Министерство образования и науки Астраханской области
ГАПОК АО «Астраханский социально-педагогический колледж»
Работа
«Сетевой этикет. Правила переписки по электронной почте»
Астрахань, 2021г.
Сетевой этикет (Сетикет) — это система правил общения, поведения во всемирной сети. Придуман сетикет для того, чтобы пользователям было комфортно и легко общаться между собой. Правила не носят специального характера, но они делают сетевые коммуникации более удобными для юзеров.
При общении в Интернете необходимо руководствоваться здравым смыслом, уважать собеседников. Можно отстаивать свою точку зрения, но при этом не следует оскорблять других людей. В сети нужно придерживаться точно таких же правил поведения, что и в реальной жизни. Грамотный ответ, отсутствие флуда, правдивая информация, такт — все это входит в систему сетикета. Такая система представляет собой правила хорошего тона, которые приняты в цивилизованном обществе.
Обезличенность общения в Интернете позволяет пользователям забывать о том, что они общаются с живыми людьми. Довольно сложно установить контакт с человеком, которого мы не слышим и не видим. Для решения этой проблемы и был создан сетикет.
Еще сетевым этикетом называют раздел общественной этики. Это общие принципы поведения, которых должны придерживаться пользователи. Создателем норм этики стало сообщество техников, а всемирная сеть изначально предназначалась для научной элиты. Сейчас формируются сообщества со своими нормами, правилами.
Чтобы произвести на собеседника хорошее впечатление, нужно придерживаться сетевого этикета. Люди должны уважать друг друга, продумывать каждое сообщение, правильно оформлять текст. Культуры общения придерживаются участники форумов, чатов, социальных сетей, пользователи электронной почты.
Общение по электронной почте - это не просто отправка и получение писем. Как и при любом другом общении в переписке нужно соблюдать некоторые правила этикета. Можно досконально знать все инструменты Outlook и в совершенстве владеть всеми его функциями, но в глазах коллег всё равно прослыть человеком, не умеющим обращаться с электронной почтой.
Правила:
Читайте свои письма перед отправкой.
Опечатки, описки и неудачные формулировки точно не прибавят Вам плюсов в карму. А если Вы отвечаете на важное письмо, то перечитать ответ стоит пару-тройку раз. А если Вы часто вспоминаете о важной ошибке в письме сразу после отправки, то советуем настроить задержку отправки. И помните, что любое сообщение может оказаться после пересылки у кого угодно (даже надежные коллеги иногда оказываются хитрее, чем мы думаем), поэтому личные темы и сплетни лучше обсуждать другим способом.
Старайтесь указывать максимально точную и понятную тему письма.
Письмо с темой "Перенос" воспринимается гораздо хуже, чем с темой "FYI: Перенос собрания фин службы на след. неделю". Конечно, использование префиксов (вроде FYI - For You Information) - это высший пилотаж, но адекватная тема - musthave для любого письма. Также внимательно следите за темами писем, на которые Вы отвечаете. Если переписка ушла далеко от изначальной темы - следует изменить ее. А когда отправляете свой очередной отчёт путем создания сообщения из старого, не забывайте убирать "RE:" в начале письма. И не отправляйте письма без темы!
Пишите максимально чётко и коротко.
Не растекайтесь мыслию по древу. Ваши лонгриды никому не нужны в суматохе типичного рабочего дня. Пишите коротко и по существу. Самое важное пишите в самом начале письма, незначительное - в конце. Часто это позволит получателю обращать внимание на содержимое письма еще в окне предварительного просмотра. При необходимости - делите текст на абзацы. Каждый новый посыл - новый абзац.
Выделяйте важное.
Помечайте цветом или жирным шрифтом самые важные моменты. Это помогает получателю правильно расставить акценты и понять Ваш посыл. Во многих случаях - дает дополнительную мотивацию на скорейший и верный ответ. Если Вам кажется, что нужно пометить большую часть письма, то либо Вы не умеете выделять важное из общего потока, либо письмо лучше оставить без форматирования.
Выделяйте обращения в тексте письма.
Если у письма несколько адресатов, а Вы в тексте обращаетесь к кому-то конкретному, то обязательно выделите обращение (например, имя и отчество) жирным шрифтом или каким-то цветом. Так человек быстрее поймёт, что Вы обращаетесь именно к нему. Кроме того, если в адресатах два Сергея, а Вы просите о чём то одного из них, то обратитесь по отчеству или фамилии, чтобы не возникло путаницы.
Правильно выбирайте адресатов.
Разделение на адресатов и "Копию" придумана не просто так. В первую строку ставьте тех, для кого письмо носит первостепенную важность, непосредственных исполнителей, ответственных по вопросу сообщения или тех, кто должен на него ответить. В копию ставьте тех, кто просто информируется о переписке, контролирует её, не принимая непосредственного участия (например, прямые руководители) или хочет быть в курсе событий. Если адресат не подходит ни в одну группу - не ставьте его в письмо, он явно тут лишний.
Также будьте осторожнее при работе с группами (в них могут присутствовать нежелательные адресаты). И помните про скрытую копию.
Когда нужен немедленный ответ - используйте телефон или чат.
Письма, отправленные по электронной почте, могут утонуть в огромном потоке сообщений получателя, ошибочно улететь не в ту папку (привет, неверная настройка правил) или просто остаться не замеченными по причине выключенного Outlook. Если нужно срочно получить ответ - звоните или пишите в час или мессенджер. Как показывает практика, такой способ в разы надежнее.
Используйте пометки, напоминания, категории для отправленных писем.
Если у Вас действительно много работы, то отправленное по электронной почте поручение вполне может быть забыто. Хорошо, если получатель всё сделал как надо и ответил Вам. А если нет? Чтобы не забывать про свои же письма, при отправке ставьте на них напоминания или категории. Лишняя пара секунд, потраченная на это, может помочь избежать серьезных проблем в будущем.
Правильно реагируйте на ошибочные рассылки в Ваш адрес.
Если к Вам пришло письмо, адресованное не Вам (опечатка в имени получателя или наличие вашего адреса в группе, в которой Вас уже не должно быть), важно предпринять контрмеры. Если проигнорировать сей факт, то вероятность получить новые чужие письма весьма высока. К тому же, отправитель может не заметить ошибки и будет ждать ответа, которого никогда не дождется. Если Вы знаете, кому адресовано письмо - перешлите его верному получателю, поставив отправителя в копию. Если Вас надо исключить из группы рассылок, то напишите администратору или хозяину группы (чтобы спам-атака прекратилась). Если Вы перешли на другую должность и десятки писем в день приходится пересылать вашему преемнику - настройте быстрое действие.
Уточняйте, на что именно отвечаете.
Когда отвечаете на письмо и нужно прокомментировать конкретные пункты, можно выделять ответ и то, на что отвечаете, одинаковым цветом (но избегайте избыточного форматирования).
532
103 064 
