ПЛАН УРОКА
Дата: ______________
Группа: _______________
ДИСЦИПЛИНА: ОП 03 Основы делопроизводства
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: Керимова Д.Н.
Цели урока:
Образовательная:
обобщить знания, умения и навыки, полученные на предыдущих уроках машинописи, делопроизводства при изучении темы 'Требования к оформлению документов',
Развивающие:
формировать умения учащихся по организации деятельности при коллективной и индивидуальной формах работы;
продолжать работу по совершенствованию навыков орфографической зоркости у учащихся.
развивать у учащихся техническое мышление, внимание, память, профессиональный интерес.
Воспитательная:
вырабатывать аккуратность, наблюдательность, усидчивость, формировать желание вносить элемент творчества в свою работу.
Оборудование: компьютеры; наглядные пособия: образцы докладной записки, акта, протокола, справки, объяснительной записки, служебного письма, телеграммы и других справочно-информационных документов; карточки-задания
Рассматриваемые компетенции:
(ОК 1, ОК 3, ОК 4,)
Ход урока
1. Организационный момент:
- Приветствие.
- Отметка отсутствующих в классном журнале.
- Сообщение темы и целей урока.
2. Изложение нового материала:
Вопрос 1. Понятие, назначение и состав подсистемы справочно-информационной документации
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и к распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча).
Вопрос 2. Виды справочно-информационных документов
Познакомимся с часто встречаемыми справочно-информационные документы.
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Анализируя справочно-информационную документацию, можно отметить, что в ряде организаций отсутствует регистрация докладных записок, хотя в «Методических рекомендациях…» в пункте 3.8. говорится о том, что «Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа». Регистрационный номер документа свидетельствует о том, что он включается в информационный массив организации и становится правомочным, т.е. приобретает юридическую силу.
Этот тезис относится ко всем справочно-информационным документам и к объяснительным запискам, и к предложениям, и к представлениям, и к заявлениям.
Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.
Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.
Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование работника, на которого составляется представление; занимаемая им должность и структурное подразделение; стаж работы (общий, в данной организации, в данном подразделении и должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.
Представление подписывается составителем и адресуется руководителю организации.
Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки и в произвольной форме.
Заявления составляются по кадровым вопросам: перевода, увольнения, предоставления отпуска.
При приеме на работу Трудовым кодексом РФ1 не предусмотрено оформление такого документа, как заявление.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях – руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги.
Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснованность просьбы.
Заявление подписывается составителем. Заявление с резолюцией руководителя является основанием для издания распорядительного документа.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма или на стандартном листе бумаги.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым и сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.
Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.
Письмо, оформленное на бланке формата А4. должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?».
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Протокол заседания – это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.
От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных органов, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора), а также протоколы договорного типа (например, протоколы разногласий).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, справок и др.)
Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа или секретарь руководителя.
Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий протокол – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещания, собрания, заседания). Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа и на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания (Приложение 11).
Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки; ревизии, инвентаризации; расследования аварий и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются, специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией), или на стандартном листе бумаги.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ».
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы).
Текст акта состоит из двух частей; вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и регистрационного номера), председатель и члены комиссии.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данного или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другие (как правило, вышестоящие) организации, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги, аналогично внутренней докладной записке, с теми же реквизитами.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместителем. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации или главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения или специалист-составитель.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью.
Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой.
Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Структура оформления таблицы подробно описана в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003. Обязательными элементами конструкции таблицы: заголовок таблицы, головка (состоит из заголовков и подзаголовках граф), строки, графы (колонки).
Сводка – это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу и в ней дается характеристика фактическому материалу по одному или нескольким показателям. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем.
1
9 574
4 630 
