Практическая работа №5 "Создание и использование запросов в Microsoft Office Access 2010" (для учителей школы)

Практикум по Microsoft Office Access 2007

Практическая работа №5

«Создание и использование запросов»

Цели работы:

• закрепить навыки по редактированию таблиц;

• познакомиться с основными видами запросов;

• научиться создавать запросы на выборку различными способами.

Ход работы

Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу или получить список всех учеников, занимающихся у определенного преподавателя, используя конкретную базу данных. Подобную работу легко сделать с использованием запросов.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

• Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.

• На экране возникнет диалоговое окно с основными элементами базы данных. В базе данных должны быть три таблицы: Список, Личные данные. Группы. В случае их отсутствия откройте базу данных учителя Пуск → Сетевое окружение → Практическая работа №5 и сохраните её на рабочий стол под своим именем. Для этого нажмите на кнопку Office → Сохранить как… → введите свою фамилию и сохраните на Рабочий стол.

Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов.

Порядок работы:

• Выберите закладку Создание, если находитесь в другом диалоговом окне.

• Нажмите на кнопку Конструктор запросов .

• Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия, обозначенная цифрами 1 ("один-к-одному").

• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.

• Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и Домашний телефон - из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант - перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

• Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и щелкните по кнопке ОК.

• Щелкните по кнопке  для представления запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей. Перейдите в режим Конструктор.

• Получите этот запрос (он представлен на рисунке ниже).

Щелкните по кнопке  для представления запроса.

• Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл - Сохранить как/Экспорт.

• В появившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса: Выборка по В и нажмите ОК. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса.

Задание 3. Составьте запрос с использованием логических операций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 ИЛИ 5.

Порядок работы:

• Выберите закладку Создание, если находитесь в другом диалоговом окне.

• Нажмите на кнопку Конструктор запросов .

• Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия, обозначенная цифрами 1 ("один-к-одному").

  • 

• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.

• Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel, Access - из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант - перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

• В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access поставье 4 Or 5.

• Щелкните по кнопке  для представления запроса.

• Сохраните запрос с именем Успеваемость 1, щелкнув по кнопке Сохранить. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано три запроса.

Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Построителя выражений.

Порядок работы:

• Выделите запрос Номера телефонов.

• Щелкните по кнопке Конструктор.

• Удалите поле Домашний телефон.

• Добавьте поле Адрес.

• Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Сохранить как ....

• Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.

• Удалите надпись в этой ячейке.

• Щелкните по кнопке  - Построитель. Появится окно, в котором можно строить сложные запросы.

Порядок работы:

• Щелкните по кнопке Not, это слово появится в верхнем поле. Фамилию Баранова в кавычках наберите вручную.

• Щелкните по кнопке ОК. В поле Условие отбора появится данное выражение.

• Щелкните по кнопке  для представления запроса.

• Закройте запрос, сохранив его с именем не_Баранова, выполнив команду Файл - Сохранить как ....

Задание 5. Создайте вычисляемые поля.

Порядок работы:

• Выберите закладку Создание, если находитесь в другом диалоговом окне.

• Нажмите на кнопку Конструктор запросов .

• Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить.

• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel - из таблицы Личные данные.

• Поставьте курсор на клетку правее Excel (на линии Поле).

• Щелкните по кнопке  - Построитель.

• В появившемся окне напечатайте вручную выражение, представленное на рисунке ниже, и щелкните по кнопке ОК.

• Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу [Enter].

• Сохраните запрос с именем Среднее.

• Щелкните по кнопке  для представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее.

• Закройте запрос.

• Предъявите преподавателю: 

Запросы:

• Номера телефонов.

• Выборка по В,

• Анна,

• Выборка по А,

• Успеваемость 1,

• Успеваемость 2,

• Успеваемость З,

• Не Баранова,

• Среднее.

Задание 6. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

• Выполните команду кнопка Office - Выход.

• Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.