Методический семинар для руководителей: Как управлять временем или шпаргалка для руководителей ( на конкурс)

Методический семинар

для руководителей образовательных учреждений района

« Как управлять временем или Шпаргалка для руководителя »

Цель: Показать эффективные методы и приемы управления временем с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения поставленных целей

Задачи:

- выявить проблемы и трудности в работе руководителя по управлению собой и своим временем;

- познакомить участников семинара с понятием самоменеджемента и с эффективными техниками управления временем;

- выработать умение эффективно распоряжаться своим временем, правильно бороться с « поглотителями времени»;

- побудить участников взаимодействовать друг с другом, обмениваться опытом успешной самоорганизации.

Категория слушателей: руководители образовательных учреждений района

Результатом данного семинара является:

Понимание важности и значимости разумной самоорганизации, правильного управления своим временем для получения лучшего результата труда.

План семинара:

1. Приветствие участников и сообщение цели семинара

Добрый день, уважаемые коллеги! Мы друг друга знаем, но, не смотря на это, я представлюсь. Меня зовут Татьяна Пушкарева - сегодня я ведущая методического семинара для руководителей ОУ. Все мы с вами руководители, у каждого разный стаж работы в этой должности. У кого-то 10, 15 лет, у кого- то меньше года, а у меня 4 года.

Но, независимо от стажа работы, мне, как и вам, приходится по роду своей деятельности, сталкиваться с различными трудностями, проблемами, из которых надо находить оптимальный и правильный выход. И самая главная проблема – это недостаток времени. Очень хочется за определенный промежуток времени все успеть. Я подумала, а что если под рукой у каждого из нас будет подсказка, которая дала бы ответ на этот вопрос: «Как сделать так, чтобы все успевать?» Так вот сегодня на нашем методическом семинаре я бы хотела составить вместе с вами Шпаргалку для руководителя по управлению временем.

(Слайд № 1)

Куда входили бы правила по созданию собственной системы работы. Кроме того, мы разберёмся с факторами, мешающими, нам управлять временем. Давайте договоримся сразу: это не пособие, не учебник. Я не претендую на это.

Это просто шпаргалка и не более того (ведущий записывает на ватмане слово: Шпаргалка). Вы спросите, почему шпаргалка!? А я отвечу. Да потому, что любой студент и школьник держал в руках этот источник знаний, этот спасательный круг для утопающего в непростой ситуации на экзамене. А жизнь руководителя сплошной экзамен! Вы согласны со мной?

2. Знакомство с правилами работы

Давайте сразу договоримся о правилах, по которым будем сегодня работать.

Мы должны отвлечься от своих забот, личных проблем, настроиться на работу и принять эти правила (слайд № 2).
1. активность
2. здесь и сейчас
3. уважение к говорящему

4. я - высказывание
5. доброжелательность

Как вам эти правила? Есть что добавить? Я очень надеюсь, что вы поможете мне провести этот семинар!

3. Создание ассоциаций, связанных с понятием времени

Что же такое время? (ведущий рисует часы на ватмане) о котором мы будем говорить. Понятие имеет неопределенную, неосязаемую сущность. Философу до сих пор не разобрались до конца с этим понятием. Я предлагаю назвать свои ассоциации с этим словом (раздаются листочки - стрелки и распределяются по группам на доске). Обратите внимание, что у нас не очень положительные ассоциации. Почему? Давайте разбираться. Может быть потому, что мы не можем правильно использовать время. О времени сложены самые разные поговорки, афоризмы (слайд № 3). Чтение афоризмов.

4. Разминка « Белка в колесе»

Я попрошу ко мне подойти добровольца, самого занятого человека. Это, конечно же, Алексея Вениаминовича! директора Красногорской средней школы (по просьбе ведущего он заранее написал на листочках мероприятия, которые успел организовать за день). Расскажите о своей жизни, о рутинных делах (доброволец перечисляет, а ведущий раскладывает листочки по всей комнате). Я предлагаю пожить жизнью Алексея Вениаминовича, его временем. Он будет называть в случайном порядке свои рутинные дела, а вы все вместе должны двигаться к карточке, на которой написано дело (в ускоренном темпе). Удалось вам хоть немного побыть « в шкуре другого человека»? Встает вопрос: Как лучше жить, чтобы не напоминать себя « белку в колесе». Этим занимаются науки: тайм- менеджмент и самоменеджмент, которые учат управлять временем, управлять собой, самоорганизовываться.

5. Знакомство с факторами, которые приводят к нецелевому использованию времени - Поглотители времени - Хронофаги

Для этого мы с вами и собрались. Я предлагаю вам распределиться по группам согласно цвету листочка, на котором вы писали ассоциации. Давайте выясним: какие препятствия существуют для современного руководителя, какие факторы приводят к нецелевому использованию времени. Эти факторы имеют свое название « Поглотители времени» (слайд № 4) или Хронофаги (вывешивается табличка). Я предлагаю каждой группе из списка «поглотителей времени» выбрать 10, которые по вашему мнению поглощают все ваше время (раздаточный материал). Затем подумайте и из 10 выберите три самые « дорогостоящие» проблемы (называют, ведущий записывает на ватмане в первом столбце).

6.Знакомство с техниками управления временем

Для того, чтобы избавиться от « поглотителей времени», необходимо владеть умением по организации времени. Я остановлюсь на некоторых техниках управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи. Думаю, что эти техники многим знакомы, но я все равно напомню (слайд № 5, 6, 7, 8 ).

- Матрица Эйзенхауэра Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.

В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

- Принцип Парето Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни: 20% усилий дают 80% результатов Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Парадоксально, но это факт.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

- Принцип Сначала съешьте лягушку Переход от трудного к легкому Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Предлагается начать свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Как говорится Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям! И другие технологии, которые вы видите на слайде.

7. Работа в группах по решению выявленных «Поглотителей времени», написание эффективных приемов по управлению временем (лайфхаки )

Очень важно воспринимать проблему как возможность для новых решений. Ваша задача назвать свои приемы и методы, которые вы используете для правильной организации времени (обсуждение в группах и запись на ватмане во втором столбце приемов и методов). Молодцы! Вы здорово справились с заданием! Перед вами шпаргалка для руководителей.

Игра - разминка:

Один из приемов, позволяющих сохранить душевное равновесие- это хвалит себя и получать комплименты от окружающих. Так давайте получим эти положительные эмоции! Я предлагаю немножко отдохнуть после работы, сделать необходимый перерыв. Потренироваться в искусстве делать комплименты. Для этого проведем следующую игру: первый участник подходит к любому другому и делает ему комплимент (хлопает в ладоши), тот благодарит кланяться, они вдвоём идут к следующему участнику, действие повторяется. Количество делающих комплиментов с каждым разом увеличивается и так до последнего участника.

8. Решение ситуационной задачи

На следующем этапе я предлагаю применить богатейший опыт работы, составив Шпаргалку для выпускника школы. Необходимо решить следующую ситуационную задачу (раздаются группам листочки).

Ситуационная задача: У Выпускника школы проблема: «Провален» пробный экзамен. Нужно помочь ему подготовиться к выпускным экзаменам для успешной их сдачи.

Выявите из списка «поглотителей времени» выпускника и предложите систему подготовки к экзаменам (выступление групп).

9. Рефлексия. А сейчас мне очень интересно узнать, что выдумаете о той информации, которая была здесь представлена, продолжив фразу «Оказывается…» (слушатели высказываются).

Я благодарю вас за работу, Время не ждет! Время - это не влюбленный мальчишка или всепрощающая мать. Оно нас ждать не будет… Оно идет, прямо сейчас, вот в эту минуту и секунду идет вперед! Оно с нами … повсюду… Как тень, как мысли. Но при помощи самоменеджмента, с помощью тех приемов, о которых мы говорили, можно получить выигрыш во времени. Для чего? Чтобы жить!!! Чтобы…

Находить время для размышлений – это источник силы

Находить время для чтения - это источник знаний

Находить время для дружбы - это условие счастья

Находить время для веселья - это музыка души.

Находить время для любви - Это радость жизни!!! С днем влюбленных вас, дорогие мои коллеги. Любите и будьте любимы. Спасибо вам за работу! Удачи ВАМ!!!

Раздаточный материал:

• «Поглотители времени»

Нечеткая постановка целей;

Отсутствие приоритетов;

Попытка слишком много сделать за один раз;

Плохое планирование дня;

Личная неорганизованность, незнание с чего начать;

Недостаток мотивации;

Хаос в бумагах;

« расплывчатые должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности;

Неумение довести свое дело до конца;

Синдром откладывания;

Отрывающие от дел телефонные звонки;

Отсутствие самодисциплины;

Спешка, нетерпение;

Медлительность;

Недостаточный контроль за перепорученными делами,

Стремление сделать всё самому,

Отвлечение ( шум, разговоры, компьютер)

• СИТУАЦИОННАЯ ЗАДАЧА:

У выпускника школы проблема: провалил пробные экзамены. Нужно помочь ему подготовиться к выпускным экзаменам для успешной их сдачи. Выявите «поглотителей» времени и предложите ему систему работы.

График сдачи ЕГЭ:

Математика -29 мая

Русский язык – 3 июня

Биология – 13 июня

Борьба с нулем (сила маленьких шагов)