Классификация архивных документов

Раздел 1. Тема 3. Классификация архивных документов(2 часа)

1.1. Деятельность архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", Законом Республики Беларусь "Об охране историко-культурного наследия", настоящими правилами, нормативно-методическими документами государственной архивной службы , положениями об архивах.

-------------------------------

См. Список нормативно-методической литературы.

1.2. Документы органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий (далее - организаций) независимо от формы собственности и характера деятельности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и хранятся в вышеназванных архивах. Национальный архивный фонд включает в себя государственную и негосударственную части.

1.2.1. Государственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы:

государственных органов, органов местного самоуправления, государственных предприятий, организаций, учреждений, штабов, объединений, мобильных сил, соединений и воинских частей Вооруженных Сил, штабов соединений и воинских частей пограничных войск, внутренних войск МВД, войск КГБ и железнодорожных войск, военно-учебных заведений, находящихся на территории Республики Беларусь;

государственных предприятий, организаций, учреждений, воинских частей Республики Беларусь, находившихся или находящихся за пределами республики;

объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности;

общественных объединений и их предприятий, образовавшихся до момента регистрации этих объединений и предприятий в установленном законом порядке и принятые на государственное хранение;

юридических и физических лиц, поступившие в собственность государства, в том числе и из-за рубежа, на основаниях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;

художественные, мультипликационные, документальные, научно-популярные фильмы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая и машиночитаемая документация, научные, литературные, живописные, музыкальные и др. рукописи, рисунки, дневники, мемуары и иные виды документов, изготовленные или разработанные на предприятиях, в организациях, учреждениях, редакциях газет и журналов за счет государственных средств .

-------------------------------

В п.1.2.1 не перечислены виды архивных фондов, входящих в состав Национального архивного фонда, но не имеющих непосредственного отношения к деятельности архивов органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий Республики Беларусь - фонды дореволюционных организаций и др.

1.2.2. Негосударственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности:

общественных объединений с момента их регистрации в установленном законом порядке;

религиозных организаций;

иных негосударственных объединений, предприятий, организаций, учреждений;

физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.).

1.3. Государственное управление Национальным архивным фондом и архивами в Республике Беларусь возлагается на Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (далее - Госкомархив), отделы по архивам и делопроизводству исполнительных комитетов областных и Минского городского Советов депутатов.

Органы государственной архивной службы Республики Беларусь осуществляют контроль за безусловным соблюдением на территории республики всеми юридическими лицами независимо от форм собственности, их ведомственной подчиненности, а также гражданами законодательства Республики Беларусь по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела. Решения и указания органов управления архивным делом по вопросам работы архивов и организации делопроизводства являются обязательными для всех юридических и физических лиц.

1.4. Государственный контроль за обеспечением сохранности, учета и использования документов осуществляется Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами. Государственный надзор за соблюдением законодательства по делопроизводству и архивному делу в Республике Беларусь, соблюдением норм и принципов работы с документами, установленных стандартами специальными правилами и инструкциями, возлагается на Государственную инспекцию архивов и делопроизводства.

1.5. Организации обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в соответствии с требованиями, изложенными в законах и других нормативных актах Республики Беларусь.

Руководители организаций обеспечивают контроль за соблюдением установленного порядка накопления, обеспечения сохранности, учета, использования документов до их передачи на государственное хранение и несут ответственность за полноту и сохранность документальных материалов.

1.6. Согласно Закону "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий (далее - архивы) разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций, учреждений и предприятий.

1.6.1. Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение государственной организации (организаций) или структурное подразделение государственной организации, хранящее документы на протяжении определенного срока в своей организации. Под архивом негосударственной организации, учреждения или предприятия понимается негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение негосударственной организации, осуществляющее прием и постоянное хранение архивных документов, зарегистрированное в установленном законом порядке.

1.6.2. Ведомственные архивы до передачи документов в государственные архивы на постоянное хранение имеют право на владение, пользование и распоряжение архивными документами. Документы ведомственных архивов являются собственностью государства, не могут быть объектом купли-продажи и иных сделок по их отчуждению и должны по истечении сроков ведомственного хранения бесплатно передаваться в государственные архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями.

1.6.3. Архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных организаций, находятся в их владении, пользовании и распоряжении. Собственники названных документов имеют право передать на добровольных началах бесплатно или за определенную плату в собственность государства принадлежащие им архивные документы либо поместить их на временное хранение в государственные архивы с заключением соответствующего договора. При передаче документов на хранение в государственные архивы за собственником архивных документов сохраняется право собственности на них, если иное не оговорено в договоре.

Собственник документов, отнесенных к негосударственной части Национального архивного фонда, обязан предоставлять в соответствующие государственные архивы сведения о своих фондах и документах с целью их учета, а также сообщать этим органам о смене владельца названных документов и об изменении места их хранения. Уничтожение документов их собственником может быть произведено только с письменного разрешения государственного архива, обслуживающего соответствующую зону.

1.7. При реорганизации либо ликвидации государственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В случае отсутствия правопреемника документы, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы, подлежащие временному хранению, и документы по личному составу - в архив вышестоящей организации.

При преобразовании государственных организаций в организации иных форм собственности их архивные документы передаются на хранение в государственные архивы. По просьбе вновь созданных фондообразователей органы государственной архивной службы имеют право передать им эти документы на временное хранение на основании лицензий.

В состав комиссий, создаваемых для передачи документов и имущества, включаются представители государственной архивной службы. При ликвидации негосударственных организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять по описям на хранение документы этих юридических лиц.

1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение ведомственных архивов осуществляется за счет средств государственного бюджета. Архивные учреждения негосударственных форм собственности содержатся за счет средств создавших их организаций, граждан и иных источников.

1.9. Юридические и физические лица, виновные в нарушении нормативных актов Республики Беларусь по вопросам делопроизводства и архивного дела, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Имущественный вред, нанесенный в результате повреждения либо уничтожения архивных документов, подлежит взысканию с виновных физических либо юридических лиц в размере, определенном судом с учетом заключения органов государственного управления архивным делом.

Согласно Кодексу Республики Беларусь об административных правонарушениях нарушение установленного порядка и требований законодательства в ведении делопроизводства, которое проявилось:

в невыполнении требований государственных стандартов, нарушении дисциплины в оформлении документов;

в отсутствии номенклатуры дел, нарушении порядка ее согласования и утверждения;

в отсутствии нормативно-методических документов, определяющих функции, права и обязанности делопроизводственных служб и их работников, регламентирующих организацию делопроизводства, влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат.

Утрата или незаконное уничтожение дел постоянного или временного хранения, причинение им непоправимых повреждений в результате необеспечения их сохранности, оставление документов бесхозными или неучтенными влечет наложение штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных лиц - от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат.

Нарушение администрацией предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности законодательства об архивах, невыполнение законных требований и указаний архивных органов о выделении приспособленных площадей для размещения документов, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению (в том числе сдача в аренду) или неиспользование их вообще, уклонение от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение, а также необоснованный отказ предприятий, учреждений, организаций, архивов независимо от форм собственности в выдаче гражданам справок социально-правового характера влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат.

7.2. Классификация документов в пределах фонда

7.2.1. Структурной и классификационной основой архивного фонда является дело (единица хранения) - физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, объединенных по каким-либо общим признакам. Дела в пределах фонда систематизируются, т.е. группируются в определенной последовательности.

7.2.2. Систематизация документов архивного фонда осуществляется на основании согласованной с государственным архивом схемы, в основе которой лежат следующие признаки:

структурный (систематизация в соответствии со структурой фондообразователя, зафиксированной в штатном расписании);

хронологический (систематизация на основании учета датировки документов);

предметно-вопросный (систематизация на основании содержания документов);

номинальный (систематизация по делопроизводственной форме - видам единиц хранения, разновидностям и значимости документов);

функциональный (на основании классификации функций, выполняемых фондообразователем);

географический (систематизация по административно-территориальным единицам);

корреспондентский (систематизация по названиям адресатов, в результате переписки с которыми образовались документы);

авторский (систематизация по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

7.2.3. Дела систематизируются по нескольким признакам, использование которых наиболее рационально для сохранения в фонде логических и исторических связей между документами.

7.2.3.1. Структурно-хронологический тип схемы обычно применяется для систематизации дел организаций, имевших устойчивую структуру и уже прекративших свою деятельность. При этом дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах данных подразделений - по годам.

Пример. Канцелярия

1990 г.

1991 г. и т.д.

Отдел кадров

1990 г.

1991 г. и т.д.

7.2.3.2. Хронологически-структурный тип схемы используется для систематизации дел фондообразователей, структура которых часто изменялась. В этом случае дела фонда группируются по годам, а в пределах каждого года - по структурным подразделениям.

Пример. 1990 г.

Канцелярия (управление делами)

Плановый отдел

Производственный отдел

Отдел труда и зарплаты

Статистический отдел

Финансовый отдел

Бухгалтерия

Страница 4

Отдел кадров

Административно-хозяйственный отдел

-------------------------------

Здесь рационально ввести термин "Руководство".

При наличии только инспектора по кадрам - "Кадры".

7.2.3.3. Функционально-хронологическая и хронологически-функциональная схемы систематизации применяются обычно при классификации документов бесструктурных учреждений.

Пример функционально-хронологической схемы.

Руководство

1990 г.

1991 г.

1992 г.

Учебно-воспитательная работа

1990 г.

1991 г.

1992 г. и т.д.

Пример хронологически-функциональной схемы.

1990 г.

Руководство

Планирование

Финансирование

Капитальное строительство

и т.д.

7.2.3.4. При небольшом объеме фонда возможно использование номинально-хронологической или хронологически-номинальной схемы.

Пример номинально-хронологической схемы.

Приказы

1990 г.

1991 г.

Планы

1990 г.

1991 г. и т.д.

Пример хронологически-номинальной схемы.

1990 г.

Приказы

Планы

Отчеты и т.д.

7.2.4. Документы по личному составу систематизируются отдельно и включаются в отдельные описи.

7.2.5. Систематизация документов в коллекции определяется тематикой и составом документов.

7.2.6. При систематизации дел необходимо учитывать следующее:

при определении структуры фондообразователя используются директивные документы (приказы, постановления и др.), а при отсутствии таковых - штатные расписания, отчеты о финансово-хозяйственной деятельности и др.;

принадлежность документов и дел к структурным подразделениям устанавливается на основании информации, содержащейся на обложке дела, по адресату, регистрационному штампу, отпускам исходящих документов, резолюциям, делопроизводственным пометам, содержанию;

планы, отчеты, сметы относятся к тому году, на который и за который они составлены; планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному периоду их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода;

Хдела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или поступили в данное учреждение для продолжения делопроизводства;

дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженные в другом, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены.

Особенности формирования дел и систематизации в них документов см. в разделе 3 настоящих правил.