Практическоезанятие № 29-30.
Формирование запросов для работы с электронными каталогами библиотек, музеев, книгоиздания, СМИ в рамках учебных заданий из различных предметных областей.
Цель занятия: выработать практические навыки работы с базами данных, формирования запросов к базам данных.
Краткие теоретические сведения.
Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.
Базы данных играют особую роль в современном мире. Все с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, а специалисты в этой области никогда не окажутся безработными.
Структура базы данных
Большинство баз данных имеют табличную структуру, состоящую из многих связанных таблиц. Такие базы данных называются реляционными. Как вы знаете, в таблице адрес данных определяется пересечением строе и столбцов. В базе данных столбцы называются полями, а строки - записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Свойства полей. Типы полей
Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Основным свойством любого поля является его размер. Размер поля выражается в символах. Символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что размер поля измеряется в байтах. От размера поля зависит, сколько информации в нем может поместиться.
Уникальным свойством любого поля является его Имя. Одна база данных не может иметь двух полей с одинаковыми именами.
Кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Если подпись не задана, то в заголовке столбца отображается имя поля. Разным полям можно задать одинаковые подписи.
При работе с базой данных Access допустимы следующие типы полей:
Текстовый - одна строка текста (до 255 символов)
Поле МЕМО - текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).
Числовой - число любого типа (целое, вещественное и т.д.).
Дата/время - поле, содержащее дату или время.
Денежный - поле, выраженное в денежных единицах (р., $ и т.д.)
Счетчик - поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.
Логический - содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложно) и применяется в логических операциях.
Поле объекта OLE - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д.
Следует продумывать выбор того, или иного типа в процессе создания модели базы данных.
Объекты Access
Таблицы - основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных полей.
Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.
Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.
Модули - это программные процедуры, написанные на языке VisualBasic.
Кроме шести вкладок для основных объектов стартовое окно базы данных Access содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью выбирается режим работы с базой.
Кнопка Открыть - открывает избранный объект для просмотра, внесения новых записей или изменения тех, что были внесены ранее.
Кнопка Конструктор - режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы.
Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью мастера. Мастер - программный модуль для выполнения каких-либо операций.
Базой данных (БД) является совокупность данных, которые определенным образом структурированы и взаимосвязаны между собой, независимы от прикладных программ. В БД хранится информация об объектах. Для поиска необходимой информации можно воспользоваться фильтром. Для того чтобы выбрать нужную запись, нужно открыть таблицу, которая содержит необходимые вам записи. Для этого следует установить курсор на слово, по которому вы хотите проводить поиск, и нажать кнопку Фильтр по выделенному слову.
При необходимости можно воспользоваться средством «Поиск». В диалоговое окно необходимо ввести значение поля и запустить поиск.
Запросы позволяют отобрать данные, содержащиеся в различных таблицах базы, а также выполнить отбор согласно заданным условиям. Создание запроса возможно при помощи Мастера или в режиме Конструктора, который позволяет задавать различные условия отбора и использовать функции. Условия поиска – логическое выражение. Простое логическое выражение является операцией отношений (, , =, AND, OR, NOT.
Задания для выполнения за компьютером
ЗАДАНИЕ 1. Создать базу данных Автомагазин.
1. Открыть MicrosoftAccess
2. Выполнить команду создать новую базу данных, задать имя Автомагазин.
3. В окне БД выбрать объект Таблицы, выбрать вариант Создание таблицы в режиме конструктора.
4. В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля ввести имя Марка. В столбце Тип данных Текстовый. В столбце Описание ввести описание данных, которые будут содержать это поле, например Марка автомобиля. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.
Перейдем в бланк Свойства поля в нижней части окна и зададим значение Размер поля: 30 символов. Действуя аналогично, создайте таблицу структуры БД, для этого необходимо задать названия, тип и свойства данных для остальных полей.
Структура базы данных
| Имя поля | Тип данных | Размер поля, формат |
| Марка | Текстовый | 30 символов |
| Объем двигателя | Числовой | Одинарное с плавающей точкой |
| Цвет | Текстовый | 20 символов |
| Тип кузова | Текстовый | 20 символов |
| Год выпуска | Числовой | Целое |
| Номер кузова | Текстовый | 30 символов, ключевое поле |
6. После ввода описаний всех полей таблицы указать ключевое поле, для этого выделить строку с записью поля Номер кузова, затем нажать правую кнопку , выбрать Ключевое поле
После этого в области выделения поля Номер кузова появится знак ключевого поля.
7. Сохранить структуру таблицы Сохранить как…, задать имя Автомобили.
8. Выбрать объект Таблица, выделить таблицу Автомобили, нажать кнопку Открыть и ввести данные (для перехода к следующему полю нажимать клавишу Tab). Сохранить таблицу.
9. Открыть таблицу Автомобили и выполнить сортировку записей по объему двигателя в порядке убывания. Для этого установить курсор в столбец Объем двигателя, нажать кнопку Сортировка по убыванию на панели инструментов. Отсортировать записи по году выпуска в порядке возрастания, для чего установить курсор в столбец Год выпуска, нажать кнопку Сортировка по возрастанию.
10. Закрыть таблицу, сохранить и завершить работу БД.
Создать в базе данных Автомагазин таблицу Поставщики и установить связь между таблицами.
1. Открыть базу данных Автомагазин.
2. Открыть таблицу Автомобили в режиме конструктора, для чего указать таблицу Автомобили и на панели инструментов нажать кнопку Конструктор.
3. Вставить в таблицу новое поле. Для этого необходимо выполнить следующие действия: вставить пустую строку, напечатать в новой строке следующее описание:
| Имя поля | Тип данных | Размер | Описание |
| Поставщик | Текстовый | 30 символов | фирма |
4. Сохранить изменения в структуре таблицы, для этого на стандартной панели инструментов нажать кнопку Сохранить, а затем выбрать команду: Файл -Закрыть.
5. Создать таблицу Поставщики, описав поля следующим образом:
| Имя поля | Тип данных | Размер поля | Описание |
| Фирма | Текстовый | 30 символов, ключевое | Название фирмы |
| Ф.И.О | Текстовый | 50 символов | Фамилия, имя, отчество руководителя |
| Телефон | Текстовый | 12 символов, маска ввода (9999)-999-99-99 | Номер телефона |
| Адрес | Текстовый | 50 символов | Почтовый адрес |
6. Для создания таблицы выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создание таблицы в режиме конструктора.
7. В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля ввести имя Фирма. В столбце Тип данных Текстовый. В столбце Описание ввести описание данных, например: Название фирмы. Перейти в бланк Свойства поля в нижней части окна и задать значения Размер поля: 30 символов. Действуя аналогично, задать названия, указать тип и свойства данных для остальных полей.
8. Для поля Телефон в бланке Свойства поля задать маску ввода, которая обеспечит контроль ввода телефонного номера с кодом города, например: (0243)-456-75-98. Для этого ввести в строке Маска ввода текст маски (9999)-999-99-99.
9. В качестве ключевого поля указать поле Фирма, значения которого в таблице являются уникальными. Сохранить таблицу Поставщики.
10. Установить связь между таблицами Автомобили и Поставщики. Для этого выполнить команду: Сервис - Схема данных. После этого откроется пустое окно Схема данных, а в главном меню Access появится новый пункт меню Связи. Выполнить команду: Связи - Добавить таблицу, выбрать вкладку Таблицы. Выбрать из списка таблицу и нажать кнопку Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы.
10. Для установления связи между двумя таблицами методом «Drag-and-Drop» следует переместить имя поля с первичным ключом главной таблицы на поле Поставщик подчиненной таблицы.
Как только вы отпустите левую кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно Изменение связей. Для включения механизма поддержки целостности данных в связываемых таблицах установить флажок Обеспечение целостности данных.
Активизировать флажок Обеспечение, затем включить переключатели каскадной модификации – обновления и удаления связанных записей. Завершить создание связи, нажав кнопкуСоздать.
В окне Схема данных появится графическое изображение установленной связи .
Пометки у концов линии связи 1 – 8 означают, что одна запись таблицы Поставщики может иметь сколько угодно связанных записей в таблице Автомобили.
ЗАДАНИЕ 2. Создание запросов
Создать запрос к таблицам базы данных Автомагазин, который отберет данные об автомобилях, произведенных не ранее 1997 г. и поставленных фирмой АвтоВАЗ.
1. Открыть базу данных Автомагазин. Выбрать вкладку Создание -Запросы, нажать кнопку Создание запроса в режиме конструктора.
2. В окне Добавление таблицы, выделить таблицу Поставщики, а затем – Автомобили, нажать кнопку Добавить .Закрыть окно Добавление таблицы.
3. Перемещая поля из таблиц, Автомобили и Поставщики в бланк запроса, определим поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включим флажок отображения полей. В строке Условие отбора в столбце Фирма задать условие отбора «АвтоВАЗ», а в столбце Год выпуска задать условие отбора 1997
4. Перейти в режим Таблицы и просмотреть записи базы данных, отобранные согласно созданному запросу. Закрыть окно запроса, сохранить макет запроса.
5. Создать запрос с параметром Поиск автомобилей по марке. Для этого необходимо выбрать вкладку Запросы, нажать кнопку Создание запроса в режиме конструктора. Затем в окне Добавление таблицы выделить таблицы Поставщики, Автомобили, далее нажать кнопку Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы. Перемещая поля из таблиц Автомобили и Поставщики в бланк запроса, определить поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включить опцию Отображение полей. В строке Условие отбора в столбце поля Фирма, которое предполагается использовать как параметр, ввести в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Ввести марку автомобиля]. Сохранить запрос, задать имя Запрос нужной марки авто.
6. Для проверки действия запроса выполнить команду: Вид-Режим таблицы. В окнеВвести значение параметра ввести значение искомой марки автомобиля, например ВАЗ-3107. Для поиска автомобилей других марок закрыть окно запроса и выбрать Режим таблицы, задать новый параметр.
7. Закрыть окно таблицы запроса и завершить работу программы Access.
ЗАДАНИЕ 3. Создание форм и отчетов
Установить связь таблиц с помощью форм и создать отчет.
1. Создать форму для связанных таблиц. Для этого открыть базу данных Автомагазин. Выбрать объект Формы, в правой области окна нажать кнопку Создание формы с помощью мастера.
2. Первый шаг мастера: выбрать таблицы Поставщики, а затем Автомобили, включить в форму все поля таблицы Поставщики, а также все поля таблицы Автомобили, кроме поля Поставщик (это поле дублирует поле Фирма таблицы Поставщики)и нажать кнопкуДалее.
3. Второй шаг: выбрать вид представления данных, указать в качестве главной таблицу Поставщики и включить опцию Подчиненные формы. Нажать кнопку Далее, выбрать внешний вид подчиненной формы – табличный, стиль оформления.
4. На следующем этапе:задать имя для каждой из связанных форм и выбрать в качестве дальнейших действий вариант Открыть форму для просмотра и ввода данных. Завершить создание форм, нажав кнопку Готово.
5. Для запуска нажать ярлык главной формы Поставщики. После этого на экране откроется окно формы Поставщики с подчиненной формой Автомобили, как показано на рис. 6.2.
6. Для того чтобы изменить размер поля в форме для ввода данных, необходимо выполнить следующие действия: закрыть окно формы, указать главную форму Поставщики и на панели инструментов нажать кнопку Конструктор. Изменить размеры элементов управления формы, закрыть режим конструктора, сохранить изменения макета формы.
7. Ввести данные о фирмах-поставщиках и автомобилях. Закрыть окно формы и открыть таблицы Поставщики и Автомобили, просмотреть внесенные записи и убедиться, что в обеих таблицах внесены связанные записи.
8. Создать отчет, для чего выбрать в списке объектов Отчеты, нажать кнопку Создание отчета с помощью мастераОшибка! Закладка не определена..
9. На первом шаге мастера выбрать таблицу Поставщики, включить в отчет поля Фирма и Телефон. Выбрать таблицу Автомобили, включить в отчет поля Марка, Объем двигателя, Цвет, Тип кузова, Год выпуска, Номер кузова. Нажать кнопку Далее. Выбрать в качестве главной таблицы таблицу Поставщики.
10. На втором шаге диалога: добавить уровень группировки, выбрав поле Марка. Нажать кнопкуДалее, выбрать сортировку по возрастанию по полю Год выпуска. Нажать кнопку Итоги, включить опцию Мах в поле Объем двигателя. Включить опцию данные и итоги и нажать кнопку ОК, закрыть окно выбора вычисляемых итогов. Нажать кнопку Далее.
11. Выбрать вид макета ступенчатый и включить опцию настройки ширины полей для размещения их на одной странице. Затем выбрать стиль оформления – Деловой. На заключительном этапе Создания отчета задать имя Отчет. Просмотреть отчет, нажать кнопку Готово.
12. Завершить работу СУБД Access.
Контрольные вопросы
Что такое база данных? В чем назначение системы управления базами данных? Какие требования предъявляются к базам данных?
Указать особенности реляционных баз данных?
Что такое запись, поле базы данных? Что такое сортировка, фильтрация данных?
Укажите правила работы с запросами, формами и отчетами.
Перечислить этапы разработки баз данных. Дать им характеристику.
6
