Презентация на тему СУБД MS ACCESS

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access  

База данных и ее состав

База данных (БД) – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной отрасли или разделе предметной области.

База данных (БД) – это поименованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношения в рассматриваемой предметной области.

В теории БД данные часто называют атрибутами , а объекты – сущностями.

Объект, атрибут и связь – фундаментальные понятия ИС.

Объект (сущность) – это нечто существующее и различимое, т.е объектом можно назвать «нечто», для которого существуют названия и способ отличать один подобный объект от другого. Например, школа, человек, класс, фирма – это объекты.

Объектами могут быть не только материальные предметы, но и более абстрактные понятия, отражающие реальный мир. Например, книги, театральные постановки, философские теории ит.д.

Группа всех подобных объектов образует набор объектов .

Конкретный объект в такой группе уместно называть экземпляром объекта.

Атрибут (данное) – это некоторый показатель, который характеризует некий объект и принимает для конкретного экземпляра объекта некоторое числовое, текстовое или иное значение.

Система управления базой данных (СУБД) – это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного применения БД многими пользователями.

Microsoft Access - реляционная СУБД корпорации Microsoft.

Расширение: *.accdb (раньше – *.mdb ), все в одном файле

Причины популярности Access

• высокая степень универсальности и продуманности интерфейса визуального программирования, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации;
• глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office;
• богатый набор визуальных средств разработки

Версии Microsoft Access

• 1993  Access 2.0 для Windows
• 1995   Access 7 для Windows 95
• 1997   Access 97 (Office 97)
• 1999   Access 2000 (Office 2000)
• 2001   Access 2002 (Office XP)
• 2003   Access 2003 (Office 2003)
• 2007  Microsoft Office Access 2007 (Office 2007)
• 2010  Microsoft Office Access 2010 (Office 2010)

Важным средством, облегчающим работу с Access для начинающих пользователей, являются мастера - специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога.

Основные объекты Microsoft Access

Таблица

Запрос - обращение к БД для выбора нужной информации или изменения базы

Форма - диалоговое окно для ввода и редактирования данных

Отчет - документ для вывода на печать

Макрос - средство автоматизации работы

Модуль - дополнительная процедура на языке Visual Basic

Особенности Access

• Access хранит все данные, относящиеся к одной базе данных, в едином файле
• Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра
• Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод
• Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поле объекта OLE

Достоинства СУБД Access:

• Хранение данных в виде таблиц
• Легко связывать данные хранящиеся в разных таблицах
• Даёт возможность работать с другими БД
• Позволяет устанавливать связь с другими программами из пакета Microsoft Office
• Возможность интеграции с Visual Basic Application или Delphi
• Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров, которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложении
• Access имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения

Недостатки СУБД Access:

• Возможности Access по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены
• В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу
• Access не имеет надежных стандартных средств в отношении защиты информации и разграничения доступа

Начало работы в Access 2007

Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Access 2007

создание новой базы данных

открыть базу с диска

шаблоны

последние документы

Объекты БД

выбрать другое

2×ЛКМ

Схема данных

ключевое поле

таблица

связь «1-  »

Удалить связь : ЛКМ + Delete.

Создать связь : перетащить нужное поле на соответствующее поле второй таблицы.

Работа с таблицами

текущее поле

область выделения

поля

текущая запись

записи

последняя запись

номер текущей записи

новая запись

новая запись

на 1-ую запись

предыдущая запись

следующая запись

Сортировка и поиск

Сортировка по текущему полю (столбцу):

по возрастанию

по убыванию

сброс

Поиск и замена:

целиком, с любой частью, с началом

текущее поле или все поля

всё, вверх, вниз

Установка/снятие пароля

Служебные операции

Создание таблиц

2xЛКМ

ввод значения

поле-счетчик

Создание шаблона таблицы

Создание таблиц (импорт)

TXT-файлы

XML-файлы

другие форматы

Конструктор таблиц

тип поля (выбор из списка)

ПКМ

ключ

текущее поле

свойства текущего поля

18»). Сообщение об ошибке («Возраст должен быть 18 лет!») Обязательное поле (да/нет) Индексированное поле (да/нет) " width="640"

Свойства полей

Размер поля: байт, целое, вещественное, …

Формат поля: как выводить на экран.

Маска ввода: шаблон (ввод телефона).

Подпись : как называется столбец при выводе на экран; можно использовать скобки, знаки и т.д. (« Население, млн. чел .»)

Значение по умолчанию (вписывается автоматически).

Условие на значение : защита от ошибок ввода («18»).

Сообщение об ошибке («Возраст должен быть 18 лет!»)

Обязательное поле (да/нет)

Индексированное поле (да/нет)

Запросы

«Ну и запросы у вас!» - сказала база данных и «повисла». (Фольклор)

Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными.

Типы запросов:

• выборка (отбор нужной информации) создание таблицы обновление (изменение данных) добавление записей удаление записей …
• выборка (отбор нужной информации)
• создание таблицы
• обновление (изменение данных)
• добавление записей
• удаление записей
• …

Запрос и фильтрация

Дополнительные возможности запросов:

• отбор информации из нескольких связанных таблиц вывести не все столбцы вычисляемые поля (общая стоимость) итоговые расчеты (сумма, среднее) можно сохранить в базе много разных запросов служат основой для других запросов и отчетов
• отбор информации из нескольких связанных таблиц
• вывести не все столбцы
• вычисляемые поля (общая стоимость)
• итоговые расчеты (сумма, среднее)
• можно сохранить в базе много разных запросов
• служат основой для других запросов и отчетов

ЗАПРОСЫ И ФИЛЬТРАЦИЯ

Мастер: режим «вопрос-ответ»

Конструктор: полностью вручную

Мастер запросов

Запуск запроса

2 x ЛКМ

Конструктор запросов

ПКМ

Конструктор запросов

таблица

(ПКМ – Добавить таблицу)

все поля

перетащить ЛКМ

• по возрастанию
• по убыванию
• отсутствует

фильтр

Работа со столбцами

перетащить (ЛКМ)

выделить (ЛКМ)

ПКМ:

• вырезать копировать вставить свойства
• вырезать
• копировать
• вставить
• свойства

Условия отбора

Совпадение

Шаблон

* любое количество любых символов

? один любой символ # любая цифра

Неравенство

Вычисляемые поля

!

Все данные, которые можно вычислить, не должны храниться в таблицах!

• ввести Цена * Количество

Выражение1: [Цена]*[Количество]

• заменить Выражение1 на Сумма

или ПКМ - Построить

Виды запросов

• выборка
• создание таблицы
• добавление в существующую таблицу
• обновление (изменение данных)
• перекрестный запрос (сколько заработал каждый по месяцам)
• удаление записей
• итоговый запрос (сумма, среднее и т.п. по полю)

Формы

Форма – это диалоговое окно для

• просмотра и редактирования данных ввода новых записей управления ходом работы (кнопки) вывода вспомогательной информации
• просмотра и редактирования данных
• ввода новых записей
• управления ходом работы (кнопки)
• вывода вспомогательной информации

Создание форм:

разные способы создания форм

источник данных

Форма (на одну запись)

переход по записям

Ленточная форма

Разделенная форма

Режимы работы с формами

Режим формы – просмотр и редактирование данных.

Режим макета – просмотр данных, изменение оформления, перемещение элементов.

Конструктор – изменение структуры и оформления, добавление новых элементов, …

Конструктор форм

заголовок формы

изменение размеров

область данных

примечание формы

Отчеты

Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать.

Источник данных – таблица или запрос, несколько связанных таблиц/запросов (мастер).

Создание отчетов

таблица или запрос

(ЛКМ)

простой отчет

конструктор

мастер отчетов

пустой отчет

Режимы просмотра отчета

Представление отчета (без разбивки на страницы)

Предварительный просмотр (как на печати, по страницам)

Режим макета (можно менять оформление)

Конструктор (добавление новых элементов)

Предварительный просмотр

готовые варианты

на печать

размер бумаги

ручная настройка

Задание для выполнения:

Задание 1.

Создайте базы данных вашей группы в СУБД Access

имя файла Студенты_ваша группа

В данном файле создайте таблицу, используя

конструктор таблиц Группа_Тх (ЭМ) с полями:

• Фамилия студента - текстовый
• Имя студента - текстовый
• Пол (М или Ж) – текстовый, используя условие на

значение М or Ж, сообщение об ошибке – Такого пола

нет)

• Адрес ( улица, дом, квартира ) – текстовый
• Дата рождения – дата/время

Заполните таблицу студентами вашей группы,

Минимум 10 записей

Задания для выполнения:

Задание 2.

Создайте запрос к данной таблице, который бы выводил всех студентов мужского (женского пола), используя конструктор запросов.

Имя запроса Пол.

Задание 3.

Создайте форму к таблице, имя формы Студенты.