6. Вкладыш, дубликат трудовой книжки

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы хотя бы одного из разделов, то в нее подшивается вкладыш. Он представляет собой такой же документ, что и трудовая книжка, только вверху вместо надписи «Трудовая книжка» написано «Вкладыш в трудовую книжку». На титульном листе трудовой книжки в верхней части обязательно делается запись «Выдан вкладыш N _____». Иногда ставится специальный штамп аналогичного содержания, а номер вкладыша вписываются вручную. Если оказываются заполненными страницы хотя бы одного из разделов вкладыша, то оформляется следующий вкладыш, и информация о нем также указывается на титульном листе трудовой книжки. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Прием на работу по предъявлению одного вкладыша не допускается. Вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, нумерация сведений о работе продолжается.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки – это ее повторный экземпляр, имеющий равную с подлинником юридическую силу. Потребность в оформлении дубликата возникает на практике достаточно часто. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку или же она пришла в негодность – обгорела, порвана, испачкана. А может быть, в нее внесена неверная запись об увольнении или переводе, в то время как работник хочет иметь «чистый документ». Независимо от причины работник может обратиться в кадровую службу компании с просьбой сделать ему соответствующий дубликат. Порой, когда трудовая книжка потеряна, кадровики возмущаются: прошло много времени со дня увольнения, а работник обращается с просьбой о замене трудовой книжки именно в их компанию. Хотя, возможно, за такой длительный период он сменил не одно место работы. На этом основании они зачастую отказывают в помощи бывшему сотруднику, советуя обратиться в другую организацию. Скажем сразу, такие действия кадровых специалистов нельзя признать правомерными. Дело в том, что в Правилах ведения и хранения трудовых книжек сказано, что работник, утративший трудовую книжку, должен заявить об этом факте по последнему месту работы. А работодатель в ответ обязан выдать дубликат утраченного документа. Причем сделать это он должен не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Как видите, у кадровика не остается иного выхода, как выполнять распоряжения закона. Дубликат также оформляется в случаях, когда в трудовую книжку внесена запись, хотя и признанная недействительной, но бросающая тень на самого работника. Например, сотрудник был уволен по приговору суда, который лишил его права занимать определенную должность. Затем такое решение было признано незаконным, и работник полностью восстанавливается в должности. В трудовую книжку вносится запись о том, что увольнение признано незаконным. Однако если человек захочет сменить место работы, то такая запись все равно будет негативно настраивать к нему работодателей. Чтобы этого избежать, сотруднику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все записи, за исключением той, которая признана недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. На трудовой книжке, которая пришла в негодность, ставится штамп или делается надпись «Взамен выдан дубликат», после чего она возвращается владельцу.

Итак, как же заполняется дубликат? На титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу пишется слово «Дубликат». Затем на основании представленных работником документов заполняется сам титул. Обратите внимание, вносимые данные должны соответствовать информации о работнике на день заполнения документа. Далее порядок оформления и заполнения дубликатов не отличается от аналогичных действий с трудовыми книжками, о которых уже подробно рассказано выше. Но если работник, потерявший трудовую книжку, до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие. Запись делается на основании документов, подтверждающих трудовой стаж. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы. Такими документами среди прочих могут являться копии приказов, анкета по учету кадров, которую заполняет работник при поступлении на работу, личная карточка, ведомости на выдачу заработной платы. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должности работника. Например: «Общий трудовой стаж составляет 12 (двенадцать) лет 5 (пять) месяцев 7 (семь) дней». Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Также в дубликат записывается информация о награждении (поощрении) работника, которая вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

После этого общий (и/или непрерывный) стаж, подтвержденный необходимыми документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

• в графе 2 указывается дата приема на работу;

• в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также наименование структурного производственного подразделения (цех, отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Если имеются документы, подтверждающие перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии, то вносятся в дубликат и эти записи;

• ниже в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения;

• в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликат.

Иногда сотрудник, обратившийся за новым трудовым документом, озадачивает кадровика просьбой: «Оформите мне новую трудовую книжку, не нужен никакой дубликат». При этом он высказывает такой довод: «Я хочу иметь настоящий документ». Ни при каких обстоятельствах работнику кадровой службы не следует идти на это нарушение.

Ведь просьба работника, скорее всего, связана с тем, что он боится слова «дубликат», представляя, что это то же самое, что и обычная копия документа. Однако копия свидетельствует только о наличии бумаги, не обладая ее юридической силой, тогда как дубликат по действию ни в чем не уступает подлиннику. Помните, что нарушение правил замены трудовой книжки может иметь нежелательные последствия как для работника, так и для кадровика. Так, при оформлении пенсии сотрудник пенсионного фонда, скорее всего, обратит внимание на то, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем. Такого рода «несостыковка» способна вызвать подозрения относительно подлинности документа, и работнику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа. За необходимыми бумагами он опять же придет в организацию, где в свое время ему так «удачно» оформили документ. Впрочем, казус может произойти и значительно раньше. Например, при оформлении заграничного паспорта. Копия «неправильной» трудовой книжки – основание для отказа в получении документа, дающего право на зарубежные поездки. Чтобы избавить себя от подобных сложностей, кадровик должен четко следовать предписанию закона – взамен утраченной или пришедшей в негодность трудовой книжки может быть выдан только дубликат.