нажав клавишу