Формы, их интеграция с электронными таблицами ИКТ

Принципиально новой позицией службы Документы Google, в сравнении с интегрированным пакетом приложений Microsoft Office, является возможность создания форм анкет для проведения опросов (рис. 7.9).

По разработанной автором форме анкеты, автоматически формируется электронная таблица, куда будут внесены ответы опрашиваемых пользователей. Таблица размещается в службе Документы аккаунта. При необходимости от табличной формы легко перейти обратно к форме анкеты, чтобы ее отредактировать.

Для проведения online-опроса приглашение принять участие в анкетировании рассылается по электронной почте, в письме приводится ссылка (URL документа) на анкету, которая может быть так же вставлена в письмо. В этом случае письмо получат те, кого автор анкеты желает опросить. Анкета может быть размещена на сайте или в блоге для того, чтобы любой пользователь, просматривающий материалы сайта, мог принять участие в анкетировании.

Ответы на анкету, т. е. результаты опроса, автоматически вносятся в таблицу, где могут быть обработаны или сохранены в аккаунте, чтобы затем быть загруженными на компьютер для работы в offline-режиме в формате XLS.

Работу над анкетой для родителей учащихся начнем с создания формы в службе Документы своего аккаунта. Здесь будет приведен пример работы в браузере Internet Explorer. Пустая форма выглядит так, как показано на рис. 7.10.

Рассмотрим последовательно поля, которые необходимо заполнить.

Форма без названия — текст, введенный в это поле, будет считаться заголовком анкеты, в дальнейшем он будет зафиксирован службой Документы в качестве названия документа.

Далее следует поле для пояснения анкеты.

Заголовок вопроса — в поле вводится текст вопроса.

Текст справки — поле содержит пояснения к ответу на вопрос.

Тип вопроса — раскрывающийся список (рис. 7.11), определяющий, как могут быть сформированы предлагаемые ответы на данный вопрос.

Завершает ввод информации во все поля вопроса нажатие кнопки Готово. Для перехода к созданию следующего вопроса анкеты предназначена кнопка Добавить элемент.

На вопрос потребуется обязательный ответ, если вы укажете это, установив соответствующий флажок.

В правом углу области редактирования вопроса расположены управляющие кнопки , с помощью которых вы можете в дальнейшем вернуться к редактированию вопроса: Изменить, Создать копию, Удалить.

Далее приведены типы вопросов:

Текст — строка символов (рис. 7.12);

Рис. 7.12. Текст

Текст в виде абзаца (рис. 7.13);

Множественный выбор предполагает, что будет предложено выбрать один из приведенных вариантов ответов или ввести свой вариант (рис. 7.14);

Флажки дадут возможность выбрать одновременно несколько вариантов из предложенных, а также добавить свой вариант ответа (рис. 7.15);

Выбор из списка потребует выбрать только один ответ из раскрывающегося списка, альтернативы ввода своего варианта не будет (рис. 7.16);

Масштаб — формат ответа, который фиксирует отношение к некоторому объекту на предложенной шкале, где определены две крайние позиции (рис. 7.17).

В результате, данный вопрос будет выглядеть так, как показано на рис. 7.18;

Рис. 7.17. Создание вопроса по типу Масштаб

Рис. 7.18. Ввод ответа на вопрос типа Масштаб — обозначение результата на шкале

Сетка — последняя разработка Google для организации анкетирования по сети, ориентирована на группировку однотипных вопросов. При редактировании вопроса необходимо определить расположение возможных содержательных ответов и предлагаемых типовых вариантов (рис. 7.19).

Готовый вопрос похож на таблицу с обозначенными строками и столбцами (рис. 7.20).

Не забывайте нажимать кнопку Готово, когда редактирование вопроса закончено, и сохранять редактируемую анкету.

Внизу, под оформляемыми вопросами, на черном фоне, акцентирующем внимание пользователя, приведена ссылка, по которой можно посмотреть полностью сформированную форму (рис. 7.21).

Рис. 1.19. Редактирование вопроса типа Сетка

Рис. 7.20. Вопрос Сетка

Рис. 7.21. Ссылка на опубликованную форму

Закончим создание и редактирование анкеты. Пока вы находитесь в творческом процессе online, вся работа автоматически сохраняется (публикуется) в сети по URL, приведенному ниже, поэтому, закончив работу, можете:

просто закрыть данную вкладку или окно, отложив редактирование или закончив, но не сделав рассылку анкеты;

нажать кнопку Отправить эту форму по электронной почте (см. рис. 7.9), заполнив последовательность меню для ввода информации и нажав кнопку Готово и в следующем окне — Отправить (так же, как вы приглашали к совместному редактированию текста);

получить HTML-код для того, чтобы вставить его в сайт или блог (Дополнительные действия);

изменить подтверждение запроса, т. е. текст, сопровождающий рассылаемую вами анкету (Дополнительные действия).

На данном этапе нам интересен процесс рассылки анкеты приглашенным участникам опроса. После отправки формы анкеты:

адресаты [email protected] и [email protected] получат входящее сообщение в службу Gmail от [email protected], где вместе с приглашением находится не только URL анкеты, который можно так же далее пересылать, но и сама форма для заполнения информацией;

автор анкеты, в данном случае [email protected], получит входящее сообщение в службу Gmail:

"Форма "Анкета для родителей учащихся 8а класса" успешно создана.

Ответы будут автоматически вставлены в таблицу по адресу:

https://spreadsheets0.Google.com/ccc?key=tq28Lc0Y7NZkcgJgG wwJwCg.

Выполнена отправка на два адреса электронной почты: [email protected], [email protected].

Необходимо отправить форму большему количеству пользователей? Перейдите по ссылке: https://spreadsheets0.Google.com/ gform?key=tq28Lc0Y7NZkcgJgGwwJwCg#invite.

Благодарим Вас!

Группа разработчиков Документов Google".

Это сообщение автору анкеты содержит две важные для понимания процесса документирования опроса ссылки — одна на таблицу, в которую будут внесены ответы, а другая — на форму анкеты. Эти два разных документа взаимосвязаны между собой, если продолжить редактирование анкеты, таблица для хранения ответов тоже будет меняться.

Следующий шаг — ввод информации анкетируемыми и оправка ответов, которые автоматически записываются в табличную форму, открывающуюся из гаджета Документы, из службы документы и по соответствующей ссылке в сообщении автору

(рис. 7.22).

Рис. 7.22. Автоматически формируемая таблица ответов на анкету

Работу с полученной таблицей можно далее организовать так, как вы считаете необходимым.

Формы документов могут быть использованы для создания тестов и организации online-тестирования. Недостатком в этом случае является отсутствие возможности вставки иллюстраций. Но это можно преодолеть, опубликовав тест на сайте, где рядом разместить необходимые для теста рисунки. О том, как это сделать, будет рассказано в главе 17.

П роверьте себя!

• Создайте в службе Документы своего аккаунта форму для проведения анкетирования учащихся.

• Пригласите к участию в опросе своих виртуальных учащихся.

• Войдите в аккаунты учащихся, ответьте на вопросы своей анкеты.

• Ознакомьтесь с таблицей ответов, сформированной в ре-зультате анкетирования.

Возможности редактора электронной таблицы рассмотрим на конкретных примерах, наиболее характерных для профессиональной деятельности педагога, т. к. осветить все возможности электронной таблицы службы Документы Google не представляется возможным.

Пример, который мы разберем по шагам здесь — создание модели журнала текущей успеваемости по предмету, который может вести преподаватель средствами электронной таблицы Google. Журнал размещен в сетевом электронном кабинете педагога, может быть сохранен на внешнем носителе (флэш-карте, жестком диске), конвертируем в формат электронной таблицы Microsoft Excel или OpenOffice.org Calc или просмотрен в сети по ссылке. Данный пример нельзя расценивать как конкурентный вариант электронному журналу учителя или дневнику ученика, созданному в рамках общей концепции электронного учета успеваемости в школе. Это практически реализованный и используемый педагогом школы пример, педагогическую целесообразность которого можно обсуждать, критиковать или брать на вооружение.

Для группы учащихся из 12 человек создадим журнал учета текущей успеваемости 10 занятий (возможно указание по датам). Каждый урок ученик может получить оценку по 5-балльной системе, которая выставляется за выполне- ние работы одного из типов (слева введем сокращенное обозначение):

Т — тест;

Ср — самостоятельная работа;

Зк — задание на карточке;

Лр — лабораторная работа;

Кд — контрольное домашнее задание;

Тз — теоретический зачет; К — контрольная работа.

Кроме вышеуказанной оценки учитель, следуя идее формирующего оценивания, выставляет за выполнение каждой работы баллы, складывающиеся на основе критериев оценивания каждого задания работы, разработанных учителем. В журнале должен автоматически быть подсчитан на основе пятибалльной оценки средний балл, а также максимальное количество баллов, полученных учеником за все выполненные работы.

При создании формы журнала обратите внимание на заголовки столбцов, т. к. кроме даты занятия необходимо указать тип выполняемой работы учащимися, пятибалльную оценку и баллы за работу. В целом шапку таблицы можно представить так, как на рис. 7.23.

Однако, создав пустую электронную таблицу в службе Google Документы, вы заметите только одну закрепленную строку, что необходимо исправить в соответствии с необходимым количе- ством строк для нашего примера, выполнив такую последова- тельность операций: Инструменты → Закрепить строки → Закрепить 6 строк(и).

Рис. 7.23. Макет журнала

Начинаем формировать шапку таблицы.

1. Для ввода наименований строк и столбцов (см. рис. 7.23) нам необходимо объединить ячейки одного столбца (например, диапазон ячеек A1:A5) или одной строки (например, диапазон ячеек C1:L1). Однако в данной электронной таблице Google нельзя объединить ячейки одного столбца, есть только инструмент объединения ячеек одной строки. Поэтому заголовки первого и второго столбцов — "№" и "Фамилия, имя" введем соответственно в ячейки A1 и A2.

2. Выделим ячейки C1:T1 (20 столбцов, по 2 на каждое занятие) и воспользуемся инструментом объединения ячеек по строке для этих ячеек. В объединенные ячейки введите наимено-

вание "Дата".

1. Введенный текст необходимо выровнять по центру с по- мощью соответствующего инструмента.

2. Прежде чем будем вводить данные (даты занятий) в следующую строку, а именно в ячейки C2:T2, необходимо объединить каждые две ячейки строки: C2 и D2, E2 и F2 и т. д. Для этих ячеек необходимо установить формат даты, что можно

сделать, выделив этот диапазон ячеек, а затем, используя инструмент Другие форматы , выбрать нужный формат даты (рис. 7.24).

1. Введите даты проведения занятий в эти ячейки.

Рис. 7.24. Инструмент Другие форматы. Выбор формата Дата

1. Ячейки следующей строки C3:T3 объединим (пункт 2), введем наименование следующих столбцов "Тип работы" и выровняем по центру.

2. В следующей строке опять объединим пары ячеек (пункт 4).

3. В дальнейшем, при заполнении таблицы в каждую из объединенных ячеек следующей строки C4:T4 надо будет ввести одно из приведенных выше обозначений типа выполняемой работы учащимися. Для того чтобы облегчить ввод повторяющихся данных, можно использовать инструмент электронной таблицы — проверку вводимых данных.

Если бы мы создавали такую таблицу в Microsoft Office Excel, то организовали бы раскрывающийся список для выбора варианта и его ввода в ячейку (рис. 7.25).

Рис. 7.25. Раскрывающийся список проверки вводимых данных в Microsoft Office Excel

Эта команда не конвертируется в аналогичный инструмент данной таблицы Google. При открытии в службе Документы Google таблицы, созданной в Excel, проверка пропадает. Поэтому разберем возможности инструмента проверки вводимых данных в электронной таблице службы Документы Google.

На данный момент инструмент проверки электронной таблицы Google не позволяет корректно проверить один из нескольких вводимых вариантов текстовых данных, как нам необходимо, поэтому ограничимся выводом примечаний с рекомендациями обозначений:

1. Фиксируем объединенную ячейку C4 и D4.

2. Выполняем команду Вставить → Комментарий.

3. В открывшемся всплывающем окне вводим текст подсказки (автоматически вставленные слова об авторе и дате ввода можно удалить).

Наличие комментария в ячейке отмечается оранжевой точкой в правом верхнем углу ячейки, при наведении курсора мыши на который будет появляться созданный нами комментарий (рис. 7.26). При необходимости весь текст комментария можно прокрутить, воспользовавшись видимой в его окне полосой прокрутки.

Рис. 7.26. Комментарий при вводе данных

При копировании содержимого данной объединенной ячейки в соседние комментарий сохраняется, что подтверждается наличием оранжевых точек в правом верхнем углу каждой из них.

В дальнейшем, в подготовленные ячейки будут введены текстовые обозначения, мы же можем сделать некоторые обозначения для модели.

Продолжаем работу.

1. Следующую, пятую строку подготовим, объединив ячейки так же, как ячейки С1:Т1, и введем заголовок для столбцов следующей строки "Оценка и максимальный балл".

2. В столбцы шестой строки: C6:T6 учитель выставляет максимальные оценки и баллы, которые могут быть получены учащимся за выполнение работы.

3. Заполним номера учащихся и их фамилии, выделим цветом ячейки заголовка и ячейки с однотипной информацией (рис. 7.27).

Рис. 7.27. Макет журнала, подготовленный к заполнению

Еще раз вернемся к разговору об инструменте проверки вводимых данных. Дело в том, что дальнейшая работа учителя с созданным журналом будет связана с вводом числовых данных в пустые ячейки таблицы, при выполнении которой лучше подстраховать учителя при возникновении возможных ошибок. Это можно сделать с помощью инструмента проверки данных.

Например, в ячейки диапазона C7:C18 могут быть выставлены числа от 1 до 5, включая границы. Чтобы при вводе выполнялась проверка, настроим параметры данного инструмента:

1. Выделим диапазон ячеек C7:C18.

2. Выполним команду Инструменты → Проверка данных.

3. Заполним параметры проверки числа от 1 до 5 (рис. 7.28), зафиксируем точность ввода и нажмем кнопку Сохранить.

Рис. 7.28. Инструмент проверки числовых данных

Теперь при наведении курсора мыши на любую из ячеек указанного диапазона будет появляться подсказка, а при попытке ввода значения вне границ интервала от 1 до 5 появится сообщение об ошибке, и неверное число введено в ячейку не будет.

Таким образом, настроим проверку данных при вводе их учителем во всех столбцах соответственно выставленному максимальному баллу.

В результате выполненных нами действий таблица готова для ввода и хранения в сети электронного журнала. Следующий этап работы с этой таблицей продемонстрирует простейшие приемы обработки данных, для чего заполним некоторые ячейки таблицы, чтобы иметь более оформленную модель сетевого журнала.

Сортировка строк таблицы может быть проведена достаточно легко, т. к. строка, закрепляющая заголовок таблицы, включает инструмент сортировки по алфавиту (возрастанию) и в обратном порядке. Для этого необходимо зафиксировать место на строке закрепления нужного столбца и выбрать способ сортировки

(рис. 7.29).

Рис. 7.29. Сортировка строк с помощью строки закрепления

Этот встроенный инструмент упрощает с одной стороны сортировку, но с другой стороны нужно помнить, что в ячейках под строками, в данном случае с фамилиями, данных не должны располагаться другие числа, иначе они тоже будут отсортированы, что внесет ошибки. Поэтому, если вам необходимо провести дополнительные расчеты по формулам в такой таблице Google, их лучше размещать в столбцах справа от основного содержимого таблицы. Например, подсчитаем средний балл оценки (5-балльной) и общее количество баллов по каждому ученику, т. е. по каждой строке.

Обработка числовых данных по формулам будет организована в двух столбцах, которые вставим справа от последнего столбца T, для чего:

1. Зафиксируем последний столбец таблицы.

2. Дважды выполним команду Вставить → Столбец справа.

В результате у вас появились столбцы U и V. Заметьте, что при перемещении к ним столбцы с номерами и фамилиями уходят за левый край экрана, что можно исправить, если закрепить первые два столбца, аналогично тому как мы закрепили 6 верхних строк заголовка таблицы: Инструменты → Закрепить столбцы → Закрепить столбцы: 2.

Теперь, при перемещении по ячейкам таблицы вправо, вы сможете всегда видеть первые два столбца с номером и фамилией учащегося.

Введем наименование столбцов в ячейках U5 и V5. При необходимости переноса слов в ячейке установите курсор в нужном месте и используйте инструмент . В шестой строке (ячейки U6 и V6) введем формулы, по которым в данном случае будут рассчитаны максимальный средний балл и максимально возможное количество баллов, которое может набрать ученик.

Максимальный средний балл (U6):

зафиксируйте данную ячейку;

вставьте формулу AVERAGE среднего значения списка с помощью инструмента функции на панели инструмен- тов или с помощью меню Вставить → Функция → AVERAGE;

в открывшейся строке редактирования данной ячейки =AVERAGE введите список ячеек, среднее значение от содержимого которых необходимо подсчитать, сделать это можно легко, последовательно фиксируя эти ячейки в вашей таблице, разделяя их символом ";" (рис. 7.30);

отобразите панель формул, чтобы в дальнейшем видеть введенные формулы в фиксированные вами ячейки: Просмотр → Панель формул;

Рис. 7.30. Редактирование функции

скопируйте содержимое ячейки U6 во все ячейки диапазона U7:U18, после чего в них автоматически будут рассчитаны средние значения для всех учащихся выбранной группы.

Сумма набранных баллов учащегося. Таким же способом введите в ячейку V6 функцию SUM, считая в этой ячейке максимальное количество баллов, которое может набрать ученик за все работы. Скопируйте содержимое этой ячейки в соответствующий столбец.

Созданный электронный журнал можно видеть на рис. 7.31.

Рис. 7.31. Окончательный вариант электронного журнала

Часто требуется графически показать соотношение числовых данных, в частности для сравнения среднего балла учащихся, что возможно в электронной таблице Google с помощью построенной диаграммы.

Открыть окно построения диаграммы возможно с помощью инструмента, расположенного в меню Вставить → Диаграмма. Остается только правильно заполнить его поля. Пример можно видеть на рис. 7.32.

Рис. 7.32. Пример заполнения окна диаграммы

Нажмите кнопку Сохранить диаграмму, и диаграмма будет размещена на текущем листе вашей электронной таблицы, что не очень удобно. Поэтому щелкните по строке заголовка Диаграммы и в открывшемся меню выберите команду Переместить на отдельный лист¹. В результате будет добавлен новый лист Диаграмма 1, на панели инструментов которого появятся четыре кнопки для управления диаграммой, размещенной на листе:

Изменить диаграмму — открывает окно создания диаграммы;

Опубликовать диаграмму — выводит HTML-код, который может быть вставлен на сайт, с целью представления диаграммы;

Сохранить изображение — позволяет загрузить или открыть файл с изображением диаграммы;

Удалить диаграмму.

Интересно, что щелкнув по любому столбцу, можно получить выноску, в которой указано его значение.

В завершении разговора о журнале, созданном средствами электронной таблицы службы Документы Google, еще раз остановимся на главной цели его создания и размещения в сетевом электронном кабинете педагога — предоставить учащимся возможность в любое время узнать свои результаты. Это можно сделать, дав учащимся права на чтение данного документа следующим образом:

1. Открыть службу Документы Google.

2. Отметить данный документ.

3. Нажать кнопку Пригласить других пользователей....

4. Выбрать в контактах адреса своих учащихся.

5. Отметить право Просматривать.

6. Написать сопровождающее сообщение.

7. Отправить себе копию.

8. Нажать кнопку Отправить.

9. Ознакомиться с информацией в окне, подтверждающем отправку сообщения, которую можно сохранить.

Эту процедуру предоставления доступа другим пользователям для ознакомления или редактирования какого-либо документа (текста, презентации, электронной таблицы) мы с вами уже выполнили третий раз.

Таким образом, вы дадите возможность своим ученикам в любое время просматривать сетевой электронный вариант журнала, о чем будет отмечено в службе Документы как наличие совместного доступа к данной таблице.

1^ Замечу, что графическая интерпретация числовых данных меняется при изменении числовых данных электронной таблицы.