Прием и обработка входящих документов. Учебное занятие по ДОУ, 2 курс

Раздел 2. Тема 3. Прием и обработка входящих документов. Способы доставки документов в структурные

подразделения.

Документационное обеспечение управления

ІІ курс

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

План и карта проведения учебного занятия по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления», группа 22ДП

Тема

Прием и обработка входящих документов. Способы доставки документов в структурные

Тип учебного занятия

подразделения..

Комбинированный

Цели:

Сформировать понятие о технологии приема и обработки вхо­дящих документов, способах их доставки в структурные подразделения.

Дидактическая

Создать условия для формирования новых знаний о технологии приема и обработки входящих документов способах их доставки в структурные подразделения.

Развивающая

Воспитательная

Развивать умение выделить главные задачи о технологии приема и обработки входящих документов.

Стремиться воспитать чувство гордости за избранную профессию, умению  управлять эмоциями

Результат обучения

Объясняет задачи технологии приема и обработки входящих документов. Определяет способы их доставки в структурные подразделения.

КМО

Межпредметные связи

Инструкция по делопроизводству 2009г., И.Гваева,А.Тепляков. Делопроизводство.Мн., 2005 ,с.139-147.

Архивоведение, секретарское дело

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

Организация приема и первичной обработки документов в СДОУ: проверка правильности доставки, целостности упаковки, сортировка на вскрываемую и невскрываемую корреспонденцию, вскрытие корреспонденции, проверка полноты вложения документов, условия сохранения конвертов, скрепление документов.

Фиксация факта получения документов. Правила оформления реквизита «Отметка о поступлении». Подготовка документов к передаче по назначению (сортировка документов по потокам).

Организация предварительного рассмотрения документов, ее цели. Предварительное рассмотрение документов как всесторонняя оценка документа. Правила выделения документов, подлежащих рассмотрению руководством организации (структурного подразделения).

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации

1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

2. Заявки, наряды, разнарядки.

3. Поздравительные письма и телеграммы.

4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата поступле-ния и индекс докумен-та

Коррес-пондент, дата и индекс поступив-шего докумен-та

Краткое содержа-ние

Кому направ-лен на исполне-ние

Расписка в получении

Отметка об исполнении документа

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

Подготовка документов для рассмотрения руководством: выделение главной мысли, если отсутствует заголовок, составление проекта резолюции, подбор необходимых материалов к документу.

Порядок передачи документов, не подлежащих рассмотрению руководством организации, в структурные подразделения и исполнителям.

Правила оформления реквизита «Резолюция». Определение исполнителя документа в соответствии с резолюцией руководства.

Способы доставки документов в структурные подразделения: курьерская связь, пневмопочта, доставка почты секретарем руководителя организации, секретарями структурных подразделений. Составление схем движения курьеров с целью рационализации доставки корреспонденции в структурные подразделения.

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку

- предварительное рассмотрение, разметку

- регистрацию

- рассмотрение документов руководством

- направление на исполнение

- контроль исполнения

- исполнение документов

- подшивку документов в дело.

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

ДОУ

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресата, количества листов поступившего документа, наличия приложений.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

При обработке не вскрываются письма с пометкой «Лично».

С пометкой «Конфиденциально» - обрабатывается сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов производится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется 29 реквизит – «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.

Наиболее важные и срочные дела ложатся в папку и передаются на рассмотрение руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться заместителю руководителя или исполнителю.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

Руководитель, рассматривая документ, определяет исполнителя, дает четкие указания по исполнению документа и устанавливает сроки.

Эти указания оформляются в виде резолюции на документе.

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей: для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм; для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм; для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

Далее эти документы передаются исполнителю под расписку с отметкой в журнале регистрации входящих документов.

Когда работа над документом завершена, то на документе ставится 28 реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

После этого документ подшивается в соответствующее дело.

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

Поступившие документы проходят следующие этапы:

● первичную обработку (проверка правильности доставки; вскрываются все конверты (кроме тех, которые имеют пометку «Лично»);

● предварительное рассмотрение (предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется реквизит «Отметка о поступлении». Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника организации);

● регистрацию (передача входящих документов на рассмотрение руководству организации должна осуществляться после регистрации);

● рассмотрение руководством (принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, ре­ша­ющее звено в технологии управления. Руководитель организации, рас­смат­ри­вая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции);

● направление на исполнение (с резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения);

● контроль исполнения;

● исполнение документов;

● подшивку документов в дела (документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом закончена, на нём проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю для подшивки в дело).

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

Способы доставки документов в структурные подразделения: курьерская связь, пневмопочта, доставка почты секретарем руководителя организации, секретарями структурных подразделений. Составление схем движения курьеров с целью рационализации доставки корреспонденции в структурные подразделения .

История возникновения систем пневматической почты (СПП) имеет свое начало в XIX веке. Уже тогда люди впервые задумались о возможности пересылки почтовых отправлений с большой скоростью и без участия курьерской службы. Для этих целей нужно использовать трубы одного диаметра, соединенные герметично и связывающие между собой двух или нескольких пользователей. Если в трубу вложить полый цилиндр (капсулу), диаметр которой будет чуть меньше внутреннего диаметра трубы, то капсула сможет свободно перемещаться по трубе. Подавая в трубу с помощью компрессора сжатый воздух или откачивая воздух из нее, можно заставить капсулу двигаться по трубопроводу с достаточно большой скоростью в любом направлении. Используя капсулы различных конструкций можно передавать разнообразные грузы: твердые, сыпучие, жидкие, горячие, холодные и т.п. По аналогии с железной дорогой, для выбора пути следования капсулы применяются маршрутные стрелки. В соответствии с заданной программой стрелки соединяют между собой несколько трубопроводов в определенной последовательности.

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

П

Н

Е

В

М

О

П

О

Ч

Т

А

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев

Домашнее задание –

И.Гваева,А.Тепляков. Делопроизводство.Мн., 2005, стр.138-147

4/23/17

Преподаватель - А.И.Румянцев