Научно-практическая конференция студентов ПОО и учащихся школ «Перспективы развития научной мысли»
Наименование направления:
Информационные технологии
«Автоматизированные информационные
системы»
Автор:
Даньков А.О. ученица
9 «А» класса
МКОУ СОШ №1 г. Россоши
Научный руководитель:
Малакеев М.В.,
МКОУ СОШ №1,
учитель информатики и ИКТ
Россошь 2016
Содержание
ВВедение 3
1. Основные компоненты автоматизированных систем 4
2. Автоматизированные информационные СИСТЕМЫ 6
2.1 Microsoft Office 6
2.1.1 Word 6
2.1.2 Excel 7
2.1.3 Другие программы 7
Выводы и предложения 8
Список использованной литературы 9
ВВедение
В условиях динамичного развития общества любой организации требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение и информационные технологии — это не только залог успеха, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
В широком понимании информационные технологии (ИТ) охватывают все области создания, передачи, хранения и восприятия информации, не ограничиваясь только компьютерными технологиями. При этом ИТ часто ассоциируют именно с компьютерными технологиями, и это не случайно: появление компьютеров вывело ИТ на новый уровень, как когда-то телевидение, а ещё ранее печатное дело.
В данной работе раскрывается вопрос об автоматизированных информационных системах.
Объект исследования - информационные технологии.
Цель данной работы – исследование автоматизированных информационных технологий.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
Теоретической базой исследовательской работы послужили труды отечественных и зарубежных авторов, которые раскрывают сущность автоматизированных информационных технологий.
Сочетание теоретико-методологического уровня исследования с решением задач прикладного характера обусловило выбор методов исследования.
Теоретические: анализ теоретической литературы, раскрывающей состояние исследуемого проекта.
Эмпирические: обобщение опыта.
Для достижения поставленной цели и решения задач использовались технические и программные средства такие как: компьютер DNS Office с установленной операционной системой Microsoft Windows XP Professional, Microsoft Office Word 2007, браузер Opera v. 31.0.
- Основные компоненты автоматизированных систем
Информационная технология автоматизации – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д[7].
База данных
Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Текстовый процессор
Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта
Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации.
Табличный процессор
Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:
ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
качественное оформление табличных форм представления данных;
многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.
Электронный календарь
Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.
Компьютерные конференции и телеконференции
Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.
Факсимильная связь
Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
- Автоматизированные информационные СИСТЕМЫ
Любая организация имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.
Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office.
Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.
Рассмотрим некоторое из них.
2.1 Microsoft Office
Microsoft Office – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части. В настоящее время версий, которыми пользуются различные пользователи и спользут в организациях очень много: от стабильно работающей Microsoft Office 2003 до новейшей Microsoft Office 2016. Расмотрим «золотую середину» Microsoft Office 2007.
В Microsoft Office 2007 входит:
Word 2007 – мощная программа для работы с текстовыми документами.
Excel 2007 – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
Access 2007 – сильнейшее средство для работы с базами данных.
PowerPoint 2007 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
Outlook 2007 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
2.1.1 Word
Microsoft Word — мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.
Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.
При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий:
Коллективная работа
Поддержка HTML
Microsoft Excel – мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел. Excel обладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных.
Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы.
В Excel 2007 разработчики Microsoft реализовали десятки новых функций.
2.1.3 Другие программы
1) Графический редактор – программа, предназначенная для создания и редактирования графических файлов. Существует множество различных форматов графических файлов, и, соответственно, графических редакторов, работающих с этими форматами. Все графические форматы делятся на две большие группы: форматы растровой и форматы векторной графики.
2) Архиваторы – программы, которые собирают файлы, выбранные пользователем, в один файл-архив с заданным именем, причем размер этого файла обычно в несколько раз (зависит от способа упаковки и типов архивируемых файлов) меньше, чем сумма объемов всех собранных в него файлов. Хотя упакованные файлы нельзя использовать, пока они находятся в архиве, такой способ хранение долгое время не используемых файлов выглядит рациональнее. Наиболее распространены архиваторы ZIP и RAR – почти на любом компьютере можно встретить один из этих упаковщиков.
3) Антивирусы. Эти программы призваны очищать и защищать систему от компьютерных вирусов. Вирус – программа-паразит, названный так за сходство в поведении со своим биологическим «предком». Среди антивирусов можно отметить Antiviral Toolkit Pro (AVP), совмещающий в себе функции сканера и доктора, а более поздние версии имеют и встроенный вотчер, Dr. Web, также являющийся и сканером, и доктором, Norton Antivirus – многофункциональный пакет по борьбе с вирусами, включающий кроме сканера, доктора и вотчера еще ряд антивирусных средств.
Выводы и предложения
Люди организуют свою деятельность в силу разных причин – чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели.
Информационные системы обеспечивают определенные преимущества автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании.
Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.
Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.
В информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.
В данной работе дана характеристика основных компонентов автоматизации офиса. Цель работы достигнута.
В работе были решены следующие задачи:
Таким образом, использование автоматизированных технологий, которые входят в понятие информационная система – залог успешной деятельности. Еще можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.
Список использованной литературы
Информатика. Учебник, под ред Макаровой Н.В. М.: Финансы статистика, 1998, 768 с, ил.
Информационные системы в экономике Учебное пособие/ А.В. Улезько и др. - Воронеж: ВГАУ, 2007.- 108 с.
Информационные системы в экономике: Учебное пособие / Варфоломеева Е.В., Воропаева Т.В., Гобарева Я.Л. и др.; Под ред. Д.В.Чистова: Реи. В.П.Невежии. И.С.Гладштейн. - М.: ИНФРА-М , 2009. - 234с.
Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. –М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004. -928.: ил.
Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 1990
Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ. - М.: Высшая школа, 1991.
Суханов А.П. Информация и прогресс. -Новосибирск: Наука, 1988.
Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word.- СПб: Питер, 2000.- 725с.
Справочная система Microsoft Office.
«Компьютерная газета», статья Сергея и Марины Бондаренко, http://www.3domen.com
0
1 648
38 380 
