Анализ проблем.

Сильная основа проекта: анализ проблем и постановка целей

1.   Анализ проблем

Некоторые коллеги в предыдущем модуле столкнулись с тем, что очень сложно подобрать правильные слова для формулировки проблемы для проекта.

Например, для одного и того же проекта по уборке пляжа в числе проблем, на решение которых он нацелен, может быть: «дети травмируют ноги об осколки», «пляж грязный», «люди мусорят», и т.д. По формулировкам – вроде все верно, они все звучат как проблемы и имеют отношение к тому, что мы хотим сделать. Так что же правильно? Что обозначить как ключевую проблему в описании проекта?

Чтобы решить эту задачу, нужно провести качественный анализ ситуации. И помочь в этом может инструмент под названием «построение дерева проблем».

Анализируем вместе со стейкхолдерами

Прежде чем перейти к описанию технологии анализа, хотим отметить, что проводить эту процедуру лучше вашей проектной командой с участием представителей всех тех организаций, кто так или иначе занимается данной проблематикой, а также с участием благополучателей. Или же – как их иногда называют – заинтересованных сторон, или стейкхолдеров. Одна голова – хорошо, а много – лучше. Почему?

Не всегда можно найти или собрать подходящую статистику или аналитические данные о проблеме. Например, о каких-то сложностях вам смогут только устно рассказать те, кого эта проблема непосредственно касается. В зависимости от тематики вашего проекта это могут быть, например, подростки, или матери детей-инвалидов, или люди, живущие в определенном микрорайоне и т.д.

Кроме того, общение со стейкхолдерами может дать вам возможность более комплексно взглянуть на ситуацию; вам могут открыться такие грани проблемы, которые, возможно, вам были еще не знакомы.

У любой проблемы есть причины и последствия. Решая свои локальные задачи, НКО очень часто видят лишь «верхушку» айсберга, не достаточно хорошо понимая связанных проблем и не видя «картинки целиком». Уверены ли вы, что хорошо знаете корни той проблемы, которую вы хотите решать? Без этого понимания вам будет очень сложно правильно поставить задачи и подобрать методы ее решения! Уверены ли вы, что после решения проблемы в рамках вашего проекта обязательно произойдет именно то, что вам хотелось бы? Что нет других факторов, от которых также зависит желаемое вами будущее? Стейкхолдеры могут помочь вам обрести эту уверенность.

Составьте список ваших заинтересованных сторон – тех, кого затрагивает ваш проект, на кого он влияет, или от кого зависит. Пригласите их на общую встречу и попробуйте проанализировать ситуацию вместе с помощью дерева проблем. Можно проранжировать по значимости разные группы стейкхолдеров, и в первую очередь добиваться участия представителей наиболее важных групп. Возможно, кстати, вы попутно найдете партнеров и сообщников для своего проекта!

Нужно отметить, что проведение такой общей встречи не исключает необходимости провести подготовительную работу по сбору информации о проблеме: найти имеющиеся аналитические и статистические данные о проблеме, узнать, кто еще и как работает в вашей сфере и т.д.

Как организовать анализ проблем

Если очень кратко, то суть технологии построения дерева проблем заключается в следующем: вы вместе со всей своей командой зовете представителей стейкхолдеров, записываете ВСЕ проблемы в выбранной вами области, которые обозначают участники встречи, и выстраиваете их в логическую цепочку причинно-следственных связей (иногда в несколько этапов, с использованием дополнительного анализа проблематики).

На практике технология состоит из 4 шагов.

Шаг 1. Мозговой штурм. Вы обозначаете проблемное поле, которое хотите проанализировать.

Например, «неблагоприятная экологическая обстановка озера Безымянного».

На мозговом штурме все участники формулируют проблемы, которые они видят и считают значимыми и связанными с этим проблемным полем. По правилам мозгового штурма, принимаются все идеи, без обсуждения и критики.

Все проблемы, выявленные на этом этапе, кратко формулируются и записываются, каждая на отдельной карточке. Важно следить, чтобы все записанное звучало именно как проблема.

Например, «завод на берегу озера Безымянного» – это не проблема, а констатация факта. А вот «неочищенные стоки с завода попадают в озеро» – это да, проблема.

Шаг 2. Выбор основной проблемы и отсев несвязанного с ней.

Выберите одну из ключевых проблем, выявленных на этапе мозгового штурма, которая кажется решаемой в рамках вашего проекта. Она будет основной. Возможно, после выбора основной проблемы окажется, что часть из перечисленного на этапе мозгового штурма не связана с нею, и тогда эту часть нужно просто отбросить.

Например, за основную взяли проблему «берег озера замусорен». Тогда проблему про «неочищенные сточные воды с завода» мы отбрасываем как несвязанную с основной.

Шаг 3. Составление иерархии причин и следствий:

Проблемы, которые являются прямыми причинами основной проблемы, помещаются на уровень ниже.

Проблемы, которые являются прямыми следствиями основной проблемы, помещаются на уровень выше.

Если существует несколько причин, которые совместно производят следствие, поместите их на одном уровне диаграммы.

После этого свяжите проблемы стрелками (от причины к следствию), ясно показывая ключевые связи.

У вас должно получиться дерево примерно вот такого вида:

Внизу – причины, в центре – основная проблема, вверху – следствия. Все связано в причинно-следственные цепочки.

Для проблемы замусоренного берега причинами могут быть, к примеру, отсутствие баков для бытового мусора на берегу и слишком большое количество отдыхающих. Отдыхающих, в свою очередь, слишком много потому, что это озеро – единственное место отдыха для огромного микрорайона, и желающих «культурно отдохнуть» явно больше, того позволяют размеры береговой зоны. А следствием может быть то, что дети регулярно травмируют себе ноги осколками бутылок, гуляя босиком по песку.

Полученное «дерево проблем» должно давать реальную, хотя и упрощенную, версию действительности. Дерево не должно быть слишком сложным и пытаться объяснить все хитросплетения причинно-следственных связей.

Помните, что процесс работы над «деревом проблем» не менее важен, чем продукт. Это упражнение можно рассматривать как возможность выражения и согласования различных точек зрения и интересов всех участников.

Шаг 4. Проверка дерева на обоснованность и полноту, корректировка.

Проверьте дерево на обоснованность и полноту скорректируйте его в случае необходимости. Уточните у членов группы "Нет ли каких-либо важных проблем, которые еще не были упомянуты?" Если это так, сформулируйте проблемы и поместите их на соответствующее место в диаграмме.

Например, анализируя проблему отсутствия мусорных баков может выясниться, что та структура, в чьем ведении находится содержание береговой зоны озера, не включила пляж в список объектов, куда должна заезжать машина из компании по утилизации мусора, и не выделяет на это деньги. Это нужно тоже добавить в схему!

Иногда бывает, что часть обозначенных проблем не находит сразу свое место в схеме, или наоборот – группа осознает, что не понимает причин какого-то явления, и на этом месте остается пустой квадрат. Тогда группа может прерваться, и организаторы обсуждения или приглашенные эксперты собирают дополнительную информацию и самостоятельно корректируют дерево проблем до рабочего варианта. Этот вариант затем обязательно представляется всей группе или на следующей встрече, или в переписке. Финальный вариант дерева проблем должен быть утвержден каждым членом группы. Кстати, не забывайте благодарить людей за участие!

Давайте рассмотрим пример разработанного дерева проблем для еще одного проекта, и поймем, как от проблем перейти к целям. Вот оно для конкретного двора.

Основная проблема – дети не могут играть во дворе. Причин этому три: двор грязный, так как загрязнен собаками; там опасно играть, так как ездит много машин; и нет места для игр, так как детская площадка разломана.

И есть следствия. Дети уходят играть далеко от дома и их сложно контролировать, подростки собираются в подъездах, там мусорят и бьют лампочки, и в результате этого подъездах темно и люди жалуются.

Что может дать нам такая схема?

Во-первых, например, понимание, что для решения проблемы битых лампочек нужно отремонтировать детскую площадку и поставить туда пару тренажеров. Вместо того, чтобы сразу вызывать участкового и начинать проект по воспитательной работе с подростками.

Во-вторых, понимание того, сколько и каких групп интересов задействовано, и какие смежные проблемы надо также решать. Возможно – появится и понимание того, кого надо звать в партнеры проекта. И эти партнеры возьмут на себя решение части обозначенных проблем.

В-третьих, если команда маленькая и ресурсов немного, то возможно один проект разобьется у вас на несколько, и команда будет последовательно решать обозначенные проблемы, регулируя свои временные и финансовые возможности. Сначала – добиться ремонта детской площадки, затем – организовать вместе с ТСЖ дополнительную автостоянку рядом с домом, дальше – работа с собаководами и т.д.

Или же вы выстроите на основе этой схемы один долгосрочный многокомпонентный проект, где каждый следующий этап будет дополнять или развивать предыдущий, и в конце концов проект приведет к решению проблем, обозначенных в самом верху этой схемы.

2.   Постановка целей

Однако просто понять, что же именно плохо и почему, - недостаточно для хорошего проекта. Нужно еще и обозначить, что нужно сделать для их решения, в том числе – вашей командой. Постановка целей – это как бы разворачивание проблемы наоборот («двор грязный – двор чистый»). Развернем каждую проблему на рассмотренном дереве. И из дерева проблем вырастет дерево целей.

Вот оно для примера с двором.

В нем мы все проблемы, включая причины и следствия, развернули и превратили в цели. Вместо «подростки мусорят в подъездах» стало «подростки НЕ мусорят в подъездах». Вместо «во дворе ездит много машин» стало «въезд во двор ограничен» и т.д.

Дальше вы, оценив свои возможности и ресурсы, можете выбрать для проекта именно ту цель, которая будет вам по силам. Это может быть как ключевая цель из центра этой схемы, так и, к примеру, лишь одна или две причины, которые ее обуславливают.

Как использовать дерево проблем и дерево целей?

Итак, зачем нужны дерево проблем и дерево целей.

Во-первых, для выбора (для конкретного проекта) именно того ракурса проблемы и постановки именно той цели, которые – «про вас». С вашими желаниями, знаниями, навыками, командой, ресурсами, которые у вас есть на данный момент. И определения места этого проекта в ряду долгосрочных целей вашей организации.

Дерево проблем и дерево целей можно составлять для ситуаций разного масштаба: от одного двора, как в нашем примере, до целой отрасли или сферы деятельности. И чем масштабнее вопрос, тем разветвленнее и шире у вас будут дерево проблем и дерево целей для него. Соотносите масштаб работы своей организации с масштабом обсуждаемых проблем (целей) при составлении этих деревьев. Определите сразу, с каким уровнем проблемы вы будете работать в своей организации в рамках данного проекта. Именно эту проблему и указывайте в его описании! Можно расписать и проблемное поле «вокруг», но главный акцент в описании должен быть именно на выбранный «квадратик» в дереве проблем.

Не пытайтесь «впихнуть» в один проект все сразу, все проблемы и цели, но четко сформулируйте для себя, что «сейчас мы делаем вот это и это». И понимайте, какое место в цепочке видимых вами проблем и цепочке целей он занимает.

Все, что останется выше выбранного «квадратика» на дереве целей – это ваши долгосрочные цели и часть миссии вашей организации. Кстати, действительно ли они соответствуют ВАШЕЙ миссии? Сравните с формулировками, принятыми в вашей НКО.

Во-вторых, анализ дерева проблем и дерева целей могут подсказать вам наилучшую стратегию достижения выбранной цели. Все, что оказывается ниже выбранного вами «квадратика цели» в этой схеме – это задачи вашего проекта. Если вы какую-то из них пропустите – то цель достигнута не будет. Так же, как если вы начнете работать сразу со следствиями – то основная проблема также решена не будет.

Конечно же, выбор стратегии также включает в себя выбор способов решения задач. А они в свою очередь зависят от того, на что способна ваша команда в данных условиях. Поэтому дополнительно к построению дерева проблем и дерева целей очень рекомендуем вам проанализировать и оценить собственные возможности, доступные ресурсы, а в некоторых случаях (например, для больших проектов, в которых планируются институциональные изменения в вашей сфере) – и социально-экономические условия среды. Это можно сделать и просто опираясь на собственную логику и здравый смысл, но можно воспользоваться уже разработанными инструментами, например, такими как SWOT и PEST анализ. Ознакомиться с ними можно в дополнительных материалах этого модуля.

Кроме того, дерево проблем дает понимание, что еще должно быть кем-то сделано во внешней среде, чтобы выбранная вами проблема оказалась решена.

Например, в рассмотренном нами примере со двором вы решили, что готовы только отремонтировать детскую площадку. Но кто-то должен также решить проблему слишком большого количества машин во дворе и безответственных собаководов.

Кто и как их будет решать? Возможно, есть какие-то организации или команды рядом, с которыми разумнее будет объединить или как минимум скоординировать свои усилия.

Итак, качественный анализ проблемы и грамотная постановка цели – это основа сильного проекта. Проработав этот вопрос, вы получите гораздо более ясное понимание того, какую проблему стоит выбрать для приложения сил именно вашей организации (как в данный момент для одного конкретного проекта, так и в долгосрочной перспективе), а также сможете выбрать наилучшую стратегию достижения поставленной цели и  партнеров для реализации проекта.