Тақырып: Басым істерді анықтау. Серіктестік қатынастарды қалыптастыру. Аутсорсинг

Тақырып: Басым істерді анықтау. Серіктестік қатынастарды қалыптастыру. Аутсорсинг

1. Басым істер тізімін анықтау

2. Эйзенхауэр матрицасы.

3. Аусорсинг.

4. Серіктестік.

5. Серіктестік қатынастарды құру.

1 сұрақ. Сіз өзіңізге «маған кәсіпкер болу үшін нақты не істеу қажет?» деген сұрақ қой ыңыз.Бұған сіз істеуге тиісті істердің қарапайым тізімі көмектеседі. Қарапайым тізімді құру күнделікті операциялық қызметті бақылаудың қарапайым ғана тәсілі болып та- былады. Адамдар өзінің жадына аса тым сенбеген кезде, көбінесе, әртүрлі тізімдер жасайды, мысалы, сатып алушылар тізімі немесе қажетті істер тізімі. Өзінің ойлау мүмкіндіктерін барынша күшейту үшін олардың көмегімен сіз өз ойыңызды ұй- ымдастыра аласыз.

Мұндай істер тізімінің үлгісі төмендегідей болады

2 сұрақ. Эйзенхауэр матрицасын қалай қолданады?

Бұл құрал өз міндеттерінің маңыздылығы мен олардың нақты жіктелуін бағалау үшін қажет. Әдіс бойынша міндеттер мен әрекеттер төрт топқа бөлінеді :

• шұғыл және маңызды;

• маңызды, бірақ шұғыл емес;

• шұғыл, бірақ маңызды емес;

• шұғыл емес және маңызды емес.

Эйзенхауэр әдісінің түпкі мақсаты – маңызды шешімдерден кішігірім мәселелерді ажыратуға көмектесу және шын мәніндегі маңызды нәрсеге көңіл бөлу.

Егер Эйзенхауэр матрицасын кесте түрінде ұсынса, онда ол былайша болады:

Эйзенхауэр матрицасы.

Міндеттер тапсырманы қашан және қанша уақытта аяқтауға болатындығын анықтайтын нақты квадранттарға бөлінеді.

1. квадрант – «Мұны дереу жасаңыз» (шұғыл және маңызды)

Мұнда шұғыл көңіл бөлуді қажет ететін ерекше міндеттер қамтылады. Олардың

нақты мерзімі бар және бәрінен бұрын әрі жеке орындалуы керек.

1. квадрант – «Мұны қашан істейтініңізді шешіңіз» (маңызды, бірақ шұғыл емес)

Бұл квадрант ұзақ мерзімді дамыту үшін аса қолайлы матрицаның стратегиялық бөлімі болып табылады. Ол құрамындағы элементтер маңызды, бірақ бірден арала- суды қажет етпейді. Бұл ретте тапсырма- лардың белгілі мерзімі бар және жеке де орындалады.

1. квадрант – «Біреуге тапсырыңыз» (шұғыл, бірақ маңызды емес)

Бұл квадрант телефон қоңырауларын, электрондық хаттарды, кездесулер мен іс-шараларды жоспарлауды қамтиды. Міндеттердің бұл түрі, әдетте, жеке көңіл бөлуді қажет етпейді, себебі өлшенетін нәтижені білдірмейді. III квадрант маңызды жұмыстан бұра тартуды азайтуға көмектеседі. Істі басқа біреуге тапсыру арқылы сіз неғұрлым маңызды нәрселерге назар аудара аласыз.

1. квадрант – «Мұны кейін жасаңыз» (маңызды да емес, шұғыл да емес)

IV квадрантқа жататын әрекеттер – бұл ешқандай пайда әкелмейтін қызмет. Қа- рапайым сөзбен айтқанда, бұл әрдайым ешқандай салдардан қорықпай кейінге қалдыруға болатын нәрсе. Бұл жұмыстар белгілі бір уақытты талап етеді және алғашқы екі квадрантқа қосқан маңызды міндеттерді орындауға кедергі келтіреді.

Әрбір матрица квадранттарының түсін белгілеңіз және оны басымдық деңгейімен байланыстырыңыз.

Мысалы:

• Қызыл = шұғыл.

• Сары = маңызды, бірақ аса шұғыл емес.

• Жасыл = шұғыл, бірақ маңызды емес.

• Сұр = шұғыл емес, маңызды емес.

Кәсіби мақсаттар үшін матрицаларды қолдану процесінде міндеттердің көбі I және III квадранттарға түскенін көресіз. II квадранттағы әрекеттер ең елеулі нәтиже әкеледі, себебі бұл ұзақмерзімді бизнес табысына әсер ететін бизнес-мақсаттар, бұл ретте олар шұғыл ретінде сирек жіктеледі.

Ең қиыны, жоспарланған курстан сізді не алаңдататынын түсіну қажет. Егер сіз уақытты басқарудың осы негізгі мәселесімен айналыссаңыз, уақытты ысырап ету туралы ойлардан арыласыз. Шешім қабылдауда ұзақмерзімді стратегияларды анықтау үшін өзіңізге мынадай екі сұрақ қойыңыз:

• Сіз маңызды, бірақ шұғыл емес міндеттермен қашан айналысасыз?

• Маңызды тапсырмалар кенеттен шұғыл болғанша оларды шешуге қашан уақыт бөле аласыз?

Кейде бір квадранттағы міндеттер кенеттен басқасына түсетінін есте сақтау қажет. Егер төтенше жағдай туындаса, сіздің басымдықтарыңыз өзгереді. Мысалы, сіз шағын бизнеске иесіз, жеткізудің кешігуіне байланысты наразы клиент хабарласып, менеджермен байланыстыруды сұрайды. Бұл мәселе матрицадағы басқа элемент- терге қарағанда бірден жоғарылайды.

Эйзенхауэр матрицасының үлгісі.

Эйзенхауэр матрицасы – сіз қайдан бастау керектігін білмейтін кезде пайда болатын, аналитикалық дәрменсіздік жағдайынан аулақ болуға көмектесетін қарапайым құрал.

3 сұрақ. Аутсорсинг (ағылш. «outsourcing «(outer- source-using) – «сыртқы көзді және/неме- се ресурсты пайдалану») – бұл белгілі бір жұмысты орындау үшін басқа компанияларды немесе мамандарды тарту.

Егер сіз компанияңызда қандай да бір функцияларды басқа компанияларға (серіктестерге) немесе мамандарға бере алатыныңызды сезсеңіз, өйткені сізде оған уақыт немесе құзыреттілік жетіспейді, әңгіме аутсорсинг туралы болады.

Аутсорсингтің бірнеше себебі болуы мүмкін:

• мысалы, егер серіктестер бұл істі жақсы және арзан жасаса;

Көптеген компьютерлерді өндірушілер осы жұмысты контрагенттерге беріп, түпкілікті құрастырудан бас тартты, бұл оларға жинақтаушыларды сатып алудан және құрастыру процесін ұйымдастырудан айтарлықтай үнемдеу мүмкіндігін берді. Cisco интернет арқылы үйлестірілетін 37 зауытты иеленетін серіктес компанияға барлық дерлік маршрутизаторлар мен коммутациялық жабдықтарды өндіру мен құрастыруды берді.

• егер бұл әрекеттер көп уақыт пен ресурстарды қажет ететін болса, әрі бұл ретте сіздің бизнесіңіз үшін басты міндет болмаса

Мысалы, сіздің құрал-жабдыққа қызмет көрсетуді аутсорсингке беруге болады, содан кейін сізге механиктер немесе IT-мамандар штатын жалдаудың және оларға ай сайынғы жалақы төлеудің қажеті жоқ. Енді сіз компьютер немесе машина сынған болса, қажетіне қарай оларды шақырасыз. Сондай-ақ аутсорсингке бухгалтерлік қызметті беруге болады. Егер сіздің айналымыңыз айына миллионға жетпесе, бухгалтер сізге тек салық есептерін жасау үшін қажет болады.

Dell Computer, өнім берушілермен әріптестік орнату және жеткізуді дәл мерзімде ұйымдастырудың арқасында тек жеті күнге ғана бөлшектер қоры бар болғандықтан, қоймаларды ұстаудан бас тартты және соңғыларды жеткізу басталғаннан кейін бір апта өткен соң жаңа құрамдас бөліктермен жабдықталған компьютерлерді ұсынады. Cisco өз жабдықтаушыларымен тығыз қарым-қатынас жасағаны соншалықты, олар Cisco аппаратурасын тікелей Cisco тұтынушыларына Cisco қызметкерлерінің қатысуынсыз жеткізеді.

Бұл компания үшін өз кәсіпорындарын сатып алуға қарағанда жылда 500-800 млн. арзан түседі. Hewlett-Packard, IBM, Silicon Graphics және басқа да компаниялар өздеріне тиесілі зауыттардың бір бөлігін жеткізушілерге сатып, осы зауыттардың өнімдерін сатып алуға келісімшарттар жасасты. Starbucks тәуелсіз жеткізушілерден кофе дәндерін сатып алады және бұл кофені өз бетінше өсіруден гөрі тиімді деп санайды.

• сіз жоғары сапалы және/немесе арзан бөлшектер немесе қызметтер ала аласыз;

• сіздің жабдықтаушыларыңыз жоғары зияткерлік әлеуеті мен инновациялары бар әлемдік деңгейдегі компаниялар болуы мүмкін – олар жаңа технологияларды ойлап тауып қойған және сіз оларды пайдалана аласыз;

егер нарықта сұраныс өзгерсе (мы- салы, құлдырап кетсе), сіз шығынға ұшырамайсыз, өйткені сіздің зауытыңыз тауардың белгілі бір санын өндіруге есептелген, сізде өізіңізді шығынға батырып, жалақы төлеуге немесе қызметкерлерді жұмыстан босатуға тура келетін қажетсіз персонал болады. Егер сұраныс артса, Сізге қосымша үй-жайларды салуға, жаңа жұмыскерлерді жалдауға артық қаражат пен уақыт жұмсаудың қажеті болмайды

• сізге жаңа дағдыларды алу үшін қызметкерлерді курстарға жіберудің қажеті жоқ;

сіз қосалқы салаларға уақыт пен ресурстарды жұмсамай, өзіңіз маманы болып табылатын бизнес бөлігіне баса назар аудара аласыз.

Сондай-ақ аутсорсингтің кемшіліктері де бар:

• сіздің жеткізушілермен ынтымақтастық шарттарының орындалуын, сондай-ақ олардың жұмыс сапасын бақылауға тура келеді.

4 сұрақ.

Серіктестік – бұл ортақ мақсаттарға қол жеткізу үшін бірнеше компаниялардың, компаниялар мен мамандардың немесе компаниялар мен мемлекеттің өзара қарым-қатынасы.

Компанияның серіктестері мыналар бола алады:

• жеткізушілер;

• кәсіпкердің өндіретін өнімдерін (қызметтерді) пайдаланатын тұтынушылар;

• кәсіпкерге іскерлік қызмет көрсететін компаниялар (консалтинг, аудит, оқыту және т.б.);

• мемлекет.

Әріптестерді таңдау қойылған міндеттерге байланысты екендігі анық – несие немесе қажетті жабдықтар алу, мамандарды іздеу және жұмысқа жалдау, білікті қызметкерлерді даярлау және қайта даярлау, қажетті шикізат алу және өнімді тасы- малдау, басқа да іскерлік қызмет түрлерін көрсету және т.б.

Серіктестердің өз міндеттемелерін орындауын қадағалау үшін мұндай қатынастар заңды түрде ресімделеді. Бұл туралы біз басқа сабақта сөйлесеміз. Әзірге серікте- стіктің ең көп таралған түрлері бар екеніне тоқталайық.

1. Кооперация.

Әрбір серіктес бірыңғай процесс шеңберінде өз жұмысын орындайды: мата шығаратын компания сіздің тапсырысыңызға сәйкес мата жасайды, ал сіз киім тігесіз.

1. Лизинг.

Лизинг – бұл жалға алудың ерекше түрі, онда, әдетте, құрал-жабдықтар жалға беру объектісі болып табылады. Яғни сіз жабдықты сатып алмайсыз, оны серіктестен жалға аласыз. Сіз жалға берушіге пайданың процентін қосымша төлей аласыз, уақыт өте келе жабдықтар сатып ала аласыз, жалға беруші оның жай-күйін өзің қадағалай аласыз

1. Франчайзинг.

Франчайзинг – бұл ірі компания белгілі бір тауарларды шығару және сату, сондай-ақ белгілі бір нарықта осы компанияның сауда маркасымен сауда қызметтерін көрсету құқығын беру туралы ұсақ дербес кәсіпорынмен шарт жасайтын ынтымақтастық түрі. McDonald›s осылай жұмыс істейді: компания әртүрлі елдерде өз бетінше мейрамханалар ашпайдыоны франчайзи серіктестері жасайды.

1. Қаржыландыру.

Бұл серіктес компанияның операциялық немесе өндірістік қызметіне қатыспайтын, тек қана бұл қызметті кредит немесе пайдадан пайыз шартымен қаржыландыратын әріптестік түрі.

1. Лицензиялау.

Лицензиар (қандай да бір белгілі бір құқықтардың иесі) лицензиатқа (мұндай құқықтар тұрақты немесе уақытша негізде берілетін адамға) өндірістік процесс технологиясын, тауар таңбасын, патентті және т.б. пайдалануға қаламақы немесе лицензиялық төлемге айырбастауға құқық береді.

1. Концессия.

Бұл кәсіпкердің мемлекеттің монополиялық меншігіндегі шаруашылық объектілерін мемлекеттен жалға алуы. Мұндай жалға алу объектісі пайдалы қазбалардың кен орындары, табиғи байлықтар (орман алқаптары, көлдер және т.б.), сондай-ақ зауыттар, фабрикалар болуы мүмкін.

Қазақстанда «Атамекен» Ұлттық кәсіпкер лер палатасы бизнеске әртүрлі консуль- тациялық қолдау көрсетеді және жаңа кәсіпкерлерді бизнесті жүргізу негіздеріне үйрете отырып, ол үшін сервистік серіктес ретінде әрекет етеді. Кәсіпкерлерге қызмет көрсету орталықтарында соңғылары бухгалтерлік және салықтық есеп жүргізуге және статесептілік жасауға, кедендік рәсімдерге, кәсіпкерлердің үндеуін сүйемелдеуге, заңгерлік қызметтерге, маркетингке, IT-қызметтерге, мемлекеттік сатып алу саласына көмек, сондай-ақ мемлекеттік жеке меншік әріптестік саласындағы кеңестер ала алады.

Егер сізде ай сайынғы жалақы төлейтін қызметкерлер болса, бұл сіздің қызмет- керлер. Нұсқа ретінде сіз штаттағы қызметкерлерді жалдамай, қандай да бір келісілген жұмыс үшін белгілі бір уақытқа әдетте қашықтан тартылатын фрилансерлердің – бос тартылатын қызметкерлердің қызметтерін пайдалана аласыз

Фрилансерлермен жұмыс істеу артықшылықтары айқын: үй-жайларды жалдаудан, әлеуметтік аударымдар мен жалақыдан үнемдеу. Фрилансерлерге тек орындалған жұмыс үшін ғана төлеуге болады, офис қызметкерін штатқа рәсімдеу керек, оған тіркелген ставканы төлеу керек, тіпті егер оның ағымдағы міндеттері болмаса да, ол үшін әлеуметтік салық және зейнетақы қорына аударымдар енгізу қажет. Сонымен қатар, оны кеңседе жұмыс орнымен және Интернетке қол жеткізумен қамтамасыз ету қажет. Нәтижесінде штаттық қызметкер компания үшін фрилансерден екі есе қымбатқа түсуі мүмкін.

Кемшіліктері де анық: бөгде қызметкерлермен ынтымақтастық дедлайндардың үзілуінен, жұмыстың сапасыз орындалуынан немесе қызметкердің жоғалуынан қауіпті болуы мүмкін.

Сондықтан фрилансерді жалдау туралы шешім қабылдай отырып, келесі төрт қадам жасау керек.

1. Фрилансер қажет екеніне көз жеткізіңіз.

Сіздің маусым кезіндегі тапсырыстарға шамаңыз жетпей жатыр ма? Немесе сізге бір нақты жоба үшін ерекше білімі бар адам қажет пе? Нұсқаулықтарды негізге ала отырып, сіздің тапсырмаңызды орындауға бола ма? Егер солай болса – фрилансер сізге дәл келеді. Егер жоба орындаушымен тұрақты қарым-қатынасты талап етсе және сіздің компанияңыздың басқа да қызмет салаларына енгізілген болса, сізге штаттық қызметкер дұрыс болады.

1. Дайындық жұмысын жүргізіңіз.

Мұндай фрилансерді табуға болатын платформаны табыңыз. Бұл отандық HeadHunter, Enbek.kz немесе Naimi.kz қызметтері болуы мүмкін. Немесе сіз фрилансерді тіптен Украина немесе Белоруссиядан таба аласыз – оларды іздеу үшін сайттар көп. Сіз, сондай-ақ, әлеуметтік желілердегі хэштег арқылы фрилансерді іздей аласыз. Сіз, сондай-ақ, Әріптестеріңізге немесе таныстарыңызға хабарласып, олардан осындай жұмысқа фрилансерлер жалдағанын сұрай аласыз, егер олардың сенімді және дәлелденген кандидаттары болса, олармен байланыса аласыз. Бағаларды салыстырыңыз.

1. Жұмысты құрылымдаңыз.

Фриланс бақылаудың болмауы дегенді білдірмейді. Фрилансер басқа елде өмір сүрсе де, сіз оның жұмысын бағалау критерийлерін, ол сіздің алдында қалай есеп беретінін, және жұмыс кестесін анықтауыңыз керек

1. Құралдарды таңдаңыз.

Фрилансер сіздің негізгі қызметкерлеріңіз өздерінің негізгі мәселелеріне көңіл бөлу үшін олардың уақытын босатуға мүмкіндік береді. Бірақ фрилансер оларға кедергі жасамауы керек. Сондықтан сіз және сіздің қызметкерлер онымен қалай қарым-қатынас жасайтынын алдын ала ойластыру қажет. Мүмкін, оған керектің бәрі қол астында болу және сіздің қызметкерлеріңізді алаңдатпау үшін Google Docs белгілі бір папкасына кіруге рұқсат беру керек шығар Сіз Trello жеке тақтасын жасай аласыз, онда фрилансер оған барлық қажетті қызметкерлер қол жеткізе ала- тын өз жұмысын орналастырады. Сіз фрилансер мен басқа қызметкерлер арасында қарым-қатынас жасау үшін Telegramда жеке арна құра аласыз.

5 сұрақ.

Серіктестік қарым-қатынас жасау кезінде сақтау керек бірнеше негізгі ережелер бар, олай болмаса, бизнес «бір қақпаға ойнайтын ойынға» айналуы және соңында құлдырауы мүмкін.

• Қаржы қаражатын екі жақты салу табысқа апаратын алғашқы саты

Күрделі салым өзара болуы керек, яғни бизнеске қатысатын адам оған қаржы ре- сурстарын салуы керек.

Неге капитал салу соншалықты маңызды фактор болып табылады? Бұған бірқатар себептер бар: бизнеске ақша салған адам бұл ақшаны оған жұмыс істеу үшін бәрін жасайтын болады. Өз қаржы қаражатын қатерге тігіп, бизнес-партнер болып жатқанды барынша терең ұғынып, жобаның ілгері дамуын бақылайтын болады. Форс-мажорлық жағдайлар туындаған кезде іске қаражат салған адам жағдайды түзетуге және бизнес-жобаның дағдарыстан шығуына барынша ықпал етуге тырысатын болады.

• Бизнесті жүргізудің жалпы стратегиясы

Егер екі адам бір бизнес-жобамен айналысуды шешсе, онда оларда оны дамыту жүйесіне қатысты келіспеушіліктер болмауы тиіс.

Сондықтан әріптестік туралы келісім жасаспас бұрын, осындай сәттерді нақтылау қажет: бизнес-жобаны дамытудың қандай да бір жолдарына қатынасы; іске бо- лашақтағы салымдардың жоспарланған сомасы; күтпеген жағдайлар туындаған кездегі іс-қимыл тәртібі.

Жоғарыда аталған тармақтар бойынша келісімге қол жеткізілген кезде ғана істің жалпы жүргізілуін тиімді перспектива ретінде қарастыруға болады.

• Туыс немесе дос – бизнес серіктестерінің ең үздік кандидатурасы емес

Тәжірибелі және табысты кәсіпкерлер жаңадан бастаған әріптестерге бірдей кеңес береді: ешқашан, ешқандай жағдайда да бизнес-серіктес міндеттерін туысқандары мен достарына жүктеудің қажеті жоқ. Бұған көптеген логикалық түсініктемелер де бар: досының немесе туыстың кінәсінен форс-мажор туындаған жағдайда, «жағдайды талдау» жақын адамға қатаң талаптарды әркім қоя алмайтынымен қиындай түседі. Егер сіз қызметкерді туысыңыздың немесе досыңыздың айтымен жалдайтын болсаңыз, қиындықтардан аулақ бола алмайсыз. Әркімнің қателесуге құқығы бар және қара- пайым қызметкер қате жібергенде, бәрі ақша айыппұлымен немесе сөгіспен аяқталуы мүмкін, бірақ егер қате туыстарының протежесінің кінәсінен болса, жағымсыз істерді болдырмауға болмайды.

Сонымен қатар, досыңыз немесе туысқаныңыз іскери серіктес ретінде жай «теже- гіштерге жол беруі» мүмкін екенін есте ұстаған жөн. Адамдардың кейбір санаттары билікті сезініп немесе қаржылық тәуелсіздікті сезіп, ақша еңбектің нәтижесі екенін ұмытады. Көбінесе, егер адам белгілі бір мөлшерде ақша салып, жобаға қатыспаса, бастамашының және істің негізгі «қозғалтқышының» мойнында отырса, ол бизнесті дамыту үшін ақша салып, жеткілікті түрде көмектескенімен байланыстырады. Егер «сырттан келген» адамды кез-келген уақытта ұрсуға болатын болса, ал туыстарымен жағдай әлдеқайда күрделене түседі.

• Дұрыс ресімделген құжаттар – бұл маңызды

Іскерлік келісім жасай отырып, келесі сәттерді жіберіп алмау керек: әріптестіктің кез келген жағдайында қатынастар құжаттық нысанда бекітілуі және оны нотариус куәландыруы тиіс. Серіктестік қатынастар туралы шартты жасау кезінде онда серік- тестердің жарналарын, олардың міндеттемелерін және келісімді бұзудың ықтимал тәртібін жазу керек. Шартта кәсіпорынның құрылтайшылары туралы толық және егжей-тегжейлі ақпарат қамтылуға, сондай-ақ олардың құқықтары мен міндеттері анық көрсетілуге тиіс.

Сіз ешқашан құжаттардың дұрыс ресімделетініне сенбеуіңіз керек. Заңгер жасаған шарттың әрбір тармағын мұқият зерттеп, оның мінсіз екеніне көз жеткізіп, өз қо- лыңызды қою керек.