Национальная стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Схема расположения реквизитов, правила их оформления

Тема 4. Раздел 1.

Национальная стандартизация управленческой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Схема расположения реквизитов, правила их оформления. (8часов+2ч. лаб.р.+6ч. пр.=16 часов).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее - организации).

Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

Основополагающим документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения", устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации (далее - УСД).

В состав УСОРД входят:

Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

Альбом унифицированных форм ОРД.

Пересмотр УСОРД, утвержденной председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству 28.12.1999, осуществлен в связи с необходимостью приведения ее состава и содержания в соответствие с изменениями в законодательстве и практике документирования управленческой деятельности в организациях Республики Беларусь.

Подсистемы унифицированных форм документов, входящие в УСОРД, включены отдельным классом (0200000000) в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 "Унифицированные документы" (далее - ОКУД).

Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм ОРД и т.д.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ПО ПРИМЕНЕНИЮ

КЛАССИФИКАТОРА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В раздел "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", входящий в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь "Унифицированные документы", включены унифицированные формы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь для использования в деятельности организаций различных организационно-правовых форм.

Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:

документация по созданию организации;

документация по реорганизации организации;

документация по ликвидации организации;

документация по приватизации государственных организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации ;

документация по приему на работу;

документация по оформлению изменений трудовых отношений;

документация по увольнению с работы;

документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

документация по оформлению командировок.

--------------------------------

Унифицированные формы этой подсистемы на данный момент не разработаны.

Для осуществления кодирования унифицированных форм системы ОРД разработаны локальные классификаторы:

подсистем;

видов документов.

Локальные классификаторы организационно-распорядительных документов могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов и организацией их хранения.

Коды локальных классификаторов входят в структуры кодов унифицированных форм ОРД ОКУД.

Код унифицированной формы ОРД имеет следующую структуру:

XX XX XXX XXX

| | | |

Код системы _____________________________| | | |

Код подсистемы _____________________________________| | |

Код вида документа ___________________________________________| |

Порядковый номер формы в подсистеме _____________________________________|

Например, унифицированная форма "Приказ о реорганизации организации" будет иметь следующий код:

02 02 620 001

| | | |

Унифицированная система ОРД _________________| | | |

Документация по реорганизации организации ___________| | |

Приказ ______________________________________________________| |

Приказ о реорганизации организации ___________________________________|

В данном примере унифицированная форма "Приказ о реорганизации организации" имеет код 0202620001, где 02 - унифицированная система ОРД, 02 - подсистема "Документация по реорганизации организации", 620 - вид документа "Приказ", 001 - порядковый номер формы документа "Приказ о реорганизации организации" в пределах подсистемы "Документация по реорганизации организации".

Код унифицированной формы проставляется при необходимости на соответствующих организационно-распорядительных документах.

Состав реквизитов, порядок их расположения и оформления на бланке документа должны соответствовать Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

КЛАССИФИКАТОР ПОДСИСТЕМ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В УСОРД

----+----------------------------------------------------------------------

Код¦ Наименование подсистемы

----+----------------------------------------------------------------------

01 Документация по созданию организации

02 Документация по реорганизации организации

03 Документация по ликвидации организации

04 Документация по приватизации государственных организаций

11 Документация по распорядительной деятельности организации

12 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности

организации

13 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности

организации

21 Документация по приему на работу

22 Документация по оформлению изменений трудовых отношений

23 Документация по увольнению с работы

24 Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска

25 Документация по оформлению поощрений

26 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

27 Документация по оформлению командировок

КЛАССИФИКАТОР ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В УСОРД

----------+----------------------------------------------------------------

Код вида¦ Название вида документа

документа¦

----------+----------------------------------------------------------------

030 Акт

130 График

230 Докладная записка

300 Должностная инструкция

260 Заявление

230 Объяснительная записка

240 Письмо-запрос

597 Положение

607 Правила

612 Представление

620 Приказ

630 Протокол

680 Распоряжение

725 Решение

840 Структура и штатная численность

910 Уведомление

930 Устав

КЛАССИФИКАТОР УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ,

ВХОДЯЩИХ В УСОРД

(Раздел 0200000000 Общегосударственного классификатора

Республики Беларусь "Унифицированные документы")

---------------------------------------------------------------------------

0201000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ

0201240001 Письмо об изготовлении печатей и штампов

0201597002 Положение об организации

0201620003 Приказ о создании организации

0201630004 Протокол собрания учредителей (участников) о создании

организации

0201725005 Решение собрания учредителей (участников) о создании

организации

0201930006 Устав организации

0202000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РЕОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

0202620001 Приказ о реорганизации организации

0202630002 Протокол собрания учредителей (участников) о реорганизации

организации

0202725003 Решение органа юридического лица о реорганизации организации

0202725004 Решение собрания учредителей (участников) о реорганизации

организации

0203000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

0203030001 Акт о ликвидации организации

0203620002 Приказ о ликвидации организации и создании ликвидационной

комиссии

0203630003 Протокол собрания учредителей (участников) о ликвидации

организации и создании ликвидационной комиссии

0203725004 Решение органа юридического лица о ликвидации организации и

создании ликвидационной комиссии

0203725005 Решение собрания учредителей (участников) о ликвидации

организации и создании ликвидационной комиссии

0204000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

0204620001 Приказ о создании комиссии по приватизации

0204630002 Протокол общего собрания трудового коллектива организации о

приватизации

0204725003 Решение органа юридического лица о приватизации

0204725004 Решение о создании комиссии по приватизации

0211000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

0211620001 Приказ по вопросам основной деятельности

0211620002 Приказ о распределении обязанностей между руководством

0211620003 Приказ о внесении изменений в распределение обязанностей между

руководством

0211620004 Приказ о внесении изменений в должностную(ые) инструкцию(ии)

0211620005 Приказ о внесении изменений в структуру и штатную численность

0211620006 Приказ о внесении изменений в штатное расписание

0211680007 Распоряжение по вопросам основной деятельности

0212000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

0212300001 Должностная инструкция

0212597002 Положение о структурном подразделении

0212607003 Правила внутреннего трудового распорядка

0212840004 Структура и штатная численность

0213000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОПЕРАТИВНО-ИНФОРМАЦИОННОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

0221000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИЕМУ НА РАБОТУ

0221260001 Заявление о приеме на работу

0221620002 Приказ о приеме на работу (назначении на должность)

0221680003 Распоряжение о приеме на работу (назначении на должность)

0222000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЙ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

0222230001 Докладная записка о переводе (перемещении) на другую работу

0222260002 Заявление о переводе на другую работу

0222260003 Заявление о заключении нового трудового договора (контракта)

0222260004 Заявление о продлении трудового договора (контракта)

0222612005 Представление о переводе (перемещении) на другую работу

0222620006 Приказ о переводе (перемещении) на другую работу

0222620007 Приказ о заключении нового трудового договора (контракта)

0222620008 Приказ о переводе работника на контрактную форму найма

0222620009 Приказ о продлении трудового договора (контракта)

0222620010 Распоряжение о переводе (перемещении) на другую работу

0222680011 Распоряжение о заключении нового трудового договора (контракта)

0222680012 Распоряжение о переводе работника на контрактную форму найма

0222680013 Распоряжение о продлении трудового договора (контракта)

0222910014 Уведомление работнику о заключении нового трудового контракта

0222910015 Уведомление работнику о переводе на контрактную форму найма

0222910016 Уведомление работнику о продлении трудового договора

(контракта)

0223000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УВОЛЬНЕНИЮ С РАБОТЫ

0223260001 Заявление об увольнении с работы (освобождении от занимаемой

должности)

0223240002 Письмо профсоюзу о согласии на увольнение работника

0223240003 Письмо об увольнении работника в порядке перевода к другому

нанимателю

0223620004 Приказ об увольнении с работы (освобождении от занимаемой

должности)

0223680005 Распоряжение об увольнении с работы (освобождении от занимаемой

должности)

0223910006 Уведомление работнику об увольнении

0223910007 Уведомление профсоюзу об увольнении работника

0224000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ОТПУСКОВ И ОТЗЫВУ ИЗ ОТПУСКА

0224130001 График трудовых отпусков

0224260002 Заявление о предоставлении отпуска

0224260003 Заявление о согласии на отзыв из отпуска

0224620004 Приказ о предоставлении отпуска

0224620005 Приказ об отзыве работника из отпуска

0224680006 Распоряжение о предоставлении отпуска

0224680007 Распоряжение об отзыве работника из отпуска

0225000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПООЩРЕНИЙ

0225230001 Докладная записка о поощрении

0225612002 Представление о поощрении

0225620003 Приказ о поощрении (для одного мотива поощрения)

0225620004 Приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения)

0225680005 Распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения)

0225680006 Распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрения)

0226000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ

0226030001 Акт об отказе работника от ознакомления с приказом

(распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания

0226230002 Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

0226230003 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

0226620004 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида

нарушения)

0226620005 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов

нарушения)

0226680006 Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для одного

вида нарушения)

0226680007 Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для разных

видов нарушения)

0227000000 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ КОМАНДИРОВОК

0227230001 Докладная записка о командировании

0227620002 Приказ о командировании

0227680003 Распоряжение о командировании

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ

Письмо об изготовлении печатей и штампов

________________________

Код по ОКУД 0201240001

Наименование организации Наименование органа внутренних дел

Почтовый адрес

Коммуникационные

и коммерческие данные

___________ N __________

На N ______ от _________

Об изготовлении печатей и

штампов

Просим выдать разрешение на изготовление печатей и штампов в связи с

___________________________________________________________________________

мотив для получения разрешения

___________________________________________________________________________

Разрешение на изготовление печатей и штампов доверяется получить

__________________________________________________________________, паспорт

фамилия, имя, отчество

__________ N __________, выдан ____________________________________________

дата выдачи паспорта

___________________________________________________________________________

наименование органа, выдавшего паспорт

Приложение: 1. Копия свидетельства о регистрации на ... л. в ... экз.

2. Копия Устава (Положения) на ... л. в ... экз.

3. Образцы печатей и штампов на ... л. в ... экз.

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

1-я лекция
ДО

Положение об организации

________________________

Код по ОКУД 0201597002

Наименование организации УТВЕРЖДЕНО

ПОЛОЖЕНИЕ _____________________________

название вида документа

______________ N ____________ ______________ N ____________

Место составления

О ________________________________

наименование организации

Структура текста

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения. Связи

Контроль, проверка и ревизия деятельности

Реорганизация и ликвидация

Визы

Приказ о создании организации

________________________

Код по ОКУД 0201620003

Наименование организации

ПРИКАЗ

___________ N __________

Место издания

О создании __________________________

наименование организации

В целях ______________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать ___________________________________________________________

наименование организации

2. Назначить _________________________________________________________

фамилия, имя, отчество

на должность ______________________________________________________________

наименование должности

Контроль за исполнением приказа возложить на _________________________

___________________________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Протокол собрания учредителей (участников)

о создании организации

________________________

Код по ОКУД 0201630004

ПРОТОКОЛ

_____________ N __________

Место издания

собрания учредителей

(участников) о создании

__________________________

наименование организации

Председатель - Инициалы, фамилия

Секретарь - Инициалы, фамилия

Количество учредителей - ... человек

Присутствовали - ... человек (список прилагается)

Приглашенные - ... человек (список прилагается)

Повестка дня:

О создании ___________________________________________________________

наименование организации

___________________________________________________________________________

форма изложения - доклад, сообщение, информация

___________________________________________________________________________

должность, инициалы, фамилия докладчика

СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - текст доклада (сообщения, информации) прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1. Создать ___________________________________________________________

наименование организации

2. ___________________________________________________________________

Голосовали: "за" ... человек

"против" ... человек

"воздержались" ... человек

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

--------------------------------

Указывается при необходимости.

Особенности подписания документов, образующихся в деятельности

отдельных организаций, регулируются законодательством Республики Беларусь.

Решение собрания учредителей (участников)

о создании организации

________________________

Код по ОКУД 0201725005

РЕШЕНИЕ

_____________ N __________

Место издания

собрания учредителей

(участников) о создании

__________________________

наименование организации

__________________________

В целях ______________________________________________________________

основание

собрание учредителей (участников) РЕШИЛО:

1. _________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Визы

Устав организации

________________________

Код по ОКУД 0201930006

Наименование организации УТВЕРЖДЕНО

УСТАВ _____________________________

название вида документа

_____________ N ___________ _____________ N _____________

Место составления

___________________________

наименование организации

Структура текста

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения. Связи

Производственно-хозяйственная деятельность

Имущество и средства

Контроль, проверка и ревизия деятельности

Реорганизация и ликвидация

Визы

--------------------------------

Может дополняться другими сведениями, предусмотренными

законодательством о юридических лицах соответствующего вида.

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РЕОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Приказ о реорганизации организации

________________________

Код по ОКУД 0202620001

Наименование организации

ПРИКАЗ

_____________ N __________

Место издания

О _______________________

форма реорганизации

___________________________

наименование организации

В связи _____________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ___________________________________________________________________

форма реорганизации, наименование организации

2. Контроль за исполнением приказа возложить на ______________________

___________________________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Протокол собрания учредителей (участников)

о реорганизации организации

________________________

Код по ОКУД 0202630002

ПРОТОКОЛ

_________ N __________

Место составления

собрания учредителей

(участников)

Председатель - Инициалы, фамилия

Секретарь - Инициалы, фамилия

Количество учредителей (участников) - ... человек

Присутствовали - ... человек (список прилагается)

Приглашенные - ... человек (список прилагается)

Повестка дня:

О ____________________________________________________________________

форма реорганизации, наименование организации

___________________________________________________________________________

форма изложения - доклад, сообщение, информация

___________________________________________________________________________

должность, инициалы, фамилия докладчика

СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - текст доклада (сообщения, информации) прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1. ___________________________________________________________________

форма реорганизации, наименование организации

___________________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Голосовали: "за" ... человек

"против" ... человек

"воздержались" ... человек

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

--------------------------------

Указывается при необходимости.

Решение органа юридического лица о реорганизации организации

________________________

Код по ОКУД 0202725003

Наименование организации

Наименование органа

юридического лица

РЕШЕНИЕ

_____________ N __________

Место издания

О ________________________

форма реорганизации

__________________________

наименование организации

В целях ______________________________________________________________

основание

______________________________________ РЕШИЛ (РЕШИЛО):

наименование органа юридического лица

1. ___________________________________________________________________

форма реорганизации, наименование организации

2. ___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя органа

юридического лица Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Визы

Решение собрания учредителей (участников)

о реорганизации организации

________________________

Код по ОКУД 0202725004

Наименование организации

РЕШЕНИЕ

_____________ N __________

Место издания

собрания учредителей

(участников)

О ________________________

форма реорганизации

__________________________

наименование организации

В целях ______________________________________________________________

основание

собрание учредителей (участников) _________________________________ РЕШИЛО:

наименование организации

1. ___________________________________________________________________

форма реорганизации, наименование организации

2. ___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Визы

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Акт о ликвидации организации

_________________________

Код по ОКУД 0203030001

Наименование организации

АКТ

_____________ N __________

Место составления

О ликвидации

__________________________

наименование организации

__________________________

Основание: ________________________________________________________________

________________________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель - ____________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Члены комиссии: 1. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

___________________________________________________________________________

текст

___________________________________________________________________________

Составлен в ... экземплярах:

1-й экземпляр - ...

2-й экземпляр - ...

3-й экземпляр - ...

Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии: Подписи Расшифровки подписей

Приказ о ликвидации организации и создании

ликвидационной комиссии

__________________________

Код по ОКУД 0203620002

Наименование организации

ПРИКАЗ

___________ N __________

Место составления

О ликвидации ____________________________

наименование организации

_________________________________________

и создании ликвидационной комиссии

В связи с ____________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ликвидировать _____________________________________________________

наименование организации

___________________________________________________________________________

Срок ликвидации ______________________________________________________

дата

2. Создать ликвидационную комиссию в составе:

Председатель - ____________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Члены комиссии: 1. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. Председателю комиссии _____________________________________________

инициалы, фамилия

представить на утверждение акт ликвидационной комиссии.

Срок представления ___________________________________________________

дата

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Протокол собрания учредителей (участников)

о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии

________________________

Код по ОКУД 0203630003

ПРОТОКОЛ

____________ N __________

Место составления

собрания учредителей

(участников)

Председатель - Инициалы, фамилия

Секретарь - Инициалы, фамилия

Количество учредителей (участников) - ... человек

Присутствовали - ... человек (список прилагается)

Повестка дня:

О ликвидации _________________________________________________________

наименование организации

и создании ликвидационной комиссии.

___________________________________________________________________________

форма изложения - доклад, сообщение, информация

___________________________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия докладчика

СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - текст доклада (сообщения, информации) прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

1. Ликвидировать _____________________________________________________

наименование организации

___________________________________________________________________________

Срок ликвидации ______________________________________________________

дата

2. Создать ликвидационную комиссию в составе:

Председатель - ____________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Члены комиссии: 1. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. Председателю комиссии _____________________________________________

инициалы, фамилия

представить на утверждение акт ликвидационной комиссии.

Срок представления ___________________________________________________

дата

4. ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Голосовали: "за" ... человек

"против" ... человек

"воздержались" ... человек

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

--------------------------------

Указывается при необходимости.

Решение органа юридического лица о ликвидации организации

и создании ликвидационной комиссии

________________________

Код по ОКУД 0203725004

Наименование организации

Наименование органа

юридического лица

РЕШЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О ликвидации

____________________________________

наименование организации

____________________________________

и создании ликвидационной комиссии

В связи с ____________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

_______________________________________ РЕШИЛ (РЕШИЛО):

наименование органа юридического лица

1. Ликвидировать _____________________________________________________

наименование организации

2. Создать ликвидационную комиссию в составе:

Председатель - ____________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Члены комиссии: 1. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. Председателю комиссии _____________________________________________

инициалы, фамилия

представить на утверждение акт ликвидационной комиссии.

Срок представления ___________________________________________________

дата

Наименование должности руководителя

органа юридического лица Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Визы

Решение собрания учредителей (участников) о ликвидации

организации и создании ликвидационной комиссии

________________________

Код по ОКУД 0203725005

Наименование организации

РЕШЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

собрания учредителей

(участников) о ликвидации

____________________________________

наименование организации

____________________________________

и создании ликвидационной комиссии

В связи с ____________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

собрание учредителей (участников) _________________________________ РЕШИЛО:

наименование организации

1. Ликвидировать _____________________________________________________

наименование организации

Срок ликвидации ______________________________________________________

дата

2. Создать ликвидационную комиссию в составе:

Председатель - ____________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Члены комиссии: 1. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ________________________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. Председателю комиссии _____________________________________________

инициалы, фамилия

представить на утверждение акт ликвидационной комиссии.

Срок представления ___________________________________________________

дата

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Визы

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Приказ о создании комиссии по приватизации

_________________________

Код по ОКУД 0204620001

Наименование органа

приватизации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О создании комиссии

по приватизации

__________________________________

наименование организации

__________________________________

В целях ______________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по приватизации __________________________________

полное наименование и адрес

________________________________________________________________ в составе:

объекта приватизации

Председатель - _________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Секретарь - _____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Члены комиссии:

Представители органа приватизации:

1. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Представители налоговых органов:

1. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Представители администрации _______________________________________________

наименование организации - объекта приватизации

1. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Представители трудового коллектива ________________________________________

наименование структурного подразделения

1. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. ____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. Комиссии по приватизации:

2.1. Осуществить _____________________________________________________

вид реструктуризации

реструктуризацию __________________________________________________________

наименование объекта приватизации

путем выделения из его состава в качестве самостоятельных объектов

приватизации следующих структурных подразделений без образования

юридического лица: ________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

2.2. Окончательно определить структуру _______________________________

наименование

___________________________________________________________________________

объекта приватизации

О результатах проделанной работы информировать _______________________

наименование

___________________________________________________________________________

органа приватизации

Срок исполнения - _________________________

дата

2.3. Представить _____________________________________________ проекты

наименование органа приватизации

приватизации: _____________________________________________________________

наименования структурных подразделений

___________________________________________________________________________

Срок исполнения - ________________________

дата

2.4. Произвести оценку имущества по состоянию на _____________________

дата

Срок представления - ________________________

дата

2.5. Представить _______________________________________ окончательный

наименование органа приватизации

проект приватизации _______________________________________________________

наименование объекта приватизации

Срок исполнения - _________________________

дата

Наименование должности

руководителя

органа приватизации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Протокол общего собрания трудового коллектива

организации о приватизации

________________________

Код по ОКУД 0204630002

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

_________ N __________

Место составления

общего собрания

трудового коллектива

_________________________

наименование организации

Председатель - Инициалы, фамилия

Секретарь - Инициалы, фамилия

Списочная численность работников - ... человек

Присутствовали - ... человек (список прилагается)

Приглашенные - ... человек (список прилагается)

Повестка дня:

1. О приватизации (преобразовании) ___________________________________

наименование организации

в _________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

форма изложения - доклад, сообщение, информация

___________________________________________________________________________

должность, инициалы, фамилия докладчика

2. О выборе лица (группы лиц) уполномоченного(ых) представлять

интересы инициатора приватизации (преобразования) - трудового коллектива

организации (предприятия).

___________________________________________________________________________

форма изложения - доклад, сообщение, информация

___________________________________________________________________________

должность, инициалы, фамилия докладчика

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - текст доклада (сообщения, информации) прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1. Приватизировать (преобразовать) _________________________________

наименование организации

___________________________________________________ в _____________________

___________________________________________________________________________

1.2. _________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Голосовали: "за" ... человек

"против" ... человек

"воздержались" ... человек

2. СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы - текст доклада (сообщения, информации) прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

Фамилия, инициалы - краткая запись выступления.

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

2.1. ______________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

2.2. ______________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Голосовали: "за" ... человек

"против" ... человек

"воздержались" ... человек

Председатель Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Решение органа юридического лица о приватизации

________________________

Код по ОКУД 0204725003

Наименование организации

Наименование органа

юридического лица

РЕШЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О приватизации

__________________________

наименование организации

__________________________

В связи с ____________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

_______________________________________________ РЕШИЛ (РЕШИЛО):

наименование органа юридического лица

1. Приватизировать ___________________________________________________

наименование организации

2. ___________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя органа

юридического лица Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Визы

Решение о создании комиссии по приватизации

________________________

Код по ОКУД 0204725004

Наименование органа

приватизации

РЕШЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О создании комиссии

по приватизации

________________________

наименование организации

В связи с ____________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

_______________________________________________ РЕШИЛ (РЕШИЛО):

наименование органа приватизации

1. Создать комиссию по приватизации __________________________________

полное наименование и адрес

_______________________________________________________ в составе:

объекта приватизации

Председатель - _________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Секретарь - _____________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Члены комиссии:

Представители органа приватизации:

1. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Представители налоговых органов:

1. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Представители администрации _______________________________________________

наименование организации - объекта приватизации

1. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

Представители трудового коллектива ________________________________________

наименование структурного подразделения

1. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

3. ___________________________________________

наименование должности, инициалы, фамилия

2. Комиссии по приватизации:

2.1. Осуществить _____________________________________________________

вид реструктуризации

реструктуризацию __________________________________________________________

наименование объекта приватизации

путем выделения из его состава в качестве самостоятельных объектов

приватизации следующих структурных подразделений без образования

юридического лица: ________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

2.2. Окончательно определить структуру _______________________________

наименование

___________________________________________________________________________

объекта приватизации

О результатах проделанной работы информировать _______________________

наименование

___________________________________________________________________________

органа приватизации

Срок исполнения - _________________________

дата

2.3. Представить _____________________________________________ проекты

наименование органа приватизации

приватизации: _____________________________________________________________

наименования структурных подразделений

___________________________________________________________________________

Срок исполнения - ________________________

дата

2.4. Произвести оценку имущества по состоянию на _____________________

дата

Срок представления - ________________________

дата

2.5. Представить _______________________________________ окончательный

наименование органа приватизации

проект приватизации _______________________________________________________

наименование объекта приватизации

Срок исполнения - _________________________

дата

Наименование должности

руководителя

органа приватизации Подпись Расшифровка подписи

Визы

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Приказ по вопросам основной деятельности

________________________

Код по ОКУД 0211620001

Наименование организации

ПРИКАЗ

____________ N __________

Место издания

О ________________________________

______________________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Наименование должности

Руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Приказ о распределении обязанностей между руководством

________________________

Код по ОКУД 0211620002

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О распределении обязанностей

между руководством

______________________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить следующее распределение обязанностей:

1. ___________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Приказ о внесении изменений в распределение

обязанностей между руководством

________________________

Код по ОКУД 0211620003

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О внесении изменений в

распределение обязанностей

между руководством

______________________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в распределение обязанностей между руководством следующие

изменения:

1. ___________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Приказ о внесении изменений в должностную(ые)

инструкцию(ии)

________________________

Код по ОКУД 0211620004

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О внесении изменений

в должностную(ые) инструкцию(ии)

________________________________________

наименование должности(ей) работника(ов)

______________________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в должностную(ые) инструкцию(ии) ______________________________

___________________________________________________________________________

наименование должности(ей) работника(ов)

следующие изменения:

1. ___________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Приказ о внесении изменений в структуру

и штатную численность

________________________

Код по ОКУД 0211620005

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О внесении изменений в структуру

и штатную численность

______________________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в структуру и штатную численность следующие изменения:

1. ___________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

________________________

Код по ОКУД 0211620006

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О внесении изменений

в штатное расписание

______________________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное расписание следующие изменения:

1. ___________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Распоряжение по вопросам основной деятельности

________________________

Код по ОКУД 0211680007

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О ________________________________

_______________________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

ОБЯЗЫВАЮ (ПРЕДЛАГАЮ):

1. ___________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНОМУ

РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Должностная инструкция

________________________

Код по ОКУД 0212300001

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ Наименование должности

ИНСТРУКЦИЯ руководителя организации

____________ N __________ Подпись Расшифровка

подписи

Место составления Дата

___________________________________

наименование должности работника

Структура текста

Общие положения

Должностные обязанности

Права

Взаимоотношения (связи по должности)

Оценка работы и ответственность

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Визы

С инструкцией ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Положение о структурном подразделении

________________________

Код по ОКУД 0212597002

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности

руководителя организации

_____________ N __________

Подпись Расшифровка

Место составления подписи

Дата

О _______________________________________

наименование структурного подразделения

Структура текста

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права

Взаимоотношения. Связи

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Визы

Правила внутреннего трудового распорядка

________________________

Код по ОКУД 0212607003

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

ПРАВИЛА Наименование должности

руководителя организации

____________ N __________

Подпись Расшифровка

Место составления подписи

Дата

внутреннего трудового распорядка

Структура текста

Общие положения

Порядок приема, перевода и увольнения работников

Основные обязанности работников

Основные обязанности нанимателя

Рабочее время и его использование

Поощрение за успехи в работе

Взыскания за нарушение трудовой дисциплины

Внутриобъектный режим

Наименование должности

руководителя

кадровой службы Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

выборного профсоюзного органа

_____________ N __________

Визы

Структура и штатная численность

________________________

Код по ОКУД 0212840004

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

СТРУКТУРА Наименование должности

И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ руководителя организации

_________ N __________ Подпись Расшифровка

подписи

Место составления Дата

-------------------------------------+------------------------------------¬

¦ Наименование структурного ¦ Штатная численность ¦

¦ подразделения и должности ¦ ¦

+------------------------------------+------------------------------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦

+------------------------------------+------------------------------------+

¦ ¦ ¦

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИЕМУ НА РАБОТУ

Заявление о приеме на работу

________________________

Код по ОКУД 0221260001

ЗАЯВЛЕНИЕ Наименование должности,

фамилия и инициалы

_________ N __________ руководителя организации

Фамилия, имя, отчество автора,

его домашний адрес, телефон

Резолюция

Прошу принять меня ___________________________________________________

наименование должности (профессии),

___________________________________________________________________________

квалификационный разряд (класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

______________

дата

Подпись Расшифровка подписи

Визы

Приказ о приеме на работу (назначении на должность)

________________________

Код по ОКУД 0221620002

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О приеме на работу

(назначении на должность)

ПРИНЯТЬ (НАЗНАЧИТЬ):

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество

на ________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

дата приема

___________________________________________________________________________

вид приема

___________________________________________________________________________

тарифная ставка (оклад)

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о приеме на работу (назначении на должность)

________________________

Код по ОКУД 0221680003

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О приеме на работу

(назначении на должность)

ПРИНЯТЬ (НАЗНАЧИТЬ):

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество

на ________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

дата приема

___________________________________________________________________________

вид приема

___________________________________________________________________________

тарифная ставка (оклад)

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЙ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

Докладная записка о переводе (перемещении)

на другую работу

________________________

Код по ОКУД 0222230001

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Резолюция

_________ N __________

Место составления

О переводе (перемещении)

на другую работу

______________________________________________________________________

обоснование необходимости перевода (перемещения)

В связи с изложенным прошу перевести _________________________________

фамилия, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

на ________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

вид перевода (перемещения)

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Визы

Заявление о переводе на другую работу

________________________

Код по ОКУД 0222260002

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ЗАЯВЛЕНИЕ

Резолюция

_________ N __________

Прошу перевести меня _________________________________________________

наименование должности (профессии)

___________________________________________________________________________

квалификационный разряд (класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

с _________________________________________________________________________

дата перевода

в связи с _________________________________________________________________

причина перевода

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Визы

Заявление о заключении нового трудового договора (контракта)

________________________

Код по ОКУД 0222260003

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ЗАЯВЛЕНИЕ

Резолюция

_________ N __________

В связи с истечением срока трудового договора (контракта)

от _________________________________ N ____________________________________

дата индекс

прошу заключить со мной новый трудовой договор (контракт)

на _______________ с ________________________ по __________________________

срок дата дата

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Визы

Заявление о продлении трудового договора (контракта)

________________________

Код по ОКУД 0222260004

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ЗАЯВЛЕНИЕ

Резолюция

___________ N __________

В связи с истечением срока трудового договора (контракта)

от _________________________________ N ____________________________________

дата индекс

прошу продлить со мной трудовой договор (контракт)

на _______________ с ________________________ по __________________________

срок дата дата

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Визы

Представление о переводе (перемещении) на другую работу

________________________

Код по ОКУД 0222612005

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

Резолюция

_________ N __________

Место составления

О переводе (перемещении)

на другую работу

______________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

стаж работы в данной организации (на предприятии)

___________________________________________________________________________

оценка производственной деятельности

___________________________________________________________________________

повышение профессионального уровня

___________________________________________________________________________

основание для перевода (перемещения)

на ________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

вид перевода (перемещения)

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Визы

Приказ о переводе (перемещении) на другую работу

________________________

Код по ОКУД 0222620006

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О переводе (перемещении)

на другую работу

ПЕРЕВЕСТИ (ПЕРЕМЕСТИТЬ):

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

на ________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

дата перевода (перемещения)

___________________________________________________________________________

вид перевода (перемещения)

___________________________________________________________________________

тарифная ставка (оклад)

в связи с _________________________________________________________________

причина перевода (перемещения)

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приказ о заключении нового трудового договора (контракта)

________________________

Код по ОКУД 0222620007

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О заключении нового трудового

договора (контракта)

ЗАКЛЮЧИТЬ:

с ____________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

новый трудовой договор (контракт) на ______________________________________

срок

с _________________________________ по ____________________________________

дата дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приказ о переводе работника на контрактную форму найма

________________________

Код по ОКУД 0222620008

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О переводе на контрактную

форму найма

В связи с ____________________________________________________________

причина перевода

ПЕРЕВЕСТИ:

___________________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

работающего по трудовому договору от _________________ N __________________

дата индекс

на контрактную форму найма и заключить с ним контракт

на _______________ с ________________________ по __________________________

срок дата дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приказ о продлении трудового договора (контракта)

________________________

Код по ОКУД 0222620009

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О продлении трудового

договора (контракта)

ПРОДЛИТЬ:

с ____________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

трудовой договор (контракт) от __________ N __________ на _________________

срок

с _________________________________ по ____________________________________

дата дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о переводе (перемещении) на другую работу

________________________

Код по ОКУД 0222620010

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О переводе (перемещении)

на другую работу

ПЕРЕВЕСТИ (ПЕРЕМЕСТИТЬ):

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

на ________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

дата перевода (перемещения)

___________________________________________________________________________

вид перевода (перемещения)

___________________________________________________________________________

тарифная ставка (оклад)

в связи с _________________________________________________________________

причина перевода (перемещения)

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о заключении нового трудового договора (контракта)

________________________

Код по ОКУД 0222680011

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О заключении нового трудового

договора (контракта)

ЗАКЛЮЧИТЬ:

с ____________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

новый трудовой договор (контракт) на ______________________________________

срок

с _________________________________ по ____________________________________

дата дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о переводе работника на контрактную форму найма

________________________

Код по ОКУД 0222680012

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О переводе на контрактную

форму найма

В связи с ____________________________________________________________

причина перевода

ПЕРЕВЕСТИ:

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

работающего по трудовому договору от _________________ N __________________

дата индекс

на контрактную форму найма и заключить с ним контракт

на _______________ с ________________________ по __________________________

срок дата дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о продлении трудового договора (контракта)

________________________

Код по ОКУД 0222680013

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О продлении трудового

договора (контракта)

ПРОДЛИТЬ:

с ____________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

трудовой договор (контракт) от __________ N __________ на _________________

срок

с _________________________________ по ____________________________________

дата дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Уведомление работнику о заключении нового трудового

договора (контракта)

________________________

Код по ОКУД 0222910014

Наименование организации Наименование структурного

подразделения,

УВЕДОМЛЕНИЕ наименование должности

(профессии) работника,

_________ N __________ фамилия, имя, отчество работника

Место составления

О заключении нового трудового

договора (контракта)

Срок трудового договора (контракта) от _____________ N _______________

дата индекс

заключенного между ________________________________________________________

наименование организации

и Вами на _________________________________________________________________

срок действующего договора (контракта)

истекает _________________________

дата

Предлагаем Вам заключить новый трудовой договор (контракт)

на _______________ с ________________________ по __________________________

срок дата дата

___________________________________________________________________________

условия заключения договора (контракта)

Просим сообщить в письменной форме о Вашем согласии или

несогласии на продление трудовых отношений на предложенных условиях до

___________________

дата

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Уведомление работнику о переводе на контрактную форму найма

________________________

Код по ОКУД 0222910015

Наименование организации Наименование структурного

подразделения,

УВЕДОМЛЕНИЕ наименование должности

(профессии) работника,

_________ N __________ фамилия, имя, отчество работника

Место составления

О переводе на контрактную

форму найма

В связи с ____________________________________________________________

причина перевода

и на основании ____________________________________________________________

пункт, статья и наименование нормативного правового акта

принято решение о заключении с Вами контракта на __________________________

срок

с ___________________________________ по __________________________________

дата дата

Просим письменно выразить свое согласие или несогласие на заключение

контракта до ______________________

дата

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Уведомление работнику о продлении трудового

договора (контракта)

________________________

Код по ОКУД 0222910016

Наименование организации Наименование структурного

подразделения,

УВЕДОМЛЕНИЕ наименование должности

(профессии) работника,

____________ N __________ фамилия, имя, отчество работника

Место составления

О продлении трудового

договора (контракта)

Срок трудового договора (контракта) от _____________ N _______________

дата индекс

заключенного между ________________________________________________________

наименование организации

и Вами на _________________________________________________________________

срок действующего договора (контракта)

истекает ____________________

дата

Предлагаем Вам продлить новый трудовой договор (контракт)

на _______________ с ________________________ по __________________________

срок дата дата

___________________________________________________________________________

условия заключения договора (контракта)

Просим сообщить в письменной форме о Вашем согласии или

несогласии на продление трудовых отношений на предложенных условиях до

____________________

дата

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УВОЛЬНЕНИЮ С РАБОТЫ

Заявление об увольнении с работы

(освобождении от занимаемой должности)

________________________

Код по ОКУД 0223260001

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ЗАЯВЛЕНИЕ

_________ N __________ Резолюция

Прошу уволить меня с работы (освободить от занимаемой должности)

___________________________________________________________________________

дата увольнения

___________________________________________________________________________

основание увольнения

___________________________________________________________________________

причина увольнения

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Визы

Письмо профсоюзу о согласии на увольнение работника

________________________

Код по ОКУД 0223240002

Наименование организации Наименование выборного

Почтовый адрес профсоюзного органа

Коммуникационные данные

Коммерческие данные

_________ N __________

На N ____ от _________

О согласии на увольнение

______________________________________________________________________

изложение причин и обоснование увольнения работника

В связи с изложенным просим дать согласие на увольнение

___________________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

пункт, статья Трудового кодекса Республики Беларусь

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Письмо об увольнении работника в порядке

перевода к другому нанимателю

________________________

Код по ОКУД 0223240003

Наименование организации Адресат

Почтовый адрес

Коммуникационные данные

Коммерческие данные

_________ N __________

На N ____ от _________

Об увольнении в

порядке перевода

Просим уволить _______________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

в порядке перевода в ______________________________________________________

наименование организации

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Приказ об увольнении с работы

(освобождении от занимаемой должности)

________________________

Код по ОКУД 0223620004

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

Об увольнении с работы

(освобождении от занимаемой

должности)

УВОЛИТЬ (ОСВОБОДИТЬ ОТ ЗАНИМАЕМОЙ ДОЛЖНОСТИ):

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

дата увольнения

___________________________________________________________________________

основание увольнения

___________________________________________________________________________

пункт, статья Трудового кодекса Республики Беларусь

___________________________________________________________________________

причина увольнения

Трудовой отпуск использован по _______________________________________

дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение об увольнении с работы

(освобождении от занимаемой должности)

________________________

Код по ОКУД 0223680005

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

Об увольнении с работы

(освобождении от занимаемой

должности)

УВОЛИТЬ (ОСВОБОДИТЬ ОТ ЗАНИМАЕМОЙ ДОЛЖНОСТИ):

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

дата увольнения

___________________________________________________________________________

основание увольнения

___________________________________________________________________________

пункт, статья Трудового кодекса Республики Беларусь

___________________________________________________________________________

причина увольнения

Трудовой отпуск использован по _______________________________________

дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Уведомление работнику об увольнении

________________________

Код по ОКУД 0223910006

Наименование организации Наименование структурного

подразделения,

УВЕДОМЛЕНИЕ наименование должности

(профессии) работника,

_________ N __________ фамилия, имя, отчество работника

Место составления

Об увольнении

В связи с ____________________________________________________________

основание увольнения

Вы будете уволены _________________________________________________________

дата увольнения

___________________________________________________________________________

пункт, статья Трудового кодекса Республики Беларусь

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

Уведомление профсоюзу об увольнении работника

________________________

Код по ОКУД 0223910007

Наименование организации Наименование выборного

профсоюзного органа

УВЕДОМЛЕНИЕ

_________ N __________

Место составления

Об увольнении

______________________________________________________________________

изложение причин и обоснование увольнения работника

В связи с изложенным _________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

будет уволен ______________________________________________________________

дата увольнения

___________________________________________________________________________

пункт, статья Трудового кодекса Республики Беларусь

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ОТПУСКОВ

И ОТЗЫВУ ИЗ ОТПУСКА

График трудовых отпусков

______________________

Код по ОКУД 0224130001

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ Наименование должности

руководителя организации

___________ N __________

Подпись Расшифровка

подписи

Место составления Дата

на ______ год

------+--------+-------+--------------------------------------+-----------¬

¦ Та- ¦Фамилия,¦ Долж- ¦ Месяц ¦ Основание ¦

¦бель-¦ имя, ¦ ность +--------------------------------------+ изменения ¦

¦ ный ¦отчество¦ ¦ по графику ¦ графика ¦

¦номер¦ ¦ +--------------------------------------+ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ фактически ¦ ¦

¦ ¦ ¦ +--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T---+----+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦9 ¦10¦11 ¦ 12 ¦ ¦

+-----+--------+-------+--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+---+----+-----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

+-----+--------+-------+--T--T--T--T--T--T--T--T--T--T---+----+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ +--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+---+----+ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-----+--------+-------+--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+---+----+-----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

Наименование должности

руководителя кадровой службы Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

выборного профсоюзного органа

________________ N __________

Визы

Заявление о предоставлении отпуска

________________________

Код по ОКУД 0224260002

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ЗАЯВЛЕНИЕ

Резолюция

_________ N __________

Прошу предоставить мне _______________________________________________

вид отпуска

на ________________________________________________________________________

количество календарных дней отпуска

с _________________________________________________________________________

начальная дата отпуска

___________________________________________________________________________

основание

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Визы

Заявление о согласии на отзыв из отпуска

________________________

Код по ОКУД 0224260003

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ЗАЯВЛЕНИЕ

Резолюция

_________ N __________

Согласен на отзыв из отпуска с __________________

дата

Прошу неиспользованную часть трудового отпуска _______________________

___________________________________________________________________________

форма использования (компенсации)

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Приказ о предоставлении отпуска

________________________

Код по ОКУД 0224620004

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О предоставлении отпуска

ПРЕДОСТАВИТЬ:

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

вид отпуска

на ________________________________________________________________________

количество календарных дней отпуска

с _______________________________ по ______________________________________

дата дата

за период с ____________________________ по _______________________________

дата дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приказ об отзыве работника из отпуска

________________________

Код по ОКУД 0224620005

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

по личному составу

В связи с ____________________________________________________________

причина отзыва из отпуска

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать __________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

из отпуска с ______________________________________________________________

дата

2. Неиспользованную часть трудового отпуска __________________________

___________________________________________________________________________

форма использования (компенсации)

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о предоставлении отпуска

________________________

Код по ОКУД 0224680006

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

О предоставлении отпуска

ПРЕДОСТАВИТЬ:

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

вид отпуска

на ________________________________________________________________________

количество календарных дней отпуска

с _______________________________ по ______________________________________

дата дата

за период с ____________________________ по _______________________________

дата дата

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение об отзыве работника из отпуска

________________________

Код по ОКУД 0224680007

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_________ N __________

Место издания

по личному составу

В связи с ____________________________________________________________

причина отзыва из отпуска

1. Отозвать __________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

из отпуска с ______________________________________________________________

дата

2. Неиспользованную часть трудового отпуска __________________________

___________________________________________________________________________

форма использования (компенсации)

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПООЩРЕНИЙ

Докладная записка о поощрении

________________________

Код по ОКУД 0225230001

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Резолюция

_________ N __________

Место составления

О поощрении

______________________________________________________________________

мотив поощрения

Прошу ________________________________________________________________

вид поощрения

___________________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Представление о поощрении

________________________

Код по ОКУД 0225612002

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

Резолюция

____________ N __________

Место составления

О поощрении

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

стаж работы в данной организации

___________________________________________________________________________

оценка производственной деятельности

___________________________________________________________________________

мотив поощрения

___________________________________________________________________________

основание

___________________________________________________________________________

вид поощрения

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Приказ о поощрении (для одного мотива поощрения)

________________________

Код по ОКУД 0225620003

Наименование организации

ПРИКАЗ

___________ N __________

Место издания

О поощрении

______________________________________________________________________

мотив поощрения

__________________________________

ВИД ПООЩРЕНИЯ

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения)

________________________

Код по ОКУД 0225620004

Наименование организации

ПРИКАЗ

___________ N __________

Место издания

О поощрении

__________________________________

ВИД ПООЩРЕНИЯ

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

мотив поощрения

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения)

________________________

Код по ОКУД 0225680005

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________ N __________

Место издания

О поощрении

______________________________________________________________________

мотив поощрения

__________________________________

ВИД ПООЩРЕНИЯ

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрения)

________________________

Код по ОКУД 0225680006

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________ N __________

Место издания

О поощрении

__________________________________

ВИД ПООЩРЕНИЯ

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

мотив поощрения

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ

Акт об отказе работника от ознакомления с приказом

(распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания

________________________

Код по ОКУД 0226030001

Наименование организации

АКТ

___________ N __________

Место составления

Об отказе от ознакомления

с приказом (распоряжением)

о наложении дисциплинарного

взыскания

Составлен _________________________________________________________________

наименование должности, наименование структурного подразделения,

_________________________________________________________________

инициалы и фамилия работника, составившего акт

Присутствовали: 1. ________________________________________________________

наименование должности, наименование структурного

________________________________________________________

подразделения, инициалы, фамилия

2. ________________________________________________________

наименование должности, наименование структурного

________________________________________________________

подразделения, инициалы, фамилия

______________________________________________________________________

наименование должности, наименование структурного подразделения,

___________________________________________________________________________

фамилия и инициалы работника

отказался от ознакомления с приказом (распоряжением)

от ________________________________ N _____________________________________

дата индекс

"_________________________________________________________________________"

заголовок приказа (распоряжения)

___________________________________________________________________________

мотив отказа

Подписи Расшифровки подписей

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

________________________

Код по ОКУД 0226230002

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Резолюция

_________ N __________

Место составления

О нарушении

трудовой дисциплины

______________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

дата нарушения

___________________________________________________________________________

вид нарушения

___________________________________________________________________________

наличие письменного объяснения причин нарушения

___________________________________________________________________________

мнение о дисциплинарном взыскании

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

________________________

Код по ОКУД 0226230003

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Резолюция

_________ N __________

Место составления

О нарушении трудовой дисциплины

______________________________________________________________________

дата нарушения

___________________________________________________________________________

вид нарушения

___________________________________________________________________________

обстоятельства и причины нарушения

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

(для одного вида нарушения)

________________________

Код по ОКУД 0226620004

Наименование организации

ПРИКАЗ

_________ N __________

Место издания

О наложении

дисциплинарного взыскания

______________________________________________________________________

вид нарушения

___________________________________________________________________________

дата нарушения

__________________________________

НАИМЕНОВАНИЕ ВЗЫСКАНИЯ

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

(для разных видов нарушения)

________________________

Код по ОКУД 0226620005

Наименование организации

ПРИКАЗ

___________ N __________

Место издания

О наложении

дисциплинарного взыскания

__________________________________

НАИМЕНОВАНИЕ ВЗЫСКАНИЯ

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

вид нарушения

___________________________________________________________________________

дата нарушения

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания

(для одного вида нарушения)

________________________

Код по ОКУД 0226680006

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________ N __________

Место издания

О наложении

дисциплинарного взыскания

______________________________________________________________________

вид нарушения

___________________________________________________________________________

дата нарушения

__________________________________

НАИМЕНОВАНИЕ ВЗЫСКАНИЯ

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания

(для разных видов нарушения)

________________________

Код по ОКУД 0226680007

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________ N __________

Место издания

О наложении

дисциплинарного взыскания

__________________________________

НАИМЕНОВАНИЕ ВЗЫСКАНИЯ

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд

(класс, категория)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

вид нарушения

___________________________________________________________________________

дата нарушения

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ КОМАНДИРОВОК

Докладная записка о командировании

________________________

Код по ОКУД 0227230001

Наименование Наименование должности,

структурного подразделения фамилия и инициалы

руководителя организации

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Резолюция

_________ N __________

Место составления

О командировании

______________________________________________________________________

обоснование необходимости и цель командировки

Прошу командировать __________________________________________________

наименование должности

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

место командировки

на _______________________ с ____________________ по ______________________

срок дата дата

Оплата командировочных расходов за счет ______________________________

источник финансирования

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Приказ о командировании

________________________

Код по ОКУД 0227620002

Наименование организации

ПРИКАЗ

___________ N __________

Место издания

О командировании

КОМАНДИРОВАТЬ:

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

место командировки

на _______________________ с ____________________ по ______________________

срок дата дата

___________________________________________________________________________

цель командировки

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

Распоряжение о командировании

________________________

Код по ОКУД 0227680003

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________ N __________

Место издания

О командировании

КОМАНДИРОВАТЬ:

______________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

___________________________________________________________________________

наименование должности (профессии)

___________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

___________________________________________________________________________

место командировки

на _______________________ с ____________________ по ______________________

срок дата дата

___________________________________________________________________________

цель командировки

Основание:

Наименование должности

руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Визы

С распоряжением ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Дата

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

19 января 2009 г. № 4

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

На основании Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» и Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

2. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., № 11).

3. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (далее – УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов организации» – перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее – табель).

Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме:

Примерная форма табеля унифицированных форм документов организации

	УТВЕРЖДАЮ __________________________________
	(наименование должности
	__________________________________
	руководителя организации)
	Подпись	Расшифровка подписи
	Дата

 

Наимено- вание формы документа	Дата утверждения, наименование организации (должностного лица), утвердившей форму документа	Подразделение (должностное лицо), ответственное за подготовку	Согласование			Подпись		Утвержде- ние		Печать		Перио- дичность составле- ния		Приме- чание
			внутреннее	внешнее
1	2	3	4	5	6		7		8		9		10

 

Наименование должности руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ)

Подпись

Расшифровка подписи

 

Примечание. Табель может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др.

 

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

дата;

регистрационный индекс;

подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

19. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

20. Каждый лист документа должен иметь поля:

левое – 30 мм;

правое – не менее 8 мм;

верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

 

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

35. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

36. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

37. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

38. Реквизит «Код организации».

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (далее – ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее – ОКЮЛП).

39. Реквизит «Код документа».

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее – ОКУД).

40. Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

41. Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

 

Например:
Министерство финансов Республики Беларусь	Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь

 

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться отдельный бланк.

42. Реквизит «Наименование структурного подразделения».

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

43. Реквизит «Почтовый адрес отправителя».

ХПочтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

 

Например:

ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск

 

44. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

45. Реквизит «Название вида документа».

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

46. Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

 

Например:

08.07.2008

 

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.

Даты в нормативных правовых актах Республики Беларусь оформляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

47. Реквизит «Регистрационный индекс».

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

48. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

49. Реквизит «Место составления или издания».

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

50. Реквизит «Гриф ограничения доступа».

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

51. Реквизит «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

 

Например:
	Министерство юстиции Республики Беларусь

 

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.

 

Например:
	Министерство юстиции Республики Беларусь
	Управление адвокатуры и лицензирования юридической деятельности

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

 

Например:
	Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь
	Начальнику управления контроля, делопроизводства и материально- технического обеспечения Кондакову Н.В.

 

ХПри адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

 

Например:
	Директору Государственного архива Минской области Кушновой Е.В.

 

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

 

Например:
	Республиканские органы государственного управления

 

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

 

Например:
	Руководителям республиканских органов государственного управления

 

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

 

Например:
	Учреждение «Белорусский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела» ул. Кропоткина, 55 220002, г. Минск

 

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем – почтовый адрес.

 

Например:
	Столяровой Н.М. ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26 223120, п/о Логоза Логойского р-на Минской обл.

 

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

52. Реквизит «Гриф утверждения».

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

 

Например:
	УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А.И.Новиков 23.06.2008

 

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

 

Например:
	УТВЕРЖДАЮ Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Подпись А.Е.Рыбаков 25.06.2008

 

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.

При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

 

Например:
	УТВЕРЖДЕНО Приказ Министра информации Республики Беларусь 25.06.2008 № 32

 

или

 

УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания акционеров 28.06.2008 № 15

 

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3.

53. Реквизит «Резолюция».

Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.

35гр54. Реквизит «Заголовок к тексту».

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

 

Например:

приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;

положение (о чем?) «О канцелярии»;

протокол (чего?) «собрания акционеров»;

правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;

должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;

акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению»;

акт (чего?) «ревизии»;

письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».

 

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

 

Например:
О внедрении СТБ 6.38-2004

 

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

55. Реквизит «Отметка о контроле».

Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

56. Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

 

Например:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

 

Например:
Приложение:	1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

 

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

 

Например:
Приложение:	письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

 

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

 

Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «... представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

57. Реквизит «Подпись».

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

 

Например:
Директор института	Подпись	А.Е.Рыбаков

 

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.

 

Например:
Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»	Подпись	А.Е.Рыбаков

 

В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

 

Например:
Директор института доктор исторических наук, профессор	Подпись	А.И.Новиков

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

 

Например:
Директор завода Главный бухгалтер	Подпись Подпись	Г.Н.Петров Д.И.Иванова

 

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

 

Например:
Министр образования Республики Беларусь Подпись А.М.Радьков	Министр финансов Республики Беларусь Подпись А.М.Харковец

 

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

 

Например:
Председатель комиссии	Подпись	В.В.Грушевский
Члены комиссии:	Подпись Подпись Подпись	Г.Б.Орлов П.П.Силаев А.В.Янукович

 

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.

 

Например:
Председатель Секретарь	Подпись Подпись	В.И.Кириллов А.А.Купрейчик

 

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.

При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

58. Реквизит «Гриф приложения».

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака № ), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

 

Например:
	Приложение 2 к приказу директора института 18.11.2008 № 9

 

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

59. Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

60. Реквизит «Гриф согласования».

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

 

Например:
СОГЛАСОВАНО Директор государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» Подпись В.Д.Селеменев 13.10.2008

 

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

 

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертного совета 18.10.2008 № 13

 

или

 

СОГЛАСОВАНО Письмо Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь 03.10.2008 № 11-10/1186

 

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

 

Например:
СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов 14.06.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008

 

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

 

Например:
СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов 14.06.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008
СОГЛАСОВАНО Министр экономики Республики Беларусь Подпись Н.П.Зайченко 14.06.2008

 

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

 

Лист согласования

прилагается

 

61. Реквизит «Визы».

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

 

Например:
Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008

 

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

 

Например:
Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008 С проектом не согласен. Замечания прилагаются

 

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

 

Например:
Начальник отдела кадров Подпись Н.Б.Скворцова 20.06.2008
Зав. отделом документоведения Подпись А.В.Сидорцов 20.06.2008
Зав. отделом архивоведения Подпись Т.И.Боброва 21.06.2008
Юрисконсульт Подпись Н.С.Швец 22.06.2008

 

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

62. Реквизит «Печать».

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

 

Например:
Директор института	Подпись	С.А.Сидоров

 

3363. Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

 

Например:

Корнеев 200 59 79

 

ХОтметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

 

Например:

3 Маковецкий 220 95 01

АР 26.05.2008 Письмо.doc

 

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал – точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

64. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

 

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2008 

 

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

 

Например:

Верно

Подпись А.П.Германович

 

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

65. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

 

Например:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 № 11-10/130

Подпись

16.05.2008

 

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

 

Например:

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.11.2008 

 

66. Реквизит «Отметка о поступлении».

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

 

Например:
		ЗАО «Маяк»		16 мм	 
		26.05.2008
		№ 342
		42 мм
			

 

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

67. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

68. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

69. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

70. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

71. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

72. В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

73. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

 

Например:
	ГЛАВА 2 ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА

 

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

 

Например:

2.1. 

2.2. 

2.3. 

 

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

74. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

75. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

76. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

77. Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере.

78. При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

79. При подготовке таблиц с использованием средств вычислительной техники межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.

80. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2–3 межстрочными интервалами.

 

Например:
	СОГЛАСОВАНО
1,5
	Директор Департамента
1
	по архивам и делопроизводству
1
	Министерства юстиции
1
	Республики Беларусь
1,5
	Подпись В.И.Адамушко
1,5
	01.02.2008
2
	СОГЛАСОВАНО
1,5
	Протокол заседания
1
	экспертного совета
1,5
	01.02.2008 № 9

 

81. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

 

Например:
СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Министр юстиции	Точно 14 пт
Республики Беларусь
	Одинарный
Подпись В.Г.Голованов
	Одинарный
01.02.2008
	Полуторный
СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Министр экономики	Точно 14 пт
Республики Беларусь
	Одинарный
01.02.2008

 

82. Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

83. При печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 – граница левого поля;

1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 – после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 – после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 – после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 – после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 – после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 – после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;

8 – после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.

84. От нулевого положения печатаются:

реквизит «Название вида документа»;

реквизит «Заголовок к тексту»;

реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

реквизит «Отметка о наличии приложения»;

реквизит «Отметка об исполнителе»;

реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

реквизит «Отметка о заверении копии»;

реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;

слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».

От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 х 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).

85. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.

86. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).

87. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

88. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

89. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

90. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия разделов и подразделов в организационных документах.

91. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

ГЛАВА 7
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

92. В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

93. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

94. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

95. Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

96. Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

97. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

98. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

99. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ....».

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

100. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

101. Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

102. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

103. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

104. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.

105. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

106. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

107. Датой протокола является дата проведения заседания.

108. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

 

Например:

Присутствовали – 17 человек (список прилагается).

 

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

 

Например:

О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.

Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.

 

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

 

Например:

СЛУШАЛИ:

Иванова О.Л. – Текст выступления прилагается.

 

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

109. Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

110. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.

111. Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

112. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»).

113. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

114. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

 

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – в дело № 10-11

2-й экз. – директору предприятия

3-й экз. – в бухгалтерию предприятия

 

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

115. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

116. Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

117. Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

118. Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

119. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

120. В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

121. Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

122. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

123. Датой докладной записки является дата ее подписания.

124. Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

125. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

126. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

127. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

 

Например:

По состоянию на 11.05.2008

или

За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

 

В личных справках заголовок допускается не указывать.

128. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

129. Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

130. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

131. Датой справки является дата ее подписания.

132. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

133. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

134. В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

135. Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

136. Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.

137. Датой письма является дата его подписания.

Постановление Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (СТБ 6.38-2004)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ СТБ 6.38-2004

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

УНIФIКАВАНЫЯ СIСТЭМЫ ДАКУМЕНТАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
СIСТЭМА АРГАНIЗАЦЫЙНА-РАСПАРАДЧАЙ ДАКУМЕНТАЦЫI
ПАТРАБАВАННI ДА АФАРМЛЕННЯ ДАКУМЕНТАЎ

Дата введения 2005-07-01

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

ВНЕСЕН Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69

3. ВЗАМЕН СТБ 6.38-95

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Настоящий стандарт устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие технические нормативные правовые акты в области технического нормирования и стандартизации:

ТКП 1.5-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов

ГОСТ 3489.2-71 Шрифты типографские. Гарнитура Журнальная рубленая (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

ГОСТ 3489.6-71 Шрифты типографские. Гарнитура Плакатная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта

ГОСТ 3489.10-71 Шрифты типографские. Гарнитура Обыкновенная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

ГОСТ 3489.33-72 Шрифты типографские. Гарнитура Литературная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

3. Состав реквизитов

3.1. При оформлении документов используется следующий состав реквизитов:

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 - код документа по [3];

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 — коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 — регистрационный индекс;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

3.2. Расположение и размеры реквизитов приведены в приложении А.

3.3. Оформление документов осуществляется на бланках.

4. Требования к бланкам и текстам документов

4.1. Устанавливаются два вида бланков:

- бланк для письма;

- общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

4.2. При разработке бланков документов используются форматы: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

4.3. Бланки документов должны иметь поля, мм:

- левое - 30;

- правое - не менее 8;

- верхнее и нижнее - не менее 20.

4.4. Нанесение полей на бланке не обязательно. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

4.5. Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов.

4.6. Формы бланков приведены в приложениях Б, В, Г, Д.

4.7. На бланк для письма наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 13, 16, 19, 20.

На общий бланк наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20.

4.8. На бланках документов реквизиты 5, 6, 7, 8, 9, 10, 14 располагают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

4.9. При создании бланков для письма и общих бланков на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках (приложения Б, В).

4.10. При печатании бланков применяются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489 10 и ГОСТ 3489.33.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

4.11. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.

4.12. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.

При наличии в тексте документа таблиц они оформляются по ТКП 1.5.

4.13. Если сплошной связный текст документа содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы. Каждый раздел может быть разделен на любое число подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты и подпункты.

5. Оформление реквизитов

5.1. Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

5.2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.

5.3. Код организации (код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, идентификационный код по [2]) проставляют на верхнем поле документа справа.

5.4. Код документа по [3] проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации.

5.5. Наименование вышестоящей (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с правовыми актами. Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименования и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.

5.6. Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

5.7. На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа».

5.8. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Пример - 08.07.2004

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.

Пример - 8 июля 2004 г.

5.9. Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

5.10. Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

5.11. Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа.

5.12. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Примеры -

Министерство юстиции Республики Беларусь ул.Коллекторная, 10 220084, г.Минск Министерство статистики и анализа Республики Беларусь Экономический отдел пр.Партизанский, 12 220033, г.Минск Министерство образования Республики Беларусь Начальнику финансового отдела Богдановичу И.С. ул.Советская, 9 220010, г.Минск

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример -

Директору Государственного архива Минской области Ляшук Г.И. ул.Козлова, 26 220038, г.Минск

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример -

Столяровой Н.М. ул.П.Глебки, д.15, кв.26 223120, п/о Логоза Логойского р-на Минской области

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адресат.

Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.

Пример -

Республиканские органы государственного управления

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже.

Пример -

Руководителям республиканских органов государственного управления

5.13. Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример -

УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А.И.Новиков 23.07.2004

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример -

УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания трудового коллектива 25.06.2004 № 15

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают полное наименование организации.

Пример -

УТВЕРЖДАЮ Председатель Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь Подпись В.И.Адамушко 23.08.2004

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек.

5.14. Реквизит «Резолюция» располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована.

Пример -

Соловьеву А.А. Прошу подготовить заключение к 12.09.2004 Бойко 02.09.2004

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.

5.15. Реквизит «Заголовок к тексту» располагают слева после реквизитов бланка.

Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «о создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту».

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

5.16. Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль»

5.17. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись».

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Пример -

Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.

2. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему сезону на 5 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь от 01.08.2004 № 1-3/65 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

При направлении приложения не во все указанные в документе адреса отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.

5.18. Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: при подписании документа несколькими лицами с равными должностями их подписи располагают в столбцах на одном уровне.

При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Пример -
Председатель комиссии Члены комиссии:	Подпись Подпись Подпись	В.В.Грушевский Г.Б.Орлов П.П.Силаев

5.19. Реквизит «Гриф приложения» располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит «Гриф приложения» состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.

Пример -

Приложение 2 к приказу директора БелНИИДАД 18.07.2004 № 9

5.20. Реквизит «Гриф согласования» располагают ниже реквизита «Подпись» слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример -

СОГЛАСОВАНО
Директор государственного
учреждения «Национальный
архив Республики Беларусь»
Подпись А.С.Потоцкий
13.10.2004

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
18.10.2004 № 13

или

СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета по архивам

и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь
03.10.2004 № 11-10/116

5.21. В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

5.22. Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример -

Начальник отдела кадров
Подпись А.П.Павлович
21.11.2004

5.23. Подпись ответственного лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

5.24. Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Пример -

Макеев 220 95 01

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее - пт).

5.25. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.

Пример -

Верно
Инспектор по кадрам Подпись Е.Н.Сидорчик
16.07.2004

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа.

5.26. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

5.27. Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.

Пример оформления штампа приведен на рисунке 1.

БелНИИДАД	Њ
15.10.2004		16
№ 04-12/645	Ћ
Џ	42	Ќ

Рисунок 1 - Регистрационный штамп входящих документов

5.28. Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

6. Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

6.1. Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.

6.2. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Пример -

СОГЛАСОВАНО
1,5 Председатель Комитета по
1 архивам и делопроизводству
1 при Совете Министров
1 Республики Беларусь
1,5 Подпись В.И.Адамушко
1,5 Дата

2

СОГЛАСОВАНО
1,5 Протокол заседания
1 экспертного совета
1,5 01.02.2004 № 09

При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Пример -

СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству Точно 14 пт
при Совете Министров
Республики Беларусь Одинарный

Подпись В.И.Адамушко Одинарный

Дата Полуторный

СОГЛАСОВАНО Одинарный

Министр экономики Точно 14 пт
Республики Беларусь

Одинарный

Подпись Н.П.Зайченко

Одинарный

Дата

6.3. Название вида документа печатают прописными буквами.

6.4. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

6.5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков для пишущей машинки или 73 мм на компьютере.

6.6. При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.

6.7. От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметку о заверении копии, а также слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

6.8. От первого положения печатают начало абзацев в тексте.

6.9. От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».

6.10. От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

6.11. От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».

6.12. От седьмого положения печатают коды по [1]-[3].

6.13. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

6.14. Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка не ставят.

6.15. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.

6.16. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.17. Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.