Учебное пособие "База данных MS Access"

Система управления базами данных MS Access

Автоматизированные информационные системы

АИС

ЕАДК, преподаватель: И.Ю. Неверова

Информационная система

• ИС – это совокупность любой связанной структурированной информации хранящейся, на каком либо носителе (записная книжка, мобильный телефон, ПК и т.д.)
• Элементами ИС являются реальные или абстрактные объекты , обладающие набором свойств, которые их характеризуют (описывают).
• Современная форма организации хранения и доступа к информации формируется в виде системы автоматизированной обработки данных (АИС).

Компоненты банка данных (АИС):

• База данных
• Система управления базой данных
• Вычислительная система (операционная система)
• Администратор базы данных (группа специалистов)
• Словарь данных
• Обслуживающий персонал.

Система управления базами данных

• СУБД – это сложные программные комплексы, предназначенные для выполнения всей совокупности функций, связанных с созданием и эксплуатацией БД (АИС).
• По способу установления связей между данными модели БД бывают: а) иерархические – древовидные структуры объектов данных, исходящие из корневого узла. б) сетевые – объекты данных связанные в виде ориентированной сети в) реляционная модель – данные формируются в виде взаимосвязанных таблиц.

Виды моделей СУБД

Иерархическая модель

Реляционная модель

Сетевая модель

СУБД включает следующие средства:

• средства программирования высокого уровня;
• набор средств для поддержки объектов данных и отношений между ними;
• развитый пользовательский интерфейс для ввода данных в текстовом или графическом виде;
• средства для выбора нужных данных;
• средства для выполнения вычислений;
• средства для вывода информации на печать.

Производительность СУБД оценивается:

• временем выполнения запросов;
• скоростью поиска информации;
• временем импортирования БД из других форматов;
• скоростью выполнения операций (обновление, вставка, удаление).

Категории современных СУБД

• Программные продукты корпоративного направления – Oracle и MS SQL Server
• СУБД, предназначенные для работы с ИС в небольших компаниях – MS Access и Borland Interbase
• СУБД для создания web – сайтов с небольшими БД - MS My SQL Server 2000 и Borland Interbase

Microsoft Access

• Прикладная программа относящаяся к реляционной модели СУБД, входящая в состав пакета Microsoft Office, наиболее популярная БД, которая отличает возможность интеграции с другими программными продуктами.
• В одной программе можно создать несколько БД с определёнными именами.
• БД можно защищать паролем.

Компоненты БД Access :

• Таблицы – это объекты, в виде структурированной информации, содержащей характеристики данных (представляет собой совокупность данных одной структуры).
• Формы – это объекты, предназначенные для ввода данных и их просмотра по одной записи выбранных полей таблиц, в виде листов книги.
• Запросы - это объекты, которые позволяют получить необходимые данные из одной или нескольких таблиц по определённым условиям.
• Отчёты – это объекты, для отображения и анализа информации в виде подготовки исходных форм документов, в том числе с вычислением итогов.
• Макросы – набор макрокоманд для автоматизации часто выполняемых операций.

1 этап: Проектирование БД – создание новой БД и присвоение ей имени

2 этап: Создание структуры таблиц БД:

• Выбор режима создания таблицы
• Выбор режима создания таблицы

• Наименование полей Присвоение типа данных полей Установление первичного ключа Установление межтабличных связей
• Наименование полей
• Присвоение типа данных полей
• Установление первичного ключа
• Установление межтабличных связей

3 этап: Ввод и редактирование данных в таблицах

С использованием формы

В режиме таблицы

4 этап: Обработка информации

На основе запросов

На основе таблиц и форм

5 этап: Вывод информации из БД на печать

С использованием отчетов

На основе таблиц, форм и запросов

Схема функционирования Базы Данных.

Создание базы данных

Окно программы

Окно БД

Создание структуры таблиц БД

 Структурные элементы таблиц БД:

• Поле- это столбец таблицы в виде единицы данных, которая соответствует единице информации.
• Запись – это строка таблицы в виде совокупности логически связанных полей.

 Условия создания таблиц:

• Столбцам таблицы присваиваются уникальные имена без сокращений, которые определяют, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях;
• Одно поле представляет одну единицу информации;
• Все строки таблицы должны иметь одинаковую структуру, определяющие групповые свойства данных;
• В таблице не должно быть полностью совпадающих записей.

Режимы создания таблиц

• Режим таблицы или путём ввода данных – позволяет изменять имена полей, вводить и редактировать данные.
• Конструктор – позволяет вводить имена полей, присваивать полям тип данных и устанавливать свойства, выбирать ключевое поле .
• Мастер таблиц – позволяет выбрать имена полей из таблиц-образцов.
• Импорт таблиц – позволяет копировать готовую таблицу из другой БД с последующей доработкой.
• Связь с таблицами – позволяет указать адрес готовой таблицы, с которой необходимо работать.

Создание Таблиц БД в режиме таблицы

Создание таблицы в режиме конструктор

Типы данных полей

Тип поля определяет тип ввода данных, устанавливается в режиме конструктор.

• Текстовый – для ввода букв, цифр, знаков и др. символов, длиной не более 256 символов с пробелами (поля Фамилия, Адрес).
• Поле МЕМО – разновидность текстового типа, содержащая ссылку на данные длиной до 65536 символов с пробелами.
• Числовой – для ввода целых (234) и вещественных (0,1258) чисел (год, номер).
• Дата / Время – задаёт дату (чч.мм.гг) или время (чч.мм.сс).
• Денежный – разновидность числового типа в денежных единицах (рубли).

• Счётчик – целое значение, устанавливаемое автоматически на единицу больше, для каждой последующей записи.
• Логический – принимает одно из двух значений: Истина  или Ложь  (наличие оплаты, вступления в профсоюз, сдачи экзамена).
• Поле объекта OLE – позволяет сохранить рисунки, музыкальные клипы и видеозаписи.
• Гиперссылка – ссылки на очень большой текст, с переходами по выделенным меткам.
• Мастер подстановок – позволяет добавлять данные.

Общие свойства полей БД:

• Размер поля определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в данном поле;
• Формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
• Маска ввода определяет форму, позволяющую вводить в поля значения, имеющие одинаковый формат.
• Число десятичных знаков – устанавливается Авто или конкретное количество знаков после запятой.
• Подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля;
• Значение по умолчанию – то, которое вводиться в ячейки поля автоматически;
• Условие на значение – это ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;
• Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдаётся автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;
• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных.

Выбор ключевого поля

Ключевое поле – это такое поле, по которому можно определить значения других полей.

Ключевые поля используют для создания межтабличных связей.

Ключевые поля

Ключи бывают :

• Первичные – которые единственным образом идентифицируют каждую строку, их бывает в таблице только один.
• Альтернативные – которые уникально идентифицируют каждую строку в таблице, они вторичны и не должны совпадать с первичным ключом, их может быть несколько.

Порядок выполнения:

• В режиме Конструктор установить курсор на главное поле, которому подчиняются все остальные поля.
• Включить кнопку на панели инструментов «Ключ».

Установка межтабличных связей

• Для установки связи таблиц нажать кнопку на панели инструментов «Схема данных»

• Через контекстное меню ПКМ добавить имена нужных таблиц кнопкой «Добавить»

• Протянуть при нажатой ЛКМ от поля главной таблицы к совпадающему полю подчинённой таблицы. В появившемся окне установить межтабличную связь. Тип отношений между таблицами устанавливается автоматически.

Типы отношений межтабличной связи

• Один к оному (1_1) – Одной записи главной таблицы соответствует одна запись подчинённой таблицы. Оба поля ключевые.

Сотрудники

1 1

Код сотрудника (К)

Семейное положение

Фамилия

Код сотрудника (К)

Домашний адрес

Семейное положение

Телефон

Количество детей

Год рождения

Отношение «Один к одному»

• Один к многим (1_∞) или Многие к одному (∞_1) – Одной записи в главной таблице соответствует несколько записей подчинённой таблицы и наоборот. Ключевое поле имеет отношение 1.

Выполненные работы

Код сотрудника

∞ 1

Сотрудники

Дата выполнения работы (К)

Код сотрудника (К)

Количество часов

Стоимость работы

Фамилия

Домашний адрес

Телефон

Год рождения

Отношение «Один ко многим»

• Многие ко многим (∞_∞) – Нескольким записям главной таблицы соответствует несколько записей подчинённой таблицы. Связь не по ключевым полям.

Поставки товаров

∞ ∞

Код поставщика (К)

Заказанные товары

Товар

Код покупателя (К)

Цена

Товар

Минимальная партия

Срок поставки

Дата заказа

Количество товара

Отношение «Многие ко многим»

В таблицах с отношением «Один» связь будет по ключевому полю, а с отношением «Многие» связь не по ключевому полю. Главная таблица та, от которой тянется связь к подчинённой.

• Установить свойства отношений между таблицами включением кнопки свойств связи полей или кнопкой Объединение.

Свойства связи полей

• Обеспечение целостности данных – это механизм обеспечения согласованности данных между двумя связанными таблицами (данные из обеих таблиц можно объединять), который означает:

а) что в поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы (от которой идет связь);

б) из поля главной таблицы нельзя удалить данные, использованные в связанном поле подчиненной таблицы.

• а) что в поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы (от которой идет связь); б) из поля главной таблицы нельзя удалить данные, использованные в связанном поле подчиненной таблицы.

• Каскадное обновление связанных полей – означает, что изменение значения в поле главной таблицы автоматически изменяет все аналогичные записи в связанном поле подчиненной таблицы (80 на 85).
• Каскадное удаление связанных полей – означает, что при удалении записи из главной таблицы автоматически будут удалены все аналогичные записи из подчиненной таблицы (код 20 удалён из обеих связанных таблиц).

Создание форм

Формы – это средство для ввода данных.

• Их назначение – предоставлять для заполнения только те поля, которые необходимо заполнить пользователю.
• Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления: счётчики, раскрывающиеся списки через радиокнопки, переключатели, флажки и т.п., для автоматизации ввода. Формы могут содержать графики и диаграммы, и иметь специальные поля с функциями.
• Форма позволяет вводить, просматривать, редактировать и печатать данные.

Формы

Режимы создания форм:

• Конструктор – создание вручную, возможность размещение элементов управления.
• Мастер – выбор полей из нескольких таблиц.
• Автоформы – включают все поля одной таблицы (в столбец, ленточное, табличное).
• Диаграмма – графическое представление данных.
• Сводная таблица – формируется на основе других таблиц.

Создание запросов

Запросы – это команды, которые требуют представить определённую информацию, указанную в запросе по определённым условиям выборки.

Режимы создания запросов

• Мастер – создание запросов следующих видов:

• Простой запрос – позволяет выбирать поля из нескольких таблиц или запросов. Перекрёстный запрос – вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и др., группируя данные с выводом в компактном виде. Повторяющиеся записи – выполняют поиск одинаковых записей по какому-либо полю в таблице. Записи без подчинённых – находят все записи, не имеющие соответствующих записей в другой связанной таблице.
• Простой запрос – позволяет выбирать поля из нескольких таблиц или запросов.
• Перекрёстный запрос – вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и др., группируя данные с выводом в компактном виде.
• Повторяющиеся записи – выполняют поиск одинаковых записей по какому-либо полю в таблице.
• Записи без подчинённых – находят все записи, не имеющие соответствующих записей в другой связанной таблице.

Конструктор создания запросов

, = , Логические операторы: and - и, or - или, not – не (только не это значение) Сложение данных символьного типа: «Петр» & «ов» = «Петров» Оператор Like “ “. Например: like “Ф*“ – найти все фамилии на букву Ф. Виды масок: ? – любой одиночный символ; * - любая последовательность символов; # - любая цифра; [] – ряд ([ a - d ] a , b , c , d ; [1-4] 1, 2, 3, 4) ! – Исключение из ряда ([!2-4] 1, 5, 6, 7) Запрос – выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, без их изменения. Запрос – изменение используется для изменения, перемещения, добавления, удаления данных в таблицы, с получением запросов на создание изменённых таблиц и на обновление. Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора для создания запроса: Условия отбора: , = , Логические операторы: and - и, or - или, not – не (только не это значение) Сложение данных символьного типа: «Петр» & «ов» = «Петров» Оператор Like “ “. Например: like “Ф*“ – найти все фамилии на букву Ф. Виды масок: ? – любой одиночный символ; * - любая последовательность символов; # - любая цифра; [] – ряд ([ a - d ] a , b , c , d ; [1-4] 1, 2, 3, 4) ! – Исключение из ряда ([!2-4] 1, 5, 6, 7) Условия отбора: , = , Логические операторы: and - и, or - или, not – не (только не это значение) Сложение данных символьного типа: «Петр» & «ов» = «Петров» Оператор Like “ “. Например: like “Ф*“ – найти все фамилии на букву Ф. Виды масок: ? – любой одиночный символ; * - любая последовательность символов; # - любая цифра; [] – ряд ([ a - d ] a , b , c , d ; [1-4] 1, 2, 3, 4) ! – Исключение из ряда ([!2-4] 1, 5, 6, 7) " width="640"

• Конструктор – создание запросов разных типов:

• Запрос – выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, без их изменения. Запрос – изменение используется для изменения, перемещения, добавления, удаления данных в таблицы, с получением запросов на создание изменённых таблиц и на обновление. Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора для создания запроса: Условия отбора: , = , Логические операторы: and - и, or - или, not – не (только не это значение) Сложение данных символьного типа: «Петр» & «ов» = «Петров» Оператор Like “ “. Например: like “Ф*“ – найти все фамилии на букву Ф. Виды масок: ? – любой одиночный символ; * - любая последовательность символов; # - любая цифра; [] – ряд ([ a - d ] a , b , c , d ; [1-4] 1, 2, 3, 4) ! – Исключение из ряда ([!2-4] 1, 5, 6, 7)
• Запрос – выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, без их изменения.
• Запрос – изменение используется для изменения, перемещения, добавления, удаления данных в таблицы, с получением запросов на создание изменённых таблиц и на обновление.
• Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора для создания запроса: Условия отбора: , = , Логические операторы: and - и, or - или, not – не (только не это значение) Сложение данных символьного типа: «Петр» & «ов» = «Петров» Оператор Like “ “. Например: like “Ф*“ – найти все фамилии на букву Ф. Виды масок: ? – любой одиночный символ; * - любая последовательность символов; # - любая цифра; [] – ряд ([ a - d ] a , b , c , d ; [1-4] 1, 2, 3, 4) ! – Исключение из ряда ([!2-4] 1, 5, 6, 7)
• Условия отбора: , = ,
• Логические операторы: and - и, or - или, not – не (только не это значение)
• Сложение данных символьного типа: «Петр» & «ов» = «Петров»
• Оператор Like “ “. Например: like “Ф*“ – найти все фамилии на букву Ф. Виды масок: ? – любой одиночный символ; * - любая последовательность символов; # - любая цифра; [] – ряд ([ a - d ] a , b , c , d ; [1-4] 1, 2, 3, 4) ! – Исключение из ряда ([!2-4] 1, 5, 6, 7)

Создание отчётов

Отчеты – Подготовка исходных форм документов для анализа и вывода на печать.

Отчёты позволяют:

• Включать выборочную информацию из одной таблицы БД
• Включать информацию из разных таблиц БД
• Добавлять информацию, не содержащуюся в БД
• Располагать выводимую информацию в любом удобном виде
• Выводить итоговую информацию из БД

Отчёты

Режимы создания отчётов:

• Конструктор – самостоятельная разработка собственных отчётов с заданными свойствами
• Мастер – создание отчёта на основе выбранных полей из нескольких связанных таблиц
• Автоотчёт – создание отчёта из всех полей одной таблицы (в столбец или ленточный)
• Диаграммы (графики, гистограммы, круговые и др. графические представления)
• Почтовые наклейки – вывод данных для дальнейшего наклеивания на конверты, папки и т.п.

Домашнее задание

• Распечатать свой вариант задания названный преподавателем (вариант можно распечатать с сайта http://multiurok.ru/neverova/files/ из раздела «Письменные практические работы по Информатике» - Практическая работа "Создание структуры таблиц реляционной модели базы данных MS Access«) 
• Заполнить ответы в балке
• Сдать ответы задания на проверку преподавателю по следующим позициям:

• Установить ключевые поля в таблицах Присвоить типы данным Установить связь между таблицами Определить тип межтабличной связи
• Установить ключевые поля в таблицах
• Присвоить типы данным
• Установить связь между таблицами
• Определить тип межтабличной связи

Вариант 1

Вариант 2

Вариант 3

Вариант 4

Вариант 5

Вариант 6