Практическая работа «Учет документов в базе данных «Документация».

Практическая работа «Учет документов в базе данных «Документация».

Задание 1. Создание базы данных «Документация».

В среде Access учет всех документов: внутренних, входящих, исходящих. БД позволяют вести также на компьютере журналы учета сотрудников, направляемых в командировку или приезжающих в командировку, журнал учета телефонограмм.

Создайте БД «Документация» и организуйте в ней учет внутренних документов. Для этого надо создать таблицу «Внутренние», которая содержит перечень всех видов внутренних документов, составляемых на предприятии, и их сокращенное обозначение.

Технология работы.

1. Создать новую БД с именем «Документация». Сохранить ее.

2. В главном окне БД выбрать объект Таблицы.

3. Создать таблицу Внутренние со структурой
   
   

   Имя поля	Тип поля
   КодДокумента	текстовый
   ВидДокумента	текстовый

4. В режиме таблицы ввести данные. Ключевое поле содержит условное сокращение названия документа. Во втором поле приведено полное название вида документа.
   
   

Задание 2. Создание таблицы «Документы».

Создать таблицу «Документы», которая содержит информацию обо всех внутренних документах предприятия. Создать в таблице поле, которое будет содержать гиперссылку на документ. Установить по виду документа связь «один – ко – многим» с таблицей Внутренние.

Технология работы.

1. В режиме конструктора таблиц создать новую таблицу Документы со структурой:

Пояснение к структуре:

- Поле КодРегистрКарты имеет тип данных счетчик и является ключевым. При занесении в таблицу нового документа, в этом поле автоматически появляется порядковый номер. Это поле задает сплошную нумерацию всем документам в порядке занесения их в таблицу.

- В поле ДатаДокумента заносится дата создания документа. Поскольку дата документа очень часто совпадает с днем его подписания и занесения в базу данных, удобно в свойствах поля в строку Значение по умолчанию формулу вычисления текущей даты: =Date(), а в строке Формат выбрать «краткий формат даты». Тогда при заполнении БД в этом поле будет автоматически появляться текущая дата. При необходимости ее можно исправить.

- Поле КодДокумента является полем подстановки, связанным с созданной таблицей Внутренние.

- В поле РегНомер предполагается заносить порядковый номер создания и внесения в БД отдельных видов документов. Значения в этом поле могут повторяться.

- В поле Краткое содержание предполагается заносить заголовок документа и ссылку на место его хранения. Тогда при просмотре БД можно сразу по ссылке открыть и просмотреть нужный документ.

2. Закрыть все таблицы.

3. Открыть окно Схема данных.

4. Установить связь «один – ко – многим» между таблицами Внутренние и Документы. Введение связи «один – ко – многим» означает, что в БД может быть много документов одного и того же вида. Эта связь, как правило, создается автоматически при создании столбца подстановок, поэтому достаточно просмотреть в окне Схема данных, что связь организована правильно.

5. Установить обеспечение целостности данных.

Задание 3. Заполнение таблицы внутренних документов.

Заполнить таблицу Документы несколькими записями по разным видам документов. В поле Гиперссылка установить ссылку на соответствующий документ.

Предварительная работа.

Перед заполнением таблицы необходимо сохранить несколько файлов различных документов в папках, которые создавались при организации файловой структуры хранения документов. Очень удобно, если файлы имеют унифицированные названия. Например, файлы приказов по основной деятельности хранятся в папке Мои документы – Внутренние – Основная деятельность – Приказы и имеют имена 1-Пр2000, 2-Пр2000 и т.д.; файлы приказов по личному составу хранятся в папке Мои документы – Внутренние – Личный состав – Приказы ЛС и имеют имена 1-ПрЛС2000, 2-ПрЛС2000 и т.д. Такая нумерация указывает и на порядок создания и на год. В конце года файлы обычно архивируются.

Технология работы.

1. Открыть таблицу Внутренние. Перед первым столбцом находится столбец «+», который указывает на наличие связанной подчиненной таблицы.

2. Щелкните на знаке «+» в строке Приказ ОД. Раскроется подчиненная таблица Документы.

3. Ввести дату первого приказа, регистрационный номер (1) и краткое содержание. Обратить внимание, что при вводе текста краткого содержания, он выделяется синим цветом с подчеркиванием. Это традиционное выделение гиперссылки.
   
   

   Приказы ОД
   КодРег.	ДатаДокум.	РегНомер	Краткое содержание
   1	01.04.2000	1	Об утверждении структуры ЗАО МНТ.
   2	02.04.2000	2	Об утверждении штатного расписания ЗАО МНТ.
   3	03.04.2000	3	О порядке ведения документации.
   5	25.04.2000	4	О графике работы в праздничные дни.
   Приказы ЛС
   КодРег.	ДатаДокум.	РегНомер	Краткое содержание
   4	03.04.2000	1	О приеме на работу.
   6	15.06.2000	2	О представлении отпуска за 2000 год.

4. Щелкнуть на кнопке Добавление гиперссылки. Раскроется окно для ввода адреса гиперссылки. В строке Текст будет записано краткое содержание документа.

5. Ввести имя файла документа. Для этого:
   - найти нужное имя в списке последних файлов или;
   - щелкнуть на кнопке Файл и в окне обзора выбрать нужное имя файла.

6. Ввести несколько созданных документов разного вида в БД. Обратить внимание, поле КодРегистрКарты заполняется автоматически в порядке ввода информации в БД. Регистрационный номер документов каждого вида вводится вручную.

Задание 4. Запрос на выборку внутренних документов.

Создать запрос Приказы ОД на выборку из таблицы Документы приказов по основной деятельности.

Технология работы.

1. Запустить Мастер запросов.

2. Для запроса выбрать из таблицы Документы поля РегНомер, ДатаДокумента и Краткое содержание, КодДокумента.

3. Задать имя запроса Приказы ОД.

4. После работы мастера просмотреть результаты запроса. Созданный запрос отбирает все документы из таблицы, поэтому надо задать условие отбора.

5. Перейти в режим конструктора и записать в поле условие отбора «Пр» и отключить флажок Вывода на экран.

6. Изменить поле Дата Документа на вычисляемое поле ДатаПриказа с функцией:
   ДатаПриказа:CStr([Документы]![ДатаДокумента])
   Функция CStr() преобразует аргумент любого типа в текстовый тип. Дата в текстовом типе потребуется в дальнейшем для организации слияния информации из БД с текстовым документом. Аналогично можно преобразовать тип поля Краткое содержание, которое имеет тип Гиперссылка.

7. Просмотреть итоги работы запроса.

Задание 5. Учет входящих документов в базе данных Документация.

Входящие документы являются в основном письмами, которые поступают в организацию по почте, а не в виде электронного документа. Входящие документы подлежат регистрации в специальном журнале. Такой журнал можно создать в сред Access.

Создать таблицу Входящие для учета и регистрации входящих документов. На основе этой таблицы создать:

• Форму для ввода данных;

• Запросы с различными критериями отбора данных;

• Отчет для получения твердой копии сведений из таблицы.

Технология работы.

1. Структура таблицы Входящие должна соответствовать форме журнала регистрации входящих документов. В ней содержится поля Фамилия, которое является полем подстановки из запроса Исполнитель.
Структура таблицы Входящие

1. Для формирования запроса Исполнитель надо установить связь БД Документация с БД Сотрудники. Для этого:
   - открыть главное окно БД Документация
   - выполнить действие Файл – Внешние данные – Связь с таблицами
   - в окне обзора открыть БД Сотрудники и выбрать для вставки таблицы Сотрудники и Структура предприятия. В главном окне БД Документация появятся эти таблицы. Стрелка рядом со значком таблицы означает, что эта таблица из другой БД, которая связана с данной БД.

2. Создать запрос Исполнитель. Включить в запрос поля Фамилия из таблицы Сотрудники и код отдела из таблицы Структура предприятия.

3. Создать таблицу Входящие со структурой приведенной выше. Ключевым полем задать КодРегистрВход. В поле ДатаПоступления ввести значение по умолчанию: функцию =Date(), которая вычисляет текущую дату. Поле Фамилия является полем подстановки из запроса Исполнитель.

4. Заполнить таблицу несколькими записями.
   
   

Если в БД есть таблица Контакты, содержащая сведения о всех организациях, с которыми ведется переписка, то поле Отправитель также можно сделать полем подстановки.

Для самостоятельной работы.

Задание 1. Создать форму Входящие для ввода данных.

Задание 2. Создать запрос на отбор входящих документов по разным критериям. Например:

Задание 3. Создать отчет либо по всей таблице, либо по запросу.

Задание 6. Учет исходящих документов в БД Документация.

Для учета исходящих документов создать журнал регистрации со структурой

Задать в таблице поля типа Гиперссылка ссылками на файл исходящего документа и на адрес электронной почты. Заполнить таблицу несколькими записями.

Технология работы.

1. Создать таблицу с приведенной структурой.

2. В окне свойств поля НазваниеИсх ввести значение по умолчанию «письмо».

3. В окне свойств поля Дата ввести значение по умолчанию =Date() (или Now()).

4. Для заполнения поля Фамилия определить подстановку из запроса Исполнитель.

5. Для полей МестоДокумента и АдресЭП определить тип данных Гиперссылка. В поле МестоДокумента разместить ссылку на исходящий документ, а в поле АдресЭП – адрес электронной почты, по которому будет отправлен исходящий документ.

6. Заполнить таблицу Исходящие с использованием ссылок на файлы исходящих документов. Для этого:
   - создать и сохранить исходящий документ в папке Исходящие;
   - открыть в БД Документация таблицу Исходящие;
   - заполнить поля пустых записей, в поле МестоДокумента ввести заголовок созданного
   документа и установить ссылку на документ;
   - скопировать заголовок;
   - в поле АдресЭП ввести адрес электронной почты, для этого:
   - щелкнуть на кнопке Добавить гиперссылку;
   - в окне изменения гиперссылки на панели Связать с … установить переключатель
   на «электронной почтой»;
   - ввести адрес электронной почты;
   - в строку Тема вставить скопированный заголовок документа. Закрыть окно,
   щелкнув на кнопке ОК.

После ввода адреса электронной почты в таблице появится адрес в следующем виде:

mailto: petrov@ooostar.ru?subject =Заголовок документа.

Задание 7. Отправка исходящих документов по электронной почте.

Отправить исходящие документы из БД по электронной почте.

Технология работы.

1. Для отправки документов по электронной почте из БД щелкнуть мышкой на адрес электронной почты. Автоматически запустится программа Outlook Express и появится окно отправки сообщений.

2. Выбрать Вставка – Вложение файла. В окне обзора выбрать посылаемый файл.

3. Щелкнуть на кнопке Отправить сообщение на панели инструментов.

Задание 8. Учет телефонограмм.

Создать таблицу Телефонограммы, в которой будут содержаться сведения о поступивших и отправленных телефонограммах.

Структура таблицы.

Рекомендации по выполнению задания.

1. В поле ВидТелефонограммы используется подстановка из заданного списка значений «прием», «отправка».

2. Размер поля Текст, в котором будет вводиться содержание телефонограммы, задается максимальным 255 символов.

3. Задать в полях значения по умолчанию: в поле Подписал – фамилия директора предприятия, в поле Передал и Принял – фамилия секретаря.

4. На основе таблицы создать запрос, отбирающий телефонограммы одного вида; форму для ввода данных; макет отчета для создания твердой копии информации.

Задание 9. Журнал регистрации командировок.

Создать таблицу Командировки – журнал регистрации сотрудников, выбывающих в командировку.

Структура таблицы.

Рекомендации по выполнению задания.

1. Для заполнения в таблице полей ФИО и Должность создать предварительно запрос СотрудникиЗапрос, содержащий поля:
   - КодСотрудника;
   - ФИО
   - Должность
   - Название отдела

2. В структуре таблицы используются поля подстановки из запроса СотрудникиЗапрос и ПриказыОД, созданных ранее. При создании поля подстановок с помощью мастера надо задать по два поля.
   При создании поля подстановки из двух столбцов очень важен порядок задания полей, так как непосредственно в таблицу будет вставляться информация из первого поля в таблице подстановок.
   
   

1. Создать один или несколько приказов о направлении в командировку сотрудников. Сохранить в папке ПриказыОД.

2. Ввести в БД информацию об этих приказах: либо непосредственно в таблицу Внутренние, либо через форму, если она создана, либо используя запрос ПриказыОД.

3. Ввести информацию о командировках в таблицу Командировки.

4. В таблице в поле ЦельКомандировки, которое будет ссылаться на файл командировочного удостоверения, выписанного сотруднику, можно установить тип Гиперссылка.