Чек- лист "Правила успешного собрания"

Чек-лист: «Правила успешного собрания»

Автор: Сахарова Елена Александровна

1. Подготовка собрания:

Определить цель: Что вы хотите достичь на собрании? Чётко сформулируйте цель, чтобы все участники были на одной волне.

Определить участников: Кто должен быть на собрании и почему? Убедитесь, что каждый участник имеет ценный вклад и может внести свою лепту в обсуждение.

Создать повестку дня: Включая темы, вопросы и ожидаемые результаты. Формулируйте вопросы конкретно и избегайте неопределенности, которая может вызвать стресс.

Распределить роли: Кто будет вести собрание, кто будет записывать решения, кто будет отвечать за презентации. Выбирайте ведущего, обладающего харизмой и способностью управлять группами, и старайтесь избегать конфликтов.

Подготовить материалы: Презентации, документы, данные - все, что необходимо для обсуждения. Визуализация помогает лучше понять информацию и удерживать внимание.

Отправить приглашения с указанием даты, времени, места и повестки дня. Заранее сообщая информацию, вы даете возможность подготовиться и снижаете уровень стресса и тревожности.

1. Проведение собрания:

Начать вовремя: Важно создать культуру пунктуальности, чтобы уважать время каждого.

Следовать повестке дня: Не уходите от темы и не тратьте время на нерелевантные вопросы. Сохранение фокуса поможет эффективно использовать время и избежать потери мотивации.

Обеспечить активное участие: Поощряйте вопросы, предложения и обратную связь. Создайте атмосферу открытого диалога, где каждый может выразить свои мысли.

Сохранять фокус: Избегайте отвлечений и переключений на другие темы.

Контролировать время: Установите таймер для каждого пункта повестки дня. Чёткий тайминг помогает сохранять динамику и не допускать затянутых дискуссий.

Записывать решения: Кто, что, когда, как - четко формулируйте действия и назначьте ответственных. Чёткая фиксация решений позволяет устранить непонимание и предотвратить невыполнение задач.

Поддерживать продуктивную атмосферу: Будьте вежливы, уважайте мнение других, фокусируйтесь на решении задач. Создайте атмосферу доверия и взаимопонимания, чтобы участники чувствовали себя комфортно и могли свободно высказывать свои мнения.

1. После собрания:

Разослать протокол с результатами обсуждения, принятыми решениями и назначенными действиями. Чёткое документирование решений помогает убедиться, что все участники остаются в курсе и выполняют свои обязательства.

Отслеживать выполнение задач: Убедитесь, что все действия выполняются в срок. Регулярный мониторинг позволяет своевременно выявлять проблемы и предотвратить недоразумения.

Провести ретроспективу: Обсудите, что было хорошо, что можно улучшить в следующий раз. Анализ ошибок помогает извлечь уроки и сделать следующие собрания еще более эффективными.

1. Дополнительные советы:

Ограничьте время: Собрания должны быть короткими и эффективными, чтобы сохранить внимание и концентрацию участников.

Используйте технологии: Видеоконференции, онлайн-документы и другие инструменты могут сделать собрания более продуктивными и удобными.

Создайте культуру продуктивных собраний: Обсудите правила и принципы работы на собраниях со всей командой, чтобы убедиться, что все участники понимают ожидания.

Важно помнить: Успешное собрание — это не просто встреча, а инструмент для достижения конкретных целей. Используя психологические принципы, вы можете сделать собрания более продуктивными, увлекательными и эффективными.