Проверка наличия и состояния документов, хранящихся в архивах

Раздел 6. Тема 3. Проверка наличия и состояния документов, хранящихся в архивах(2часа)

Проверка наличия и состояния дел

6.8.1. Проверки наличия и состояния дел проводятся с целью установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.

6.8.2. Проверка дел постоянного хранения проводится раз в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственный архив. Проверка дел по личному составу и дел временного хранения проводится раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия дел проводятся:

после перемещения дел в другое хранилище;

после чрезвычайных происшествий;

при смене заведующего архивом;

при ликвидации организации.

6.8.3. Проверка проводится комиссией в составе 3-5 человек, назначенной руководителями организации. В ходе проверки изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в описях, соответствие ее итоговым записям и учетным документам. Проводится сверка описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков, дат, количества листов).

6.8.4. Физическое состояние дел оценивается визуально с учетом степени их сохранности и наличия характерных признаков разрушения основы и текста. В ходе проверки физического состояния подлежат выявлению:

документы, пораженные плесенью, насекомыми;

документы с повреждением основы;

документы с повреждением текста;

влажные документы.

В ходе проверки запрещается делать какие-либо пометы в описях дел.

6.8.5. Дела, выданные в структурные подразделения, читальный зал и во временное пользование, проверяются по книге выдачи дел из хранилища и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

6.8.6. Состояние дел фиксируется в листе проверки (приложение 15), затем в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 16). В этих документах помещается информация об общем количестве дел, числящихся по описям, количестве дел, оказавшихся в наличии, о делах необнаруженных, выданных во временное пользование, неисправных, поврежденных, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, переплета или подшивки, восстановления затухающих текстов.

6.8.7. Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки наличия дел в фонде. После окончания работы листы проверки нумеруются. В дело фонда они включаются только при обнаружении недостатков.

6.8.8. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

подкладывать на соответствующие места обнаруженные неправильно подложенные дела;

изымать не внесенные в опись дела;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела.

Внесение в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Они передаются заведующему архивом вместе с листом и актом проверки наличия. После этого дело(а) описывается, а в учетных документах фиксируются соответствующие изменения.

6.8.9. В ходе проверки дела, имеющие внутреннюю опись, сверяются подокументно с данными внутренней описи.

6.8.10. После окончания проверки наличия и состояния дел в конце описи делается запись "Проверено" и указывается дата проверки. Запись заверяется лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве.

6.8.11. При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется.

6.8.12. Акт проверки наличия и состояния дел (приложение 16) составляется и подписывается работником, проводившим проверку наличия, утверждается руководителем организации, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков. Акты нумеруются по очередности проверок наличия и хранятся в деле фонда.

6.8.13. Если в ходе проверки обнаружены дела с неисправимыми повреждениями, об этом составляется акт о неисправимых повреждениях дел (приложение 17), на основании которого указанные дела выделяются к уничтожению.

6.9. Организация и оформление результатов розыска дел

6.9.1. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Для этого необходимо:

изучить документы, на основании которых выдавались дела из хранилища;

изучить описи, по которым из структурного подразделения дела передавались в архив;

организовать розыск в структурном подразделении, в деятельности которого образовались необнаруженные дела;

изучить в деле фонда акты о выделении дел к уничтожению;

просмотреть правильность подкладки дел, номер которых похож на номер утраченного дела.

Розыск рекомендуется проводить в течение года после проверки наличия дел. Итоги розыска фиксируются в графе "Примечание" листа проверки наличия и состояния дел.

6.9.2. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место хранения. Если искомые дела не обнаружены, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18).

Дела, причина утраты которых подтверждена документами (актами о выделении дел к уничтожению, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях дел, передачи дел в другие архивы и организации), исключаются из описей и учетных документов.

6.9.3. Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в учетные документы.