Курс лекций Управление технической документацией многоквартирного дома

КУРС ЛЕКЦИЙ

Управление технической документацией многоквартирного дома

Оглавление

2.1 Состав технической и иной документации на многоквартирный дом 4

2.1.1 Технический паспорт МКД 6

2.1.2 Электронный паспорт МКД 7

2.1.3 Санитарный паспорт придомовой территории 7

2.1.4 Паспорта систем теплопотребления МКД 8

2.1.5 Инструкция по эксплуатации МКД 11

2.1.6 Энергетический паспорт МКД 12

2.1.7 Паспорт фасада МКД 13

2.1.8 Документы на проведение текущего ремонта и оказание услуг по содержанию общего имущества 13

2.1.9 Ситуационный план участка 14

2.1.10 Проектно-сметная документация МКД 15

2.1.11 Акт ввода в эксплуатацию МКД 16

2.1.12 Акт приемки и акт технического состояния МКД 17

2.1.13 Исполнительные чертежи контуров заземления и схемы внутридомовых инженерных сетей 17

2.1.14 Паспорта котельного и лифтового хозяйства 18

2.1.14 Паспорта на квартиры и земельный участок 18

2.1.15 Иные документы на МКД 19

2.2 Правила приема-передачи, учета и хранения документации на многоквартирный дом 20

2.2.1 Порядок передачи технической и иной документации на МКД 20

2.2.2 Документы, оформляемые в ходе смены управляющей организации или способа управления МКД 21

2.2.2.1 Протокол общего собрания собственников 21

2.2.2.2 Приложения к протоколу 26

2.2.2.3 Уведомление о решении общего собрания собственников 27

2.2.2.4 Акт приема-передачи 28

2.2.3 Ответственность за удержание технической документации МКД 29

2.3 Документооборот в управляющей организации 29

2.3.1 Основные сведения об управлении документами 29

2.3.2 Регистрация и учет документации, связанной с управлением МКД 33

2.3.3 Номенклатура дел 35

2.3.4 Электронный документооборот 38

2.3.5 Восстановление и актуализация документов по результатам мониторинга состояния многоквартирного дома 40

2.3.5.1 Мониторинг состояния МКД 40

2.3.5.2 Восстановление и актуализация технической документации 43

2.1 Состав технической и иной документации на многоквартирный дом

Перечень документов, входящих в состав технической документации МКД, определён:

- п. 24 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме и Правил изменения размера платы за содержание жилого помещения в случае оказания услуг и выполнения работ по управлению, содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность (http://docs.cntd.ru/document/901991977) (см.рис.2.1);

- п.1.5 Правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда (http://docs.cntd.ru/document/901877221);

- прил.6 ГОСТ Р 56038-2014 Услуги управления многоквартирными домами. Общие требования (http://docs.cntd.ru/document/1200111116);

Рис.2.1 Состав технической документации МКД

Состав документов технического учета жилищного фонда определен п.14 постановления Правительства от 13 октября 1997 года N 1301 «О государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации» (http://docs.cntd.ru/document/9049996).

Рис.2.2 Состав документов технического учета жилищного фонда

Согласно п.1.5 Правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда» (http://docs.cntd.ru/document/901877221) в состав технической документации долговременного хранения, кроме вышеперечисленных документов, входят:

1.Проектно-сметная документация и исполнительные чертежи на каждый МКД, которым управляет организация.

2. Акт ввода в эксплуатацию МКД, результаты инженерных изысканий, акты освидетельствования работ, конструкций, систем инженерно-технического обеспечения МКД

3.Акт приемки МКД от застройщиков (объект передачи, гарантийные обязательства, перечень выявленных при передаче дефектов, обязательство устранить выявленные дефекты).

4.Акт технического состояния жилого дома на передачу жилищного фонда другому собственнику.

5.Схемы внутридомовых инженерных сетей.

6.Паспорт котельного хозяйства, котловые книги (при наличии).

7.Паспорт лифтового хозяйства (при наличии).

8.Паспорта на каждый жилой дом, квартиру и земельный участок.

9.Исполнительные чертежи контуров заземления (для зданий, имеющих заземление).

Согласно ГОСТ Р 56038-2014 Услуги управления многоквартирными домами. Общие требования (http://docs.cntd.ru/document/1200111116), кроме вышеперечисленных, в состав технической документации, входят:

1.Электронный паспорт МКД.

2.Санитарный паспорт придомовой территории.

3.Паспорт индивидуального теплового пункта (при наличии);

4.Энергетический паспорт МКД.

5.Паспорт фасада МКД.

6.Документы (акты) о приемке результатов работ по капитальному ремонту общего имущества МКД.

Отсутствие технической документации расценивается как нарушение, которое, в соответствии со ст. 7.22 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (http://docs.cntd.ru/document/901807667), влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 4000-5000 рублей; на юридических лиц – 40000-50000 рублей.

2.1.1 Технический паспорт МКД

Паспорт технической инвентаризации (технический паспорт объекта) – основной документ результатов технической инвентаризации установленной формы.

Технический паспорт содержит подробные данные о составе и объёмах конструктивных элементов и инженерных систем здания, площади жилой и не жилой частей здания, сведения по оценке их технического состояния, полученные в том числе на основании визуальных осмотров (обследований) домов, сведения о благоустройстве и др. (см.рис.2.3).

Рис.2.3 Примерное содержание паспорта МКД

Технический паспорт составляется собственниками, организациями, осуществляющими управление многоквартирными домами, в соответствии с Методическими рекомендациями по составлению технического паспорта многоквартирного дома (http://docs.cntd.ru/document/1200088384).

Содержание технического паспорта актуализируется по результатам проведенных работ по текущему и капитальному ремонту общего имущества МКД, на основании материалов технической инвентаризации и материалов плановых весенних и осенних технических осмотров.

Данные технического паспорта МКД используются в различных целях (см.рис.2.4).

Рис.2.4 Цели использования технического паспорта МКД

2.1.2 Электронный паспорт МКД

Электронный паспорт МКД формируется в открытой части ГИС ЖКХ по форме, установленной совместным приказом Минкомсвязи РФ №53, Минстроя РФ №82/пр от 17.02.2016 (http://docs.cntd.ru/document/420340851), автоматически на основании информации, содержащейся в системе, на момент соответствующего запроса о формировании одного из указанных электронных паспортов из данных, размещенных управляющей организацией или ТСЖ, другими организациями и органами власти. Электронный паспорт практически дублирует информацию технического паспорта МКД.

2.1.3 Санитарный паспорт придомовой территории

К придомовой территорией, в соответствии со ст. 36 Жилищного кодекса РФ относятся элементы, представленные на рис.2.5.

Рис.2.5 Элементы придомовой территории

Оформление участка под домом и вокруг него в общую собственность владельцев квартир имеет положительные стороны и накладывает обязательства на собственников МКД:

- расходы на уборку, озеленение и благоустройство;

- обеспечение безопасности жизни и здоровья людей, пожарной и санитарно-эпидемиологической безопасности.

Форма санитарного паспорта домовладений отсутствует в связи с отменой приказа Минжилкомхоза РСФСР от 05.01.89 N 8 «Об утверждении и введении в действие Правил и норм технической эксплуатации жилого фонда». В новых документах ее нет, поэтому решение об оформлении санитарного паспорта решается на уровне субъекта РФ.

2.1.4 Паспорта систем теплопотребления МКД

С целью эффективного и рационального использования энергетических ресурсов, в соответствии со.ст.13. Федерального закона «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (http://docs.cntd.ru/document/902186281), все потребляемые энергоресурсы (вода, тепло, эл.энергия, газ) подлежат обязательному учёту с применением приборов учета, установленных за счет собственников объектов.

Паспорта систем теплопотребления являются исходными документами при определении договорных тепловых нагрузок и величины оплаты за потребленную тепловую энергию и горячую воду.

Правила содержания общего имущества МКД (http://docs.cntd.ru/document/901991977) определяют состав документов на приборы учета (см.рис.2.6).

Рис.2.6 Состав документов на приборы учета

Существуют две системы теплоснабжения от источника тепла МКД (см.рис.2.7):

- через центральные тепловые пункты (ЦТП) к МКД;

- через узел присоединения в МКД, индивидуальный тепловой пункт (ИТП) и общедомовый прибор учета.

Рис.2.7 Схемы распределения тепловой энергии от источника тепла к потребителю

Перечень необходимых документов систем теплопотребления зависит от того, установлен ли узел учета или нет (см.рис.2.8).

Рис.2.8 Перечень необходимых документов систем теплопотребления

Содержание паспортов систем теплопотребления представлено в табл.2.1.

Таблица 2.1 Содержание паспортов систем теплопотребления

Технический паспорт теплового пункта (паспорт ИТП) необходим при эксплуатации тепловых энергоустановок согласно требований пункта 2.8.1. от 24 приказа Минэнерго РФ марта 2003 года N 115 Об утверждении Правил технической эксплуатации тепловых энергоустановок (далее Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок) (http://docs.cntd.ru/document/901856779).

Образец паспорта дан в прил.6 к МДК 4-02.2001 Типовая инструкция по технической эксплуатации тепловых сетей систем коммунального теплоснабжения (http://docs.cntd.ru/document/1200027760).

Технические паспорта общедомовых приборов учета хранятся в управляющей организации. Она отвечает за их состояние и периодическую поверку, хранение документов, подтверждающих технические характеристики, снятие показателей.

Приборы учета устанавливаются за счет собственников помещений МКД.

Состояние и поверка индивидуальных приборов учета, находящихся в помещениях, хранение технических паспортов и актов проверки – обязанность собственников помещений.

2.1.5 Инструкция по эксплуатации МКД

В соответствии с Положением о разработке, передаче, пользовании и хранении инструкции по эксплуатации многоквартирного дома (http://docs.cntd.ru/document/902048576), застройщик (или иное лицо по его заданию), разрабатывает инструкцию по эксплуатации МКД с целью:

- обеспечения благоприятных и безопасных условий проживания граждан;

- надлежащего содержания и пользования общим имуществом многоквартирного дома;

- контроля за его состоянием.

Она должна быть готова на момент получения застройщиком разрешения на введение объекта в эксплуатацию и передана им в течение одного месяца после получения разрешения на введение МКД в эксплуатацию:

- товариществу собственников жилья;

- первому собственнику помещений МКД, обратившемуся к застройщику;

- в муниципальный архив.

Не полученные экземпляры инструкции хранятся у застройщика 3 года.

В инструкцию включаются сведения о застройщиках и проектировщиках, их рекомендации, сведения об МКД (см.рис.2.9).

Рис.2.9 Состав инструкции по эксплуатации МКД

2.1.6 Энергетический паспорт МКД

Энергетический паспорт МКД – это документ, составляемый по результатам энергетического обследования. Согласно ст.15. Федерального закона «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (http://docs.cntd.ru/document/902186281) энергетическое обследование проводится в добровольном порядке лицом, состоящим в СРО в области энергетического обследования.

Энергетическое обследование может быть инициировано собственниками помещений МКД, управляющей организацией или ТСЖ с целью снижения потребления энергоресурсов и оплаты за них. Энергетическое обследование проводится за счет собственников МКД.

Энергетический паспорт МКД оформляется только на юридическое лицо: управляющую организацию или ТСЖ, проходит обязательную регистрацию в СРО. Он содержит информацию о состоянии энергоэффективности и мероприятиях по энергосбережению (см.рис.2.10).

Рис.2.10 Содержание энергетического паспорта

2.1.7 Паспорт фасада МКД

Паспорт фасада МДК – это пакет документов, в которых подробно описаны все элементы внешних стен, в т.ч. двери, остекление балконов, кондиционеры, реклама на стенах и т.п.

Правила согласования изменений фасадов могут регулироваться нормативными актами субъекта РФ и органов местной власти.

Данный документ может быть признан отдельными субъектами РФ избыточным, т.к. почти все сведения имеются в других документах на МКД.

2.1.8 Документы на проведение текущего ремонта и оказание услуг по содержанию общего имущества

Осмотры и проверки состояния общего имущества МКД проводятся с целью подготовки к летнему и зимнему сезонам, определения потребности в ремонте.

Результаты осмотров должны отражаться в специальных документах по учету технического состояния зданий: журналах, актах. Согласно ВСН 58-88(р). (http://docs.cntd.ru/document/871001224) в этих документах должны содержаться: оценка технического состояния здания или объекта и его элементов, выявленные неисправности, места их нахождения, причины, вызвавшие эти неисправности, а также сведения о выполненных при осмотрах ремонтах.

Форма акта законодательно не установлена, рекомендуемая форма журнала осмотра содержится в прил.3 Правил и норм технической эксплуатации жилищного фонда (http://docs.cntd.ru/document/901877221).

Изменения, выявленные при осмотрах, вносят в технический паспорт МКД.

На основе осмотра (обследования) составляют проектно-сметную документацию для ремонта. Выполненные работы принимают по акту.

Примерный перечень документов, отражающих проведение осмотров и ремонтных работ, представлен на рис.2.11.

Рис.2.11 Состав документов в ходе оказания услуг по содержанию и ремонту общего имущества МКД

Проектно-сметная документация на ремонтные работы состоит из чертежей, технологических карт на ремонтные работы и смет.

К выполнению ремонтных работ можно привлекать сторонние специализированные организации, с которыми заключают договор и подписывают график выполнения ремонтных работ.

2.1.9 Ситуационный план участка

Ситуационный план участка – это схема с графическим изображением надела и близлежащей территории с обозначением границ участка в точной форме их расположения, созданная на основе топографических и геодезических работ. Это план участка в масштабе 1:1000 - 1:2000 с жилыми зданиями и сооружениями, расположенными на нем (см.рис.2.12).

Получить документ можно, обратившись с заявкой:

- в администрацию муниципального органа власти, в МФЦ, через портал Госуслуги;

- на разработку в проектную организацию.

Срок действия ситуационного плана 2 года от момента утверждения.

Рис.2.12 Ситуационный план участка

2.1.10 Проектно-сметная документация МКД

На каждый МКД, которым управляет организация, должна быть в наличии проектно-сметная документация (ПСД) и исполнительные чертежи. Состав ПСД, в соответствии со ст.48. Градостроительного Кодекса РФ (http://docs.cntd.ru/document/901919338), представлен на рис.2.13.

Рис.2.13 Состав проектно-сметной документации МКД

Исполнительные чертежи составляются в ходе возведения здания и передаются застройщиком управляющей организации вместе с ПСД.

2.1.11 Акт ввода в эксплуатацию МКД

Акт ввода в эксплуатацию МКД, а также результаты инженерных изысканий, акты освидетельствования работ, конструкций, систем инженерно-технического обеспечения МКД составляются на этапе завершения строительства, реконструкции или капитального ремонта. Данные документы служат подтверждением того, что все работы на объекте закончены и он полностью готов к использованию по назначению.

Акт ввода в эксплуатацию МКД составляют в произвольной форме, используя унифицированную форму ОС-1а, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств", которая с 1 января 2013 года является рекомендованной.

Акты освидетельствования составляют в соответствии с приказом Ростехнадзора от 9 ноября 2017 года N 470 «О внесении изменений в Требования к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства и требования, предъявляемые к актам освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения, утвержденные приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 26 декабря 2006 г. N 1128» (http://docs.cntd.ru/document/542611783).

2.1.12 Акт приемки и акт технического состояния МКД

Акт приемки МКД составляют в произвольной форме. Он содержит сведения об объекте передачи, гарантийные обязательства, перечень выявленных при передаче дефектов, обязательство устранить выявленные дефекты.

Акт технического состояния жилого дома на передачу жилищного фонда другому собственнику является частью пакета документации, удостоверяющей состояние объекта.

Акт составляется в следующих ситуациях:

- при приеме-передаче МКД с целью покупки, продажи и т.д.;

- после стихийных бедствий, аварийных ситуаций, сезонных подтоплений;

- в ходе плановых проверок;

- перед капитальным ремонтом или реконструкцией объекта.

Форма акта произвольная, но он должен содержать обязательные сведения (см.рис.2.14)

Рис.2.14 Содержание акта технического состояния МКД

2.1.13 Исполнительные чертежи контуров заземления и схемы внутридомовых инженерных сетей

Контур заземления представляет собой группу соединенных горизонтальным проводником вертикальных электродов (стальной уголок или арматура длиной до 3-ех метров), смонтированных вокруг здания по периметру.

Исполнительные чертежи контуров заземления (для зданий, имеющих заземление) разрабатываются на основе рабочих чертежей ПСД и показывают, где установлены электроды и проходят проводники.

Схемы внутридомовых инженерных сетей – это схемы водоснабжения и водоотведения, теплоснабжения, газификации, электросети, сети слаботочных систем. Такие схемы нужны управляющей организации для эксплуатации, содержания и ремонта общего имущества МКД.

2.1.14 Паспорта котельного и лифтового хозяйства

Если в доме имеются лифты, необходимы следующие документы:

1.Паспорт лифта (на каждый лифт), полученный от завода-изготовителя (см.рис.2.15).

Рс.2.15 Состав паспорта на лифтовое хозяйство

2. Руководство (инструкция) по эксплуатации лифта.

3.Чертежи и схемы лифта.

4.Копии сертификатов на лифт, устройства безопасности лифта, противопожарные двери в соответствии с п. 3 ст.3 ТР ТС 011/2011 Технический регламент Таможенного союза "Безопасность лифтов" (http://docs.cntd.ru/document/902307835).

5. Декларация соответствия требованиям в соответствии с п. 3.3. Прил.3 ТР ТС 011/2011 Технический регламент Таможенного союза "Безопасность лифтов" (http://docs.cntd.ru/document/902307835).

6. Договор на техническое обслуживание и ремонт лифта со специализированной организацией.

7. Полис на обязательное страхование лифтов (ст. 5 Федерального закона «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельца опасного объекта за причинение вреда в результате аварии на опасном объекте» (http://docs.cntd.ru/document/902228214).

Паспорт котельного хозяйства, котловые книги необходимы, если управляющая организация вместе с МКД берет в управление котельную, от которой поступает тепло и горячая вода.

2.1.14 Паспорта на квартиры и земельный участок

Паспорт на квартиру (помещение) и земельный участок представляет собой выписку из ЕГРН.

Основные сведения о квартире и земельном участке можно получить из публичной кадастровой карты, размещенной на сайте Росреестра.

Отсутствие документов, предусмотренных Правилами содержания общего имущества в МКД (http://docs.cntd.ru/document/901991977) и Правилами и нормами технической эксплуатации жилищного фонда, (http://docs.cntd.ru/document/901877221) расценивается как нарушение, которое, в соответствии со ст. 7.22 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (http://docs.cntd.ru/document/901807667), влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 4000-5000 рублей; на юридических лиц – 40000-50000 рублей.

2.1.15 Иные документы на МКД

Состав иных документов, связанных с управлением многоквартирным домом определен п.26 Правил содержания общего имущества в МКД http://docs.cntd.ru/document/901991977 (см.рис.2.16).

Рис.2.16 Состав иных документов, связанных с управлением МКД

В прил.Б ГОСТ Р 56038-2014 (http://docs.cntd.ru/document/1200111116), кроме вышеперечисленных, предусмотрены следующие документы:

- акт приемки в эксплуатацию отдельных элементов общего имущества в МКД;

- акты освидетельствования скрытых работ;

- протокол измерения шума и вибрации;

- разрешение на присоединение мощности к сети ресурсоснабжающей организации;

- акты разграничения эксплуатационной ответственности коммунальных сетей;

- акты установки и приемки в эксплуатацию коллективных (общедомовых) и индивидуальных (квартирных) приборов учета;

- письменные заявления и журналы заявок жителей, жалобы и предложения по вопросам качества содержания и ремонта общего имущества в МКД и предоставления коммунальных услуг;

- журналы (книги) учета заявлений, жалоб и предложений по вопросам качества содержания и ремонта общего имущества в МКД и предоставления коммунальных услуг;

- копии предписаний контролирующих и надзорных органов;

- протоколы измерения сопротивления электропроводки.

Состав иных документов в составе технической документации определяется решением общего собрания собственников и должен быть согласован с управляющей организацией.

2.2 Правила приема-передачи, учета и хранения документации на многоквартирный дом

Основанием для передачи технической документации МКД являются:

- ввод жилого дома в эксплуатацию;

- выбор другой управляющей организации или способа управления;

- прекращение действия лицензии на управление МКД или ее аннулирование.

2.2.1 Порядок передачи технической и иной документации на МКД

Порядок передачи технической документации на многоквартирный дом и иных связанных с управлением таким многоквартирным домом документов, технических средств и оборудования регламентируется разделом V Правил осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами (http://docs.cntd.ru/document/499020841) (см.рис.2.17).

Рис.2.17 Порядок передачи технической и иной документации(ТД), технических средств и оборудования (ТС и О)

2.2.2 Документы, оформляемые в ходе смены управляющей организации или способа управления МКД

2.2.2.1 Протокол общего собрания собственников

Протокол общего собрания составляется в соответствии с прил.1 к Приказу Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 28 января 2019 года N 44/пр «Об утверждении Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах и Порядка направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор» (http://docs.cntd.ru/document/552449986).

Не позднее, чем через десять календарных дней с даты проведения общего собрания секретарь, который избран решением общего собрания, составляет в письменной форме Протокол общего собрания (см.рис.2.18).

Рис.2.18 Сведения, отражаемые в протоколе общего собрания собственников

Сведения об участниках общего собрания собственников

В общем собрании собственников МКД выделяют следующие категории лиц: инициатор, председатель и секретарь собрания, присутствующие и приглашенные лица. Информация о них отражается в протоколе собрания (см.рис.2.19 - 2.22).

Рис.2.19 Сведения об инициаторе общего собрания собственников

Рис.2.20 Сведения о председателе и секретаре собрания, лицах, проводивших подсчет голосов

Рис.2.21 Сведения о присутствующих лицах (список должен начинаться со слов "Присутствующие лица")

Рис.2.22 Сведения о приглашенных лицах (список должен начинаться со слов "Приглашенные лица")

Списки присутствующих и приглашенных лиц оформляются в виде приложения к протоколу общего собрания, при этом в протоколе общего собрания указывается общее количество присутствующих и приглашенных лиц и делается отметка: "список прилагается (приложение N____ к настоящему протоколу)".

Основная содержательная часть протокола

Текст основной части содержательной части состоит из отдельных разделов в соответствии с вопросами повестки дня.

Существует ряд требований к формулировкам вопросов повестки дня общего собрания (см.рис.2.23).

Рис.2.23 Требования к формулировкам вопросов в повестке общего собрания собственников МКД

Текст, раскрывающий каждый вопрос повестки, должен состоять из трех частей (см.рис.2.24).

Рис.2.24 Структура текста по каждому вопросу повестки общего собрания

Протокол общего собрания подписывает председатель общего собрания (председатель Совета МКД, правления ТСЖ), инициатор собрания, секретарь общего собрания, лица, проводившие подсчет голосов. Если собрание проводилось по поводу создания ТСЖ – всеми собственниками.

2.2.2.2 Приложения к протоколу

Обязательными приложениями к протоколу общего собрания являются:

- копия текста сообщения о проведении общего собрания, составленного в соответствии с п. 5 ст. 45, п. 4 ст. 47.1 ЖК РФ (http://docs.cntd.ru/document/901919946/);

- документы или их копии, подтверждающие направление, вручение сообщения о проведении общего собрания собственникам помещений в МКД либо его размещение в помещении данного дома;

- списки присутствующих и приглашенных лиц;

- документы или их копии, удостоверяющие полномочия представителей присутствующих и приглашенных лиц;

- документы, рассмотренные общим собранием в соответствии с повесткой дня общего собрания;

- письменные решения собственников помещений и их представителей, принявших участие в проведенном общем собрании, содержащие сведения, позволяющие идентифицировать лиц, заполнивших их, дату их заполнения;

- реестр собственников помещений в МКД, содержащий сведения о собственниках всех помещений (см.рис.2.25).

Рис.2.25 Содержание реестра собственников помещений МКД

- иные документы или материалы, которые собственники помещений в МКД определят обязательными приложениями к протоколу.

Все приложения к протоколу общего собрания должны быть пронумерованы. Номер приложения, а также указание на то, что документ является приложением к протоколу общего собрания, указываются на первом листе документа.

Приложения являются неотъемлемой частью протокола общего собрания.

Страницы протокола общего собрания и каждого приложения к нему должны быть пронумерованы и сшиты секретарем общего собрания, последняя страница протокола должна быть подписана лицом, председательствующим на общем собрании.

Реквизиты подписи протокола общего собрания: статус, фамилия и инициалы лица, проставившего подпись и дату ее проставления.

2.2.2.3 Уведомление о решении общего собрания собственников

Уведомление о решении общего собрания собственников с единовременным направлением копий данных решений и протокола направляется в организацию, ранее управлявшую МКД и в орган государственного жилищного надзора субъекта Российской Федерации.

Уведомление о решении общего собрания собственников должно содержать информацию, предусмотренную п.18 Правил осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами (http://docs.cntd.ru/document/499020841) (см.рис.2.26).

Рис.2.26 Содержание уведомления о решении общего собрания собственников

Порядок направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор регламентируется прил.2 к Приказу Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 28 января 2019 года N 44/пр «Об утверждении Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах и Порядка направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор» (http://docs.cntd.ru/document/552449986).

Направление уведомлений, подлинников решений, протоколов осуществляется по официальным каналам, а также путем размещения в ГИС ЖКХ.

2.2.2.4 Акт приема-передачи

Организация, ранее управлявшая МКД, получив уведомление о выборе новой управляющей организации или способе управления МКД вместе с копией решения общего собрания собственников, обязана подтвердить его получение и уведомить выбранную управляющую организацию (орган управления МКД) о дате (не ранее чем через 7 дней со дня направления сообщения), времени и месте передачи.

Управляющая организация обязана в соответствии с п. 19 Правил осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами (http://docs.cntd.ru/document/499020841) передать техническую и иную документацию МКД, технические средства и оборудование по акту приёма-передачи (см.рис.2.27).

Рис.2.27 Содержание акта приема-передачи технической документации (ТД), технических средств и оборудования (ТС и О)

Передача технической документации осуществляется на основании акта передачи, приведенного в приложении В ГОСТ Р 56038-2014 Услуги жилищно-коммунального хозяйства и управления многоквартирными домами. Услуги управления многоквартирными домами. Общие требования (http://docs.cntd.ru/document/1200111116).

Подлежащие передаче документы должны содержать актуальные на момент передачи сведения о составе и состоянии общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме.

Если у ранее управлявшей организации отсутствуют один или несколько документов, технических средств и оборудования, то она обязана в течение 3 месяцев со дня получения уведомления принять меры к их восстановлению и передать их по отдельному акту приема-передачи.

Письмом от 20 декабря 2006 года N 14316-РМ/07 «О передаче многоквартирных домов при выборе способа управления» (http://docs.cntd.ru/document/902244232) Министерство регионального развития РФ рекомендовало включать акт приема-передачи в состав технической документации и впоследствии передавать следующей организации, выбранной для управления МКД.

Копия акта направляется в орган государственного или муниципального жилищного надзора в течение 3 дней со дня его подписания передающей и принимающей сторонами.

2.2.3 Ответственность за удержание технической документации МКД

Техническая документация МКД принадлежит собственникам помещений данного МКД. Управляющие организации, ТСЖ (ЖК, ПК) обязаны ее хранить и вносить изменения, а при смене способа управления или управляющей организации безвозмездно передать своим преемникам. Удержание документации рассматривается как создание препятствий для управления многоквартирным домом.

В соответствии со ст.7.23.2 Кодекса об административных правонарушениях в РФ (http://docs.cntd.ru/document/901807667), отказ от передачи технической документации МКД, либо уклонение от передачи таких документов, либо нарушение порядка и сроков передачи документации влечет наложение административного штрафа:

- на граждан в размере 2000-5000 рублей;

- на должностных лиц – 30000-40000 рублей;

- на юридических лиц – 150000-200000 рублей.

Если должностное лицо ранее было подвергнуто административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, то во второй раз его дисквалифицируют на срок от одного года до трех лет.

2.3 Документооборот в управляющей организации

2.3.1 Основные сведения об управлении документами

Деятельность управляющей организации сопровождается множеством документов, которые нужно получать и отправлять, разрабатывать и актуализировать, хранить и утилизировать. Эта деятельность называется управление документами.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования (http://docs.cntd.ru/document/1200049980) управление документами – это совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций. Данный ГОСТ регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, которые предназначены для внутреннего или внешнего пользования.

Процесс управления технической и иной документацией в управляющей организации регулируется внутренними стандартами (регламентами), или, если в управляющей организации функционирует система менеджмента качества по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Системы менеджмента качества. Требования (http://docs.cntd.ru/document/1200124394) документированными процедурами:

- Управление документами технической и иной документации, связанной с управлением МКД;

- Управление записями, связанными с управлением МКД.

Документооборот – это часть процесса управления документами. В соответствии с п. 73, 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (http://docs.cntd.ru/document/1200108447) документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, электронный документооборот – это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы.

Документооборот организуется с целью повышения эффективности работы управляющей организации через реализацию поставленных задач (см.рис.2.28).

Рис.2.28 Задачи документооборота

Документооборот регламентируется внутренними документами: инструкцией или регламентом, разработанными в соответствии с основными принципами (см.рис.2.29):

Рис.2.29 Основные принципы документооборота

Для создания документооборота необходимо:

- разделить потоки документов в соответствии с принятой в организации классификацией, которая отражает ее деятельность (см.рис.2.30);

- разработать и утвердить регламент документооборота или документированные процедуры, содержащие описание процесса, ответственность участников, средства и методы исполнения и контроля (см.рис.2.31);

- разработать и утвердить номенклатуру дел и систему присвоения регистрационных номеров разным группам документов;

- определить список документов, которые не подлежат регистрации.

Рис.2.30 Примерная классификация документов в управляющей организации

Рис.2.31 Содержание регламента документооборота (документированной процедуры)

Оформление документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (http://docs.cntd.ru/document/1200142871) и распространяется на организационно-распорядительные документы (см.рис.2.32).

Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Рис.2.32 Содержание ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

2.3.2 Регистрация и учет документации, связанной с управлением МКД

В технической и иной документации, связанной с управлением МКД, отражаются сведения о составе и состоянии общего имущества. Эта документация при смене управляющей организации или способа управления в обязательном порядке передается органу (организации), взявшему на себя управление МКД.

Отсутствие или утрата технической и иной документации на многоквартирный дом не является основанием для прекращения обязанности по её передаче, её нужно будет восстановить за свой счёт. Поэтому требуется вести учет документов, а для этого нужна их регистрация.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения http://docs.cntd.ru/document/1200108447:

Регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрационный номер документа или регистрационный индекс документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационно-учетная форма – это документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

Основное назначение регистрации – это обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами. Дополнительное назначение – упрощение поиска документа.

Управляющая организация должна иметь перечни документов, подлежащих и не подлежащих регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования, в т.ч. в справочных целях (см.рис.2.33).

Рис.2.33 Документы, требующие обязательной регистрации и учета

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрационный номер исходящих устанавливается правилами (инструкцией, регламентом) документооборота организации. Например:

Вариант 1 – порядковый № (по журналу исходящих документов): №744.

Вариант 2 – шифр отдела (подразделения), порядковый № (по журналу исходящих документов): № 001/744, № 001-744 и др.

Все поступающие (входящие) и исходящие документы регистрируются соответственно в «Журнале входящих документов» и в «Журнале исходящих документов» (см.табл.2.2 и 2.3).

Таблица 2.2 Примерная форма «Журнала входящих документов»

Таблица 2.3 Примерная форма «Журнала исходящих документов»

Жалобы и заявления жители МКД могут подать как устно, так и письменно с помощью следующих каналов: по почте, электронным письмом, через ГИС ЖКХ.

Обращения граждан регистрируются в журнале регистрации входящих обращений собственников и нанимателей МКД (см.табл.2.4).

Таблица 2.4 Примерная форма «Журнала регистрации входящих обращений собственников и нанимателей МКД»

Все регистрационные журналы должны быть сшиты, опечатаны и пронумерованы.

Регистрационные журналы ведет, как правило, секретарь руководителя организации.

2.3.3 Номенклатура дел

В любой организации с течением времени накапливаются документы по отдельным темам или адресатам. Чтобы в массиве информации быстро найти нужные документы, их собирают в отдельные папки (журналы) в соответствии с номенклатурой дел.

Учетно-техническая документация группируется в инвентарное дело на каждое жилое здание, законченное строительством и принятое в эксплуатацию, а также жилые здания, включенные в жилищный фонд.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (http://docs.cntd.ru/document/1200108447) номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций http://docs.cntd.ru/document/901835680, в номенклатуре следует указать:

- индекс;

- наименование;

- количество единиц хранения — измеряется в томах (заполняется по окончанию календарного года);

- срок хранения со ссылкой на нормативный акт, которым установлен соответствующий срок.

Идентификация документов – это деление их на категории и группы по определенным признакам с присвоением индекса (идентификационного номера), являющегося буквенно-цифровым кодом.

В каждой организации своя система индексации дел и она распространяется на каждое подразделение. Пример оформления дела представлен в.табл.2.5.

Таблица 2.5 Примерная номенклатура дел

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням в соответствии с:

- приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" http://docs.cntd.ru/document/902233422;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения http://docs.cntd.ru/document/902058100;

- в других нормативно-правовых актах, в т.ч. в жилищном законодательстве.

Если в перечисленных источниках информации нет, то организация может сама назначить срок хранения.

Номенклатуру дел утверждает руководителей организации. Ее ежегодно актуализируют (обновляют) в связи с изменением законодательства, появлением новых тем и адресатов.

По истечении работы с документами, дела оформляют и передают в архив на хранение.

Дело имеет четко выраженную структуру (см.рис.2.34) и может быть сформировано как в бумажном, так и электронном виде – электронное дело.

Рис.2.34 Структура дела

2.3.4 Электронный документооборот

Электронный документооборот – это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы с целью повышения количества и скорости обработки документов за счет наличия определенных функций (см.рис.2.35).

Рис.2.35 Основные функции электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное компьютерные программы, обладающие различным потенциалом (см.рис.2.36).

Рис.2.36 Функции систем электронного документооборота

Некоторые системы электронного документооборота имеют дополнительные функции: управление проектами, электронная почта, биллинг (система выставления счетов клиентам), сервис CRM (управление взаимоотношениями с клиентами).

В России используются различные системы документооборота (см.рис.2.37).

Рис.2.37 Наиболее популярные СЭД в России

Основной элемент СЭД – электронный документ (файл), созданный с помощью средств компьютерной обработки информации.

Автоматизированной обработке не подлежат конфиденциальные документы и документы, содержащие персональные данные.

Важным элементом СЭД является электронно-цифровая подпись (ЭЦП), Она нужна для того чтобы придать документу юридическую значимость, то есть статус оригинала. Внести изменения в подписанный ЭЦП документ способен только ее владелец. Она также индивидуальна для каждого владельца, как и написанная вручную, и признается судом.

ЭЦП – это программно-аппаратный комплекс, в состав которого входят специальный ключ защиты в виде usb-flash и соответствующее программное обеспечение. ЭЦП выдается удостоверяющим центром и выступает в роли идентификатора принадлежности того или иного участника правовых отношений.

СЭД подвержена различным угрозам, поэтому необходима защита:

- аппаратным элементам системы: компьютеры, серверы, элементы компьютерной сети и сетевое оборудование;

- файлам системы: файлы программного обеспечения и базы данных;

- документам и информации, находящейся внутри системы.

С целью обеспечения безопасности контроль доступа к документации в СЭД осуществляется в соответствии с политикой информационной безопасности организации – совокупности документированных руководящих принципов, правил, процедур и практических приёмов, которые регулируют управление, защиту и распределение ценной информации.

2.3.5 Восстановление и актуализация документов по результатам мониторинга состояния многоквартирного дома

2.3.5.1 Мониторинг состояния МКД

Основной задачей государственного учета жилищного фонда в Российской Федерации является получение актуальной информации о местоположении, количественном и качественном составе, техническом состоянии, уровне благоустройства, стоимости объектов фонда.

С этой целью проводится инвентаризация и паспортизация жилого фонда (см.рис.2.38), а также мониторинг использования жилищного фонда и обеспечения его сохранности в соответствии с порядком, установленным постановлением Правительства РФ от 29 октября 2014 г. N 1115 Об осуществлении мониторинга использования жилищного фонда и обеспечения его сохранности (http://docs.cntd.ru/document/420230853).

Рис.2.38 Структура технического учета как часть государственного учета жилищного фонда

Техническая инвентаризация – это процесс проведения обмеров объекта недвижимости для подготовки технического паспорта:

1.Первичная техническая инвентаризация – при появлении объекта недвижимости (строительстве, реконструкции). При осуществлении первичного государственного технического учета объектам капитального строительства в установленном порядке присваиваются инвентарный и кадастровый номера.

2.Техническая инвентаризация изменений характеристик объекта капитального строительства:

- плановая техническая инвентаризация (один раз в пять лет);

- внеплановая техническая инвентаризация проводится при наличии изменений технических или качественных характеристик объекта недвижимости (перепланировка, реконструкция, переоборудование, переустройство, разрушение, снос).

Паспорт технической инвентаризации (технический паспорт объекта) – основной документ результатов технической инвентаризации установленной формы.

Мониторинг использования жилищного фонда и обеспечения его сохранности – это систематическое наблюдение, осуществляемое посредством систематизации и анализа официальной статистической информации в соответствии с перечнем показателей мониторинга использования жилищного фонда и обеспечения его сохранности, установленными приказом Минэкономразвития РФ от 6 декабря 2017 года N 654 «Об утверждении перечня показателей мониторинга использования жилищного фонда и обеспечения его сохранности» (http://docs.cntd.ru/document/542615107).

Проведение мониторинга должно осуществляться в соответствии с основными принципами (см.рис.2.39).

Рис.2.39 Основные принципы мониторинга жилищного фонда

В настоящее время субъектами РФ разработаны документы, определяющие порядок и требования к ведению мониторинга технического состояния многоквартирных домов с целью обеспечения своевременного проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах.

Средством мониторинга состояния жилого фонда является техническое обследование. Предполагается, что все многоквартирные дома России будут проходить техническое обследование раз в 5 лет, результаты обследований будут оформляться актом, который включается в состав обязательной технической документации на дом, и размещаться в ГИС ЖКХ. Источником финансирования обследований станет доход, полученный от размещения временно свободных средств региональных фондов и спецсчетов. Техническое обследование будут проводить организации по результатам открытого конкурса.

Основные положения, регламентирующие различные аспекты подготовки, проведения и оформления результатов обследований и оценки их технического состояния, регламентируются следующими документами:

- ГОСТ 31937-2011 Здания и сооружения. Правила обследования и мониторинга технического состояния (http://docs.cntd.ru/document/1200100941);

- СП 13-102-2003 Правила обследования несущих строительных конструкций зданий и сооружений (http://docs.cntd.ru/document/1200034118/);

- ВСН 57-88(р)/Госкомархитектура Положение по техническому обследованию жилых зданий (http://docs.cntd.ru/document/1200000435/).

2.3.5.2 Восстановление и актуализация технической документации

При смене управляющей организации или способа управления могут возникнуть проблемы с передачей технической документации в связи с утратой ее части прежней управляющей организацией, ТСЖ (ЖК, ПК), а также в связи с тем, что эта документация вообще не передавалась. В любом случае документы нужно восстановить в течение 3-ех месяцев со дня получения уведомления в соответствии с Правилами осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами (http://docs.cntd.ru/document/499020841). Эта обязанность закреплена за управляющей организацией или органом управления МКД.

Поэтому органу управления или управляющей организации следует с самого начала проверять комплектность документации и, при необходимости, принимать меры по поиску или восстановлению недостающих документов.

Содержащаяся в технической документации информация должна иметь актуальный характер, поскольку она необходима для расчета платы за коммунальные ресурсы и коммунальные услуги, в том числе предоставляемые для содержания общего имущества.

В случае отсутствия или необходимости в актуализации технической документации МКД, общее собрание должно вынести решение о том, кто и куда будет обращаться, за какие средства будет проводиться работа. Нормативными документами определены три варианта финансирования восстановления и актуализации технической документации (см.рис.2.40).

Рис.2.41 Источники средств на восстановление и актуализацию технической документации МКД

По решению общего собрания собственников письменные запросы на предоставление документации направляют в различные организации (см.табл.2.6), приложив к ним копии протокола общего собрания собственников, на котором собственники выбрали УО для управления домом и лицензии.

Таблица 2.6 Организации, в которые можно обратиться за восстановлением, актуализацией и разработкой технической документации

1 приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182 http://docs.cntd.ru/document/902058100

2 и все остальные пункты номенклатуры, где нет ссылки - приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 http://docs.cntd.ru/document/902233422