Оформление и учет приходных и расходных кассовых операций: документация, документооборот, бухгалтерский учет, порядок ведения кассовых журналов.

Тема 5.Оформление и учет приходных и расходных кассовых операций: документация, документооборот, бухгалтерский учет, порядок ведения кассовых журналов .

План:

Документооборот

Формы первичных документов

При документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:

• не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;
• записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;
• свободные строки в документах необходимо прочеркивать;
• перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;
• на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;
• все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год)

Поступление и выдача из кассы наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных форм первичных документов по учету кассовых операций:

-«Приходный кассовый ордер» ;

-«Расходный кассовый ордер»;

- «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» ;

- «Кассовая книга» ;

- «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» .

• Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
• Расходный кассовый ордер (форма №КО-2 ) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
• Регистрация расходного кассового ордера или заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях  на оплату труда и других приравненных к ней платежей  регистрируется после их выдачи»
• Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе.
• Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
• Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше , а именно:

• название;
• дата его составления;
• наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
• содержание операции;
• количественные и денежные измерения операции;
• должность лиц, совершивших и оформивших;
• подписи лиц, упомянутых выше.

• Основные требования к оформлению

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

• Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
• Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
• Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
• Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
• Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
• Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
• В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.