Справочно-информационная документация

ПЛАН УРОКА

Дата: ______________

Группа: _______________

ДИСЦИПЛИНА: ОП 03 Основы делопроизводства

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: Керимова Д.Н.

Тема: Основные понятия делопроизводства

Тип урока: комбинированный урок

Задачи урока:

• прививать навыки работы на компьютере для создания документов;

• познакомить учащихся с основные способами создания докладной и объяснительной записок, справки и сохранения их в свои папки.

Цели урока:

Образовательная:

• обобщить знания, умения и навыки, полученные на предыдущих уроках машинописи, делопроизводства при изучении темы 'Требования к оформлению документов',

Развивающие:

• формировать умения учащихся по организации деятельности при коллективной и индивидуальной формах работы;

• продолжать работу по совершенствованию навыков орфографической зоркости у учащихся.

• развивать у учащихся техническое мышление, внимание, память, профессиональный интерес.

Воспитательная:

• вырабатывать аккуратность, наблюдательность, усидчивость, формировать желание вносить элемент творчества в свою работу.

Оборудование: компьютеры; наглядные пособия: образцы докладной записки, акта, протокола, справки, объяснительной записки, служебного письма, телеграммы и других справочно-информационных документов; карточки-задания, презентация «Информационно-справочная документация»

Рассматриваемые компетенции:

(ОК 1, ОК 3, ОК 4,)

Ход занятия:

I. Организационный этап.

Здравствуйте ребята! Сегодня на уроке мы продолжим разговор об организационно-распорядительной документации, и как мы знаем организационно-распорядительная документация, делиться на три группы. Какие? Правильно на организационные, распорядительные и информационно-справочные. На прошлых уроках мы с вами уже познакомились с организационной и распорядительной документацией, а сегодня мы начнем изучение последней группы. Информационно-справочной документации. Как сказал Аристотель «…ум заключается не только в знании, но и в умении прилагать знание на деле…» и сегодня мы с вами это проверим. Закрепив знания по новой теме практической работой.

Но для того, что бы начать изучения новой темы нам с вами нужно проверить хорошо ли вы усвоили тему прошлого урока. В этом нам поможет программа «Конструктор тестов» и тест «Приказ по основной деятельности и выписка из приказа». А так же практическая работа «назови реквизит», которую мы с вами будем выполнять после теста.

II. Этап подготовки к усвоению новых знаний.

1. Выполнение теста.

Вопросы теста:

Задание

Ответы теста:

1. Приказ -

Выбор единственно правильный ответ

А) распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач.
Б) распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления
В) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций.
Г) распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения определенных вопросов.

2. Подготовка приказа включает следующие основные стадии: (поставьте очередность)

Установить последовательность ответов

• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

• подготовка проекта приказа;

• согласование проекта;

• подписание руководителем.

3. Выписка из приказа -

Выбор единственно правильный ответ

• копия части текста приказа.

• копия приказа

4. Текст приказа состоит из частей:

Выбор возможных правильных ответов

• Констатирующей

• Распорядительной

• Объяснительной

• Целепологательной

5. Приказ вступает в силу с момента

Выбор единственно правильный ответ

• его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

• его подписания

• его издания

2. Фронтальная практическая работа.

Дать определения выделенным реквизитам.

• Обратить внимание учащихся на самоконтроль и взаимоконтроль;

• Оказать помощь учащимся;

• Оценить работу всех учащихся.

III. ЭТАП УСВОЕНИЯ НОВЫХ ЗНАНИЙ

Лекция с элементами эвристической беседы

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

Справочно-информационные документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных‚ документов эти документы могут не требовать исполнения.

К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка - это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Различают справки служебного и личного характера.

Служебные справки составляются по запросу вышестоящей организации или должностного лица.

Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её составления, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и заверяется печатью.

В делопроизводстве предприятий часто оформляются справки личного характера. Они начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества сотрудника (полностью), его должности, заработной платы или других сведений о работнике. Место предоставления такой справки указывают в правом верхнем углу (реквизит «адресат») или в конце текста справки.

Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, в случае необходимости с выводами и предложениями составителя. Она может являться непосредственным основанием для издания распорядительного документа.

Докладные записки могут носить инициативный, информационный или отчетный характер.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата к принятию определенных решений.

Информационная информирует руководителя о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известен.

Отчетная докладная записка информирует руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, рекомендаций, планов.

Различают внутренние и внешние докладные записки.

Внутренние адресуются руководителю учреждения или структурного
подразделения.

Внешние адресуются руководителю вышестоящей организации.

Внутренние докладные записки оформляют на обычной бумаге. На ней указывают название структурного подразделения, где работает автор. Заголовок к тексту внутренней докладной записки составляется в том случае, если ее регистрируют. Она датируется и подписывается автором.

Внешние докладные записки оформляют на общих бланках в двух экземплярах.

Их обязательно регистрируют. Подписывает внешние докладные записки, как правило, руководитель организации.

Текст докладной записки состоит из основной и заключительной части. В основной части содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных решений. В заключительной части формулируют выводы, предложения, рекомендации. По усмотрению автора вторая часть может отсутствовать.

В формуляр докладной записки входят следующие реквизиты: наименование организации-автора документа (или название структурного подразделения, где работает автор), название вида документа, адресат, дата, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

IV. Этап проверки понимания изученного:

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Датой протокола является

а) дата заседания

б) дата оформления

в) дата подписания

2. Из скольких частей состоит текст протокола

а) одной

б) двух

в) трех

3. Вопросы повестки дня в протоколе формулируются

а) в именительном падеже

б) в предложном падеже

в) в винительном падеже

4. Протокол подписывает

а) руководитель

б) секретарь

в) председатель и секретарь коллегиального органа

5. Какая часть в схеме построения основной части протокола может отсутствовать

а) СЛУШАЛИ

б) ВЫСТУПИЛИ

в) ПОСТАНОВИЛИ

6. Протокол оформляют

а) в одном экземпляре

б) в двух экземплярах

в) в трех экземплярах

7. Датой выписки из протокола является

а) дата оформления протокола

б) дата, указанная в отметке о заверении копии

в) дата подписания протокола

8. Выписку из протокола подписывает

а) руководитель

б) заведующий канцелярией

в) секретарь, оформивший выписку

9. Как оформляются в тексте протокола, присутствующие, если их 22 человека

а) Присутствовали: 22 человека (список прилагается)

б) Присутствовали: перечисляются фамилии присутствующих в алфавитном

порядке

в) Присутствовали: 22 человека

10. Протоколы утверждаются

а) всегда

б) утверждению подлежат некоторые виды протоколов

в) по указанию руководителя

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть ______________________________ и ___________________________

2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и _____________________________.

3. Количество ________________ указывается обязательно, так как от этого зависит кворум при принятии решения голосованием

4. На расширенных заседаниях с большим числом присутствующих их состав

указывается ___________________________

5. Каждый вопрос повестки дня ____________________ арабскими цифрами,

оформляется с красной строки и формулируется в ___________________ падеже.

6. Каждый пункт повестки дня строится по схеме: _________________,

_________________, _________________________.

7. Если вопрос не обсуждался, пункт ______________________ может отсутствовать.

8. Протокол оформляется в ______________ экземпляре

9. Выписка из протокола удостоверяется оформлением реквизита

______________________.

10. Датой выписки из протокола является дата, указанная

_____________________________.

V. Домашнее задание:

Выучить определения – информационно-справочная документация, справка, докладная и объяснительные записки.