«Любой тайм-менеджмент начинается с планирования»
Том Грининг — американский автор,
предприниматель и консультант
по управлению и бизнес-стратегии.
Менеджмент — это управление процессами, людьми и ресурсами.
Функциями менеджмента называют виды управленческой деятельности — то, чем занимаются руководители.
Исследователи менеджмента выделяют разные виды деятельности менеджера. Но есть четыре функции, признанные всеми. Каждый менеджер вне зависимости от должности и компании выполняет их все или хотя бы одну из них. Вот они:
Планирование. Менеджер определяет, к какому результату нужно прийти и как его достичь. Простыми словами планирование – это определение целей, задач и количества ресурсов, необходимых для достижения целей.
Организация. Менеджер делает всё, чтобы достичь нужного результата: распределяет задачи и выделяет ресурсы на их выполнение.
Мотивация. Менеджер выясняет, как можно стимулировать себя и работников на достижение поставленных целей.
Контроль. Простыми словами, это измерение фактически полученного результата с нормативным (запланированным).
Управлять можно только тем, что поддается контролю, контролировать можно то, что запланировано, то есть, оценивать заранее определенный результат по степени его достижения.
Соответственно, любой менеджмент и тайм-менеджмент, в том числе, начинается с планирования.
При оперативном (как, впрочем, и тактическом, и стратегическом) планировании трудовой деятельности предполагается распределение времени для решения краткосрочных и долгосрочных задач.
Некоторые приёмы планирования:
Постановка цели. Цели формулируют перед началом работы для снижения временных, финансовых и интеллектуальных затрат. Чтобы было понятно, как достичь поставленных целей, прописывают задачи, которые необходимо выполнить.
Составление плана трудового дня. Списки дел и приоритетов повышают продуктивность работы. При планировании задачи решают поэтапно, снижая потери времени и ресурсов. Распределение времени происходит в соответствии с определенными приоритетами (главная задача требует большего времени). Решение важных задач утром. В первой половине дня качество работы у людей выше. Поэтому в начале дня решаются сложные задачи, а затем все остальные.
Регулярный пересмотр рабочих задач и поиск новых способов достижения целей. Для повышения эффективности деятельности это важно делать каждый день, неделю, месяц.
Фиксация результатов. Для повышения эффективности деятельности это важно делать каждый день, неделю, месяц.
Планы должны быть гибкими. При изменениях стратегии развития предприятия, смене рабочей системы, нестабильности на рынке в утверждённый документ вносят поправки.
Многие из нас (и я, в том числе) склонны к спонтанной деятельности: на нашу работоспособность влияют и мотивация, и настроение и самочувствие и многое другое. Планомерная целенаправленная деятельность строится на воле и дисциплине, поэтому составленный распорядок (план деятельности) соблюдать достаточно сложно, так как приходится зачастую преодолевать внутреннее сопротивление.
Когда я по прохождении тренинга по тайм-менеджменту решила попробовать составлять для начала, текущие планы и строго придерживаться их, поначалу это вызывало много трудностей. Во-первых, поначалу, достаточно много времени уходило на собственное планирование и контроль выполнения намеченного (но к этому быстро привыкаешь и уже не тратишь много времени, как поначалу), во-вторых, приходилось преодолевать внутреннее сопротивление, так как, соблюдение дисциплины – это усилие, атак было соблазнительно пойти на поводу, например, у своего настроения в тот или иной момент, ведь это МОЙ план, ну, подумаешь, нарушу разок… тем не менее, мне удалось так проработать в течение месяца. На первый взгляд, мне казалось, что никаких изменений в мой работе не произошло. И я решила больше на ежедневное планирование и контроль времени не тратить. И сразу ощутила, что не успеваю выполнить задуманное в спокойном режиме без перенапряжения, усталости и ночной работы. Пришлось вернуться к уже освоенной технике текущего планирования и распределения рабочего времени по приоритетам. Четкое выполнение плана намеченной работы, грамотное распределение времени и неуклонное следование графику сказывается и на качестве достигнутых целей: УМК в 2023 году писала придерживаясь жесткого плана времени труда и отдыха (на работу отводилось ежедневно по 30-40 минут, на первый взгляд немного, но, как говорила вдовствующая герцогиня из сериала «Аббатство Даунтон» «зато – КАЖДЫЙ день»). Считаю, что это моя лучшая методическая работа, где выверенно каждое слово и которая вызывала в процессе только положительные эмоции.
Очень помогает в процессе планирования рабочего времени принцип SMART. В основе метода заложены пять критериев, которые необходимо учитывать для правильного целеполагания. С их помощью целям придается целостная структура, что в будущем поможет измерить прогресс их выполнения. Разберем подробно расшифровку и задачи каждого критерия.
S – Specific (Конкретность)
Цель по этому критерию должна не нести двойной смысл, а быть выражена в четкой и ясной форме. Абстрактные или обобщенные цели мешают разрабатывать план и ставить прямые задачи. Важно соблюдать правило — одна цель создается для одного результата.
M – Measurable (Измеримость)
Этот критерий влияет сразу на несколько этапов цели — планирование, мониторинг прогресса, мотивацию и контроль. При постановке цели нужно задать конечный количественный или качественный показатель. Когда достижение цели подразумевает выполнение четкого количества бизнес-задач, их можно запланировать. При этом дробление одной цели на несколько этапов увеличивает процент ее достижения.
Пошаговое выполнение измеримой цели позволяет отследить уже пройденный путь и наглядно увидеть динамику прогресса. Видимый результат — это главная мотивация на пути к достижению цели. А по выполненным этапам можно составить статистику, которая покажет, насколько цель оправдывает потраченные средства.
A – Achievable (Достижимость)
Частая ловушка планирования — постановка заранее недостижимых задач. Следуя методике, эту ловушку удастся обойти еще на этапе целеполагания.
Цель должна пройти жесткую оценку на адекватность. Для этого необходимо просчитать ресурсы, которые можно задействовать и определить, будет ли их достаточно для выполнения всех задач. Это поможет заранее выявить недостижимую цель и скорректировать ее без пустой траты времени и средств.
R – Relevant (Актуальность)
На этом этапе оценивается насколько поставленная задача следует общей концепции и не вызывает ли противоречий со стратегией развития. Также определяется соответствие цели трудовым, техническим и финансовым ресурсам.
Этот критерий позволяет отфильтровать нецелевые задачи, не дающих точного результата или требующих задействовать слишком много ресурсов. Такие цели полностью отсеиваются или корректируются под существующие условия.
T – Time bound (С четкими сроками)
Четкий дедлайн позволяет поделить цель на этапы для постепенного выполнения задач в плановом режиме без срыва дедлайна или потери качества. Также ограниченный срок цели предотвращает прокрастинацию и откладывание задач в долгий ящик, как необязательных. Устанавливать дедлайн нужно на основании анализа текущих возможностей, чтобы цель оставалась достижимой.
Неправильно поставленная цель: Написать книгу
Цель, сформулированная по критериям SMART: Выпустить книгу на тему "Миграция Хомячков" объёмом не меньше 300 страниц, к августу 2025.
Пример проверки поставленной цели на соответствие критериям:
SMART формулировка для преподавателя: "Подготовить программы двух вебинаров на тему “Постановка целей по системе SMART” до 31 марта 2025 г. для привлечения новых студентов в кружок по менеджменту"
Проверяем:
S (конкретность) - цель адекватная для преподавателя;
М (измеримость) - два вебинара;
А (достижимость) - цель достижимая, есть наработки и аудитория;
R (важность) - для привлечения новых студентов;
Т (срок) - это будет до конца марта.
Правила
Расставляйте приоритеты. Надо учитывать, что важнейшим в технике SMART является пункт не S - конкретность, как обычно расставляют приоритеты, а R - важность. В первую очередь мы должны понять не что мы делаем, а зачем;
Записывайте. Формулировать цели нужно письменно (хоть в ворде, хоть на листочке расписать). Это позволит вносить корректировки и проработать детальность плана до ясных должностных (или личных) инструкций, шагов по выполнению;
Будьте гибкими. Стоит иметь в виду, что со временем появляются новые знания или обстоятельства, которые могут повлиять на цель кардинальным образом, поэтому критерии, определяющие цель, должны быть адаптивными;
Мотивируйте.
Плюсы
Определённость. Практика показывает, если определена цель, то двигаться к ней гораздо легче и рано или поздно, оставаясь актуальной, она приведет к результату;
Практичность. Обозначает, что описав цель по приведенному алгоритму, Вы фактически уже намечаете себе планирование действий по smart, шаги, которые нужно предпринять;
Универсальность. Алгоритм в постановке целей прост и универсален, позволяет описывать цели не только для управления крупными компаниями, но и планировать личные;
Эргономичность. Методика SMART позволяет повысить экономию времени и энергии, регламентировать работу, повысить продуктивность действий;
Минусы
Неопределённость. Критерии SMART не всегда применимы к стратегическим целям. Планируя стратегию, мы всегда сталкиваемся с неопределённостью;
Человеческий фактор. Жёстко распланированные и заданные цели могут наткнуться на внутреннее сопротивление.
Ежедневная рутина. Часто выполнению намеченных целей мешает ежедневная текучка: возникает неуправляемый поток сиюминутных задач, который отвлекает.
209
159 414 
