2. Персональные данные работника

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ РАБОТНИКА

27 июля 2006 г. был принят Федеральный закон N 152 - ФЗ «О персональных данных». Он унифицировал требования к систематизации, накоплению, использованию персональных данных, конкретизировал понятие персональных данных. В Трудовом кодексе РФ защите персональных данных посвящена глава 14 (статьи 85-90). Что же такое персональные данные работника и как следует их использовать, хранить и защищать? Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Обработка персональных данных работника – это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника. Зачем работодателю нужны персональные данные работника? Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 предписывает всем работодателям заполнять на каждого работника личную карточку формы N Т-2,. Личная карточка заполняется только на основании персональных данных работника

с предоставлением работником сведений о частной жизни связано получение определенных льгот. Например, при наличии у работника несовершеннолетнего ребенка он имеет право подать заявление на получение ежемесячного налогового вычета. Если же сам работник является инвалидом, то он имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени и отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 дней.

К документам, в которых содержатся сведения, составляющие персональные данные работника, относятся:

• документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора;

• документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;

• документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен проходить предварительный и периодические медицинские осмотры;

• документы о состоянии здоровья детей и других близких родственников (например, справки об инвалидности), когда с наличием таких документов связано предоставление работнику каких-либо гарантий и компенсаций;

• документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС);

• документы о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери (отцу, иным родственникам) установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций.

Все персональные данные работника следует получать у него самого. Сведения о работниках предприятия хранятся на электронных носителях на сервере организации, а также на бумажных и электронных носителях в отделе кадров. Личные карточки уволенных работников хранятся в архиве организации в алфавитном порядке в течение 75 лет с момента увольнения. Доступ к персональным данным работников без получения специального разрешения имеют руководитель организации, главный бухгалтер и начальник отдела кадров.