Практическая работа №14. Создание дашборда в MS Excel.

Группа Т(О), ТГ(О), С(О)–24-02, 2025 год

Занятие по рабочей программе №20

Дисциплина: БД.08 «Информатика»

Прикладной модуль 1. Основы аналитики и визуализации данных.

Тема: ПР №14. Создание дашборда в MS Excel.

1. Цель занятия:

   1. Дидактическая:

• сформулировать представление студентов и получить практические навыки по созданию дашборда;

• выяснить назначение применения ПО во время выполнения работы;

• систематизировать и объяснить сущность работы с массивами данных;

• определение основ аналитики и визуализации данных;

• углубить и закрепить знания по дисциплине «Информатика».

Воспитательная:

• развивать коммуникативные способности;

• развивать аналитические способности;

• развивать творческий подход к процессу обучения.

• воспитывать самостоятельность, дисциплинированность;

• стимулировать студентов к изучению дисциплины;

• побуждать к формированию активной жизненной позиции;

• прививать уважение и любовь к будущей профессии.

Вид занятия: практическое занятие.

Тип занятия: обобщение и систематизация знаний.

Форма проведения занятия: репродуктивная и эвристическая беседа.

Междисциплинарные связи:

Обеспечивающие Математика, Охрана труда, Безопасность жизнедеятельности.

Обеспечиваемые

Информационные технологии в профессиональной деятельности, и др.

Методическое обеспечение: опорный конспект.

Литература:

1. Филимонова, Е.В. Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности: учебник / Е. В. Филимонова. – Москва: Юстиция, 2019. – 213 с. – (Среднее профессиональное образование). - ISBN 978-5-4365-2703-1.

2. Зимин, В. П.  Информатика. Лабораторный практикум в 2 ч. Часть 1 : учебное пособие для среднего профессионального образования / В. П. Зимин. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 126 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-11851-3. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/514893

3. Колдаев, В.Д. Сборник задач и упражнений по информатике [Текст]: уч.пособие /В.Д. Колдаев.- М.: НИЦ Инфра-М, 2017. - 256 с.

ХОД ЗАНЯТИЯ

1. Ознакомление с темой, целью и планом занятия.

Тема: ПР №14. Создание дашборда в MS Excel.

Цель работы: Получить практические навыки визуализация данных при помощи построение дашборда в редакторе электронных таблиц.

ПЛАН

1. Как построить дашборд.

2. Создаём дашборд для руководителя отдела продаж.

3. Создадим диаграммы на основе сводных таблиц.

4. Оживляем дашборд — вставляем срезы в сводных таблицах.

5. Отчет по работе.

1. Изложение и изучение нового материала, практическая работа.

ЛИТЕРАТУРА: [5], стр.

1. Как построить дашборд

В бизнесе сложно добиться системного роста, если регулярно не отслеживать ключевые показатели, которые влияют на прибыльность компании. Для этого лучше всего подходят дашборды, в которых данные представлены в понятном виде, что существенно облегчает принятие решений.

Пошагово рассмотрим, как построить дашборд по продажам в Excel.

Дашборд помогает решать задачи менеджерам по продажам, HR-специалистам, бухгалтерам, маркетологам, руководителям

Дашборд - динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.

Основные задачи дашборда:

• представить набор данных максимально наглядным и понятным;

• держать под контролем ключевые бизнес - показатели;

• находить взаимосвязи, выявлять негативные и положительные тенденции, находить слабые места в организации рабочих процессов;

• давать оперативную сводку в режиме реального времени.

Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик - он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.

Менеджерам по продажам дашборд помогает управлять продажами. 

HR-специалистам - отслеживать основные метрики, связанные с трудовыми ресурсами. 

Для бухгалтера будет полезен дашборд о движении средств, который отражает финансовое состояние организации. 

Маркетологи анализируют рекламные кампании и оценивают их эффективность. 

Руководителю дашборд позволит быстро оценивать состояние ключевых показателей и принимать управленческие решения.

Существует большое количество сервисов для бизнес - аналитики, такие как Tableau, Power BI, Qlik, DataLens, Google Data Studio. Самым доступным можно назвать Excel.

Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.

Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:

• срезы и временные шкалы в сводных таблицах ― эти инструменты упрощают фильтрацию данных и позволяют управлять дашбордом: например, можно более детально посмотреть данные по конкретному менеджеру или заказчику за определённый период времени или в разрезе каналов продаж.

• выпадающие списки, формулы и условное форматирование - использование таких приёмов удобно, когда много разных таблиц и построить сводные таблицы невозможно;

• спарклайны, мини-диаграммы в ячейках, тепловые карты в аналитических таблицах - такой способ чаще всего подходит для тактических целей специалистов или аналитиков, а не для стратегических целей руководителя.

2. Создаём дашборд для руководителя отдела продаж

Для этого выбираем наиболее популярный способ с помощью сводных таблиц.

Советуем проделать все шаги, «мастерство приходит только с практикой и не может появиться лишь в ходе чтения инструкций».

2.1. Собираем данные.

Построение любого дашборда начинается со сбора данных. На этом этапе важно привести таблицы в плоский вид, чтобы в дальнейшем на их основе создавать сводные таблицы для дашборда.

Плоская таблица (flat table) ― двумерный массив данных, состоящий из столбцов и строк. Столбцы ― это информационные атрибуты таблицы, строки ― отдельные записи, состоящие из множества атрибутов.

Пример плоской таблицы:

В примере выше атрибуты - это «Наименование», «День», «Год», «Склад», «Продажи (тыс. руб.)», «Менеджер», «Заказчик». Они вынесены в заголовок таблицы.

Эта таблица послужит основой для построения нашего дашборда по продажам.

2.2. Выбираем макет дашборда и цели.

Если известно, для чего и для кого предназначен дашборд, легче понять, какие показатели должны выводиться на экран. Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации: прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда.

Также необходимо определиться с макетом — структурой — дашборда. Для начала достаточно будет прикинуть её на листе формата А4.

Пример универсальной структуры, которая подойдёт под любые задачи:

Количество информационных блоков может быть разным: это зависит от того, сколько метрик надо отразить на дашборде. Главное - соблюдать выравнивание по сетке.

Порядок и симметрия в расположении информационных блоков помогают восприятию и внушают больше доверия.

Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:

2.3. Построим несколько сводных таблиц по продажам.

• на основе таблицы с данными, приведённой выше в качестве примера плоской таблицы.

Таблицы будут показывать продажи по месяцам, по товарам и по складу.

Должно получиться вот так:

Также построим таблицу для ключевых показателей «Продажи», «Средний чек», «Количество продаж»:

Чтобы в дальнейшем было проще ориентироваться при подключении срезов, присвоим сводным таблицам понятное имя. Для этого перейдём на ленте в раздел Анализ сводной таблицы → Сводные таблицы → в поле Имя укажем название таблицы.

3. Создадим диаграммы на основе сводных таблиц

В дашборде будем использовать три типа диаграмм:

• график с маркерами для отражения динамики продаж;

• линейчатую диаграмму для отражения структуры продаж по товарам;

• кольцевую - для отражения структуры продаж по складам.

Выделим диапазон таблицы, перейдём на ленте в раздел Вставка → Диаграммы → Вставка диаграммы → Выберем нужный тип диаграммы → ОК:

Отредактируем диаграммы: добавим названия и подписи данных, скроем кнопки полей, изменим цвет диаграмм, уменьшим боковой зазор, уберём лишние элементы — линии сетки, легенду, нули после запятой у подписей данных. Поменяем порядок категорий на линейчатой диаграмме.

3.1. Переместим построенные диаграммы на отдельный лист.

… и распределим их согласно выбранному на втором шаге макету:

3.2. Добавим ключевые показатели (KPI)

После размещения диаграмм необходимо вставить поля с ключевыми показателями: перейдём на ленте в раздел Вставка ⟶ Фигуры и вставим 3 текстбокса:

Далее сделаем заливку и подпишем каждый блок:

Значения ключевых показателей из сводных таблиц вставим также через текстбоксы — разместим их посередине текстбоксов с названиями KPI. Но прежде в нашем примере сократим значение «Продажи» до миллионов при помощи такого приёма: в сводной таблице рядом с ячейкой со значением поставим формулу с делением этого значения
на 1 000:

… и сошлёмся уже на эту ячейку:

То же самое проделаем с другими значениями: выделим текстбокс и сошлёмся через поле «Вставить функцию» на короткое значение в сводной таблице:

4. Оживляем дашборд — вставляем срезы в сводных таблицах

Срез ― это графический элемент в виде кнопки для представления интерактивного фильтра таблиц и диаграмм. При нажатии на эти кнопки дашборд будет перестраиваться в зависимости от выбранного фильтра.

Эта функция доступна в версиях Excel после 2010 года. Если нет возможности сделать срезы, можно воспользоваться выпадающим списком.

Д ля создания срезов выделяем любую ячейку сводной таблицы, переходим на ленте в раздел Анализ сводной таблицы ⟶ Вставить срез ⟶ поставим галочки в поля «Год», «Менеджер», «Заказчик», чтобы в дальнейшем можно было фильтровать данные по этим категориям.

Если срез не работает и при нажатии на кнопки фильтра данные не меняются, подключаем его к нужным сводным таблицам: выделяем срез, кликаем правой кнопкой мыши, выбираем в меню Подключение к отчётам и ставим галочки на требуемых таблицах.

Повторяем эти действия с каждым срезом.

4.1. Переносим срезы на лист с диаграммами

— и располагаем их слева согласно выбранной структуре.

Дашборд готов. Осталось оформить его в едином стиле, подобрать цветовую палитру в корпоративных цветах, выровнять блоки по сетке — и показать коллегам, как пользоваться.

Итак, вот так выглядит наш дашборд для руководителя отдела продаж:

4.2. Не стоит бояться пробовать сложное.

Мы построили самый простой дашборд. Если углубиться в эту тему, то можно использовать сложные диаграммы, настраивать пользовательские форматы срезов, экспериментировать с макетом, вставлять картинки и логотип.

Немного практики - и дашборд может выглядеть так:

Не стоит бояться неизвестного - нужно просто начать делать, чтобы понять, что сложные вещи на самом деле не такие и сложные.

Принцип «от простого к сложному» - самый верный. Когда строят интерактивный дашборд впервые, многие испытывают искреннее восхищение. При нажатии на срезы дашборд перестраивается - очень похоже на магию.

5. Отчет по работе

Студент представляет преподавателю письменно выполненное задание с ответами на поставленные вопросы.

Вывод: Получены практические навыки визуализация данных при помощи построение дашборда в редакторе электронных таблиц, навыки построения интерактивного дашборда. Результаты выполненных заданий представлены в скриншотах.

Контрольные вопросы

1. Что такое визуализация данных в Excel?

2. Способы визуализации данных.

3. Виды визуализации данных.

4. Зачем нужна визуализация данных?

5. Как сделать анализ данных в Excel?

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

1. Изучить теоретический материал по данной теме.

2. Выполнить Задания, письменно ответить на контрольные вопросы.

Внимание! Выполнить домашнее задание в тетради. Отчёт отослать на адрес электронной почты преподавателя.

Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы.

Основные источники:

1. Информатика. 10 класс : учебник для общеобразоват. организаций: базовый и углубленный уровни / [А.Г.Гейн , А.Б Ливчак, А.И. Сенокосов, Н.А. Юнерман]. – 4-е изд. – М. : Просвещение, 2018. – 272 с. : ил. – ISBN 978-5-09-058130-1

2. Информатика. 11 класс : учебник для общеобразоват. организаций: базовый и углубленный уровни / [А.Г.Гейн, А.И. Сенокосов]. – 6-е изд. – М. : Просвещение, 2019. – 336 с. : ил. – ISBN 978-5-09-072326-8.

Электронные источники:

1. Зимин, В. П.  Информатика. Лабораторный практикум в 2 ч. Часть 1 : учебное пособие для среднего профессионального образования / В. П. Зимин. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 126 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-11851-3. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/514893

2. Зимин, В. П.  Информатика. Лабораторный практикум в 2 ч. Часть 2 : учебное пособие для среднего профессионального образования / В. П. Зимин. — 2-е изд. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 153 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-11854-4. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/514918

3. Мойзес, О. Е. Информатика. Углубленный курс : учебное пособие для среднего профессионального образования / О. Е. Мойзес, Е. А. Кузьменко. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 164 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-07980-7. — Текст : электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/455803 .

4. Советов, Б. Я. Информационные технологии : учебник для среднего профессионального образования / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский. — 7-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. — 327 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-06399-8. — Текст: электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/450686 .

5. Новожилов, О. П. Информатика в 2 ч. Часть 1 : учебник для среднего профессионального образования / О. П. Новожилов. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 320 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-06372-1. — Текст : электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/448995 .

6. Новожилов, О. П. Информатика в 2 ч. Часть 2 : учебник для среднего профессионального образования / О. П. Новожилов. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 302 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-06374-5. — Текст : электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/448996

7. Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии : учебник для среднего профессионального образования / М. В. Гаврилов, В. А. Климов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 383 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-03051-8. — Текст: электронный // ЭБС Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/449286

Дополнительные источники:

1. Филимонова, Е. В. Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности: учебник / Е. В. Филимонова. – Москва: Юстиция, 2019. – 213 с. – (Среднее профессиональное образование). - ISBN 978-5-4365-2703-1.

2. Цветкова М.С., Информатика. Практикум для профессий и специальностей естественно-научного и гуманитарного профилей: : учеб. пособие для студентов учреждений сред. проф. образования / М.С. Цветкова, И.Ю. Хлобыстова. - 5-е изд., стер. - М. : Издательский центр "Академия", 2019. - 240 с. ISBN 978-5-4468-7901-4

Электронные источники:

1. Гаврилов, М. В.  Информатика и информационные технологии : учебник для среднего профессионального образования / М. В. Гаврилов, В. А. Климов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 383 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-03051-8. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/469424

2. Акопов, А. С.  Компьютерное моделирование : учебник и практикум для среднего профессионального образования / А. С. Акопов. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 389 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-10712-8. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/517999

3. Демин, А. Ю.  Информатика. Лабораторный практикум : учебное пособие для среднего профессионального образования / А. Ю. Демин, В. А. Дорофеев. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 133 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-07984-5. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/516857

Преподаватель: Владимир Александрович Волков E-mail: sia_skif@mail.ru