Назначение и структура электронных таблиц

Тема: Назначение и структура эл.таблиц.

Microsoft Excel — программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.

Запуск программы.

1. Кнопка Пуск;

2. Все программы;

3. Microsoft Office;

4. Microsoft Excel.

Элементы окна Microsoft Excel.

Элементы окна MsExcel (см. рис.№1):

1. Строка формул Excel показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

В левой части этой строки (поле имени) отображается адрес текущей ячейки (или ее имя), в правой части – содержимое текущей ячейки.

Между полем адреса и полем содержимого расположены кнопки:

- открывает список именованных ячеек (для быстрого перехода к ним), а при вводе формулы – список 10 функций, использовавшихся последними;

- вызывает окно Мастера функций.

При начале ввода данных с клавиатуры в ячейку в строке формул появляются еще две кнопки:

- отмена ввода (эквивалентно клавише );

- ввод данных в ячейку (эквивалентно ).

1. Панель быстрый доступ - предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.

По умолчанию панель содержит всего три кнопки:

1. Сохранить;

2. Отменить;

3. Вернуть (Повторить).

Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие. Для этого надо проделать следующие действия:

1. Нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа (см.рис.№2).

2. В меню выбрать наименование необходимого элемента (см. рис. №3). Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.

   • Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды.

   • В разделе Настройка окна Параметры Excel в раскрывающемся списке Выбрать команды из выберите вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку Добавить.

3. Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа.

   • 

1. Рабочая область.

• Рабочая область каждого листа представляет собой таблицу.

• Столбцы таблицы озаглавлены латинскими буквами и, далее, двухбуквенными сочетаниями. Всего в рабочем листе – 16 384 столбцов (от А до XFD. После столбца Z идет столбец АА, после AZ — ВА и т.д.). 

• Строки нумеруются от 1 до 1048576.

• Книга состоит из рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет имя, которое отображается на его ярлыке. По умолчанию листы называются: Лист1, Лист2 и т.д. Для активизации листа нужно щелкнуть на его ярлыке.

  • Количество листов, входящих изначально в рабочую книгу, задается:

    1. Вкладка Файл;

    2. команда Параметры;

    3. меню Общие;

    4. выбрать Число листов;

    5. установить нужное количество листов. При необходимости можно добавлять и удалять листы.

• Минимальным элементом хранения данных является ячейка.

• Адрес ячейки – это заголовок столбца и номер строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, А2, В25, С65.

• Диапазон ячеек (область)

Вставка нового листа:

1. Выбрать лист. Новый лист будет вставлен слева от выбранного ярлычка листа.

2. Вызвать контекстное меню.

3. Выбрать Вставить.

4. В открывшемся окне выбрать Лист.

Удалить лист:

1. Выбрать лист, который хотите удалить.

2. Вызвать контекстное меню этого листа (правой кнопкой мыши).

3. В появившемся меню выбрать УДАЛИТЬ.

Переименовать лист:

1. Выбрать лист;

2. Вызвать контекстное меню (правой кнопкой мыши);

3. Выбрать ПЕРЕИМЕНОВАТЬ;

4. Введите новое имя листа.

Переместите лист:

1. Выбрать лист, который хотите переместить;

2. Потяните ярлычок выбранного листа вдоль ряда ярлычков. Место вставки перемещаемого листа определяется черным треугольником.

3. Отпустите кнопку мыши.

Способы активизации ячеек:

1. Клавишами управления курсора. Перемещение происходит на одну ячейку в строну стрелки.

2. Щелчком мыши по ячейке.

Изменение ширины столбцов:

1. Наведите курсор между названиями столбцов (между буквами);

2. Нажмите левую кнопку мыши и потяните влево (уменьшение ) или вправо (увеличение).

Корректировка данных в ячейках:

1. Активизируйте ячейку, в которой необходимо изменить данные.

2. Нажмите F2.

3. Или установите курсор в строке редактирования (формул);

4. Внесите изменения.

Удаление содержимого ячейки:

1. Активизируйте ячейку, в корой необходимо удалить данные.

2. Нажать клавишу DELETE.

Форматирование данных в ячейках.

1. С помощью вкладки Главная:

   1. Вкладка Главная группа Шрифт (см. рис.№4).

1. С помощью контекстного меню (см.рис.№5):

В программе MsExcel контекстное меню состоит из 2ух частей:

• П анели форматирования;

• М еню команд.

1. С помощью контекстного меню команда Формат ячеек (см.рис.№.6).

1. Выделить необходимые ячейки;

2. Вызвать контекстное меню;

3. В открывшемся диалоговом окне выбрать необходимую вкладку;

4. Установить необходимые параметры.

• Вкладка Число. С помощью данной вкладки можно установить формат данных.

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 — это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному.

Excel поддерживает следующие форматы данных:

• Общий (General) — текст и числовые значения произвольного типа. Этот формат присваивается по умолчанию всем ячейкам.

Текст, введённый с форматом «Общий» выравнивается по умолчанию по левому краю, цифры – по правому.

• Числовой (Number) — применяется только к числовым данным. Позволяет указывать число знаков после запятой.

• Денежный (Currency) — денежные величины. Позволяет автоматически дописывать к числам обозначения валют, в которых выраженно число.

• Финансовый (Accounting) — денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;

• Дата (Date) — дата или дата и время;

• Время (Time) — время или дата и время;

• Процентный (Percentage) — значение ячейки, умноженное на 100 с символом «%» в конце;

• Дробный (Fraction) — рациональные дроби с числителем и знаменателем;

• Экспоненциальный (Scientific) —десятичные дробные числа;

• Текстовый (Text) — текстовые;

• Дополнительный (Special) —форматы для работы с базами данных и списками адресов;

• Заказной (Custom) — формат, настраиваемый пользователем.

6

Составитель Ковальская А.С.