Этапы и фазы внедрения ИС

ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Внедрение ИС, разработанной самостоятельно или приобретенной у поставщика, зачастую сопровождается ломкой (перепроектированием) существующих на предприятии бизнес-процессов. Приходится перестраивать их под требования стандартов и логику внедряемой системы. Отметим сразу, что внедрение ИС решает ряд управленческих и технических проблем, однако порождает проблемы, связанные с человеческим фактором.

Внедрение информационной системы, как правило, значительно облегчает управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние потоки информации, ликвидирует узкие места в управлении. Однако после того как система успешно установлена, "обкатана" в работе и показала свою эффективность, у части сотрудников выявляется нежелание использовать ИС в работе. В результате проведенного реинжиниринга становится ясно, что некоторые сотрудники в большой степени дублируют работу других или вовсе не нужны. Кроме того, внедрение КИС сопровождается обязательным обучением, но, как показывает российский опыт, желающих переучиваться не так много. Ломка старых навыков и прививание новых - долгий и трудный процесс.

Внедрение новой ИС - сложный процесс, длящийся от нескольких месяцев для небольших ИС до нескольких лет для ИС больших распределенных компаний с широкой номенклатурой продуктов и большим количеством поставщиков.

Успех проекта по разработке (или приобретению) и внедрению ИС во многом зависит от готовности предприятия к ведению проекта, личной заинтересованности и воли руководства, реальной программы действий, наличия ресурсов, обученного персонала, способности к преодолению сопротивления на всех уровнях сложившейся организации.

Внедрение - это процесс внедрения определенной идеи, концепции, технологии или продукта с целью реализации некоторых изменений или достижения определенных результатов

Внедрение информационных систем - это процесс внедрения новых или обновления существующих информационных систем в организации.

Целью внедрения является повышение эффективности бизнес-процессов, улучшение качества принимаемых решений и оптимизация работы организации в целом.

Внедрение программного обеспечения требует действий в трёх следующих плоскостях работ:

• Выделение критических, с точки зрения общего результата, процедур в деятельности организации.

• Расширение нормативной базы организации путём включения в неё регламентов, описывающих порядок выполнения процедур автоматизируемых процессов.

• Выполнение работ по общей стандартизации существующей деятельности организации.

Этапы внедрения информационных систем:

1. Разработка и настройка: в этой фазе происходит разработка и настройка информационной системы под требования и потребности организации. Важным этапом является создание архитектуры системы, выбор и приобретение необходимого оборудования и программного обеспечения

2. Тестирование: после разработки системы проводится ее тестирование, которое включает проверку функциональности, стабильности и совместимости с другими системами. Тестирование позволяет выявить и исправить ошибки и недочеты перед фактическим внедрением системы.

3. Внедрение: на этом этапе информационная система внедряется в организации и начинает функционировать. Проводятся необходимые настройки, обучение сотрудников, импорт и адаптация данных.

4. Поддержка и сопровождение: после внедрения информационной системы необходимо осуществлять ее поддержку и сопровождение. Возможно исправление ошибок, обновление системы, добавление новых функций и модулей в зависимости от потребностей организации.

Внедрение информационной системы является сложным и многогранным процессом, требующим профессионального подхода и учета индивидуальных особенностей организации.

ОСНОВНЫЕ ФАЗЫ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

К настоящему времени сложился стандартный набор приемов внедрения ИС.

Основное правило: выполнять обязательные фазы последовательно и не пропускать ни одной из них.

Критически важными для внедрения являются следующие факторы:

• наличие четко сформулированных целей проекта и требований к ИС;

• наличие стратегии внедрения и использования ИС;

• проведение предпроектного обследования предприятия и построения моделей "Как есть" и "Как будет";

• планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения;

• участие высшего руководства во внедрении системы;

• проведение работ по внедрению ИС специалистами по интегрированию систем совместно со специалистами предприятия;

• регулярный мониторинг качества выполняемых работ;

• быстрое получение положительных результатов хотя бы в части внедренных модулей ИС или в процессе ее опытной эксплуатации.

Перед началом разработки проекта внедрения необходимо:

• максимально формализовать цели проекта внедрения ИС;

• оценить минимально необходимые затраты и статьи расхода;

• установить высокий приоритет проекта внедрения перед остальными текущими проектами;

• наделить руководителя проекта максимально возможными полномочиями;

• провести массовую просветительскую работу с персоналом предприятия с целью довести до каждого важность и необходимость предстоящих преобразований;

• разработать организационные меры для применения новых информационных технологий;

• распределить персональную ответственность по всем этапам внедрения и опытной эксплуатации.

Необходимо также определить функциональные сферы внедрения модулей информационной системы:

• организационное управление;

• организационно-административное обеспечение;

• управление бизнес-процессами;

• управленческий, планово-финансовый и бухгалтерский учет;

• управление персоналом;

• управление документацией;

• управление материально-техническим обеспечением;

• управление связями с клиентами и внешней средой.

Кроме того, что перечислено выше, надо задать технологические требования к внедрению ИС:

• системная платформа - внедрение и адаптация готового решения от производителя или разработка на заказ в соответствии с техническим заданием заказчика;

• интегрируемость - данные хранятся и обрабатываются в едином информационном пространстве; это обеспечивает их полноту, непротиворечивость, достоверность и возможность многократного использования; система может включать в себя вновь разработанные и уже используемые технологии и приложения;

• адаптируемость - система настраивается в соответствии с требованиями заказчика и на особенности информационного поля заказчика;

• распределенность - система может эффективно функционировать в территориально удаленных подразделениях и филиалах предприятия;

• масштабируемость - система может выполняться в виде каркаса, содержащего базовые модули, и дополняться в соответствии с требованиями изменяющейся внешней и внутренней среды.

1. Инициация, обследование и планирование (Pre-Sales / Analysis)

На этом этапе проект существует на уровне «идея» и «обследование». Формируется понимание того, что именно и зачем нужно автоматизировать.

• Предпроектное обследование: Сбор детальной информации о структуре предприятия, бизнес-процессах (Doc Flow, Data Flow, Cash Flow), системе управления и текущих проблемах.

• Анализ требований: Определение целей и задач внедрения ИС. Анализ текущей ситуации («как есть») и построение моделей требуемого состояния («как надо»).

• Формирование Устава проекта (план внедрения): Оценка сроков, бюджета, ресурсов и рисков. Определение номенклатуры программно-аппаратных средств и стоимости обучения.

2. Подготовка проекта и концептуальная проработка (Launch & Concept)

Мост между решением о внедрении и началом активных работ. Критически важный этап синхронизации ожиданий заказчика и исполнителя.

• Организационный запуск: Формирование проектной и экспертной групп со стороны заказчика и исполнителя, распределение полномочий и ответственности.

• Обучение команды внедрения: Подготовка ключевых специалистов предприятия-заказчика (часто этот пункт пропускают, что ведет к провалу проекта).

• Разработка Концепции: Создание и утверждение концептуального проекта. Достижение однозначного понимания целей и задач всеми участниками.

• Детальное планирование: Уточнение спецификаций, согласование укрупненного плана работ, определение размеров прототипа и условий опытной эксплуатации.

3. Разработка / Выбор и адаптация системы (Development & Customization)

Техническая фаза, в ходе которой система настраивается под требования, описанные в концепции.

• Выбор платформы: Выбор готового ПО (настройка) или разработка технического задания для создания собственной системы.

• Проектирование: Создание системных и функциональных спецификаций, разработка дизайна интерфейсов.

• Создание прототипа и разработка: Установка основных программно-аппаратных комплексов, конфигурирование среды. Написание и доработка программного кода (при необходимости).

• Подготовка инфраструктуры: Создание и настройка сетевой и телекоммуникационной среды, определение процедур системного администрирования и безопасности.

4. Тестирование и подготовка к опытно-промышленной эксплуатации (Testing & Pilot)

Проверка системы на соответствие требованиям в среде, максимально приближенной к реальной.

• Интеграционное тестирование: Обеспечение совместимости с внешними и унаследованными (старыми) системами, отработка переноса данных.

• Функциональное тестирование: «Прогонка» системы в тестовом режиме, обнаружение и устранение ошибок.

• Отработка ролей: Настройка организационно-штатной структуры, распределение полномочий пользователей и прав доступа.

• Документирование: Помещение всех создаваемых моделей, планов и инструкций в единый репозиторий проекта.

5. Обучение пользователей и переход к промышленной эксплуатации (Deployment & Go-Live)

Финальный этап внедрения, включающий миграцию данных и передачу системы заказчику.

• Подготовка пользователей: Организация тренингов, разработка документации и инструкций для конечных пользователей.

• Миграция данных: Перенос информации из прежних локальных систем и ручных архивов в новую ИС.

• Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ): Работа системы параллельно со старой (или в ограниченном режиме) для финальной проверки.

• Запуск (Go-Live): Окончательный переход на новую систему, подписание акта о завершении внедрения.

6. Поддержка и сопровождение после внедрения (Support & Maintenance)

Жизненный цикл системы после сдачи проекта.

• Гарантийная и постгарантийная поддержка: Техническое обслуживание, мониторинг стабильности работы.

• Сбор обратной связи: Мониторинг работы системы, выявление проблем и «узких мест».

• Развитие системы: Внесение изменений и доработок под новые потребности бизнеса, обеспечение информационной безопасности.

Каждая из фаз может занимать разное время и иметь свои специфические задачи, в зависимости от конкретного проекта и требований заказчика.