Работа 3. Способы оформления писем. (документационное обеспечение управления)

Работа 3. Способы оформления писем.

Письма отличаются большим разнообразием: от приглашений и предложений до претензий и гарантий. В зависимости от содержания, их можно представлять в разной форме. Форма приглашений и предложений может быть достаточно свободной. Письма-претензии и гарантии, являясь юридическими документами, должны иметь строгую форму, обусловленную требованиями стандартов.

Далее приведены примеры различных писем, которые вам предстоит оформить, используя различные средства.

1. ЗАО МНТ оказывает услуги по обучению специалистов сферы управления. Применяются новейшие технологии обучения: компьютерное тестирование, психологический тренинг, экономические и управленческие игры с глубоким погружением в выбранную предметную область. Преподают на курсах высококвалифицированные специалисты, в том числе и иностранные. По окончании обучения выдается сертификат. По желанию слушателя ему предоставляется возможность выбора престижных вакансий из базы данных МНТ.

2. Письмо-извещение (направляется на конкретное предприятие от имени ЗАО МНТ, адресуется директору).

Ставим Вас в известность, что обязательства, взятые на себя ЗАО МНТ в связи с организацией маркетингового исследования российского рынка холодильных установок, выполнены. Специалисты МНТ подготовили соответствующий отчет. Сообщите время и место совещания по его обсуждению принятию плана дальнейшей совместной деятельности.

3. Письмо-просьба (направляется директору конкретного предприятия от имени директора ЗАО МНТ).

В рамках соглашения о совместной деятельности, прошу оказать содействие в организации производственной практики для слушателей «Курсов повышения квалификации работников управленческого аппарата» на период с 1.04.2001 по 1.07.2001 г.

4. Письмо-благодарность (направляется по конкретному адресу от имени ЗАО МНТ).

Благодарим Вас за содействие в организации бизнес-тура по странам Западной Европы. Участники тура остались довольны уровнем организации и обслуживания. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

5. Письмо-напоминание (направляется на конкретное предприятие от имени ответственного лица из администрации ЗАО МНТ, адресуется директору или его заместителям).

Срок договора об оказании Вам юридических услуг по организации холдинга NORD истекает .06.2001. Для продления или расторжения договора вам следует обратиться в юридический отдел не позднее 29.06.2001.

6. Письмо-отказ (направляется конкретному адресату от имени администрации МНТ).

К сожалению, в настоящее время удовлетворить Вашу просьбу о трудоустройстве предприятие не может, в связи с отсутствием вакансии. Ваше резюме внесено в базу данных приоритетных специалистов. Незамедлительно сообщим Вам при первой появившейся возможности.

Задание 1. Создание письма при помощи шаблона Word.

Письмо-предложение (текст №1, смотри выше), направляется рассылкой по электронной почте в различные организации и учреждения, адреса которых найдены по справочнику.

Письмо-предложение, как правило, носит рекламный характер, поэтому может быть написано в свободном стиле. Для его создания можно использовать шаблоны писем, имеющиеся в Word.

Технология работы

1. Выберите команду создания нового документа Офис Создать.

2. Затем выберите раздел Установленные шаблоны.

1. Выберите один из видов писем: Современное, Изысканное или Стандартное.

2. Установите переключатель Создать на Документ нажмите Создать.

3. Если появившаяся форма письма вас не устраивает, смените вид письма, повторив предыдущие пункты.

4. В появившемся шаблоне выделяйте щелчком мыши содержимое квадратных скобок и вводите соответствующие реквизиты.

5. Введите текст письма-предложения (еще раз напоминаю, что это пункт №1 из приведенных выше текстов писем).

6. Сохраните документ в своей папке, дав файлу условленную спецификацию, например письмо-предложение.

Примерный вид получившегося письма-предложения, оформленного в изысканном стиле, представлен на рисунке.

Задание 2. Создание бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Создадим бланк для писем и факсов с продольным расположением реквизитов. Для создания его используем табличный метод, который является наиболее приспособленным для точного расположения реквизитов на листе по ГОСТу.

Для соблюдения правил размещения реквизитов, используем таблицу во всю ширину листа (для каждого реквизита — своя ячейка). Границы таблицы по окон­чании работы необходимо скрыть, чтобы их не было видно в окончательном докумен­те и при его распечатке.

Технология работы

1. Создайте бланк письма с продольным расположением реквизитов следующе­го образца.

Для этого:

• создайте новый документ;

• при помощи кнопки Вставить таблицу откройте в документе таблицу (2 столб­ца, 9 строк);

• расширить второй столбец (приблизительно до отметки 8 см на линейке);

• выделите правую нижнюю ячейку и разделите ее на две: Таблица Разбить ячейки; затем полученную разделительную линию передвиньте на 12 см по линейке (для расшифровки подписи)

• объедините группы ячеек, как показано в приведенном выше образце: Выде­лить ячейки Таблица Объединить ячейки;

• заполните таблицу по образцу

• щелкните в области таблицы правой кнопкой мышки и выберите в контек­стном меню команду Границы и заливка;

• на вкладке Границы выберите тип Нет (контуры границ при этом останутся в документе в виде невидимых рамок, при выводе документа на принтер они не печатаются).

1. Сохраните документ под именем Бланк письма продольный в виде шаблона.

Для этого:

• выполните команду Файл→Сохранить как…;

• в качестве типа файла укажите Шаблон документа;

• в качестве места сохранения укажите свою папку;

• в качестве имени Бланк письма продольный;

• нажмите кнопку Сохранить и закройте Word.

Задание 3. Письма на бланках с продольным расположением реквизитов

Приведенные в качестве примеров письма (смотри выше) различаются по степени официально­сти. К примеру, письмо-просьба имеет более официальный характер, чем пись­мо-предложение или письмо-благодарность, так как оно требует официального ответа. Такое письмо следует оформить по всем правилам деловой переписки.

Расположение реквизитов на официальных документах регламентируется ГОСТами.

1. Создайте письмо на основе созданного бланка письма, используя следующий образец (текст №2).

• откройте свою папку;

• выберите файл Бланк письма продольный (если вы закрыли ранее созданный файл, если нет – работайте сразу);

• на появившемся бланке поочередно выделяйте названия реквизитов и за­меняйте их конкретным содержанием для письма-извещения;

2. Сохраните письмо как документ Word, дав файлу условленную спецификацию, например письмо-изве­щение.

Задание 4. Письма на бланках с угловым расположением реквизитов

Технология работы

1. Создайте бланк письма с угловым расположением реквизитов, используя следующий образец.

• Создайте новый документ;

• при помощи меню Таблица откройте в документе таблицу 11x2: Таблица Вставить Таблица в настроечном окне Вставка таблицы задать число столб­цов и строк.

• расширить второй столбец (приблизительно до отметки 8 см на линейке);

• выделите правую нижнюю ячейку и разделите ее на две: Таблица Разбить ячейки;

• объедините ячейки таблицы по образцу: выделить группу Таблица Объе­динить ячейки;

• заполните две верхние левые ячейки реквизитами предприятия-отправите­ля (они будут неизменны во всех письмах);

• при помощи кнопки По центру установите реквизиты по центру ячеек;

• заполните таблицу по образцу.

2. Сохраните документ в виде шаблона в своей папке под именем Бланк письма угловой: Файл Сохранить как... выбрать тип файла Шаблон документа нажать ОК.

Для самостоятельной работы

Задание 1. Самостоятельно, по алгоритму, описанному выше (см. задание 2 и 3), составьте письмо-просьбу (текст №3 в начале работы), используя бланк письма с угловым расположением реквизитов, исполь­зуя приведенный ниже пример.

Задание 2. Оформите другие письма, тексты которых приведены в начале дан­ной работы (шаблон любой).

Задание 3. Пользуясь алгоритмом создания шаблонов писем, составьте шаблон расписки по образцу, приведенному ниже.