Презентация на тему "Виды деловых документов"

Виды деловых документов 11 класс

Урок 1. Компьютерное делопроизводство

Определение

• Документ  –  деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.

Функции документа

• Информационная
• Организационная
• Коммуникативная
• Юридическая
• Воспитательная

По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:

• Подлинник  (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
• Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
• Копия   документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.
• Дубликат   документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
• Выписка  – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на:

• Управленческие
• Научные
• Технические (конструкторские)
• Технологические
• производственные и т.д. Делопроизводственные службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

Систему управленческой документации предприятия разделяют на :

• организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
• организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
• информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

Оформление деловых документов

• Текст документов  рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, шрифтом Times New Roman 14.
• Страницы делового документа  подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется.
• Номера страниц в деловых документах  проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги.

Бланки деловых документов

Бланк  – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

• ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. 
• Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее :

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - левое;

20 мм - нижнее.