Путь к делопроизводству

Основы делопроизводства

1. Понятие и суть делопроизводства

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая:

• документирование (создание документов);

• документооборот (движение документов);

• оперативное хранение;

• использование документов.

Цель делопроизводства — организация рационального и оперативного документооборота, оптимизация работы с документами.

2. Нормативно‑правовая база

Основу регулирования составляют:

• Конституция РФ;

• федеральные конституционные законы;

• кодифицированные правовые акты;

• федеральные законы;

• подзаконные акты (указы Президента, постановления Правительства, нормативные акты федеральных органов исполнительной власти).

Ключевые нормативные документы:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от 22.10.2004;

• ГОСТ Р 7.0.97‑2016;

• ГОСТ 6.10.5‑87;

• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015;

• Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.

3. Стадии делопроизводства

Делопроизводство включает три основные стадии:

1. Создание документов (документирование).

2. Организация движения и учёта (документооборот).

3. Хранение документов (архивное дело).

4. Документооборот: понятие и потоки

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Три основных потока документации:

• входящие — поступающие из других организаций;

• исходящие — отправляемые в другие организации;

• внутренние — создаваемые и используемые внутри организации.

5. Этапы обработки документов

1. Приём и первичная обработка.

2. Предварительное рассмотрение и распределение.

3. Регистрация.

4. Рассмотрение руководством.

5. Передача на исполнение.

6. Контроль за исполнением.

7. Информационно‑справочная работа.

8. Отправка документов.

6. Организация службы делопроизводства

В организациях может создаваться специализированная служба делопроизводства, которая может называться:

• управление делами;

• общий отдел;

• канцелярия;

• секретариат и т. п.

Функции службы:

• организация и ведение системы делопроизводства;

• методическое руководство и контроль за работой с документами в подразделениях;

• применение современных информационных технологий.

7. Электронный документооборот

Особенности:

• создание базы данных на сервере организации;

• доступ через браузер (локальная сеть или интернет);

• иерархическая структура папок по подразделениям;

• разграничение прав доступа (создание, модификация, удаление документов).

8. Секретный документооборот

Особенности:

• проходит через специальные подразделения;

• регулируется законом «О государственной тайне»;

• ведётся по особым правилам;

• автоматизируется с помощью специализированных систем (например, АС СДП).

9. Ключевые стандарты и термины

Основные стандарты:

• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 — термины и определения;

• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 — требования к оформлению документов;

• ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2007 — общие требования к управлению документами.

Важный термин: реквизит документа — обязательный элемент, который должен присутствовать в зависимости от вида документа.

10. Значение делопроизводства

Эффективная система делопроизводства обеспечивает:

• оперативность управленческих решений;

• прозрачность информационных потоков;

• юридическую защищённость документов;

• сохранность и доступность архивной информации;

• конкурентоспособность организации за счёт рациональной работы с документами.