Работа с документами

Работа с документами

2.2.1.Создание нового документа

После запуска Word по умолчанию создается новый документ с именем Документ 1. Пользователь по своему желанию может создать новый файл. Для этого нужно выполнить следующее.

А) В меню Файл выберите команду Создать.

Б) Выберите тип файла, который требуется создать, укажите документ или шаблон, нажмите кнопку  .

Для создания текстового документа рекомендуется выбрать вкладку Общие и Новый документ. Ту же команду можно выполнить, нажав на панели инструментов кнопку  . Получить дополнительные сведения о типах документов Word можно с помощью пункта меню Справка.

А) В меню Файл выберите команду Открыть, после чего появляется диалоговое окно Открытие файла. Ту же команду можно выполнить, нажав на панели инструментов кнопку  .

Б) В поле со списком Папка выберите диск, содержащий файл, а затем задайте папку, содержащую нужный файл.

В) Выберите файл и нажмите кнопку  .

• Примечания

• Если вы не видите нужный документ, попробуйте выбрать другой тип файлов в поле со списком Тип файлов.

• Чтобы открыть один из недавно открывавшихся документов, выберите его имя в меню Файл.

• Открытие часто используемой папки можно осуществить с помощью панели адресов. Панель адресов располагается в левой части некоторых диалоговых окон (например, в окнах Открыть, Сохранить как) и содержит ярлыки для папок Журнал, Мои документы, Рабочий стол и др.

2.2.3. Сохранение документа

1.Сохранение нового документа

А) В меню Файл выберите команду Сохранить или нажмите кнопку   на панели инструментов.

Б) Укажите диск и папку, в которую вы хотите сохранить файл. В окне предусмотрена возможность создания новой папки с помощью кнопки  .

В) Введите имя документа в поле Имя файла. Допускается использовать длинные описательные имена файлов.

Г) Нажмите кнопку  .

1. Сохранение существующего документа под новым именем

А) В меню Файл выберите команду Сохранить как….

Б) Укажите диск и папку, в которую вы хотите сохранить файл. В окне предусмотрена возможность создания новой папки с помощью кнопки  .

В) Введите имя документа в поле Имя файла. Допускается использовать длинные описательные имена файлов.

Г) Нажмите кнопку  .

1. Сохранение существующего документа (под тем же именем)

Нажмите кнопку   на панели инструментов.

Желательно периодически производить запись файла на диск, а не хранить его в оперативной памяти. Это позволить избежать случайной потери выполненной работы в случае зависания программы или внезапного обесточивания компьютера.

1. Автосохранение

А) В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Сохранение.

Б) Установите флажок  Автосохранение каждые.

В) В поле минут: укажите интервал сохранения документа Microsoft Word (например, 10 минут). Чем чаще производится сохранение открытого документа, тем большую часть его удастся восстановить в случае, если при работе в Word произойдет внезапное падение напряжения или другая аналогичная авария.

• Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый документ обычным способом. Если открытый файл восстановления не сохранить, он удаляется с потерей всех несохраненных изменений. При сохранении файл восстановления заменяет собой исходный документ (если не было задано новое имя файла).

Чтобы закрыть файл, не закрывая Word, выберите команду Закрыть в меню Файл. Если вы пытаетесь закрыть документ, не сохранив его, появится окно диалога, в котором программа напоминает о наличии несохраненных изменений и просит указать дальнейшее действие.

?Упражнения:

• Сохраните созданный текст в папке, указанной преподавателем, под именем Статья. Установите автосохранение каждые 10 минут. Закройте документ.

• Откройте документ Статья. Добавьте к уже набранному тексту с новой строки еще одно предложение (например: «Мы учимся правильно сохранять свои документы.»). Сохраните измененный документ под именем Статья2 в той же папке, что и документ Статья.

• Закройте все документы и сам редактор Microsoft Word.

Линейки (рис. 1), размеченные в единицах измерения (сантиметрах), находятся сверху и слева от вашего документа (последнее верно, если выбрана команда Разметка станицы в пункте меню Вид).

Горизонтальная линейка представлена на рис.2. С помощью линеек вы можете изменять поля, абзацный отступ, ширину колонок текста, размеры ячеек таблицы и т.д. Включать и выключать изображение линеек можно с помощью команды Вид/ Линейка.

Рис.2. Горизонтальная линейка:

1 – левое поле, 2 – правое поле, 3 – отступ первой (красной) строки, 4 – отступ слева, 5 – отступ справа

Поля страницы представляют собой пустое пространство возле краев страниц. Поля на линейке закрашены серым цветом. Как правило, текст и графические элементы вставляются в область печати, ограничиваемую полями страницы. Однако некоторые элементы можно разместить на полях — например, верхние и нижние колонтитулы и номера страниц. Поля можно изменить в меню Файл/Параметры страницы, вкладка Поля (рис.3). Выбрав эту вкладку, вы сможете установить отступы от всех краев листа бумаги, даже с учетом отступа под переплет (что важно при печати на двух сторонах листа бумаги), зеркальные поля, расположить 2 страницы на листе (для печати страниц, которые сгибаются пополам).

Рис. 3. Диалоговое окно для установки параметров страницы

Изменить ширину полей можно и с помощью линейки. Поместите указатель мыши на границу поля на горизонтальной линейке или вертикальной линейке. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, перетащите границу поля (рис.4).

Рис. 4. Изменение левого поля с помощью горизонтальной линейки

Для установки размера самого листа бумаги и его ориентации при печати (книжная или альбомная) необходимо выбрать вкладку Размер бумаги в меню Файл/Параметры страницы.

?Упражнения:

• Откройте документ Статья. Установите поля: верхнее – 2см, нижнее – 2 см, левое и правое – по 2 см. Измените ориентацию страницы на альбомную. Отмените команду.

Если вы забыли или не знаете, как выполнить то или иное действие обращайтесь к пункту меню Справка.

При возникновении вопроса спрашивайте помощника. Показать или скрыть помощника можно с помощью меню Справка. Помощник автоматически предлагает советы и разделы справки по текущей выполняемой задаче. Помощник также дает советы по более эффективному использованию возможностей приложений Office. Кроме того, можно выбрать другого помощника на свой вкус и настроить его в соответствии с собственным стилем работы.

Если вы не можете найти нужную информацию с помощью помощника, то щелкните по кнопке   на панели инструментов справочной системы (рис.5). Окно увеличится, и в нем появится дополнительная область, содержащая следующие вкладки:

• Содержание – содержит оглавление справочной системы;

• Мастер ответов – позволяет ввести вопрос и найти на него ответ;

• Указатель – осуществляет поиск по ключевому слову.

Рис. 5. Окно справочной системы

Чтобы получить подсказку о команде меню, кнопке панели инструментов или области экрана, выберите в меню Справка команду   и щелкните интересующий объект.

Задание для самоконтроля. Создайте новый документ. Настройте параметры страницы (формат листа - А4; ориентация листа – альбомная; поля документа: верхнее, нижнее – 2,5 см, левое – 2 см, правое – 1,5 см; переплет – 0 см). Наберите любое предложение, например: «Мы учимся создавать документы в редакторе Microsoft Word.». Сохраните документ под именем Проба.doc в папке, указанной преподавателем. Закройте документ Проба.doc. Откройте документ Проба.doc. Измените текст, например, добавьте слово «грамотно» перед словом «создавать». Сохраните изменения в документе Проба1.doc.

1. 3. Форматирование документа

Цели: иметь представление о том, насколько сложные по оформлению документы можно создавать средствами форматирования документа в редакторе Microsoft Word;

знать определения объектов форматирования редактора Microsoft Word (символ, абзац, раздел, фрагмент), действия команд форматирования;

уметь применять команды форматирования к различным объектам форматирования.

Содержание темы: форматирование шрифта, абзаца; оформление списков; обрамление и фон текста.

Дополнительно для самостоятельного изучения: использование табуляции для выравнивания столбцов информации; создание и применение стилей форматирования; расположение текста в несколько колонок.

2.3.1. Формат шрифта

Microsoft Word позволяет изменять размер, начертание, цвет и другие характеристики шрифта, которым набран текст документа.

Внешний вид шрифта в документе можно изменить, воспользовавшись средствами форматирования, которые представлены на панели инструментов Форматирование (рис. 6).

Рис.6. Часть панели инструментов

Форматирование с кнопками форматирования шрифта

Для изменения шрифта с помощью панели инструментов Форматирование необходимо:

• выделить текст или установить курсор в позицию, начиная с которой будет вводиться текст настраиваемого формата;

• щелкнуть кнопку  ,   или   – для изменения начертания. Если выделенный текст уже отформатирован, нажатие кнопок снимает это форматирование;

• щелкнуть по стрелке кнопки   (Размер) и выбрать требуемый размер (измеряется в единицах, называемых пунктами) или ввести новое значение – для изменения размера шрифта выделенного текста;

• Наиболее распространенный размер шрифта для деловых бумаг – 14 пунктов (пт).  Набор доступных размеров зависит от выбранного шрифта и текущего принтера.

• щелкнуть по стрелке кнопки   (Шрифт) и выбрать один из доступных шрифтов.

• щелкнуть на стрелке кнопки   (Цвет шрифта) и выбрать один из 40-ка стандартных цветов, либо воспользовавшись пунктом Другие цвета…активизировать диалоговое окно Цвета и выбрать цвет на вкладке Обычные или настроить цвет на вкладке Палитра.

Средства форматирования Word не исчерпываются кнопками на панели инструментов Форматирование. Меню Формат/Шрифт позволяет выполнить более сложное форматирование.

Для изменения шрифта с помощью меню Формат/Шрифт необходимо:

• выделить фрагмент текста или установить курсор в позицию, начиная с которой будет вводиться текст настраиваемого формата;

• войти в меню Формат/Шрифт (рис. 7);

Рис.7. Диалоговое окно команды Шрифт меню Формат

• задать нужные параметры в диалоговом окне (во всех трех вкладках);  все изменения при этом отображаются в поле Образец;

• нажать кнопку  .

На вкладке Шрифт задается вид шрифта, размер и начертание. Средняя область данной вкладки позволяет изменить цвет шрифта, тип линии и цвет подчеркивания. Используя нижнюю часть вкладки можно видоизменять выбранный шрифт: осуществить зачеркивание выделенного текста горизонтальной одинарной и двойной линиями, добавить тень за текстом, под ним и справа и т.п. Кроме того, возможно оформление текста как верхнего и нижнего индекса (это также можно сделать с помощью кнопок на панели инструментов  ).

Вкладка Интервал позволяет изменить фрагменты текста с помощью следующих параметров:

На вкладке Анимация вы можете выбрать один из анимационных эффектов, например фейерверк  . Чтобы отменить эффект анимации, выберите параметр Нет. Анимация текста наиболее эффективна в документах, которые будут показаны на экране, поскольку на напечатанном документе анимация выглядит как обычный текст. Одновременно может быть применен только один эффект анимации. Поскольку анимация текста может отвлекать внимание читателей, не следует использовать ее слишком часто.

Упражнения:

• Установите: размер шрифта 20 пт, шрифт Times New Roman. Наберите предложение: «Кемерово – областной город». Для слова «Кемерово» установите: шрифт Arial, полужирный, видоизменение – с тенью, масштаб 150%. Для слова «областной» установите: шрифт Courier New; цвет красный; подчеркивание волнистой линией синего цвета; интервал – разреженный, 3 пт. Для слова «город» установите: для каждой буквы разные размеры, цвет и смещение (например, должно получиться что-то похожее на  ).

• Создайте новый документ. Установите размеры листа: 12,5 см – ширина, 14 см - высота; поля документа: верхнее, нижнее, левое и правое по 1 см. Наберите рекламное объявление по образцу 1 (см. Приложения). Сохраните документ под именем Реклама.