Word и Excel спешат на помощь: работа со списками учеников, печать грамот и дипломов, слияние Word и Excel

Word и Excel спешат на помощь: работа со списками учеников, печать грамот и дипломов, слияние Word и Excel.

Часто в документах Excel встречаются списки, в которых ФИО написаны в одном столбце. А нам требуется разделить их на 3 столбца. Для этого:

1. Выделите все ячейки, в которых ФИО написаны полностью.

1. Выберите вкладку Данные — Текст по столбцам. Далее следуйте указаниям Мастера распределения текста по столбцам. Укажите формат данных — с разделителями:

Выберите разделитель — пробел.

Укажите первую ячейку, в которую нужно поместить данные:

Результат:

Также в документах часто встречается дата, написанная в формате 25.05.2016. Нам надо разбить дату, так, чтобы день, месяц и год были в трех разных столбцах. Существуют разные способы такого преобразования. Можно в новых столбцах воспользоваться функциями:

=ДЕНЬ(A2)        =МЕСЯЦ(A2)    =ГОД(A2)
Если же месяц нужно написать словами, то вместо функции =МЕСЯЦ(A2) можно написать такую функцию:

=ВЫБОР(МЕСЯЦ(A2);"января";"февраля";"марта";"апреля";"мая";
"июня";"июля";"августа";"сентября";"октября";"ноября";"декабря")

Представим типичного классного руководителя, который должен в конце учебного года напечатать увесистую стопку грамот за участие в олимпиадах и конкурсах, спортивные достижения, дежурства и уборку класса. К счастью, в продаже большой ассортимент готовых грамот, но печатать то текст на них все равно нужно самостоятельно!

Для работы нам понадобятся сразу две программы — Word и Excel.

1. В электронных таблицах Excel мы подготовим список награжденных детей.

Сохраните его под названием «Список.xls»

1. Теперь возьмем в руки готовую грамоту и измерим линейкой расстояние от верхнего края грамоты до нижней линии строки с надписью «Грамота». Предположим, что это расстояние равно 8 см. (в дальнейшем от этой линии нужно будет отступить вниз еще несколько сантиметров)

1. Открываем текстовый редактор Word. Перейдем на вкладку Разметка страницы — Поля

Установим ширину полей:

Теперь можно подготовить шаблон текста, который мы и будем печатать на грамотах, подставляя в него данные из нашего списка.

Установим размер шрифта 16-18 пт. и напишем, например, такой текст:

Награждается

Ученик(ца)              класса

За

Классный руководитель: (напишите ФИО учителя)

Директор школы: (напишите ФИО директора)

Обратите внимание, что информация с фамилиями детей остается незаполненной, а ФИО классного руководителя и директора школы вписываются, так как эта информация повторяется на всех грамотах.

Сохраните этот документ-шаблон под названием «Шаблон.doc», но не закрывайте!

1. Теперь самое главное!

Перейдем на вкладку «Рассылка» и выберем команду «Начать слияние».  Выберите тип документа, который нужно создать (например, письма).

Подключим этот документ к источнику данных (к нашему списку в Excel) Выберите команду Выбрать получателей — Использовать существующий список:

Укажите нужный файл «Список.xls»

Вставьте в нужные места документа Поля слияния (эти поля будут заполняться данными из файла списка).

Перед тем как печатать весь комплект копий грамот, каждую из копий можно увидеть в Предварительном просмотре.

Надеюсь, что эти советы помогут вам в работе.