Работа в табличном редакторе. Сводные таблицы

Лабораторная работа № 6

Работа в табличном редакторе. Сводные таблицы

Часть 1 Построение сводной таблицы

Задачи: научиться создавать сводные таблицы

Ход работы:

Сводная таблица – это динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в базе данных. Эта функция позволяет создавать перекрестные таблицы с легко изменяемой структурой, где данные списка обобщаются по нескольким измерениям. Создавая сводную таблицу, пользователь сам задает имена полей, которые размещаются в ее строках и столбцах.

Сводная таблица служит для объединения, сравнения и анализа больших объемов данных. Можно просматривать различные сводки исходных данных, отображать подробные сведения из областей, представляющих интерес, а также создавать отчеты.

Кроме того, с помощью сводной таблицы можно подсчитать промежуточные итоги с любым уровнем детализации. Сводная таблица не просто группирует и обобщает данные, но и дает возможность провести глубокий анализ имеющейся информации.

Для создания сводной таблицы:

• Установите курсор в любой ячейке внутри списка.

• Выберите команду Данные / Сводная таблица / Запустить. Появится диалоговое окно Выбор источника. Установите флажок Текущее выделение и подтвердите выбор нажатием кнопки ОК.

• Сформируйте будущую таблицу из заголовков столбцов списка, которые будут отображены в виде кнопок в диалоговом окне Сводная таблица. Создайте сводную таблицу, перетаскивая их в области разметки: Поля страниц, Поля столбцов, Поля строк и Поля данных.

Рассмотрим технологию создания сводной таблицы на примере.

Задание 1

1. Составьте таблицы по учащимся:

А) ФИО, Срок обучения, Форма обучения;

Б) ФИО, дисциплины (5 дисциплин по выбору), оценки

В) ФИО, средний балл, рейтинг по баллам.

1. Переименуйте следующий лист как «Сводная таблица».

2. Скопируйте с листа Ввод данных всю область данных и вставьте ее на лист Сводная таблица начиная с ячейки А1.

3. Создайте сводную таблицу, показывающую фамилии студентов, имеющих максимальный средний балл, в каждой форме обучения по каждому курсу.

4. Щелкните левой кнопкой мыши по любой ячейке внутри списка.

5. Выполните команду Данные / Сводная таблица / Запустить. На данном этапе выдается запрос об источнике исходных данных. Проверьте правильность предложенного программой диапазона и нажмите ОК.

6. В открывшемся диалоговом окне представлены Шаблон сводной таблицы и Список полей сводной таблицы.

7. Нажмите кнопку Дополнительно и в разделе Результат в выберите Новый лист (сводная таблица будет располагаться на отдельном листе).

8. Сформируйте строки и столбцы будущей сводной таблицы:

• в область Поля страниц левой кнопкой мыши перетащите Форма обучения (область Поля страницы имеет значение страниц, которые можно листать. Эта область как бы добавляет третье измерение в сводную таблицу: раскрывающееся меню, которое располагается над таблицей, позволяет выбирать любые значения этого поля);

• в область Поля строк перетащите Курс;

• в область Поля столбцов перетащите Фамилия.

1. Сформируем Поля данных сводной таблицы – ячейки сводной таблицы, в которых содержатся итоговые данные. Над значениями полей, помещенными в эту область, выполняются сводные вычисления, например, суммирование, вычисление среднего, нахождение максимального и минимального значений, подсчет количества и др.:

• в область Поле данных перетащите Средний балл. Обратите внимание, что по умолчанию установится функция Сумма. Щелкните по ней два раза левой кнопкой мыши и выберите функцию Максимум (рис. 1).

Рис. 1. Создание сводной таблицы

Для просмотра сводной таблицы нажмите кнопку ОК.

1. Проанализируйте полученную сводную таблицу, которая создана на отдельном листе Сводная таблица_Сводная таблица_1. Измените представление данных в сводной таблице, выбирая различные опции в раскрывающихся списках полей. Выберите из списка Форма обучения значение Заочная и проанализируйте, как меняются данные в сводной таблице.

2. Убедитесь, что сводная таблица легко обновляется: – перейдите на лист Сводная таблица;

• измените для всех курсов максимальный средний балл;

• перейдите на лист Сводная таблица_Сводная таблица_1;

• выполните команду Данные / Сводная таблица / Обновить;

• убедитесь, что в сводной таблице также изменился максимальный балл.

1. Вернитесь на лист Сводная таблица и аналогичным методом создайте сводную таблицу, показывающую фамилии студентов, имеющих минимальный средний балл, на каждом курсе в каждой группе.

2. Сохраните файл.