Методические рекомендации "Правила приемки товара"

«ПРАВИЛА ПРИЁМКИ ТОВАРА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

Разработчик: Логинова Людмила Сергеевна

Надым, 2021

СОТРУДНИК, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ПРИЁМКУ И СОХРАННОСТЬ ТОВАРОВ

Прежде всего вы должны назначить сотрудника, который будет:

• отвечать за приёмку товаров,

• заносить их в программу,

• следить за их сохранностью и списанием (расходованием) на изготовление блюд, напитков и хозяйственные потребности заведения.

Когда нет такого ответственного, могут возникнуть проблемы:

• Расхождения между данными в программе и фактическим наличием продуктов и других товаров в заведении.

• Хищения среди сотрудников.

В зависимости от масштаба и формата предприятия общественного питания ответственным может быть:

• Заведующий складом или кладовщик. Тогда всё перечисленное выше будет его основными обязанностями.

• Любой сотрудник, который дополнительно к другим обязанностям будет делать перечисленное выше. Например, управляющий заведением.

Ответственными могут быть несколько человек.

Рекомендации:

1. На приёмку товаров лучше ставить сотрудника с опытом. Опытный кладовщик проконтролирует важные нюансы. Например, чтобы тяжёлые коробки не ставили на коробки с мягкими продуктами. Часто грузчики поставщиков не обращают внимание на такие моменты, так как стремятся побыстрее сдать товары на склад.

2. Распределите поставщиков между кладовщиками, если вы назначили ответственными несколько человек. Когда каждый кладовщик будет работать со «своим» поставщиком, он быстро запомнит все нюансы, связанные с приёмкой того или иного товара.

ПРОЦЕДУРА ПРИЁМКИ ТОВАРА В 5 ШАГОВ

Рассмотрим, что важно учесть при поступлении товара и как лучше организовать этот процесс по шагам:

Шаг 1. Проверка документов и их соответствие договору.

Кладовщик должен изучить документы поставщика, которые прибыли вместе с товаром, и проверить:

• Совпадают ли наименование, количество, цена товаров в сопроводительных документах и договоре.

• Правильно ли указаны все реквизиты заведения в документах, в том числе: название ООО или фамилия, имя, отчество ИП; адрес; ИНН; дата поставки.

Про список документов, которые должны быть при поступлении товара, читайте дальше.

Шаг 2. Проверка количества и качества товаров, их соответствие документам.

В зависимости от вида товара и его упаковки кладовщик должен:

• Проверить целостность и состояние упаковки, тары.

• Проверить маркировку товаров и тары — в частности, наименование товара, срок годности, вес.

• Пересчитать количество прибывших позиций (количество тары или упаковок).

• Выборочно вскрыть тару или упаковку, чтобы проверить количество и качество товара (его внешний вид, цвет, состояние).

• Проверить, соблюдён ли температурный режим транспортировки товара. Для этого изучить показания температурных регистраторов (приборов, которые измеряют температуру).

• Пересчитать или взвесить товар.

• Сравнить фактическое количество товаров с тем, что указано в документах.

При приемке осматривается состояние тары, маркировка на ней и соответствие ее данным документов. Вскрытие тары производится только после ее предварительной очистки снаружи во избежание загрязнения продуктов.

Согласно гигиеническим требованиям на предприятиях общественного питания запрещается принимать: мясо без наличия ветеринарного клейма, водоплавающую птицу в непотрошеном виде, сырые утиные и гусиные яйца, куриные из инкубатора, консервы бомбажные, крупу и муку с амбарными вредителями и грибы от частных лиц.

Все продукты, поступающие на предприятия общественного питания, должны соответствовать требованиям государственных стандартов (ГОСТов) или технических условий (ТУ, РТУ, МРТУ), обязательных для всех организаций, производящих и реализующих продукты питания. В стандартах определяются физические, химические, бактериологические показатели продуктов, условия упаковки, транспортировки и хранения, методы испытаний.

Продукты, отвечающие всем требованиям стандартов, называются стандартными. Продукты, не соответствующие требованиям стандартов, не принимаются, при необходимости направляются в пищевые лаборатории на анализ. При обнаружении отклонений от требований стандарта по показателям, не представляющим опасности для здоровья человека (влажность, жирность, величина кусков, форма нарезки и др.), продукты относятся к нестандартным съедобным, т. е. пригодным для питания.

При сомнениях в доброкачественности продуктов или несоответствии их гигиеническим показателям отбирают пробы в лаборатории ведомственной или государственной санитарной службы, где проводится гигиеническая оценка качества продукта.

Гигиеническое определение понятия качества продуктов — это совокупность свойств, определяющих степень пригодности их для питания. Таким образом, гигиеническая оценка качества продукта осуществляется с целью выявления свойств, характеризующих пищевую ценность и безвредность продуктов для здоровья человека.

Безвредность продуктов определяется отсутствием в них патогенных (болезнетворных) микроорганизмов или их токсинов; органических или неорганических ядов; гельминтов, опасных для человека; вредных механических примесей.

На основании гигиенической оценки устанавливается безусловная пригодность продукта питания; условная пригодность продукта, т. е. возможность использования продукта для питания только после его доработки, переработки или при определенных условиях; непригодность продукта для целей питания — подлежит уничтожению или технической утилизации, или используется на корм скоту с разрешения ветеринарного надзора.

Оценивая качество продукта, часто употребляют понятие о его доброкачественности, т. е. отсутствии явлений порчи: гниения, окисления, плесневения, прогоркания, осаливания, брожения. Недоброкачественные продукты бракуются.

Государственная инспекция по качеству проводит товароведческую экспертизу и решает вопросы о недоброкачественности продуктов, не требующих специальных гигиенических исследований. В связи с этим, нет надобности привлекать санитарно-эпидемиологические организации для решения вопроса о явно гнилых овощах, консервах в битых стеклянных банках и других явно испорченных продуктах. Органы санитарной службы не решают также вопросы о сортности продуктов, но при необходимости участвуют в экспертизе нестандартных продуктов.

Качество продуктов при приемке определяется органолептическим методом — по внешнему виду, цвету, запаху, консистенции, а при необходимости и по вкусу.

При осмотре мяса обращают внимание на следующие признаки порчи: наличие слизи на поверхности, цвет на разрезе серый или зеленоватый, консистенция мягкая, запах неприятный. Запах проверяют также путем погружения нагретого ножа в толщу мяса («проба на нож»). Следует обращать внимание на наличие посторонних включений в мышечную ткань мяса (белесоватые пузырьки могут свидетельствовать о финнозе мяса). При осмотре рыбы обращают внимание на состояние жабер, брюшка, наличие слизи, неприятного запаха, плесени, пораженность рыбы гельминтами, а у соленой рыбы признаком недоброкачественности будет появление ржавчины, красного налета (фуксина) и др.

При получении молока и молочных продуктов основное внимание обращают на цвет, запах, консистенцию, вкус.

При необходимости производится пробное кипячение 200—300 мл молока.

Повышенное внимание при приемке следует уделять качеству особо скоропортящихся продуктов. Запрещается принимать эти продукты с истекшим сроком реализации. Сроки реализации этих продуктов указываются предприятием-заготовителем в сертификате (удостоверении о качестве), выдаваемом на каждую партию продукта, а также на ярлыках или упаковке.

Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.

Если кладовщик обнаружил, что фактическое количество товаров расходится с сопроводительными документами, он должен пересчитать товар ещё раз.

Когда расхождение подтвердилось, кладовщик должен составить акт. Этот же акт составляется, если обнаружен некачественный товар.

Вы можете использовать:

• Унифицированные формы актов — ТОРГ-2 для российских товаров (Приложение 1) и ТОРГ-3 для импортных товаров (Приложение 2). Они предусмотрены, если товар принимает комиссия.

• Более простой по форме акт о расхождении количества и качества товаров (Приложение 3). Он подходит, когда товар принимает один сотрудник.

Акт надо оформить и подписать в двух экземплярах (как минимум) — один для вас, второй — для поставщика.

Если на этой почве возник конфликт с грузчиками или водителем поставщика, кладовщик может сфотографировать позиции, по которым есть претензии.

А ещё лучше записывать приёмку товара на видео. Это поможет, когда будете решать вопрос с поставщиком.

Шаг 4. Подтверждение приёмки товаров.

Если при приёмке кладовщик не выявил расхождений по количеству и качеству товаров, он подписывает сопроводительные документы и ставит на них печать (при её наличии у заведения). Если печати нет, нужна доверенность (про неё мы говорили выше).

Если при приёмке выявлено расхождение, то в сопроводительных документах поставщика (товарных накладных) надо вручную зачеркнуть неверное количество товара и подписать его фактическое количество, которое принимает кладовщик. Эти исправления заверяются подписями кладовщика и представителя поставщика.

Шаг 5. Хранение продуктов в холодильнике.

Хранение продуктов в холодильнике осуществляется для сохранения свежести продуктов на более длительный срок. Но при этом важно правильно размещать все продукты в холодильнике. Этой теме и посвятим статью. Размещаем продукты в холодильнике правильно Правила хранения продуктов в холодильнике, прежде всего, требуют их правильного там размещения. Вместе с тем необходимо знать срок хранения каждого продукта и в случае истечения срока годности освобождать холодильник от некачественной продукции. Исполнение этих двух главных требований позволит сохранить продукты свежими надолго и при этом сэкономить на покупке новых продуктов взамен испорченных. Итак, рассмотрим несколько важных правил размещения продуктов в холодильнике. Устройство этого представителя бытовой техники представлено внутренней частью с полочками для продуктов и морозильными резервуарами. Отдельные емкости есть и на самой двери холодильника с внутренней стороны. Хранение продуктов в холодильнике предусматривает разделение холодильника на отдельные зоны или участки. Начнем с двери. Как мы помним, двери холодильника оборудованы специальными лотками и окошками, в которых также можно хранить продукты. Особенностями продуктов, которые можно сохранять на дверце холодильника, есть непереносимость слишком низкой температуры. Обычно на дверце холодильника присутствует специальное окошко с пластмассовой крышкой. Его можно применять для сохранения сливочного масла или сыра. Также есть на дверце и специальные лотки для хранения яиц. На двери холодильника внизу есть также полочка со специальным ограждающим бортом – на ней можно сохранять различные жидкости (воду, молоко, соки).

Как хранить продукты в холодильнике, а точнее – в основной его части – холодильной камере? Обычно холодильные конструкции изготавливаются таким образом, что холод распространяется по всей площади холодильника одинаково. Поэтому разрешено хранение на холодильных полочках различных скоропортящихся продуктов – колбасы, консервы и готовые отварные или жареные продукты (супы, каши, овощи). Такие продукты располагаются посередине холодильной камеры – на полочках. Нижние полочки холодильника предназначены для сохранения полуфабрикатов и продуктов непосредственно перед приготовлением. К таким продуктам могут относиться мясные и рыбные фарши или же цельное мясо и рыба. Но при этом нужно учитывать, что данные продукты портятся быстро и потому такое сохранение их в холодильнике разрешено не более суток. Хранение продуктов в холодильнике, вне зависимости от их вида, должно осуществляться по правилам, и при этом вся продукция должна иметь хорошую герметичную паковку. Это убережет продукты от насыщения резкими и посторонними ароматами. Есть в холодильнике еще одно удобное устройство под названием холодильная камера. В ней сохраняются скоропортящиеся продукты. В современном холодильнике есть даже несколько охлаждающих камер. Одна из них предполагает сохранение свежими скоропортящихся продуктов. В ней охлаждающий режим увеличен и способствует глубокой заморозке продуктов. Вторая камера имеет меньшие характеристики заморозки и предназначена для сохранения свежей зелени, фруктов и овощей. Данный тип камеры не способствует перемерзанию зелени и овощей и в то же время сохраняет их свежими и вкусными долгое время.

СПИСОК ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЁМКЕ ТОВАРА

Вместе с товарами поставщик должен привезти сопроводительные документы — бухгалтерские (на передачу товаров) и документы на продукты.

Бухгалтерские документы на передачу товаров:

• Товарная накладная — основной документ для приёмки. В нём описаны названия товаров, их количество и цены, реквизиты заведения и поставщика.

• Счёт-фактура — её выставляют поставщики, которые работают с НДС.

• Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счёт-фактуру, может использоваться вместо них.

• Товарно-транспортная накладная — нужна, если товар доставили на автомобиле. Помимо информации о товаре, в ней описаны маршрут и состав транспортных услуг.

Накладные или УПД подтверждают, что поставщик передал вам товары, а вы их приняли. Этот факт удостоверяют подписи на накладной или УПД — со стороны поставщика и ответственного за приёмку сотрудника заведения.

Документы на продукты:

• Мясо должно иметь ветеринарное свидетельство либо клеймо.

• Рыба — только ветеринарное свидетельство.

• Свежие фрукты и овощи должны быть с этикеткой.

• Молочные продукты и яйца — со штампом, этикеткой и ветеринарным свидетельством.

• ГОСТ и сертификат качества — на макароны, крупы, другие продукты.

• Удостоверение качества.

ДОГОВОР О МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ И ДОВЕРЕННОСТЬ

С ответственным сотрудником вам надо заключить договор о материальной ответственности. Если таких сотрудников несколько, нужно заключить договор с каждым из них. Когда невозможно разграничить ответственность между сотрудниками, составьте договор о коллективной материальной ответственности (Приложение 4).

ТК РФ Статья 245. Коллективная (бригадная) материальная ответственность за причинение ущерба

При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады).

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

Если у вас нет печати для документов, кроме договора вам надо составить доверенность на ответственного сотрудника или сотрудников. Доверенность подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы по приёмке товара, которые привозит поставщик.

Вы можете использовать типовую форму доверенности.

Если ответственный сотрудник увольняется или переходит на другую должность, то проведите инвентаризацию всех товаров, за которые он отвечал по договору.

Договор с поставщиком

С каждым из поставщиков вам надо заключить договор поставки товара (ему посвящены статьи 454–491 и статьи 506–524 ГК РФ). В договоре должны быть отражены условия поставки, в том числе наименование товаров, их количество, цена, другие договорённости с поставщиком. Также можно включить в договор порядок приёмки товаров и проверки их качества.

Также согласуйте с поставщиками график поставок. Для этого определите, как часто вам необходимо закупать те или иные товары. Учитывайте допустимый период хранения скоропортящихся продуктов. Просчитайте наличие денег в обороте, чтобы избежать кассового разрыва (это ситуация, когда надо оплачивать счета, а денег не хватает).