«Психология делового общения в работе секретаря – администратора»

«Психология делового общения в работе секретаря – администратора»

Содержание

• Деловое общение. Характеристики делового общения.
• Этикет делового общения в профессиональной деятельности
• Секретарь - администратор
• Административные функции секретаря - администратора
• Деловой этикет секретаря – администратора
• Основные принципы делового этикета
• Основные этикетные ситуации
• Прием посетителей – одна из важнейших функций секретаря – администратора
• Прием представителей других организаций
• Прием сотрудников своего учреждения
• Прием командировочных работников
• Этикет телефонного общения
• Заключение
• Список использованных источников

Деловое общение

– многоплановый процесс развития отношений. Его роль важна. Нередко оппоненты забывают о ней, что приводит к разным проблемам. Необходимо знать о должном уровне общения в деловой среде, не завышая мнения о себе.

Характеристика делового общения — это:

Регламентированность

Соблюдение ролевого амплуа

Ответственность за результат

Строгость в отношении к применению языковых средств

Этикет делового общения в профессиональной деятельности

Во многих организациях предусмотрены должностные инструкции, где описаны основы корпоративной этики, которые необходимо соблюдать всем работникам и руководителям данной компании во время ведения деловых отношений с партнерами и внутри компании.

Секретарь - администратор

Секретарь - администратор  – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации – подготовку, оформление, обработку и хранение документов. Как правило, секретарь-администратор работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением.

Должностные обязанности секретаря - администратора включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

• организационное;
• документационное;
• информационно-аналитическое.

Свод правил для секретарей отмечает, что человек, занимающий эту должность, должен быть общительным, доброжелательным, иметь хорошие манеры, хорошо одеваться и быть в курсе всех изменений в компании.

Секретарь - администратор представляет собой лицо компании, с которым клиенты, партнеры и сотрудники встречаются в первую очередь.

Административные функции секретаря - администратора.

1.  Организационное   обеспечение   деятельности   организации .

• Прием и распределение телефонных звонков организации;
• Организация работы с посетителями организации;
• Выполнение координирующих и обеспечивающих функций .

2. Документационное обеспечение деятельности организации.

• Прием и регистрация поступающей корреспонденции, направление ее в структурные подразделения организации;
• Рассмотрение документов и передача их на исполнение с учетом резолюции руководителей организации;
• Оформление регистрационных карточек и создание банка данных;
• Ведение картотеки учета прохождения документальных материалов;
• Осуществление контроля за прохождением документов;
• Передача исполненной документации адресатам с применением современных видов организационной техники;
• Составление и оформление служебных документов, материалов с использованием формуляров документов конкретных видов;
• Формирование дел;
• Обеспечение быстрого поиска документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации;
• Систематизация и хранение документов текущего архива;
• Обеспечение сохранности проходящей служебной документации;
• Подготовка и передача документов на архивное хранение.

Деловой этикет секретаря - администратора

Этика   - учение о нравственности, морали.

Деловая этика   - это совокупность этических принципов и норм, которыми должна руководствоваться деятельность организаций и их членов в сфере управления и предпринимательства.

Охватывает явления различных порядков :

• этическую оценку внутренней и внешней политики организации в целом;
• моральные принципы членов организации, т.е. профессиональную мораль;
• моральный климат в организации, образцы морального поведения, нормы делового этикета;
• ритуализированные внешние нормы поведения.

• Деловой этикет для секретаря - администратора предполагает определенные правила приветствия для всех посетителей офиса компании или звонящих по телефону граждан.

• Важно! Всё общение должно проходить на позитивной ноте. Грамотный секретарь всегда вежлив и приветлив, знает, когда нужно промолчать, а когда задать оппоненту вопросы.

Основные принципы делового этикета

• Быть во всем пунктуальным;
• Выполнять обещания;
• Заканчивать начатое;
• Соблюдать субординацию вне зависимости от пола и возраста сотрудника;
• Не говорить лишнего;
• Думать не только о себе, но и о других;
• Одеваться как принято в обществе;
• Следить за чистотой речи;
• Соблюдать профессиональное слушание и эмоциональный интеллект.

Основные этикетные ситуации:

• «знакомство — представление»;
• деловые телефонные переговоры и деловая переписка;
• ситуация «руководитель — подчиненный»;
• порядок встречи делегации, правила «рассадки» за сто­лом переговоров, в автомобиле;
• приемы (бизнес-ланч, большой и малый банкеты, фур­шет и др.);
• одежда, внешний вид и их соответствие ситуации; обмен подарками и сувенирами;
• деловое общение.

Прием посетителей – одна из важнейших функций секретаря - администратора.

Прием представителей других

организаций

Прием сотрудников своего

учреждения

Прием командированных работников

Этикет телефонного общения

Заключение

Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступает этические нормы, в которых выражены наши представления, о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей.

В зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, он может как облегчить себе деловое общение, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

Ещё раз следует подчеркнуть, что этика включает в себя систему универсальных и специфических (например, для какой-либо профессиональной деятельности) нравственных требований и норм поведения, т.е. этика деловых отношений, основывается на общих правилах поведения, выработанных людьми в процессе совместной жизнедеятельности. Естественно, что многие нормы взаимоотношений в деловой обстановке справедливы для повседневной жизни, и наоборот, практически все правила межличностных взаимоотношений находят своё отражение в служебной этике.

Список использованных источников

• Культура делового общения секретаря - https:// www.bibliofond.ru/view.aspx?id=25216
• Деловой этикет секретаря помощника руководителя - https:// www.sekretariat.ru/article/211000-delovoy-etiket-sekretarya-19-m5
• Организация приема посетителей - http:// 900igr.net/prezentacija/ekonomika/organizatsija-priema-posetitelej-72098/algoritm-delovoj-kommunikatsii-sekretarja-s-posetitelem-2.html

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ