Статья на тему "Документальное оформления и учет поступления основных средств"

Документальное оформления и учет поступления основных средств

Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах, раскрытие такой информации в финансовой отчетности определяются П(С)БУ 7 «Основные средства», нормы которого распространяются на предприятии организации всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений).

Учет основных средств должен быть организован на всех этапах их движения. Общая схема учета основных средств приведена на рис. 2.1.1 [23, c.315].

На предприятие основные средства поступают в результате капитальных вложений, приобретения за плату у других предприятий и лиц, получения от других предприятий или бесплатно, внесения основателями в уставный фонд предприятия, оприходования излишков основных средств, выявленных во время инвентаризации, а также внутреннего перемещения.

На ООО «Поляна» приказом определен круг лиц, на которых ложится ответственность за сохранение и перемещение объектов основных средств, за правильное и своевременное оформление этих операций, определены должностные лица, которым дано право подписи документов на приобретение в эксплуатацию, перемещение и списание основных средств.

В соответствии и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 27.02.1993 г. №147, все операции, связанные с поступлением основных средств, оформляются первичными документами, которые обеспечивают правильность и своевременность их учета.

В соответствии с Приказом Министерства статистики № 352 от 29.12.1995 г. «Об утверждении типовых форм первичного учета» были введены типовые формы первичной учетной документации по учету основных средств.

Передача в аренду

Закрепления за структурными подразделениями

Предприятие

Поступление основных средств

Первичный учет определения первоначальной стоимости

Расчет амортизации (износа)

Ремонт основных средств

Списание основных средств

Регистры синтетического и аналитического учета

Главная книга

Баланс и отчетность

Рис. 2.1.1 - Схема учета основных средств

Порядок документирования операций по поступлению основных средств представлено на рисунке 2.1.2 [23, c.325].

Принятие основных средств в эксплуатацию осуществляет комиссия, которая назначается приказом или распоряжением руководителя предприятия. Как правило, на предприятии создаются постоянно действующие комиссии, в состав которых входят главный механик, специалист по строительству, инженер по техники безопасности, бухгалтер, работник, которому сдают под ответственность объект основных средств.

Рис. 2.1.2 - Документирование операций по поступлению основных средств

Для оформления приема в эксплуатацию приобретенных объектов основных средств и их отображение в учете комиссия составляет в одном примере Акт приема-передачи основных средств по форме ОС-1 на каждый объект отдельно, в котором указывают наименование объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета [23, c.323].

На базовом предприятии для правильной организации аналитического учета основных средств каждому объекту в момент составления Акта по форме ОС-1 присваивается инвентарный номер по серийно-порядковой системе кодирования, который указывается в первичных документах и сохраняется за ним на протяжение всего периода пребывания в данной организации (Приложение 8). Инвентарные номера выбывших объектов не могут присваиваться новым основным средствам на протяжение пяти лет, начиная с года следующего за годом списания. Составленный комиссией Акт по № ОС-1 утверждается руководителем организации и вместе с технической документацией, которая относится к данному объекту передается в бухгалтерию, которая на основании этих документов открывает Инвентарные карточки по форме № ОС-6 в одном экземпляре (Приложение 9).

Аналитический учет ведется по отдельным инвентарным объектам основных средств, на каждый из которых заводится инвентарная карточка. Под инвентарным объектом понимается отдельный предмет (или комплекс предметов), назначенный для реализации определенных функций. Например, по домам инвентарным объектом является каждый дом, в состав которого входят все коммуникации внутри, необходимые для его эксплуатации, по сооружениям и передаточным устройствам – каждое отдельное сооружение (передаточное устройство) со всеми устройствами, составляющими с ним одно целое; по силовым и рабочим машинам и оборудованиям – каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка и т. п., включая те, которые входят в их состав, а также индивидуальные ограждения и фундамент.

Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6) применяются для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, которые поступили в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеют одно и тоже производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств. Форма заполняется в одном образце на основании документов на зачисление объекта, его перемещения, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию.

В разделе «Короткая индивидуальная характеристика объектов» записываются только основные и количественные показатели основного объекта, а также принадлежащие к нему важнейшие пристройки, приспособления и приборы, ограничиваясь двумя-тремя более важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных, которые есть в организации технической документации на данный объект.

Короткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, которые учитываются в инвентарной карточке [18, c.130-132].

При значительной смене качественных и количественных показателей в характеристике объекта в последствие реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования предыдущую инвентарную карточку в случае невозможности отобразить в ней все показатели, которые характеризуют реконструированный (модернизированный, дооборудованный, достроенный) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

После чего техническую документацию передают в соответствующий отдел предприятия.

Арендованные основные средства, полученные в аренду, у арендатора могут значиться под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем [18, c.133].

На ООО супермаркете «Поляна» для контроля по сохранению инвентарных карточек, их регистрируют в описи по форме № ОС-7 (Приложение З), которая составляется по видам основных средств в одном экземпляре. Инвентарные карточки сохраняются в специальной картотеке, в которой они располагаются по классификационным группам.

Предприятия, которые имеют небольшое количество объектов, могут вести по объектный учет в инвентарной книге. Записи в ней делаются в соответствии с классификационными группами и местами нахождения объектов.

Аналитический учет объектов основных средств по месту их эксплуатации (нахождению) и по материально -ответственным лицам ведут в инвентарной описи по форме № ОС-9. Они состоят в двух экземплярах. Первый образец списка с распиской материально-ответственного лица сохраняется в бухгалтерии, а второй – у материально-ответственного лица по месту нахождения объекта основных средств. Не реже одного раза в полгода Инвентарные описи, которые находятся в бухгалтерии и у материально-ответственных лиц, сверяются. Для сохранения Инвентарные описи формы № ОС-9 должны быть сброшюрованы [20, c.48-50].

Для синтетического учета основных средств, в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен активный счет 10 «Основные средства».

По дебету счета 10 «Основные средства» отображают поступление (приобретение, создание, бесплатное получение) на баланс предприятия основных средств, учетных по первоначальной, справедливой, остаточной стоимости; сумму расходов, связанных с улучшением объекта (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция), что обусловливает увеличение будущих экономических выгод, ожидаемых в начале использования объекта основных средств; по кредиту – выбытие основных средств в результате продажи, бесплатной передачи или несоответствия критериям определения актива, а также в случае частичной ликвидации объекта основных средств [24, c. 36-37].

Рабочим планом расчетов ООО «Поляна» предусмотрено такие субсчета по счету 10 «Основные средства»:

101 «Земельные участки»;

103 «Дома и сооружения»;

104 «Машины и оборудование»;

105 «Транспортные средства»;

106 «Инструменты, приборы и инвентарь»;

108 «Многолетние насаждения»;

109 «Другие основные средства».

Одним из способов поступления является передача объектов основных средств в уставной капитал на основании установочного договора. Передача вклада в уставной капитал приводит к потере права собственности на этот вклад, за исключением вклада государства и муниципальных образований в уставной капитал унитарных предприятий.

Основатели (юридические и физические лица) могут вносить внесения в уставной капитал организации как в денежной форме, так и путем внесения материальных и других ценностей.

На объекты основных средств в денежной единице, согласованной основателями (участниками) организации, проводится запись по дебету счета учета неоплаченного капитала в корреспонденции со счетом учета уставного капитала.

Принятие объектов основных средств, внесенных основателями в счет их вкладов в уставной капитал, отображается по дебету счета учета как капитальных вложений, так и счета основных средств в корреспонденции с кредитом счета учета неоплаченного капитала [27, c.65-69].

Получение от юридических лиц основных средств в качестве внесения в уставной капитал отображается только по стоимости, согласованной основателями предприятия – их справедливая стоимость.

Если основные средства получены в качестве внесения в уставной капитал организации и используется в производственных целях, то амортизация начисляется в общеустановленном порядке.

Внесение в уставной капитал не является бесплатной передачей основных средств, потому что основатель, передав имущество в уставной капитал другой организации, получает право на получение дивидендов или право на участие в управлении этой организацией и др. [29, c.301-302].

В случае, когда принимающая организация несет любые расходы, связанные с поступлением и доставкой основных средств, полученных в качестве внесения в уставной капитал, то эти расходы покрываются за счет собственных средств организации.

С учетом изложенного представляется целесообразным, чтоб основателями при внесении вклада в уставной капитал осуществляли бы доставку имущества за свой счет, а внесения оценивали бы в сумме, которая включает в себя как стоимость внесенного имущества, так и стоимость его доставки [29, c.302-304].

Документами, на основании которых осуществляются записи в регистрах бухгалтерского учета, являются: установочный договор, счет-фактура, акт приема-передачи, которые подтверждают получение основных средств от основателя и их налогообложение в организации, в бухгалтерии на основании этих документов делаются бухгалтерские записи .

Предприятие может получить бесплатно основные средства. Первоначальная стоимость в таком случае будет приравниваться их справедливой стоимости на дату получения, учитывая расходы, предусмотренные в п. 8 Положения (стандарта) 7.

При получении имущества бесплатно оценка доходов осуществляется, исходя из рыночных цен, но не ниже остаточной стоимости – по имуществу, которое амортизируется. При определении рыночной стоимости могут быть использованы данные о ценах на аналогичные объекты. Такие данные должны быть получены в письменной форме от организации-производителя:

- сведения об уровнях цен, имеющихся в органй ах государственной статистики;

- торговых инспекций и организаций;

- сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные выводы о стоимости отдельных объектов основных средств.

Документами на основе которых осуществляются записи в регистрах бухгалтерского учета, являются: счет-фактур, акт приема-передачи с дополнением договора дарения, которые подтверждают получение основных средств от сторонней организации или физического лица и их налогообложения в организации; документы, которые подтверждают расходы, связанные с поступлением и доставкой основных средств, полученных бесплатно [33, c.65-68].

Основные средства, которые не нуждаются в монтаже, приобретенные предприятием за плату приходуют по стоимости приобретения без учета налога на добавочную стоимость, которая оплачивается при их приобретении. Такие основные средства учитывают на активном счете 15 «Капитальные инвестиции», который имеет субсчета, предусмотренные рабочим Планом счетов:

151 «Капитальное строительство»;

152 «Приобретение (изготовление) основных средств»;

153 «Приобретение (изготовление) других необоротных материальных активов»;

154 «Приобретение (создание) нематериальных активов».

Расходы предприятия по доставке и установке основных средств отображают в учете капитальных вложений (дебет счета 15, кредит счетов 20, 131, 63, 661, 65, 68, 91) и при сдаче объекта в эксплуатацию присоединяют к покупательской стоимости (дебет счета 10, кредит счета 15).

В соответствии с пунктом 12 П(С)БУ 7 первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных в обмен на подобный объект, равняется справедливой стоимости переданного объекта основных средств, увеличенной (уменьшенной) на сумму денежных средств или их эквивалентов, которая была передана (получена) при обмене.

Товары, которые подлежат обмену, предусматриваются равноценными, а расходы на их передачу и принятие осуществляются в каждом случае той стороной, которая несет соответствующие обязанности. Как исключение допускается проведение на замену, и компенсации неравноценных обмениваемых товаров в денежной форме. Такая неравноценность должна быть заранее обусловлена в заключенном договоре, а не быть результатом дальнейших оценок обмениваемых товаров. На базовом предприятии приобретение объектов основных средств в обмен на подобный не происходит [37, c.362-365].

В процессе эксплуатации основные средства, сохраняя свою первоначальную физическую форму, постепенно изнашиваются, перенося частями свою стоимость на себестоимость заново созданного продукта.

С целью накопления средств для полного обновления изношенных объектов стоимость изношенной части основных средств в виде амортизационных отчислений включается к затратам производства или обращения.

Объектами амортизации являются все основные средства, кроме земельных участков, основных средств, которые находятся на консервации и незавершенных капитальных инвестиций.

Начисляется амортизация с месяца, следующего за месяцем введения в эксплуатацию на протяжение срока его использования. Начисление амортизации прекращается на период модернизации, реконструкции, консервации объекта [32, C.6-8].

В соответствии с п. 29 П(С)БУ 7 в бухгалтерском учете предусмотрено ежемесячное начисление амортизации.

В соответствии с П(С)БУ 7 амортизация основных средств начисляется с использованием следующих методов :

- прямолинейного (прямолинейного списания);

- уменьшения остаточной стоимости;

- ускоренного уменьшения остаточной стоимости;

- кумулятивного (суммы количества годов);

- производственного (метод суммы единиц продукции).

Действующей Учетной политикой на ООО супермаркет «Поляна» предусмотрено начислять амортизацию основных средств для целей бухгалтерского учета по прямолинейному методу на протяжение срока полезного использования и прекратить на период реконструкции, модернизации, достройки, дооборудования и консервации.

При использовании прямолинейного метода стоимость объекта основных средств списывается одинаковыми частями на протяжение всего периода его эксплуатации.

Годовая сумма амортизации определяется делением стоимости, которая амортизируется на ожидаемый срок полезного использования объекта основных средств:

(2.1.1)

Сумма начисленной амортизации также может быть рассчитана умножением стоимости, которая амортизируется, основных средств на норму амортизации:

(2.1.2)

(2.1.3)

При использовании этого метода:

- годовая сумма амортизации одинакова на протяжение всех лет эксплуатации;

- сумма износа накопляется равномерно;

- остаточная стоимость объектов основных средств равномерно уменьшается до достижения ликвидационной стоимости [36, C.54-55; 102, C.23-24].

Характеризуя выбранный базовым предприятием метод прямолинейного списания, нельзя не отметить его преимущества в простоте расчетов и равномерности распределения сумм амортизации между учетными периодами, точности расчетов. Его использование особенно целесообразно, когда степень эксплуатации объекта основных средств в каждом отчетном периоде остается неизменным.

Но все-таки недостатком такого метода является то, что при его использовании не учитывается моральный износ, а также не делается реальная оценка производственной мощности основных средств в разные сроки эксплуатации. Практика показывает, что износ оборудования увеличивается в первые годы их эксплуатации, потом величина износа стабилизируется, а в последние годы эксплуатации износ машин вновь вырастает. Что касается морального износа оборудования, то он также неравномерный. Применение данного метода не всегда обеспечивает полное перенесение стоимости основных средств на вновь созданный продукт, в результате чего создается недоамортизация основных средств, что является прямым убытком предприятия.

Износ основных средств отображается на счете 131 «Износ основных средств», который является регулирующим, контрактивным к счету 10 «Основные средства». Он предназначен для обобщения информации о начисленной амортизации и индексации износа (накопленной амортизации) необоротных материальных активов, которые подлежат амортизации.

По кредиту счета 131 отображается начисление износа (амортизации), а по дебету – его списание. Сальдо счета 131 кредитовое, показывает сумму износа имеющихся на конкретную дату основных средств и справочно отображается в 1 разделе актива баланса.

Для обеспечения контроля по начислениям и использованиям амортизационных отчислений введено забалансовый счет 09 «Амортизационные отчисления».

На этом счете ведется учет начисления и использование амортизационных отчислений.

Увеличение остатка на счете 09 «Амортизационные отчисления» (поступления) происходит на сумму начисленной амортизации необоротных активов.

Уменьшение остатка на счете 09 отображается на сумму использованной амортизации на капитальные инвестиции, на погашение полученных на капитальные инвестиции займов. При определении суммы использованных амортизационных отчислений не учитываются капитальные инвестиции, осуществленные за счет бюджетных инвестиционных ассигнований, целевых средств, внесений в уставный фонд (капитал) предприятия [46, C.257-258].

Конкретный порядок отображения в учете начисления износа зависит от того, использует или нет предприятие счета 8 класса «Расходы по элементам». На ООО «Поляна» 8 класс счетов не используется (Приложение 10). Сумму начисленной амортизации все предприятия отображают увеличением суммы расходов и износа основных средств в соответствии с «Инструкцией о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций».

Для обобщения информации о приобретении основных средств используют журнал 4. Ежемесячно журнал закрывают и его итог переносят в Главную книгу, которая открывается на год. На первом листе ее ведется регистр всех журналов-ордеров, что имеет справочное значение. Журнал 4 ведется по кредиту счетов 10, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 35. Следующие по регистру листы Главной книги служат для записи данных по дебету и кредиту каждого вышеприведенного синтетического счета отдельно, при чем дебетовые обороты по каждому счету записываются с подразделением по корреспондирующим счетам. Записи в Журнале 4 ведутся на основании первичных и сведенных учетных документов (акт прима-передачи, внутреннего перемещения, акта списания). Ведомость 4.1 ведется по дебету счета 15 «Капитальные инвестиции» и предназначена для аналитического учета капитальных инвестиций в разрезе расходов капитального характера (Приложение 11). В Главной книге текущие обороты записываются только по синтетическим счетам. При этом обороты по кредиту каждого синтетического счета происходят одной записи – в графе «Оборот по кредиту». Обороты по дебету каждого счета переносятся в Главную книгу по разным журналам-ордерам. Потом их суммируют, после чего общую сумму по счетам записывают в графу «Итого по дебету». В последних Двух графах дописывают из журналов ордеров сальдо на конец месяца.