МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ к лабораторному практикуму по теме: «Система управления базами данных MS Access»

Областное государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Ивановский промышленно-экономический колледж»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к лабораторному практикуму

по теме:

«Система управления базами данных MS Access»

2015

Методические указания предназначены для проведения комплекса лабораторных работ по дисциплине «Информационные технологии в профессиональной деятельности».

Методические указания содержат методические рекомендации для выполнения лабораторных работ, а так же задание для самостоятельного выполнения.

Составители:

Скачкова О.С.

Рецензент:

д.э.н., профессор, зав. кафедрой

«Управление и экономико-математическое моделирование» ИГХТУ

Ильченко А.Н.

Введение

Система управления базами данных Access (СУБД Access) вхо­дит в стандартный набор прикладных программ пакета Microsoft Office, который - так сложилось исторически - используется прак­тически в каждой организации нашей страны.

Изучение СУБД Access следует начинать после овладения глав­ными принципами работы с системой Windows (окна, меню, пере­ключатели и т.д.) и освоения других программ пакета Microcoft Office (Word, Excel), что позволяет уделить основное внимание главным особенностям изучаемой программы.

Практические работы студенты могут выполнять самостоятельно, сидя за компьютером, но под руководством преподавателя, который объясняет сложные моменты, возникающие в том случае, если студент не очень внимательно прочитал зада­ние и не выполнил какую-то его часть.

Каждая работа практикума включает в себя несколько заданий, которые помогают постепенно освоить основные возможности СУБД Access. Выполнение задания описывается шаг за шагом, пункт за пунктом.

Изучение СУБД Access, должно проходить в два этапа. На первом этапе полезно дать студенту пройти путь создания и использования учебной базы данных, подробно описы­вая каждый шаг. На втором этапе студент способен построить базу данных, с учетом своей специализации.

Методические указания включают 6 пошагово описанных прак­тических работ, предназначенных для обучения созданию и использованию базы данных. Под созданием базы данных понимается:1) теоретическое продумывание, проектирование структуры будущих таблиц и их взаимных связей в базе данных; 2) создание струк­туры этих таблиц в компьютере; 3) установление связей таблиц базы данных в компьютере; 4) заполнение таблиц реальными данными (возможно, с использованием форм). Использование базы данных означает создание для практических целей запросов и отчетов.

Рассматриваемые в данном пособии практические работы пред­назначены для Access2003, но их можно использовать и для других версий Access.

СУБД Access - система сложная и многозначная. Одинаковый результат может быть достигнут различными путями. При начальном освоении материала бессмысленно показывать все возможные варианты поведения в сложившейся ситуации, но если студент поймет принципы и идеи, заложенные в практикуме, то со временем подойдет к серьезному уровню владения и понимания СУБД Access в своей профессиональной деятельности.

Лабораторная работа №1

Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

1. научиться создавать таблицы базы данных в режиме конструктора и таблицы;

2. научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

3. научиться создавать формы для ввода данных;

4. научиться заполнять и редактировать таблицы базы данных.

Этапы работы

1. Проектирование структуры БД.

Создадим базу данных – Сведения о студентах.Создадим БД, в которой будет две таблицы: Список и Группы.

1. Конструирование пустых таблиц БД.

Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет 6 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

1. Создание схемы БД.

В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список – поле Код, в таблице Группы – поле Учебная группа.

1. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы

Задание 1. Создать новую базу данных и таблицу Группы в режиме Таблица.

Порядок выполнения:

1. Вызвать Access. В дополнительном окне Открыть выделить Создать файл, а затем Новая база данных.

2. В окне Файл новой базы данных откройте свою папку и введите свою фамилию (это будет название вашей личной базы данных) и щелкните по кнопке Создать.

3. Выбрать тип создаваемого документа, щелкнув по закладке Таблица и кнопке Создать.

4. В окне Новая таблица выбрать Режим таблицы и нажать ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

5. Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1 и выполните команду Формат – Переименовать столбец. Введите название поля Учебная группа и нажмите [Enter]. Аналогично переименуйте Поле 2 и введите название Преподаватель.

6. Сохранить таблицу с именем Группы, щелкнув по копке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

7. Перейти в режим Конструктор. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке - Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.

8. Щелкните по кнопке Сохранить.

Задание 2. Создать таблицу Список в режиме Конструктор.

Порядок выполнения:

1. Выбрать закладку Таблица и щелкнуть по кнопке Создать.

2. В окне выбрать режим Конструктора и нажать ОК. Появится окно Конструктора.

3. В верхней левой клетке введите имя поля и нажмите [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, который выбирается из ниспадающего меню.

4. Заполните поля в Конструкторе данными из табл.1.

Таблица 1

1. Имя поля	Тип данных
   Код	Счетчик
   Фамилия	Текстовый
   Имя	Текстовый
   Отчество	Текстовый
   Год рождения	Числовой
   Учебная группа	Числовой

   Сделайте поле Код ключевым. В свойствах поля Учебная группа следует указать, что здесь имеет место подстановка значений из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого нужно выбрать закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы.

2. Сохранить таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке Сохранить.

3. Закрыть таблицу.

Задание 3. Создание схемы данных.

Порядок выполнения:

1. Щелкнуть по кнопке – Схема данных.

2. В появившемся окне Добавление таблицы выделить таблицу Группы и щелкнуть по кнопке Добавить. Выделить таблицу Список и щелкнуть по кнопке Добавить. Щелкнуть по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3. Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.

4. Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопки мыши, перетащите ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.

5. В окне Связи включите значки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей.

6. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим».

7. Закройте схему данных, утвердительно ответив на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 4. Заполнение таблицы Группы значениями.

Порядок выполнения:

1. Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.

2. Заполните ее записями из таблицы 2.

Таблица 2

3. Сохранить таблицу и закрыть ее.

Задание 5.Создание формы для ввода данных.

Порядок выполнения:

1. Выбрать закладку Формы.

2. Щелкнуть по кнопке Создать.

3. В появившемся окне выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных – Список.

4. Щелкнуть по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода.

5. Заполните базу данными, представленными в табл.3.

Таблица 3

1. Сохраните введенные данные. Имя формы – Список. Закройте форму.

2. Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список.

3. Сохраните текущую таблицу и закройте ее.

Предъявите преподавателю: 1) таблицу Список на экране; 2) таблицу Группы на экране;

3) форму Список на экране.

9 .Завершите работу с программой Access.

Лабораторная работа №2

Создание базы данных, состоящей из трех таблиц

Цели работы:

1. научиться создавать таблицу базы данных Мастера таблицы;

2. закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных;

3. научиться использовать фильтр в таблице.

Этапы работы

1. Проектирование структуры БД.

Создадим более сложный вариант базы данных, в которой будет три таблицы: Список, Группы и Личные данные.

1. Конструирование пустых таблиц БД.

Новую таблицу Личные данные создадим с помощью Мастера таблиц. Структуру таблиц Список и Группы возьмем из базы прошлого занятия.

1. Создание схемы БД.

В данном случае таблицы Группы и Список связаны связью «один-ко-многим», таблицы Список и Личные данные – связью «один-к-одному». Таблицы Группы и Личные данные прямо не связаны.

1. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода и воспользуемся ею.

1. Использование базы данных для практических задач.

Ход работы

Задание 1. Открыть учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.

Порядок выполнения:

1. Откройте таблицу Список.

2. Выделите все записи.

3. Нажмите клавишу [Delete]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления (или выполнить команду меню Правка – Удалить запись).

4. Закройте таблицу, сохранив ее.

5. Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Сервис – Служебные программы – Сжать базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

Задание 2. Используя Мастер таблиц, создать таблицу Личные данные с ключевым полем.

Порядок выполнения:

1. Выбрать закладку Таблица.

2. Щелкнуть по кнопке Создать. В окне Новая таблица выбрать Мастер таблиц и нажать ОК.

3. В диалоговом окне Создание таблиц нужно выбрать: в поле Образцы таблиц – поле Студенты; в поле Образцы полей – поля Код Студента, Адрес, Номер Телефона, щелкая после каждого выбора по кнопке . Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Щелкните по кнопке Далее.

4. В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее.

5. Щелкните по кнопке Далее.

6. После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме таблицы и щелкните по кнопке Готово.

7. Добавить в таблицу Личные данные еще три поля: Word, Excel, Access, в которых будут находиться оценки по этим темам. Выберите режим Конструктор. Тип данных выбрать – числовой.

8. Сохранить.

9. Перейти в режим таблицы, закрыть таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание 3. Исправить схему данных.

Порядок выполнения:

1. Щелкнуть по кнопке – Схема данных. Появится диалоговое окно Схема данных.

2. Щелкнуть по кнопке Добавить таблицу (или в контекстном меню). В появившемся окне Добавление таблицы выделить таблицу Личные данные и щелкнуть по кнопке Добавить, а затем - по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3. Поставьте мышку на имя поля КодСтудента в таблице Личные данные и, не отпуская кнопки мыши, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Изменение связи.

4. Включите флажок Обеспечение целостности данных .

5. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-одному».

6. Закройте схему данных, сохранив ее.

Задание 4. Создание формы для ввода данных одновременно в разные таблицы Список и Личные данные.

Порядок выполнения:

1. В окне базы данных выбрать вкладку Формы.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В окне Новая форма выбрать Мастер форм.

4. Щелкнуть по кнопке ОК. Появится окно создания форм.

5. Выберите все поля из таблицы Список и Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Таблицы/запросы. В результате появится список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке , которая переносит все поля из списка. То же проделать для таблицы Личные данные.

6. Щелкните по кнопке Далее.

7. Оставьте внешний вид форм в один столбец. Щелкните по кнопке Далее.

8. Выберите стиль (например, Стандартный). Щелкните по кнопке Далее.

9. Задайте имя формы: Общая форма.

Задание 5. Заполнение таблицы данными.

Замечание. Поля Код и КодСтудента заполняются автоматически

1. Данные таблицы Список приведены в табл.1, а таблица Личные данные в табл.2.

Таблица 1

Таблица 2

2. Закрыть форму, предварительно сохранив ее.

3. Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список, а затем таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицы.

Задание 6. Использование фильтра

Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничений, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Александров». Дата ограничивается символами # , например,#10/02/06#. Элементы выражений могут быть связаны операторами:

арифметическими:*, +, -, /, ^;

сравнения:,= ,;

логическими And(И), Not(Нет),Or(Или);

Like – для использования логики замены в выражениях;

In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

Between…And – для выбора значений из определенного интервала.

Порядок выполнения:

1. Открыть таблицу Список.

2. Щелкнуть по кнопке - Изменить фильтр. Появится окно выбора.

3. Щелкнуть по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора.

4. Выберете Год рождения 1984 и щелкните по кнопке- Применить фильтр.

5. Отменить фильтр. Для этого нужно отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

6. Щелкнуть по кнопке - Изменить фильтр. Удалите все в поле Год рождения, выделив значение и нажав [Delete].

7. Изменить фильтр. В поле Год рождения наберите 1982. Примените фильтр, получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1982.

8. Чтобы получить записи учеников, у которых фамилии начинаются на букву «В», в соответствующем поле наберите Like«В*» (В – русская буква).

9. Запрос Not«В*» будет означать все записи, кроме указанных (записи, у которых фамилии не начинаются на букву В). Составьте этот запрос, Применив фильтр.

Самостоятельное задание:

1. Выбрать всех студентов, кроме 101 группы.

2. Выбрать студентов101 группы, фамилии которых начинаются на букву В.

3. Выбрать студентов, год рождения которых 1982 или 1983.

Предъявите преподавателю: 1) все запросы, 2)таблицу Список, Группы, Личные данные на экране.

1. Отменить все запросы.

2. Завершите работу с программой Access, если производили редактирование в базе данных, то необходимо сохранить изменения.

Лабораторная работа №3

Создание и использование запросов

Цели работы:

1. закрепить навыки по редактированию таблиц базы данных;

2. познакомиться с основными видами запросов;

3. научиться создавать запросы на выборку различными способами.

Ход работы

Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу или получить список всех студентов, занимающихся у определенного преподавателя, используя конкретную базу данных. Подобную работу легко сделать с использованием запросов.

Задание 1. Создание запроса на выборку с именем Номер телефона.

Порядок выполнения:

1. Выбрать объект Запросы.

2. Щелкнуть по кнопке Создать.

3. В появившемся окне выбрать Конструктор и нажать ОК.

4. Добавьте связанные таблицы Личные данные и Список.

5. Закончить выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

6. Выбрать поля Фамилия, Имя и Отчество из таблиц Список и Номер телефона – из таблицы Личные данные, двойным щелчком по имени поля.

7. Сохранить запрос с именем Номера телефонов.

8. Щелкнуть по кнопке Запуск для представления запроса.

9. Перейти в режим Конструктор, щелкнув по соответствующей кнопке на панели инструментов.

Замечание. Условие отбора можно включать аналогично включению фильтра.

1. Включить условия отбора Like “B*” в строке Условие отбора .

2. Получить новый запрос, изменив его имя, выбрав в меню пункт Файл – Сохранить как/Экспорт

3. Ввести новое имя запроса: Выборка по В

Самостоятельное задание. 1. Составить запрос на адреса девушек, имя которых «Анна». Сохранить запрос с именем Анна. 2. Составить запрос на телефоны студентов, отчество которых начинается на букву «А». Сохранить запрос с именем Выборка по А.

Задание 2. Составление запроса с использованием логических операций в условии отбора.

Предположим, что вы хотите составить ведомость для выплаты стипендии всем студентам, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать все записи, в которых оценки по предметам 4 или 5.

Порядок выполнения:

1. Создать новый запрос в режиме Конструктор.

2. Добить таблицы (Личные данные и Список).

Замечание. Так как таблицы связаны, между ними на экране появляется линия «один-к-одному». Если ее нет, таблицы нуж­но связать.

1. Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Спи­сок и поля Word, Excel, Access - из таблицы Личные дан­ные.

2. В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access поставьте 4 Or 5.

3. Просмотреть созданный запрос.

4. Сохранить запрос с именем Успеваемость 1. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано три запроса.

Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на студентов груп­пы 101, у которых оценка по курсу «Освоение базы Access» 4 или 5; сохраните запрос с именем Успеваемость2. 2. Составьте запрос на студентов групп 102 и 103, которые имеют оценку по курсу «Освое­ние программы Word» и «Освоение программы Excel» 4 или 5; со­храните запрос с именем Успеваемость3.

Задание 3. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Пост­роителя выражений.

Порядок работы:

1. Открыть запрос Номера телефонов в режиме Конструктор.

2. Удалить поле Номер Телефона.

3. Добавить поле Адрес.

4. Сохранить запрос с именем Адрес, выполнив команду Сохранить как/экспорт... .

5. Поставить курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.

6. Удалить надпись в этой ячейке.

7. Щелкнуть по кнопке Построить. Появится окно, в котором можно строить сложные запросы.

Порядок работы:

1. Щелкнуть по кнопке Not, это слово появится в верхнем поле. Фамилию Баранова в кавычках набрать вручную.

2. Щелкнуть по кнопке ОК. В поле Условие отбора появится данное выражение.

3. Просмотреть запрос

4. Закрыть запрос, сохранив его с именем не_Баранова. Сохранить как/экспорт ... .

Задание 4. Создайте вычисляемые поля.

Порядок работы:

1. Создать новый запрос в режиме Конструктора.

2. Добавить таблицы (Список и Личные данные ).

3. Выбрать поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel - из таблицы Личные данные.

4. Поставить курсор на клетку правее Excel (на линии Поле).

5. Щелкнуть по кнопке - Построить.

6. В появившемся окне напечатать вручную выражение, Среднее: ([Word]+[Excel])/2, и щелкнуть по кнопке ОК.

7. Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу [Enter].

8. Сохраните запрос с именем Среднее.

9. Просмотреть запрос. Новое поле будет иметь имя Среднее.

10. Закройте запрос.

Предъявите преподавателю: запросы Номера телефонов, Выборка по В, Анна, Выборка по А, Успеваемость1, Успеваемость2, Успеваемость3, не_Баранова, Среднее.

Задание 5. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

• Выполните команду Файл - Выход.

• Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

Лабораторная работа №4

Создание и использование запросов

Цели работы:

1. закрепить навыки по созданию таблиц;

2. продолжить знакомство с основными видами запросов;

3. научиться создавать запросы: на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы;

4. научиться создавать перекрестные запросы.

Ход работы

В начале нового учебного года необходимо обновить базу данных, т.к. был произведён новый набор студентов и некоторые студенты окончили обучение в колледже.

Задание 1. Создать новую таблицу с именем Новая группа

Порядок выполнения:

1. Вызвать программу Access.

2. Открыть базу данных. В базе данных должны быть три таблицы: Список, Личные данные и Группы

3. Создать новую таблицу Новая группа с текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с полем подстановок из таблицы Группы. Для этого:

• Задать ключевое поле Код.

• Заполнить значениями ( 5 строк, номер группы 101 )

• Закрыть таблицу, предварительно сохранив ее

Задание 2. Построить запрос на обновление.

Предварительно разорвать связь Группы - Список.

Порядок выполнения:

1. Выбрать объект Запросы.

2. Щелкнуть мышкой по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне выбрать Конструктор, щелкнуть по кнопке ОК.

4. Добавить таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

5. Закончить выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

6. Выберать поле Учебная группа из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза

7. В меню Запрос (или использовать кнопку Тип запроса на панели инструментов) выбрать команду Обновление.

8. Ввести условие замены: в поле Учебная группа заменить 101 группу на 201.

9. Щелкнуть по кнопке Запуск на панели инструментов (или использовать меню Запрос-Запуск).

10. Подтвердить обновление записей.

11. Закрыть запрос с именем Группа 201.

12. Выбрать объект Таблицы

13. Открыть таблицу Список и посмотреть результат выполнения запроса.

Самостоятельное задание. Создать запрос Группа 204, меняющий значения поля Учебная группа 104 на 204 (по аналогии с запросом Группа 201).

Задание 3. Построить запрос на добавление.

Предварительно разорвать связь Список - Личные данные.

Примечание. Записи из таблицы Новая группа нужно доба­вить в таблицу Список.

Порядок выполнения:

1. Выбрать закладку Запрос.

2. Щелкнуть мышкой по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне выбрать режим Конструктор, щелкнуть по кнопке ОК.

4. Добавить таблицу Новая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить.

5. Закончить выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

6. Выбрать поля, которые нужно добавить (Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа).

7. Щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов (или использовать меню Запрос) и выполнить команду Добавление.

8. В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Список, в которую будут добавляться данные, щелкнуть по кнопке ОК

9. Подтвердить выполнение запроса.

10. Закрыть запрос, сохранив его с именем Добавление.

11. Открыть таблицу Список и убедиться, что данные записи были добавлены

Замечание. Если появляется ошибка в выполнении данного запроса, то откройте схему данных, щелкнув дважды по связи Список-Личные данные, удалите условие Каскадное удаление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей.

Задание 4. Построить запрос на удаление.

Пояснение. Нужно удалить записи тех студентов, которые закончили колледж (в данном случае тех, у которых Учебная группа - 105 ).

Порядок выполнения:

1. Выбрать закладку Запрос.

2. Щелкнуть мышкой по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне выбрать режим Конструк­тор, щелкнуть по кнопке ОК.

4. Добавить таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

5. Закончить выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

6. Щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполнить команду Удаление.

7. Выбрать поле Учебная группа из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.

8. Ввести условие отбора 105

9. Выполнить запрос. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердить удаление записей

10. Закрыть запрос, сохранив его с именем Удаление..

11. Перейти на закладку Таблицы. Открыть таблицу Список и убедиться, что данные записи были удалены

Задание 5. Выполнить запрос на создание таблицы.

Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить но­вые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные данные. (Снова создать связь Список - Личные данные).

Порядок выполнения

1. Выбрать закладку Запрос.

2. Щелкнуть мышкой по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне выбрать режим Конструктор, щелкнув по кнопке ОК.

4. Добавить таблицы Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке Добавить.

5. Закончить выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

6. Щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполнить команду Создание таблицы ....

7. Ввести имя таблицы Успеваемость и щелкнуть по кнопке ОК.

8. Выбрать поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные данные .

9. Щелкнуть по кнопке| для выполнения запроса. Подтвердить выполнение запроса. Закрыть запрос, сохранив его с именем Новая_таблица.

10. Перейти на закладку Таблицы. Открыть таблицу Успеваемость и убедиться, что записи были добавлены

Задание 6. Создать перекрестный запрос.

Допустим, нужно подсчитать для экзаменационной ведомости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для этого используется перекрестный запрос.

Порядок выполнения:

1. Выбрать закладку Запрос.

2. Щелкнуть мышкой по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне выбрать Перекрестный запрос, щелкнув по кнопке ОК.

4. В окне Создание перекрестных запросов выделить таблицу Успеваемость и щелкнуть Далее.

5. Выбрать поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков строк, - Учебная группа. Щелкнуть по кнопке Далее.

6. Выбрать поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Word. Щелкнуть по кнопке Далее.

7. Выбрать функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count -количество). Добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее.

Ввести имя запроса Word. Щелкнуть по кнопке Готово. Самостоятельное задание. Составить аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access. Предъявите преподавателю: запросы Группа 201, Группа 204 Добавление, Удаление, Новая таблица и Word на экране.

Лабораторная работа №5

Создание отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты.

Ход работы.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на про­шлом занятии.

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

Порядок работы:

1. Откройте объект Отчеты, если находитесь в другом окне.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет в столбец и запрос Адрес.

4. Щелкнуть по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

5. Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного студента.

1. Откройте объект Запросы, если находитесь в другом окне.

2. Выделите запрос Адрес.

3. Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

4. Введите условие отбора фамилии: Баранова.

5. Выполните запрос. Сохраните его и закройте.

6. Перейдите на объект Отчеты.

7. Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

Порядок работы:

1. Щелкните по кнопке Создать.

2. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.

3. Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.Откройте объект Запросы, если находитесь в другом окне.

1. Выделите запрос Номера телефонов.

2. Откройте его в режиме Конструктор.

3. Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появ­ляться каждый раз при выполнении запроса.

4. Выполните запрос. Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.

5. Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.

6. Сохраните запрос и закройте его. Перейдите на объект Отчеты.

7. Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

Порядок работы:

1. Щелкните по кнопке - Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов находится пять областей. Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета; Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы; Область данных — содержит собственно записи; Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы; Примечание отчета — все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

1. Исправьте заголовок отчета на Номер телефона студента. Смените цвет букв, их размер и шрифт.

2. Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке –Предварительный просмотр. Введите фамилию из списка студентов и посмотрите, что получилось.

3. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраи­вает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Порядок работы:

1. Создать новый отчет в режиме Конструктор.

2. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите ре­жим Конструктор и запрос Справка.

3. Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид - Колонтитулы и Вид-Заголовок/Примечание отче­та. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, щелкните по соответствующей кнопке.

4. В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА

СПРАВКА

Для этого щелкните по кнопке Аа - надпись, расположенной на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и вве­дите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+ [Enter].

В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

1. В области данных напечатайте три строки:

Дана настоящая в том,

что является студентом (кой)

группы

1. Щелкните по кнопке - Список полей.

2. В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их мышкой в область данных.

3. Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.

4. Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.

5. Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].

6. Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно команду Формат - Выровнять - По левому краю и Формат - Выровнять - По нижнему краю.

7. Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.

8. Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее - по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная.

9. В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор Компьютерной школы.

10. Сохраните макет отчета с именем Справка.

11. Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по соответствующей кнопке. Введите из списка фамилию студента и посмотрите, что получилось.

12. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Предъявите преподавателю: отчеты на экране Адрес, Номер телефона и Справка.

Задание 6. Завершите работу с Access.

Лабораторная работа №6

Создание кнопочных форм

Теория

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элемент управления - кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню - это очень удобный инструмент работы с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий или фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более при­влекательно, чем меню, созданные диспетчером. Однако для создания красивого меню вручную требу­ется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут, тем более что впоследствии в режиме конструктора можно до­полнить и изменить это меню.

Цель работы - научиться создавать кнопочные формы.

Порядок выполнения:

1. Вызвать программу Access.

2. Открыть базу данных.

3. Создать кнопочные формы

Задание 1. Создайте кнопочную форму Заставка.

Порядок выполнения:

1. Щелкните по кнопке Создать.

2. В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор. Появится пустая форма. Задайте мышкой ширину формы, равную 10 см, а высоту - 7 см.

3. Сохраните форму с именем Заставка

4. Выберите на панели инструментов кнопку Аа - Надпись. Курсор мышки примет вид крестика с «приклеенной» буквой А. Щелкните мышкой по месту начала надписи и введите: База данных «Колледж» (после слов База данных нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+[Enter].)

5. Нажмите клавишу [Enter].

6. Выберите размер букв 18, а выравнивание - по центру. Выполните команду меню Формат - размер ­по размеру данных. Цвет фона - голубой.

7. Растяните мышкой надпись на ширину окна.

8. Выберите на панели элементов значок Кнопка. Щелкните мышкой по тому месту в области данных, где должна быть кнопка (это может быть любое место, которое вам нравится). Появится диалого­вое окно Создание кнопок.

9. Выберите категорию Работа с формой, а действие - Открытие формы.

10. Щелкните по кнопке Далее.

11. Выберите форму Список, открываемую этой кнопкой, и щелкните по кнопке Далее.

12. В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

13. В следующем окне поставьте переключатель в положение Открыть форму и показать все за­писи

14. В следующем окне поставьте переключатель в положение Текст, наберите в поле текст слово Список.

15. Щелкните по кнопке Далее.

16. Задайте имя кнопки Список и щелкните по кнопке Готово. Замечание. Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор.

17. Самостоятельно создайте кнопки для отчётов.

18. Перейдите в режим формы. Теперь при щелчке мышью по соответствующим кнопкам будут открываться соответствующие формы и отчёты для работы.

19. Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при запуске базы данных, выполните команду Сервис - Параметры запуска. В поле Вывод формы выберите Заставка и щелкните по кнопке ОК.

20. Закройте форму, ответив утвердительно на возможный вопрос о ее сохранении.

Задание 2. Создайте кнопочную форму при помощи Диспетчера кнопочных форм.

Порядок выполнения:

1. .Выполните команду Сервис - Служебные программы- Диспетчер кнопочных форм, на заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм.

2. Щёлкните по кнопке Изменить в окне Диспетчера кнопочных форм.

3. В открывшемся окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговая страница Изменение элемента кнопочной формы. Измените содержимое полей Текст (Список), Команда (Открыть форму для изменения), Форма (Список). Команду и форму выбрать из списка.

4. Щелкните по кнопке ОК

5. Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте ещё элемент кнопочной формы на вывод любого отчёта.

6. Добавьте кнопку закрытия базы данных. Для этого щелкните по кнопке Создать, наберите в поле Текст слово Выход, а в поле Команда выберите Выход из приложения. Закройте диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем - Диспетчер кнопочных форм.

7. Перейдите на закладку Формы и откройте окно Кнопочная форма в режиме Конструктора, измените цвет надписи и название вашей базы данных на «Колледж», соxpaнитe форму.

8. Перейдите в режим формы.

9. Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы (после нажатия кнопки Выход снова откройте базу данных).

10. Завершите работу с программой Access.

Самостоятельная работа

Создание и использование базы данных по специальности

Цель работы: Закрепить знания, полученные в процессе выполнения предыдущих работ.

Этапы работы

1. Провести системный анализ предметной области

2. Проектирование структуры базы данных, состоящей не менее, чем их двух таблиц.

3. Построение пустых таблиц базы данных.

4. Создание схем базы данных.

5. Ввод данных в таблицы.

6. Использование базы данных. Необходимо создать два запроса и отчет, а также кнопочную форму для работы с базой данных.

Список используемой литературы

1. Золотова С.И. Практикум по Access – М.:Финансы и статистика, 2003

1. Годин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности – Учебник.- М.:Мастерство; Высшая школа, 2001

24