Информация и коммуникации в менеджменте

Информация в менеджменте и ее виды

Коммуникация.

Преграды в информационных коммуникациях

Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации.

Основные виды информации

Основные виды информации

по роли в процессе управления

аналитическая, прогнозная, отчетная, научная,

нормативная;

по возможности использования

необходимая, достаточная, избыточная

по степени обновляемости

постоянная, переменная

по степени деятельности предприятия

экономическая, управленческая, социальная,

технологическая

Основные виды информации

по источнику возникновения

внутриорганизационная, внешняя

по степени преобразования

первичная, производная, обобщенная

по времени поступления

периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная

Можно выделить и еще один вид информации , который существует в памяти каждого человека , включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие: на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

Три основных направления сбора информации о конкуренте

Информация о производстве и продукции:

Информация о рынке :

 цены, скидки, условия договоров, спецификация продукта;

 оценка качества и эффективности;

 объем, история, тенденция и прогноз для конкретного продукта;

 номенклатура изделий;

 доля на рынке и тенденции ее изменения;

 технология и оборудование;

 уровень издержек;

 рыночная политика и планы;

 отношения с потребителями и репутация;

 производственные мощности;

 численность и размещение торговых агентов;

 размещение и размер производственных подразделений и складов;

 каналы, политика и методы сбыта;

 способ упаковки;

 доставка;

 программа рекламы.

.

 возможности проведения научно-исследовательских работ (НИР).

Информация об организационных особенностях и финансах:

 определение лиц, принимающих ключевые решения;

 философия лиц, принимающих ключевые решения;

 финансовые условия и перспективы;

 программы расширения и приобретений;

 главные проблемы и возможности;

 программа НИР.

Информационные системы могут быть

Простые - происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления (например, по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени управления, например: рабочее место — мастер).

Сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различаются:

- по обработке информации — на централизованные и децентрализованные;

- степени охвата информацией — на комплексные и локальные.

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные - предназначены для определенных функций управления.

КОММУНИКАЦИИ : ПОНЯТИЕ, ВИДЫ. ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИИ КАК СРЕДСТВО ПЕРЕДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

Коммуникативные качества — умение общаться, нравиться и убеждать. Любое общение — это, прежде всего коммуникация, т. е. обмен информацией, значимой для участников общения. Понятие «коммуникация» (от лат. communicatio— сообщение, связь, путь сообщения, а это слово, в свою очередь, произошло от communico— делаю общим, связываю, общаюсь) обозначает смысловой аспект социального взаимодействия. Эффективная коммуникация — коммуникация, способствующая достижению целей участников общения. Коммуникативность — способность к общению. В менеджменте одним из главных элементов является общение. Общение — сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Общение имеет три стороны проявления: Коммуникативная сторона общения проявляется через действия личности, сознательно ориентированные на их смысловое восприятие другими людьми. Интерактивная сторона общения представляет собой взаимодействие людей друг с другом в процессе межличностных отношений. (Интеракция — это взаимодействие.) Перцептивная сторона общения проявляется через восприятие и оценку людьми социальных объектов. Такими социальными объектами могут быть другие люди, сами общающиеся, группы, другие социальные общности.

Различают процесс коммуникации и составляющие его акты .

Основные функции коммуникационного процесса состоят в достижении социальной общности при сохранении индивидуальности каждого ее элемента.

В отдельных актах коммуникации реализуются следующие функции: управленческая, информативная, эмотивная и фактическая (связанная с установлением контактов)

Классификация коммуникационных сообщений

по соотношению вышеназванных функций условно выделяются сообщения:

 Побудительные: убеждение, внушение, приказ, просьба;

 Информативные: передача реальных или вымышленных сведений;

 Экспрессивные: возбуждение эмоционального переживания;

 Фактические: установление и поддержание контакта.

по типу отношений между участниками различают:

 межличностные,

 публичные,

 массовые коммуникации.

по средствам различают:

 Речевую: письменную и устную;

 Паралингвистическую: жест, мимику, мелодию;

 вещественно-знаковую коммуникацию: продукты производства, изобразительного

искусства и т.д.

Классифицирования управленческой коммуникации

 межуровневые коммуникации;

 коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх;

 коммуникации между различными подразделениями или отделами;

 коммуникации между руководителем и рабочей группой;

 неформальные коммуникации.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более

людьми.

В коммуникативном процессе можно выделить четыре базовых элемента:

 отправитель , т.е. лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и

передающее ее;

 сообщение , т.е. собственно информация, которая закодирована с помощью символов;

 канал , т.е. средство передачи информации;

 получатель , т.е. лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:

 зарождение идеи;

 кодирование информации и выбор канала;

 передача информации;

 декодирование — перевод символов отправителя

в мысли получателя.

Преграды в коммуникациях

• Искажение сообщений;
• Информационные перегрузки;
• Неудовлетворительная структура организации;
• Неудовлетворительный кадровый состав;
• Неудовлетворительный состав рабочих групп;
• Неудовлетворительный способ организации власти и распре­деления задач;
• Конфликты между различными группами или подразделениями

Как можно решить эти проблемы?

• Регулирование информационных потоков
• Управленческие действия
• Системы обратной связи
• Системы сбора предложений
• Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи
• Современные информационные технологии

ТРАНСАКЦИОННЫЙ АНАЛИЗ. ТРИ СОСТОЯНИЯ ЧЕЛОВЕКА

Трансактный, или трансакционный(transactional), анализ— система групповой психотерапии, в которой взаимодействие индивидов анализируется с точки зрения трех основных состояний Я.

Основателем этого направления в психологии и психотерапии является американский психолог и психиатр Эрик Берн, который разработал его в 50-е гг. XX в. Э.Берн выделил предмет исследования и наблюдения — человеческое поведение.

Метод трансакционный анализ , созданный Э. Берном, делится на несколько этапов:

 структурный анализ, или теория эго-состояний;

 собственно трансакционный анализ деятельности и общения, основанный на понятии «трансакция» как взаимодействии эго-состояний двух вступающих в общение индивидов (под эго-состоянием понимается актуальный способ существования Я-субъекта);

 анализ психологических игр;

 скриптоанализ (анализ жизненного сценария — «скрипта»).

Э. Берн считал, что каждый человек имеет свой жизненный сценарий, модель которого намечается в ранние детские годы. Люди вырастают, но в соответствии со своим жизненным сценарием продолжают играть в различные игры. Вся жизнь человечества заполнена играми.

Различают три Я-Состояния: Я-Взрослый, Я-Родитель,Я-Ребенок.

Групповая психотерапия, по Э. Берну, должна складываться на уровне Взрослый —

Взрослый. Руководитель предприятия, менеджер должен научиться выделять состояния Взрослого как в своем собственном сознании и поведении, так и в сознании и поведении других людей, особенно подчиненных, клиентов, партнеров, добиваясь общения на уровне Взрослый — Взрослый.

Общение с разными людьми, например с сослуживцами, начальством, может строиться по-разному в зависимости от психологического состояния человека, от темы общения, а также от цели общения и от того, является ли общение бескорыстным или человек хочет чего-то добиться от своего собеседника.Умелое владение этим методом помогает менеджеру добиться эффективной коммуникации.

Эффективная коммуникация будет тогда, когда она будет вестись на одном и том же языке, т. е. Взрослый будет разговаривать со Взрослым, Ребенок — с Ребенком, Родитель с Родителем.

ТРИ СОСТОЯНИЯ ЧЕЛОВЕКА. ИХ ХАРАКТЕРИСТИКА

1. Эго-состояние Родитель (Р) , по Э.Берну, обнаруживает себя в таких проявлениях, как контроль, запреты, идеальные требования, догмы, санкции, забота, могущество.

Родитель — это собрание догм и постулатов, которые человек воспринимает в детском возрасте и которые сохраняет потом в течение всей жизни. Это комплекс убеждений, нравственных норм, предрассудков и предписаний, некритически усваиваемых индивидом, как в детстве, так и на протяжении всей жизни, и диктующих ему линию поведения. Если говорить о косвенном влиянии, то обычно реакция человека бывает такой, какую от него ждали, т.е. человек или подражает одному из родителей, или приспосабливается к их требованиям.

Различают две основные формы проявления Родителя:

 Заботящийся (советы, поддержка, опека и т.п.), когда на первое место выдвигаются достойные постулаты («Защищать Родину от врага — святое дело», «Предавать — подло»),

 контролирующий (запреты, санкции и т.п.), когда приоритетными становятся самые нелепые, постыдные предрассудки и убеждения, передаваемые из поколения в поколение («Главное в жизни — вкусно есть и мягко спать», «Деньги не пахнут» и т.п.). Родитель —

наиболее косная часть человеческого Я, остающаяся всегда вне зоны критики. Родитель влияет на поведение человека, выполняя функцию совести.

2. Эго-состояние Взрослый (В) включает в себя вероятностную оценку ситуации,

рациональность, компетентность, независимость. Это состояние не имеет никакого

отношения к возрасту человека, а представляет собой способность личности хранить, использовать и перерабатывать информацию на основе предыдущего опыта.

Взрослый — это способность находить компромиссы и альтернативные варианты в

жизненных тупиках, которые порой кажутся безвыходными. Это состояние функционирует «здесь и теперь» независимо от прошлого.

3. Эго-состояние Ребенок (Ре) содержит в себе аффективные комплексы, связанные с ранними впечатлениями и переживаниями. Ребенок живет в человеке всю жизнь и проявляется даже у старых людей, когда те мыслят, чувствуют, реагируют на окружающее

точно так же, как делали в детстве. Это очень ценная часть человеческой личности, наиболее импульсивная и искренняя. Ребенок придает личности неожиданность.

Различают Ребенка:

 естественного(свободного) . Естественному Ребенку свойственна склонность к веселью, живому движению, фантазии, импульсивности и раскованности;

 адаптированного, или приспособившегося . Адаптированный Ребенок представлен такими разновидностями, как бунтующий (против Родителя), соглашающийся и отчуждающийся.

Аттракция

В качестве одного из важнейших профессиональных качеств руководителя называют умение формировать психологическую аттракцию у подчиненных.

механизм восприятия другого человека, возникающий на основе устойчивого положительного чувства, которое способствует формированию привязанности, дружеских чувств, симпатии или любви

Правило 15 секунд

Правило трех «плюсов» -чтобы с самого начала знакомства или беседы расположить к себе собеседника, нужно дать ему, как минимум три психологических «плюса»

Приемы аттракции: Улыбка  

Приемы аттракции: Имя человека  

Приемы аттракции. Комплименты.  

• Простые; 
• В форме сравнения; 
• В форме антитезы;
• В форме парадокса; 
• Косвенные 

Приемы аттракции. Подчеркивайте собеседнику его значимость   

• Потребность чувствовать свою значительность — одна из самых естественных и характерных человеческих слабостей, свойственных всем людям в той или иной степени.