Подготовка и оформление стендового доклада

Методические рекомендации по подготовке и оформлению стендового доклада.

Цель: знакомство с основными принципами разработки эффективного стендового доклада.

На сегодняшний день стенд является одним из наиболее распространенных типов доклада на различных конференциях. Это связано с необходимостью донесения большого объема разнообразной информации до аудитории за ограниченное время. Стендовый доклад – максимум наглядной и минимум текстовой информации, размещенной на мобильной вертикальной поверхности. Оформление стенда - творческий процесс, но есть определенные правила, которые стоит соблюдать, чтобы ваш стенд был доступен восприятию.

Стендовый доклад - эффективный способ представления информации и данных. Это статическая визуальная среда, которая используется для передачи идей и сообщений. Разницей между стендовым и устным докладом является то, что авторы заставляют плакат «говорить» за себя, то есть представленный материал должен передать суть сообщения. При этом задача разработчиков - отвечать на вопросы зрителей.

Стендовые доклады все больше используются как средства обмена информацией.

Уменьшение числа живых выступлений при увеличении числа посетителей на научных мероприятиях делают стендовую секцию одной из важных.

Показ стенда может способствовать информационному обмену и совместной работе. Стендовый доклад имеет ряд преимуществ перед другими форматами презентаций:

• более широкая аудитория;

• может быть детально разработан с учетом интересов аудитории;

• имеет большую гибкость;

• подчеркивает ключевые моменты;

• может быть изучен не спеша;

• позволяет общаться с интересующимся зрителем;

• может оказаться более информативным, чем устное сообщение.

От оформления вашего доклада зависит то, сколько участников конференции обратит на него внимание и то, насколько легко будет понять суть вашего исследования!

Плохое оформление и отсутствие ясности, необходимой при изложении требуемой информации, является препятствием для донесения до зрителей идеи разработчика стендового доклада.

Многие неэффективные стендовые доклады страдают от легко устранимых проблем, таких как:

• цель и основные пункты трудно найти;

• шрифт текста слишком мал;

• бедная графика;

• плохая организация расположения представленных материалов.

При этом в отличие от устных выступлений, где рассказчик может отвлечь внимание от неудачно спланированной презентации, плохое планирование стендового доклада у всех на виду.

К изучению стендового доклада зрители могут быть привлечены ясностью, простотой восприятия и рисунками. Тест для хорошего постера - предмет и цель представленного доклада должны быть распознаны зрителем в течение 20 секунд ознакомления с материалом. Обычно этой цели достигает доклад с хорошо продуманным названием, поддержкой изображениями, достаточно большим шрифтом текста и контрастом между цветовым фоном плаката и надписями.

Оформление стендового доклада необходимо провести таким образом, чтобы максимально понятно и удобно для участников конференции раскрыть сущность проведенной вами работы.

Что такое стенд

По способу изготовления стенд напоминает стенгазету. В большинстве своем стенды изготавливаются путем наклеивания на лист ватмана блоков текста и иллюстраций, рассказывающих о проведенной работе и полученных результатах. Блоки текста обычно набирают на компьютере и распечатывают. Иллюстрации могут быть как печатные, так и аккуратно нарисованные от руки. Стенды с рукописным текстом, как бы аккуратно они ни были сделаны, смотрятся и воспринимаются хуже. В последние годы с распространением компьютерных технологий многие постеры оформляются при помощи специальных программ и затем распечатываются в копировальных центрах или типографиях.

Аккуратно оформленный стенд смотрится более выигрышно. Для монтажа лучше использовать клей ПВА, клеящий карандаш или канцелярский клей. При использовании клея «Момент» или аналогичных ему стоит помнить, что он оставляет желтые следы на бумаге, придавая тем самым оттенок неряшливости работе. Но этот клей может отлично подойти, например, для монтажа фотографий.

Планирование

При подготовке к стендовому докладу решающим и самым длительным является этап планирования. Вы должны предоставить определенную информацию в ограниченном пространстве.

В первую очередь надо обратить внимание на количество информации. Лучше представить несколько ваших выводов хорошо, чем представить все ваши выводы плохо.

Многие докладчики считают, что «информационно-насыщенный» стендовый доклад вызовет впечатление очень продуктивной работы. Это не так. Перегруженный результатами стендовый доклад скрывает центральную идею, и в ответ вы можете услышать, что результаты исследования непонятны.

Ограничивайте информацию. Возьмите суть и выбросьте все остальное. Выберите не более трех положений, которые на Ваш взгляд являются самыми важными, и сфокусируйтесь на них. Помните, что вы будете стоять у стендового доклада для ответов на вопросы и можете, если необходимо, объяснить детали. Можете подготовить письменное резюме доклада для тех зрителей, которые заинтересованы в более детальной информации. Еще одна причина для снижения количества информации — как правило, на сессиях стендовых докладов бывает шумно, освещение часто не особенно качественное, читающий стоит в неудобном положении, запрокинув голову или нагнувшись — в таких условиях трудно воспринимать большой поток информации. Это значит, что основные положения должны быть ясны и без дополнительных объяснений.

Главная догма для стендового доклада — простота восприятия.

Нужно учиться у создателей рекламы, которые тратят много умственных усилий, времени и денег, чтобы представить ограниченную информацию кратко, ясно и привлекательно.

Автор: Максим Хруслов

Приз "За лучший стендовый доклад"

International Conference on Microwaves, Radar,

and Wireless Communications, Краков

Автор: Елена Борискина

3 место "Лучший стендовый доклад"

European Microwave Association, Medditerranean

Microwave Symposium, Budapest

Рекомендации по созданию макета стендового доклада

Готовясь представлять свой стендовый доклад на конкретной конференции, узнайте, какого размера должен быть постер. Размер определяет содержание! Учитывая ограниченность в пространстве, теперь вы должны определить, что важно, а что не является необходимым. Ваше решение должно быть основано на следующих факторах:

- Чего вы пытаетесь достичь, представляя доклад (рассказать о вашей организации, о результатах исследования, о новом открытии, убедить людей, что один продукт лучше, чем другой?);

- Кто будет принимать участие презентации (каков уровень их знаний о вашей предметной области).

Ответы на эти вопросы определяют тип содержимого, и задают тон презентации

Чтобы представить себе размеры и положение стендового доклада сделайте черновой план на листке бумаги (или в какой-нибудь графической программе). Это даст общую идею о том, сколько текста и сколько рисунков нужно включить в стендовый доклад, какими должны быть их размеры и расположение. Поэкспериментируйте с несколькими черновиками. Попробуйте различные размеры и положение до того, как примете окончательное решение. При работе с черновиками начинайте дистиллировать Ваши мысли в наиболее важные положения. Решите, какие одно или два положения Вы хотели бы сделать понятными зрителям. Не пытайтесь увеличить количество рисунков или объем текста за счет уменьшения их размеров или сжатия. Если стендовый доклад тяжело читать или он загроможден, это будет неэффективно. Будьте безжалостны и целеустремленны при сокращении. Никогда не теряйте из поля зрения те немногие положения, которые Вы хотите выделить. Избегайте беспорядка. Упорядочивайте компоненты плаката слева направо и сверху вниз. Выделите важные моменты с помощью рамки или стрелы.

Расположение материала

При размещении надо помнить, что мы читаем сверху вниз и слева направо. Самая важная информация должна быть на уровне глаз. Верх стендового доклада будет содержать название, которое обычно читают на подходе к стендовому докладу. Около 60 см по высоте под названием — это обычно уровень глаз для большинства, это область, где информацию читать легче всего.

Информация на стенде должна быть размещена логично. Для широкого стендового доклада лучше располагать ее структурировано, в 2 или 3 столбца. При этом можно будет прочитать каждый раздел, стоя на месте. Чтобы перейти к следующему разделу, надо просто сделать шаг вправо. Такое расположение выгодно при большом количестве народа — сразу несколько человек одновременно могут читать стендовый доклад.

На плакате должно легко определяться местонахождение определенных блоков информации. Многие зрители прочитают только об актуальности работы, целях, и затем окончательных результатах. Другие, у которых есть глубокий интерес к теме, попытаются прочитать плакат с начала до конца. Учитывая эти разные подходы к чтению стендов, особенность эффективного доклада - легкость определения местонахождения отдельных секций. Верх мастерства, если ваш стенд будет читаться как сверху вниз (с целью подробного изучения), так и по диагонали (с целью ознакомления).

Оставляйте на стенде свободное пространство, плотно набитый материал утомляет.

Используйте элементы разного размера и пропорций. Например, введение на листке формата А4, методы в виде квадрата, рисунок в виде круга и т.д. Но знайте меру.

Оживят постер приклеенные образцы (гербарные экземпляры и пр.)

Обычной практикой на международных и отечественных конференциях в настоящее время является размещение в нижней части стенда конверта или файла с оттисками ваших докладов или публикаций, кратким изложением работы, контактной информацией и т.д. для свободного распространения среди участников.

Заголовок

Заголовок, включающий в себя название доклада, фамилии автора или коллектива авторов, а также наименование учебного заведения и контактную информацию (например, адрес электронной почты) располагается в верхней части стенда.

Название стендового доклада

Первое, на что обратит внимание зритель — название, поэтому оно должно быть коротким, информативным и интересным. Сделайте название самым видным блоком текста на стенде. Название доклада должно быть высотой не менее 3 см (100 и более пт).

ЕСЛИ В НАЗВАНИИ ВСЕ БУКВЫ ЗАГЛАВНЫЕ, ТО ТАКОЙ ТЕКСТ ВОСПРИНИМАЕТСЯ ХУЖЕ.

Если название заманчиво или даже вызывающее, это привлечет интерес зрителей.

Примеры:

• название информативное, но длинное: Индивидуальная реакция видов травяно-кустарничкового яруса березовых лесов южной тайги среднего Урала на ежегодное внесение различных форм минеральных удобрений. При использовании букв высотой 3 см надпись растянется на несколько метров, что погубит стендовый доклад.

• лучше выглядит: Реакция травяно-кустарничкового яруса на внесение минеральных удобрений.

• версия, привлекающая внимание, поскольку название в виде вопроса: Надо ли удобрять травостой в лесу?

В названии стендового доклада можно отразить главный результат исследования.

Текст стендового доклада

Текстовая информация не должна занимать более чем 1/4-1/3 от площади стенда.

Длинные и сложные предложения подходят для научных статей. Для стендового доклада многословность противопоказана. Планируйте текст в коротком, простом изложении. Короткие предложения должны разделяться пробелами.

Текст воспринимается легче, если изложение разделено и упрощено. Ключевые слова должны быть в начале предложения. Это не только облегчает быстрый просмотр текста, но и выделяет важную информацию.

Как правило, текст представляемого на научно-практических конференциях стендового доклада включает: аннотацию, цели и задач работы, методики, результаты работы и их анализ, выводы, благодарности. Цель работы лучше расположить в левом верхнем углу стенда, выводы – в правом нижнем.

Названия разделов должны присутствовать, чтобы облегчить ориентирование зрителей в тексте доклада. Хорошо, если заголовки и важная информация выделены жирным шрифтом или курсивом. Но не стоит использовать на одном стенде более 3 типов шрифта, это затрудняет восприятие. Лучше выбирать шрифты типа sans serif (например, Helvetica, Arial и подобные), которые не имеют тонких линий. Кроме того, они пропорциональны, что облегчает чтение. Название раздела лучше писать жирным шрифтом. Не стоит делать жирным весь текст, читать его утомительно, тем более он забивает рисунки.

Шрифты типа serif (Times, например) легче читаемы при мелких размерах. При больших размерах такой шрифт несколько отвлекает от содержания, особенно в названиях.

Используйте не более трех размеров шрифта. Крупнейший на плакате - название доклада, второй по величине - названия разделов, а наименьший - для текста. Используйте как заглавные, так и строчные буквы. Использование только заглавных букв затрудняет чтение.

Текст должен быть высотой не менее 16-24 кегля через 1,5 интервал и должен свободно читаться с расстояния 1-1,5 м. Поскольку буквы должны быть крупными, вы должны сократить количество информации. Используйте простой и ясный язык. Избегайте сокращений и жаргона, не злоупотребляйте терминами.

Цвет

Цвет - ценное качество стендового доклада. На конференциях допускается представление стендов, напечатанных как цветными, так и черно-белыми. При малом использовании цветового фактора ваш стенд может быть скучными и безжизненными. Не стоит делать ваш стенд черно-белым, лучше выделить информацию с помощью цвета. Постарайтесь учесть, что умелое использование цветов сделает ваш доклад более привлекательным и понятным, в то время как излишнее употребление пестрых цветов может сослужить прямо противоположную службу. Не злоупотребляйте цветом, чтобы он не отвлекал от содержания. Используйте его, главным образом, чтобы выделить важные элементы.

Если возможно, используйте цветную основу. Можно сделать фон определенного цвета и на нем располагать информацию, можно делать цветные подложки под таблицы, графики или листы с текстом, а можно распечатывать информацию на цветной бумаге. НО! – избегайте использования очень ярких цветов (ярко-красный, насыщенно-фиолетовый и пр.), лучше использовать мягкие, пастельные тона. Не очень важные части лучше располагать на холодных или нейтральных цветах (голубой, зеленый, серый), а гвоздь содержания — на теплых (красный и желтый).

Представление информации, нарисованной или написанной вручную, не запрещается, но в этом случае от участника, в первую очередь, требуется аккуратность. Возможно использование фломастеров для подчеркивания или выделения текста на черно-белых стендах. При использовании в оформлении цветных карандашей стоит помнить об аккуратности и равномерности штриховки.

Рисунки

Рисунки впечатляют больше, чем текст. Постройте свой стендовый доклад вокруг рисунков. Иллюстрации запоминаются лучше. Особенно они эффективны в описании методов исследования.

Результаты могут быть представлены в виде графиков (круговые или столбчатые диаграммы, графики зависимости), либо в виде таблиц. Таблицы тяжелее воспринимаются, поэтому по возможности их лучше заменять графиками. Если таблицы абсолютно необходимы, сделайте их краткими или в виде отдельного листка для раздачи желающим.

Графики должны быть большими, как минимум 20×30 см. Подписи осей - не менее 16-24 пт. Пометок на графике оставьте немного, они должны быть короткими. Рисунки можно крупно пронумеровать для лучшей идентификации. Если ссылка в тексте на рисунок выделена жирным шрифтом и таким же шрифтом рисунок пронумерован - это облегчает переход от текста к рисунку и наоборот. Краткое объяснение под рисунком полезно для ясности.

Перед конференцией

Полезно показать стендовый доклад коллегам и людям, далеким от Вашей области, чтобы спросить себя и их — насколько стендовый доклад ясный, простой и связный. Проверьте грамматические ошибки.

Планируйте, что Вам придется потратить несколько дней на производство хорошего стендового доклада.

Надеюсь, что рекомендации помогут Вам при

подготовке и оформлении докладов. Успехов!

По материалам методического пособия – «Советы молодому ученому: методическое пособие для студентов, аспирантов, младших научных сотрудников и, может быть, не только для них». Издание 2-е. переработанное и дополненное. Екатеринбург: ИЭРиЖ УрО РАН, 2005.

http://people.eku.edu/ritchisong/RITCHISO//posterpres.html

http://www.chem.msu.su/rus/events/mendel-xix/stand.html

http://shmain.ru/about

http://www.intel.festivalnauki.ru/