Цели, организационные формы использования архивных документов

Раздел 5. Тема 1.Цели, организационные формы использования архивных документов(4часа=1ч.+2ч.пр.+1ч.об.к.р.)

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Порядок использования документов определяется министерствами и другими органами центрального управления, руководящими структурами негосударственных организаций на основании правил, утвержденных Госкомархивом. Использование документов архива проводится только с разрешения руководителя организации.

Основными формами использования документов архива являются исполнение запросов организаций и граждан; предоставление документов для изучения в читальном зале (кабинете) исследователям (пользователям); выдача дел во временное пользование. При использовании документов обязательны ссылки на место их хранения.

Архив обеспечивает использование документов с учетом конституционного права граждан на тайну личной жизни. Не допускается использование информации о личной жизни граждан без их согласия. К информации, потенциально содержащей тайну личной жизни гражданина, относятся сведения о здоровье, семейных и интимных отношениях; об обстоятельствах рождения, усыновления, развода; о личных привычках и наклонностях; личная переписка и корреспонденция, дневниковые, телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения информации; об имущественном положении, источниках доходов; о деятельности, содержащей коммерческую тайну; об интеллектуальной собственности; участии граждан в действиях судебно-следственных органов в качестве обвиняемых, подсудимых, свидетелей и т.п.; сведения, разглашение которых создает угрозу личной безопасности граждан, членов их семей и имущества; сведения из учетно-фильтрационных материалов органов внутренних дел и спецслужб .

-------------------------------

Документы о тайне личной жизни в полном объеме выдаются должностным лицам, исполняющим служебные обязанности, на основании Законов Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь", "Об оперативно-розыскной деятельности", "О прокуратуре", "О милиции", "Об адвокатуре" и Временного положения о Комитете государственной безопасности Республики Беларусь, а также отделам социальной защиты. При изъятии документов для служебных целей составляется соответствующий акт, в котором указывается срок возврата документов.

11.1. Исполнение запросов организаций и граждан

11.1.1. Исполняя запросы организаций и граждан, архив составляет и выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки, а также дела во временное пользование.

11.1.2. Архивная справка (приложение 29) - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса.

11.1.3. Архивные справки выдаются (высылаются):

организациям по их запросам, если запрос соответствует профилю деятельности данных юридических лиц;

гражданам Республики Беларусь и других стран на основании персональных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

11.1.4. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

11.1.5. Архивные справки составляются по установленной форме на общем бланке организации, в состав которой входит архив, или бланке письма с обозначением наименования вида документа - "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и интересующие автора запроса. Содержание справки излагается в соответствии с хронологической последовательностью событий.

Допускается цитирование с обязательным заключением цитат в кавычки и ссылками на источник. Название организации в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официально принятых сокращенных названий.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей, дел и листов дел).

11.1.6. Архивная справка подписывается руководителем организации, в состав которой входит архив, и заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив). Справка заверяется гербовой печатью организации.

11.1.7. Для подтверждения сведений, приведенных в архивной справке, к ней могут прилагаться копии документов и выписки из них.

11.1.8. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, автору запроса сообщается об этом в письме (без надписи "Архивная справка"). При этом даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.

11.1.9. Частным лицам по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, о службе в Вооруженных Силах, об участии в партизанском движении, наградах, нахождении на излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим вопросам социально-правового характера. Указанные справки могут содержать информацию как о самих заявителях, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем(ей) супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, в какую организацию и для какой цели требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, заявителю направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес заинтересованной организации, заявителю сообщается причина, по которой справка не выдана ему лично, а также адрес, по которому она выслана.

11.1.10. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководителя организации подлинных личных документов о гражданском состоянии, образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается лист с отметкой об изъятии или ксерокопия подлинника.

11.1.11. Для наведения архивных справок о трудовом стаже используются: постановления, распоряжения, приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение зарплаты; регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели; документы организации, подписанные заявителем, с указанием занимаемой им должности; документы других организаций, адресованные заявителю как должностному лицу.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

40211.1.12. В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за период, официально зафиксированный в документах, приводится точное название должности, в которой работал заявитель.

11.1.13. При подтверждении архивной справкой биографических данных используются формулировки и названия, зафиксированные в документах архива. Расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки словами "так в документе". Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них.

11.1.14. Справки о размере заработной платы составляются на основании лицевых счетов рабочих и служащих. При отсутствии счетов допустимы ссылки на ведомости и машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные книжки. В справке о заработке колхозника приводятся сведения о денежной и натуральной оплате его труда.

11.1.15. Для составления архивных справок об образовании основными документами являются приказы о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов. При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.

11.1.16. Для составления архивных справок об имущественных правах основными документами являются нотариально удостоверенные договоры, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям, нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования и др.

11.1.17. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не вмещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации.

11.1.18. Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности. Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте.

11.1.19. Кроме архивных справок архив выдает архивные копии и выписки из документов, содержащие сведения социально-правового характера.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным или иным способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенное архивом. Архивная выписка - дословное воспроизведение части документа.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

11.1.20. Архивные копии (выписки) составляются на общем бланке организации с обозначением наименования вида документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

В архивной выписке не должны нарушаться связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

11.1.21. Архивные копии (выписки) заверяются подписью руководителя организации, заведующего архивом и гербовой печатью (печатью) организации.

На архивных копиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

11.1.22. Учет выданных архивных справок, копий и выписок документов ведется в специальном регистрационном журнале (приложение 30) .

-------------------------------

Допускается регистрация в журнале исходящих документов.

11.1.23. Социально-правовые запросы граждан исполняются бесплатно. Исполнение тематических запросов организаций и граждан, генеалогических запросов, запросов об установлении (подтверждении) родственных связей, наследовании имущества, по истории населенных пунктов, организаций, копирование документов может осуществляться на платной основе по договорным ценам. При расчете цены учитываются материальные затраты, расходы на оплату труда, трудоемкость и срочность работы, отчисления на социальные нужды, амортизация основных средств и другие затраты.

11.2. Выдача документов во временное пользование

Документы архива выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации и другим организациям.

Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в пп.6.7.3 - 6.7.8 настоящих правил.

11.3. Культурно-просветительная работа архива

11.3.1. В связи со знаменательными событиями и юбилейными датами, а также в целях информирования потенциальных пользователей о документах архива организуются выставки документов, ведется составление тематических подборок, осуществляется подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации.

11.3.2. Выставки документов могут организовываться архивом как самостоятельно, так и совместно с другими организациями. Архив может предоставлять также документы на выставки, подготавливаемые другими организациями. Документы на выставках, как правило, экспонируются в виде копий.

11.3.3. В архивах могут подготавливаться тематические подборки копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов, выставок и для использования в качестве наглядных пособий.

11.3.4. Архив готовит материалы для печати, радио- и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовывается тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки.

11.3.5. По предварительной договоренности архива с заинтересованными организациями возможна организация и проведение встреч, экскурсий, лекций.

11.4. Работа архива с исследователями

11.4.1. В целях создания условий для работы исследователей с документами в архивах действуют читальные залы (кабинеты). При отсутствии читального зала и невозможности его создания в помещении архива (вне хранилищ) организуется одно или несколько рабочих мест для исследователей. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива запрещается. Обслуживание исследователей в архиве осуществляется бесплатно .

11.4.2. Для оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.

11.4.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами архива осуществляется на основании письма организации, направляющей исследователя, или заявления гражданина, в которых указываются фамилия, имя, отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические рамки и цели исследования. Письмо оформляется на бланке организации, направляющей исследователя, и подписывается ее руководителем. Если лицам, занимающимся исследовательской деятельностью в соответствии с планами научно-исследовательских работ учреждений Академии наук Беларуси, ведомственных учебных заведений и учреждений культуры Республики Беларусь, организация отказывает в доступе к документам архива, исследователь вправе потребовать мотивированное объяснение отказа в письменной форме .

11.4.4. Исследователям дела выдаются только при наличии на письме (заявлении) разрешающей резолюции руководителя организации, в которую входит архив. Письма подшиваются в отдельные дела, постоянно хранящиеся в архиве. Разрешение выдается на срок, определенный объемом работы. При продлении срока исследования, изменении хронологических границ, перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

11.4.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.

11.4.6. Исследователю выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. За каждое полученное дело исследователь расписывается в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и несет ответственность за их сохранность. Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.

11.4.7. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают дела заведующему архивом или сотруднику читального зала. Перед возвращением дел в хранилища, проверяется соответствие нумерации листов заверительной надписи и состояние документов. Если в возвращенных делах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале архива на срок, определяемый руководителем организации.

В случае умышленного повреждения или хищения документов, или внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

11.4.8. Исследователи, работающие в архиве, могут делать выписки из документов и заказывать копии документов только по теме исследования. Копирование по запросам организаций и граждан производится за счет заказчика.

11.4.9. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в журнале регистрации выданных архивных справок, копий и выписок (приложение 30).

Копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.

11.4.10. Учет количества исследователей и числа посещений ими читального зала архива ведется по делам, в которых находятся письма организаций и заявления граждан с просьбой о допуске исследователей к работе с документами архива, и по журналу регистрации посещений исследователями читального зала (приложение 31).