Методическая разработка на тему: деловое письмо

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ РД

«Сельскохозяйственный колледж им. Ш. И. Шихсаидова»

Методическая разработка интегрированного урока

на тему:

«ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО»

Преподаватели: Керимова Д. Н., Джамаева М. Н.

2022г.

План урока

17.03.2022 г.

Группа № 1-11

Профессия - «Делопроизводитель»

Преподаватели – Керимова Диана Назировна, Джамаева Мадина Набиюллаевна

Тема урока: «Деловое письмо»

Тип урока: интегрированный урок

Вид урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

образовательные:

Составлять и оформлять служебные документы, материалы с использованием формуляров документов конкретных видов.

развивающие:

Выбирать способы решения задач профессиональной деятельности применительно к различным контекстам

Осуществлять устную и письменную коммуникацию на государственном языке Российской Федерации с учетом особенностей социального и культурного контекста

Пользоваться профессиональной документацией на государственном и иностранных языках

воспитывающие: 

воспитывать чувства коллективизма, товарищества, взаимовыручки через работу в группах.

Оборудование:

• доска;

• компьютер;

• мультимедийный проектор;

• компьютерная презентация

• раздаточный материал

Используемая литература:

Основы делопроизводства Шувалова Н. Н., 2020г.

Документационное Обеспечение Управления Кузнецов И. Н. 2021г.

Русский язык учебник для СПО Антонова Е. С. Воителева Т. М. 2014г.

Интернет ресурсы:

https://equity.today/kak-pravilno-napisat-delovoe-pismo.html

https://delovoe-pismo.com/kak-napisat-elektronnoe-pismo/

План урока

1. Вступительное слово (4 мин)

2. Повторение пройденного материала (5 мин)

3. Изучение нового материала (15 мин)

4. Практическая часть (10 мин)

5. Закрепление изученного материала (4 мин)

6. Домашнее задание. Выставление оценок. (2 мин)

Ход урока:

(Слайд 1)

1.Вступительное слово:

- Приветствие студентов

- Проверка присутствующих

Добрый день. Сегодня у нас немного необычный урок. Интегрированный – когда объединяются два предмета и выдается одна общая тема. В нашем случае это Русский язык и МДК 0101 Документационное обеспечение деятельности организации.

2.Актуализация знаний

Официально-деловой стиль

Прежде чем начать новую тему, давайте вспомним с вами тему прошлых уроков:

Ответ: Стилистика. Стили речи

(Слайд 2)

Какие стили речи мы прошли?

Ответ: Научный, публицистический, художественный, разговорный и официально- деловой.

Сегодня мы с вами подробнее остановимся на официально-деловом стиле речи, а точнее на составлении деловых писем.

Напомните, что это за стиль?

(слайд 3)

Официально-деловой стиль – это стиль, который используется для написания различных служебных документов: заявлений, протоколов, различных деловых писем и др.

Где он используется и каковы его задачи?

сфера использования: административно-правовая деятельность

задачи речи: точная передача деловой информации.

Назовите нам его основные черты и языковые средства.

основные черты: точность, сжатость изложения, использование штампов: довожу до вашего сведения, согласно приказу, на основании вышеизложенного. Для каждого типа документов характерно наличие стандартной внешней формы.

языковые средства: употребление специфической лексики (докладная записка, заявитель, получатель, вышеизложенный), отсутствие диалектизмов, жаргонизмов, эмоционально окрашенной лексики. Слова употребляются в прямом значении. Выразительные средства речи неуместны. В предложении строгий порядок слов, преобладают сложные предложения, безличные предложения, предложения с причастными и деепричастными оборотами.

(слайд 4)

Давайте для повторения предыдущей темы выполним с вами упражнения:

Задание 1. Замените нейтральные слова и сочетания слов стандартными оборотами официально-делового стиля.

1. Из-за болезни – вследствие болезни

2. Дать отпуск – предоставить отпуск

3. Помочь - оказать помощь

4. Участвовать – принять участие

5. Сообщить – поставить в известность

6. В настоящем году – в текущем году

7. Поблагодарить – объявить благодарность

8. Дать слово желающему выступить – предоставить слово

9. Движение поездов по расписанию - движение поездов согласно расписанию.

(слайд 5)

Задание 2. Назовите из каждого ряда слова, уместные в официально-деловом стиле.

1. Даром, безвозмездно, бесплатно.

2. Рассказать, изложить, сообщить, известить, проинформировать.

3. Преграда, помеха, препятствие.

4. Быстрый, моментальный, мгновенный, экстренный, срочный.

5. Кратко, коротко, сжато, сокращенно, лаконично, немногословно.

3. Изучение нового материала (15 мин)

Как мы уже знаем, одним из жанров официально-делового стиля является деловое письмо.

(Слайд 6)

А теперь перейдем к основной части нашего урока к деловому письму. Давайте обсудим, какими способами ведется деловая переписка?

Деловая переписка ведется двумя способами – на бумажных носителях и по электронной почте.

(Слайд 7)

Что же такое деловое письмо?

Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Деловое письмо является неотъемлемым элементом поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

(слайд 8)

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

• Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;

• Обязательно наличие полей: слева - 3 см, справа –1,5 см;

• В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);

• В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;

• Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);

• Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м или 14-м размером и одинарным или 1,5 интервалом.

(Слайд 9)

Реквизиты письма:

Ребята, ранее мы с вами проходили тему оформление бланков документов, давайте с вами вспомним, какие реквизиты указываются в бланке письма?

Ответ:

1. «Государственный герб РФ» или «Герб субъекта РФ» или «товарный знак».

2. «Наименование организации» являющейся автором документа.

3. «Справочные данные об организации» включают: почтовый адрес, номер телефона, факса (номера счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

4. «Дата документа» - дата его подписания.

5. «Регистрационный номер» - номер документа, присваиваемый ему организацией.

6. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - заполняется в том случае, если письмо является ответным.

(слайд 10)

Мы с вами перечислили часть реквизитов, необходимых при составлении делового письма. Далее мы с вами изучим оставшиеся реквизиты и их рассположение:

01 - Государственный герб;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации;

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15 - адресат;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

25 - оттиск печати;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа – это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

(Слайд 11)

Реквизиты письма мы обсудили, теперь перейдем к видам письма на примере определенной ситуационной задачи.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

(Мадине порекомендовал коллега фирму Дианы по производству тканей)

У меня есть ателье, фирма которая ранее поставляла мне ткань обанкротилась, поэтому в поисках нового поставщика я обратилась к своим коллегам, один из которых написал мне рекомендательное письмо на фирму Дианы.

(слайд 12)

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

(слайд 13)

Разузнав подробности о фирме Мадина обратилась к ним с договором оферты о сотрудничестве.

Оферта (договор оферты) - это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

(слайд 14)

Заключив договор, Диана решила написать информационное письмо Мадине в котором указала какие разновидности тканей у нее есть для пошива необходимой ей одежды.

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п.

(слайд 15)

После информационного письма Диана решила сразу выслать Мадине образцы тканей, и отправить к ним сопроводительное письмо.

Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

(слайд 16)

Получив образцы тканей Мадина написала Диане письмо-подтверждение в котором указала, что ассортимент высланный ею был получен в полном объеме, изучив который, позднее, определившись с тканями, она сделает заказ.

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

(слайд 17)

Диана получив заказ начала изготавливать ткани, но все еще не получила аванс за них, поэтому написала письмо напоминание Мадине.

Письмо-напоминание - это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п.

(слайд 18)

Мадина не ответила на письмо, поэтому Диана написала еще письмо рекламацию, в котором указала о невыполнении условий договора.

Рекламация (письмо- претензия)- это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п.

(слайд 19)

Мадина прочитав письмо, написала Диане гарантийное письмо в котором дала гарантию об оплате до истечения определенного срока.

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее.

(слайд 20)

Мадина оплатила за ткани, получила их, и написала благодарственное письмо Диане о сотрудничестве.

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку.

(слайд 21)

Диана устраивает благотворительную акцию «Собрать ребенка в школу» поучаствовать в которой пригласила Мадину.

Деловое письмо-приглашение - это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Давайте перейдем к практической части нашей темы.

У вас на столах лежат листы с практическим заданием в котором вы должны правильно определить вид письма, расположить реквизиты письма, и исправить грамматические ошибки в тексте, если они имеются, а также добавить недостающие реквизиты.

4. Практическое задание (10 мин)

Перейдем к практической работе (по вариантам)

Задание 1.

Адресат: Директору ООО «СтройТехГазпром» Семенюк Степану Сергеевичу

Отправитель: ООО «МантажНаладка» г. Масква ул. Ковалевской, д.15.

Текст: ООО «МантажНаладка» горонтирует выпалнение работ, придусмотреных дагавором 25/15 от 21.04.2020 года, заключоного между ООО «МантажНаладка» и ООО «СтройТехГазпром» в срок до 24.10.2021 года.

Подпись: директор Петренко В. В.

Задание 2.

Адресат: Директору рекламного агентства «Прайм-Тайм» С. А. Шаляпину

Отправитель: ОАО «Лайт» г. Ставрапаль ул Винаградная д. 5.

Текст: Уважаемый гаспадин директор. Мы рады предлажить Вашему агентству заключить с нами дагавор о правидении рекламной кампании для прадвижения на рынке нашей новай прадукции (хрустальные свитильники, люстры, укрошения для интерьера). Сроки правидения рекламной кампании – 1 квартал 2014 года. Условия сделки – предворительная оплата в размере 50% от общей стоимости.

Подпись: директор Семенов И. К.

Задание 3.

Отправитель: ООО «Спектр» 111024, Москва. Ул. Ломоносова д. 3

Адресат: ООО «Бинариус»

Текст: Кампания ООО «Спектр» настаящим письмом выражает благадарность калективу ООО «Бинариус» за сатрудничества. Хатели бы особо атметить высокий праффесионализм спициалистов ООО «Бинариус», заинтирисованость в работе, понимание нужд закасчика, качественое и сваевременое выпалнение работ. Мы рады будем рекамендавать ООО «Бинариус» как надежную и атветственую кампанию.

Подпись: гиниральный директор Жилкин В. В.

Молодцы ребята, ваши работы будут проверены после урока, оценки мы вам сообщим после их проверки.

5. Закрепление изученного материала (4 мин)

1. Чем по вашему мнению взаимосвязаны предметы русского языка и МДК 0101 ДОУ?

2. какие новые виды писем вы сегодня узнали и с какими из них вы сталкивались в своей жизни?

3. Какой адрес появляется в письме, кроме адреса отправителя?

4. Перечислите какие реквизиты мы используем в письме?

6. Домашнее задание. Выставление оценок. (1 мин)

Составьте два различных вида письма на ваш выбор.