Структурные подразделения организаций по управлению кадрами

Структурные подразделения организаций по управлению кадрами

План:

1. Принципы организации службы управления персоналом.

2. Организационная структура службы управления персоналом

3. Уровни управления

4. Проблема совершенствования работы аппарата управления.

1. Принципы организации службы управления персоналом.

Принципы управления — основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций. Это нормы и требования, которыми должны руководствоваться работники системы управления персоналом, включая руководителей организации. 

Управление персоналом в организации осуществляется на основе следующих принципов:

1. Принцип умелого использования и сочетания единоначалия и коллегиальности в управлении. Коллегиальность предполагает выработку коллегиального или коллективного решения на основе мнений руководителей разного уровня, а также исполнителей конкретных решений. Единоначалие — единоличное управление, единый орган власти и властных полномочий. 
2. Принцип научной обоснованности (объективности) управления — принцип, при котором все управленческие действия должны осуществляться на базе применения научных методов и подходов, основываться на принципах науки и отвечать требованиям науки. Это исходный принцип. 
3. Принцип плановости — принцип установления основных направлений, задач, планов развития организации в перспективе, предусматривающих заранее намеченную систему деятельности в порядке последовательности и сроков выполнения работы. 
4. Принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности — принцип, при котором каждый субъект в организации наделяется конкретными делами, несет ответственность за выполнение возложенных на нее задач. 
5. Принцип мотивации — принцип, при котором чем тщательнее менеджеры осуществляют систему поощрений и наказаний, тем эффективнее будет программа мотиваций и побуждения людей к деятельности для достижения целей организации и личности. Мотивация — совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к осуществлению определенных действий, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей. Влияние мотивации на поведение человека зависит от множества факторов, во многом индивидуально и может меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности человека. 
6. Принцип стимулирования — процесс использования различных стимулов для мотивирования людей. Это одно из средств, с помощью которого может осуществляться мотивирование. 
7. Принцип демократизации управления — принцип участия в управлении организацией всех сотрудников. Это принцип организации коллективной деятельности, при котором обеспечивается активное и равноправное участие в ней всех членов и работников коллектива. 
8. Принцип системности — принцип, который предполагает тесную увязку решений экономического, социально-культурного и технологического характера в процессе управления. Это принцип определенного порядка принятий решении, взаимодействия и связи действий, представляющий собой закономерно расположенное единство. 
9. Принцип эффективности — принцип достижения поставленных целей в короткий срок и с наименьшими потерями человеческой энергии. 
10. Принцип основного звена — принцип нахождения и решения среди множества задач важнейшей. 
11. Принцип оптимальности — принцип соотношения между централизацией и демократизацией, соединения творческой активности рядовых работников и руководства сверху (демократический централизм). 
12. Контроль и ответственность за исполнением решений — принцип проверки, а также постоянного наблюдения в целях проверки или надзора; необходимость, обязанность отдавать кому-либо отчет о своих действиях и поступках.

2. Организационная структура службы управления персоналом

Функции управления персоналом образуют циклический процесс управления персоналом. Структура управления по своей сущности представляет собой форму разделения труда в системе управления персоналом, которая закрепляет соответствующие управленческие функции за отдельными службами и работниками.

Совокупность всех функций и органов управления определяет организационную структуру системы управления персоналом и производством.

В мировой практике выделяют три уровня управления персоналом: высший, средний и линейный. Квысшему уровню относятся директора компании, руководители фирмы, разрабатывающие и определяющие цели, задачи, стратегии и долговременные планы организации, т.е. фактически осуществляющие функции планирования и организации.

К среднему уровню относятся менеджеры среднего звена, отвечающие за реализацию стратегий, разработанных высшим руководством, осуществляющие выполнение технологий управления персоналом (профориентация, набор, отбор и наем персонала).

К линейному менеджменту относятся те менеджеры, которые непосредственно работают с сотрудниками, производящими продукты или оказывающими услуги. В зоне ответственности таких управленцев находится направление действий персонала, контроль и общее руководство.

Организационную структуру службы управления персоналом можно представить в виде совокупности взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Подразделения - носители функций управления персоналом - могут рассматриваться в широком смысле как служба управления персоналом. Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

При формировании службы управления персоналом и ее структуры необходимо учитывать такие факторы, как:

1. внешняя среда и инфраструктура, в которой действует организация;

2. технология работ и тип совместной деятельности;

3. особенности персонала и корпоративной культуры;

4. прототипы и уже существующие, показавшие себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций.

Также построение организационной структуры службы управления персоналом требует соблюдения основных принципов. К ним относятся гибкость, специализация, единство прав и ответственности, разграничение полномочий, экономичность.

Сущность принципа гибкости состоит в способности быстрой перестройки в соответствии с изменениями, происходящими в персонале и на производстве. Принцип специализации обеспечивается закреплением за каждым подразделением службы определенных функций управления. Принцип единства прав иответственности заключается в том, что права и ответственность подразделений и сотрудников должны находиться в диалектическом единстве. Разграничение полномочий - обеспечение принятия решений по выпуску продукции линейным руководством, а подготовку и реализацию решений осуществляет функциональное руководство. Принцип экономичности характеризует достижение минимально необходимых затрат на построение и содержание организационной структуры управления.

В состав организационной структуры входят определенное количество и виды звеньев управления на каждом уровне. Цели такой структуры:

1. устанавливать связи и подчиненность звеньев управления;

2. определять цели и задачи, права и обязанности каждого звена;

3. определять наименование и объем выполняемых общих и специальных функций подразделений;

4. характеризовать кадровое обеспечение службы управления персоналом (т.е. численный и качественный состав персонала).

В организационной структуре службы управления персоналом, как и в любой системе, имеются определенные элементы, находящиеся во взаимодействии 

друг с другом. К элементам структуры относятся:

1. персонал, принимающий участие в осуществлении основных задач организации;

2. средства и предметы труда, имеющиеся в распоряжении данной организации;

3. коммуникации, устанавливающие связи между людьми и предметами их деятельности.

Основные связи и отношения между элементами структуры управления, между персоналом и руководителями служб могут быть двух типов: вертикальные (связи подчинения и руководства) и горизонтальные (связи отношений и кооперации равноправных элементов). Вертикальные связи, в свою очередь, могут быть линейными и функциональными. Линейные связи предусматривают обязательное подчинение по всем вопросам управления, например директор - начальник цеха - мастер - рабочий;функциональные предполагают подчинение по определенной группе кадровых проблем (например, подбор, обучение, расстановка, оценка, мотивация и др.). В качестве горизонтальных связей выступают одноуровневые отношения. Они характеризуют взаимодействие элементов системы на одном уровне управления, но отвечают за различные сферы деятельности. Данные подразделения подчиняются в равной степени руководителю службы по управлению персоналом.

При формировании службы управления персоналом для оптимизации финансовых и временных затрат имеет место следующая последовательность работы.

Во-первых, необходимо провести общую диагностику эффективности функционального взаимодействия между структурными подразделениями организации и анализ делового потенциала определенных категорий работников, требующий выявить слабые места, на которые будут направлены силы вновь создаваемой службы управления персоналом.

Во-вторых, на основе полученной информации требуется сделать сопоставительный анализ реального состояния организационной культуры с имеющимся у руководства представлением о ее уровне, выработать план первоочередных и перспективных мероприятий по приведению в соответствие организационной культуры со стратегическими целями предприятия.

В-третьих, необходимо скорректировать выбранную организационную структуру службы персонала и выполнить детализацию объема финансовых затрат на ее создание и обеспечение эффективного функционирования.

В-четвертых, следует провести набор дополнительного персонала для службы и обучить специально выделенных сотрудников (при необходимости) современным технологиям изучения делового потенциала персонала.

Формирование организационной структуры службы управления персоналом проходит несколько этапов.

При построении организационной структуры службы управления персоналом необходимо формировать связи между подразделениями таким образом, чтобы получившаяся функциональная структура являлась не просто схемой с указанием подразделений и взаимосвязи между ними, а отражала логику функционирования организации и соответствовала стратегическим целям организации. На практике принято выделять несколько видов организационных структур, применимых к службе управления персоналом.

3. Уровни управления

Персонал – наиболее сложный объект управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства является “одушевленным”, обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, имеет субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределенна.

К главным задачам системы управления персоналом сегодня относят:

обеспечение организации квалифицированными кадрами;
создание необходимых условий для эффективного использования знаний, умений, навыков работников;
совершенствование системы оплаты труда и мотивации;
повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;
предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста; стимулирование творческой активности;
формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата;
совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников;
участие в разработке организационной стратегии.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

эффективность подбора и расстановки персонала;
справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
быстрое и эффективное решение личных проблем.

Можно выделить три уровня управления персоналом в зависимости от того, кто является субъектом и объектом управления.

На каждом уровне задачи управления персоналом существенно отличаются. На институциональном уровне управление персоналом осуществляется, главным образом, посредством разработанных в организации документов, поэтому управление носит формально-административный характер. На социально-психологическом уровне необходимо учитывать основные закономерности развития группы и групповые эффекты и феномены для более эффективного управления персоналом. На индивидуально-психологическом уровне для успешного управления людьми необходимо учитывать индивидуально-психологические особенности работников; достаточно глубоко понимать людей (их мотивы, ценности, интересы и т.п.); знать о существовании определенных свойств человека и возможности их изменения.
Как уже говорилось ранее, персонал – это весь личный состав работников (включая постоянных и временных), состоящих с организацией как с юридическим лицом в отношениях, регулируемых договором о найме весь личный состав работников (включая постоянных и временных), состоящих с организацией как с юридическим лицом в отношениях, регулируемых договором о найме. Он характеризуется прежде всего численностью, структурой, рассматриваемыми как в статике, так и в динамике, профессиональной пригодностью, компетентностью.
Численность персонала определяется характером, масштабами, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации. Эти факторы задают ее нормативную (плановую) величину, которую на практике почти никогда не удается обеспечить. Поэтому персонал более объективно характеризуется списочной (фактической) численностью, т.е. числом сотрудников, которые официально работают в организации в данный момент. В составе списочной численности выделяют три категории работников: постоянные, временные и сезонные. 
Персонал всегда находится в определенном движении вследствие прием на работу одних и увольнения других работников. Процесс обновления коллектива в результате выбытия части его членов и прихода новых называется сменяемостью (оборотом) кадров. 
Совокупность отдельных групп работников образует структуру персонала или, которая может быть статистической и аналитической.
Статистическая (профессионально-должностная) структура отражает распределение персонала и движение его в разрезе категорий и групп должностей. Так выделяются персонал основных видов деятельности, неосновных видов деятельности; руководители, специалисты, рабочие.
Аналитическая структура определяется н основе специальных исследований и расчетов и подразделяется на общую и частную. В разрезе общей структуры персонал рассматривается по таким признакам, как стаж работы, образование, профессия; частная структура отражает соотношение отдельных категорий работников, например “занятые тяжелым трудом с помощью простейших приспособлений и без них”, “выполняющие работу вручную, не при машинах”, “выполняющие ручную работу по обслуживанию машин и механизмов”, “занятые на обрабатывающих центрах” и т.п.
Современной тенденцией в развитии организации является усиление роли кадровой службы (службы управления персоналом) в решении внутриорганизационных вопросов. В крупных западных компаниях руководители служб управления персоналом являются членами советов директоров, а сама служба интегрирована в систему общего руководства и стратегического управления.
Небольшие организации, как правило, не имеют самостоятельных кадровых служб. Для таких предприятий характерно совмещение функций кадровика с функциями другой должности (секретаря, бухгалтера, юриста). К сожалению, в таких случаях функции кадровика очень ограничены, он напрямую подчиняется руководителю организации или вынужден выполнять указания 3-4 вышестоящих лиц.
Потребность в специалисте по управлению персоналом возникает в организациях. В крупных организациях кадровая служба имеет собственную разветвленную структуру, напрямую связанную с осуществлением структурными подразделениями кадровой службы специфических функций управления персоналом.

Вопросы для самоконтроля:

1.Перечислите основные принципы организации службы управления персоналом.

2. Назовите основные уровни управления.

3. Что представляет собой организационная структура службы управления персоналом?